医療業界におすすめの勤怠管理システム5選！機能・選び方

医療機関における勤怠管理の課題

医療機関における勤怠管理は、他の業種と比べて複雑で困難な作業です。その理由としては次のようなことが挙げられます。

• 勤務状況を把握しづらい
• シフト作成や届出書への対応が負担
• 宿・日直の労働時間管理が難しい
• 勤務時間の集計に手間がかかる

勤務状況を把握しづらい

医療機関では、患者さんの状況に応じてスタッフの勤務時間が変動することが多く、その結果、残業時間や休憩時間などの勤務状況の実態を把握するのが難しいという課題が挙げられます。

労働時間の適切な管理を阻み、スタッフの過労や法令遵守の問題を引き起こす恐れもあります。

シフト作成や届出書類への対応が負担

医療機関では、多様な職種とシフト制度が存在するため、シフト作成や様式9への対応が難しいという課題もあります。特に、緊急時の対応やスタッフの欠勤などにより、予定されていたシフトが頻繁に変更されることがあります。

また、夜勤や宿直、当直など、複雑な勤務形態もあることからシフト作成や、様式9の作成は、大きな負担となります。

宿・日直の労働時間管理が難しい

宿直・日直は、夜間や休日に対応する勤務形態です。宿日直中の労働時間は、勤務時間と休憩時間の区別が曖昧で、正確に把握することが困難です。

さらに、法令上の制限を守らなければならなかったり、労基署から宿日直許可を受ける必要があったりとなかなかスムーズな管理が行えないことも課題として挙げられています。

勤務時間の集計に手間がかかる

医療機関では当直や夜勤が多く、これらの勤務時間の集計に手間がかかるという課題もあります。さらに、複数の医療施設を管理する場合には、さらに確認や作業の工数が増え、煩雑になりがちです。

医療の働き方改革・2024年問題とは

2024年には、医師の働き方改革に関する法改正が施行されます。この法改正により、医師の年間の時間外・休日労働の上限が設けられます。

そのため、医療機関では医師の労働時間を正確に把握し、長時間労働を抑制することが急務です。勤怠管理システムは、医療機関が医療の2024年問題に対応するために不可欠となるでしょう。

医療業界の課題解決を促す勤怠管理システムの特徴

医療業界向けの勤怠管理システムは、次の特徴を備えています。

• 柔軟な勤務形態への対応
• ポジションごとのシフト作成
• 打刻方法が豊富

柔軟な勤務形態への対応

医療機関では、医師、看護師、事務職員など、職種によって勤務形態が大きく異なります。また、夜勤や宿直、当直など、複雑な勤務形態もあります。

勤怠管理システムは、このような複雑な勤務形態での勤怠管理にも対応しているため、正確な勤務時間を把握できます。

ポジションごとのシフト作成

勤怠管理システムは、医師、看護師、事務職員など、ポジションごとにシフト作成ができます。そのため、各職種の業務内容に合わせた効率的なシフトが作成でき、負担軽減や、労働時間の適切な管理が実現できます。

打刻方法が豊富

勤怠管理システムは、ICカード、指紋認証、顔認証、QRコードなど、さまざまな打刻方法に対応しているものが多く、医療現場にも取り入れやすいことが魅力です。使いやすい方法で打刻ができるため、利用しやすいでしょう。

医療機関が勤怠管理システムを導入するメリット

医療機関が勤怠管理システムを導入することで、次のようなメリットが期待できます。

• 勤怠集計の効率化が図れる
• 正確な労働時間を把握できる
• シフト・届出書類の作成がスムーズ

勤怠集計の効率化が図れる

勤怠管理システムは、自動的に勤怠データを収集し集計まで行ってくれます。従来の紙ベースの勤怠管理と比べて、勤怠状況の集計の時間短縮や工数削減など大幅な効率化が図れます。

正確な労働時間を把握できる

勤怠管理システムは、医療従事者の勤務時間を正確に把握できるようになります。医師やスタッフの労働時間を正確に管理し把握し可視化できることで、長時間労働を抑制や労働環境の改善につなげられます。

