契約書の作成方法は？手順や注意点、法人・個人での法的な効力

契約書は売買時の契約のみならず、業務委託契約などといったさまざまなビジネスの場面で交わされるものです。そのような契約書のことをきちんと理解していないと、思わぬことでつまづいてしまうことがあるかもしれません。

本記事では契約書の必要性から、作成方法・郵送方法や管理方法に至るまで、徹底的に解説します。

契約書の必要性

そもそも、なぜ契約書が必要なのでしょうか。

ご存じのとおり、小売店で行われている店と一般消費者間で行われる売買も、売買契約に基づく立派な売買です。わざわざ契約書を作成する意義はどこにあるのでしょうか。

契約の証拠を残せる

契約書のない口頭のみでの契約においては、契約の証拠は基本的には残りません。

その点契約書には、書面に契約の成立と内容が明記されているため、第三者が契約書を見ても恣意的な内容の変更はあり得ず、裁判となったケースでも同様にそれが明確な基準になります。

契約を証拠として残し、裁判を有利に働かせるためにも、契約書の作成は重要です。

契約当事者の基準になる

第三者から見た時にはもちろんですが、当事者間においても契約書を作成することは大きな意味を持ちます。
人間の記憶は曖昧なものなので、日時や条件などの契約の内容をより具体的にすることによって、当事者間で認識のズレが生じることを防止する意味もあります。

契約書の法的な効力

続いて、法律的な視点から契約書を解説します。

「個人」と「法人」による契約書の違い

契約書作成の対象が個人なのか法人なのかで変わるのか、は気になるポイントでしょう。結論、当事者が個人でも法人でも、契約書の作成において大きな違いはありません。

法人だからこそ適用される法律やルールはありますが、契約書の作成時点で「法人か個人か」は意識しなくても問題ないでしょう。

契約書は売主・買主のどちらが作成すべき？

基本的に契約書は売主と買主の2者で結びますが、どちらが作成しても、契約書としての効力は変わりません。たとえば企業がフリーランスに仕事を依頼する際、企業側が「業務委託契約書」を作ることが多いでしょう。

実際はフリーランス側が作成しても問題はなく、提示されたからといって、内容に従わなければならないわけでもありません。大切なのは、「誰が作るか」ではなく、互いに内容を精査し、協力し合いながら納得のいく契約書を作ることです。

契約書の作成方法

続いて、契約書の作成方法を紹介します。

契約条項の確認

契約書とは、売主と買主の両方が合意した内容を明記したものです。互いに納得のいく契約を結ぶためにも、書面を作成する前に、契約条項（目的や金額、条件など）を擦り合わせておきましょう。

契約書の下書き作成

契約条項の確認が済んだら、契約書の下書きを行いましょう。当事者の片方が下書きを作成し、できあがったものを片方がチェックします。一回で双方が納得のいく契約書を作れるとは限らないので、適宜・修正を行いながら作成を進めましょう。

契約書の製本

契約内容が定まったら、製本作業に進みましょう。当事者が2者の場合、契約書は2部作成するのが一般的です。2者以上いる場合は、人数分を作成しましょう。

署名押印

契約書を相手に郵送する前に、こちら側の署名押印を行いましょう。企業の場合、代表取締役または決裁権のある担当者が対応します。個人の場合、実印または相手が認めた印鑑で押印しましょう。

契約書の郵送と保管

署名押印を済ませたら、相手側に2部の契約書を郵送しましょう。契約書を受け取る側は、同じように署名押印を行い、2部のうち片方を返送します。互いに1部ずつ契約書のある状態になるので、契約締結後は書類を大切に保管しておきましょう。

契約書の作成時に入れるべき項目

契約書を作成する際、次の項目を入れましょう。

• タイトル
• 前文
• 本文
• 後文
• 契約書作成日
• 当事者情報や署名押印、日付欄

タイトル

何の契約書なのか明示するためにタイトルを設定しましょう。単に「契約書」と書いても無効にはなりませんが、それでは相手も内容がわかりません。「契約書」というワードは入れつつ、「業務委託契約書」「売買契約書」「雇用契約書」など、契約内容を示すワードも盛り込みましょう。