シフト・届出書類の作成がスムーズ

勤怠管理システムは、シフト作成や様式9の作成を自動化できます。これにより、医療従事者はシフト作成や様式9の作成にかかる時間を大幅に削減でき、負担軽減できます。

医療機関向け勤怠管理システムの選び方

医療機関向け勤怠管理システムの導入を検討している場合には、次のポイントに気をつけて選びましょう。

残業上限時間の超過に対するアラート機能があるか

勤怠管理システムには、残業上限時間の超過に対するアラート機能が搭載されています。この機能は、医療従事者の長時間労働を抑制し、働き方改革の推進に役立ちます。

夜勤・宿直など複雑なシフト管理に対応しているか

医療機関では、夜勤や宿直など、複雑なシフト勤務があります。勤怠管理システムを導入する際は、ポジションごとに適切なシフトが組める仕組みか、日勤や夜勤、休憩を複数回挟んだ勤務など、あらゆるシフトパターンに対応できるシステムであるかを確認しましょう。

複数デバイスでの打刻機能があるか

医療従事者は、勤務場所や時間帯によって、使用するデバイスが異なります。複数デバイスでの打刻機能を持つシステムであれば、スタッフが自身の勤務時間を簡単に記録でき、勤務時間の正確な記録と管理が可能とです。

勤怠管理システムは、PC、スマートフォン、タブレットなど、複数のデバイスでの打刻に対応しているかを確認してください。

シフトや様式9の作成機能があるか

勤怠管理システムには、シフト作成や様式9の作成機能が搭載されているものがあります。この機能は、医療機関の事務作業を効率化できます。管理者の業務負担を軽減し、より効率的な勤怠管理を実現するためにも、備わっているかを確認してください。

システム連携が可能か

勤怠管理システムは、人事システムや給与システムなど、他のシステムと連携できる必要があります。一元管理できることでデータの二重入力や入力漏れを防ぎ、業務のさらなる効率化を目指せます。

導入したいシステムがどのようなツールと連携できるのかをあらかじめ確認しておきましょう。

医療業界におすすめの勤怠管理システム5選

医療業界におすすめの勤怠管理システムを紹介します。機能が豊富で複雑なシフトパターンにも対応しているシステムを中心に紹介しています。ぜひ参考にしてください。

ジョブカン勤怠管理は、あらゆる企業での導入実績があり充実した機能が特徴の勤怠管理システムです。複雑なシフトパターンに対応しており、医師の働き方改革に則した勤怠管理が可能です。

時間外労働状況の一覧や36協定超過した際のアラート機能、豊富な打刻方法など、医療業界の勤怠管理に取り入れやすい機能が備わっています。

ジンジャー勤怠は、勤務時間の確認や承認・自動集計をはじめとする勤怠管理業務を効率化する機能を備えた勤怠管理システムです。

さまざまな業界での導入実績があり、勤務形態を従業員個人単位で設定できる仕様のため、シフトパターンが複雑な医療業界の勤怠管理にも適しています。

パソコンやスマートフォン、タブレットのほか、ICカードでの打刻も可能です。さらに勤怠管理に関わる法改正にも対応しているため安心して利用できます。

キンタイミライは、複雑な勤務形態における勤怠管理を実現する大規模法人向けの勤怠管理システムです。豊富な機能に加え、カスタマイズ性も高く、複雑な課題や懸念を解決へ導きながら、効果的な勤怠管理を行えます。

基本的な機能のほか、分析データや帳票の出力、給与データの出力も可能です。適切なアラート設定が行え、36協定や働き方改革に沿った管理が可能です。

KING OF TIMEは、複雑な勤務形態や要望にも応えられる勤怠管理システムです。自社の就業規則やルールに合わせて管理できます。　シンプルな画面と直感的な操作で、パソコン操作が苦手な方や紙中心の管理を行っていた方もスムーズに利用できます。

機能や打刻方法が充実しており、必要に合わせた利用ができるため医療業界に向いています。

TimeWorksは、高いセキュリティ機能を備えた勤怠管理システムです。就業規則や法令に基づいた時間計算や、打刻漏れ、未申請、長時間残業のチェックなどを自動化できるため、業務効率化に大きく寄与します。

法令や独自の設定でのアラート機能や、「今月や来月の残業時間を何時間以内に抑える」といったアドバイスの発信もしてくれます。

医療業界向けの勤怠管理システムを導入して課題解決へ

医療機関向けの勤怠管理システムは、医療機関の勤怠管理を効率化し、働き方改革を推進するのに役立つツールです。医療機関は、自身のニーズに合った勤怠管理システムを選ぶことで、医療従事者の労働環境を改善し、医療サービスの質向上にもつなげられるでしょう。

勤怠管理システムは多くあり、それぞれ特徴や導入形態、機能が異なります。比較検討し、最適なシステムを導入してください。

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