前文

契約内容を端的に示すための前文も必要です。前文では誰と誰が、いつからいつまで、どのような契約を結ぶのかを記載します。当事者同士は「甲」と「乙」で表すのが一般的です。自分を甲乙どちらにしても問題ありませんが、相手を立てるために先方を「甲」、自分を「乙」とするとよいでしょう。

本文

本文では、具体的な契約条件を示す契約条項を記載します。契約条項では、「取引に関する条件」と「法律における条件」を記載するとわかりやすいです。

取引に関する条件では、対象となるモノや業務について詳しく記載します。たとえば売買契約なら、モノの数量や金額、支払い方法などです。

法律における条件では、知的財産権や損害賠償、守秘義務、契約を終了する条件などを記載しましょう。誰にどのような権利や責任があるのかを明記することで、万が一トラブルが起きた場合にも安心できます。

後文

後文では、契約書の保管や締結に関する項目を記載します。たとえば次の項目です。

• 発行部数
• 所持者
• 締結方法

上記を記載することで、万が一トラブルで訴訟に発展した場合、証拠として提出できます。また最近では電子契約を行う企業も増えているため、電子ファイルの保管や原本についても明記しておくと安心でしょう。

契約書作成日

契約書の作成日もトラブルを防ぐうえで重要です。万が一訴訟に発展した場合に、契約を特定したり、証拠として提出したりするためにも、「いつ契約書を作ったのか」の情報が必要となります。

当事者情報や署名押印、日付欄

誰と誰が契約を結んだのかを、当事者である本人が記載する項目を設定しましょう。一般的には名称（法人なら会社名）や所在地といった当事者情報や署名押印、日付を記載する欄を設けます。

契約書のテンプレート紹介

契約の証拠や内容の明記など、契約書を作成することにはさまざまなメリットがありますが、いざ締結する段階になってから書面を準備したのでは、取引先にも迷惑がかかってしまいます。

契約書をスムーズに作成するためにも、テンプレートを公開しているサービスをいくつか紹介します。

bizocean（ビズオーシャン）

bizoceanでは、335件もの契約書テンプレートが用意されており、ダウンロード／人気／新着順での並べ替えが可能です。
有料のテンプレートもありますが、多くは無償のWord（doc）形式でのダウンロードが可能、個々に更新日やダウンロード数などが表示されています。

日本書籍出版協会

日本書籍出版協会では、書籍などの出版・再販などに関する契約書などのほか、美術著作物の著作権に関する契約書テンプレートを公開しています。
出版社と取次店、取次店と書店などの分類もされており、PDFもしくはWord（doc）形式でのダウンロードに対応しています。

契約書をスマートに管理できるサービス

契約書締結と管理をクラウドで一元管理するCLOUD SIGN を紹介します。
締結済みの契約書の管理だけであれば文書管理ソフトでも対応できますが、契約書の作成から締結までも、クラウドを使って効率的にサポートするソフトです。

クラウドサインは、これまでの紙で進めてきた契約書の作成から締結のための押印までオンライン上ですべて完結させることが可能となります。
契約書のテンプレートも豊富で、これまで契約作成に掛かっていた数日間を短縮し、契約をスピード締結できるようになります。

契約締結のスピード化
今まで数日間かかっていた契約書作成、郵送、押印などの作業を、わずか数分で終えることができます。
契約締結のスピードアップで、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズにすることが可能です。

不要なコストを削減
これまで紙を発行することで発生していた紙代やインク代はもとより、郵送代や印紙の費用も削減することができます。
フリープランもあり、月間5件までの送信は無料で利用できることから、費用削減が可能となるでしょう。また、郵送に掛かっていた事務手続きの低減も期待できます。

原本保全の確実性向上
契約書をクラウドで一元管理することは、コンプライアンスの強化につながります。
これまでの紙では紛失のリスクや詳細更新事項の目視が必要であった原本確認が容易になるとともに、バックアップデータが原本となるため、データとしての検索性や確認の精度向上に最適です。

保管した契約書の検索機能あり
契約書の効率的な保管と検索が可能です。
またWeb APIにより、自社ですでに使っているシステムとの連携が可能なため、文書管理システムなどと合わせて管理体制を効率化できます。

たとえばサイボウズのソフト「kintone」に利用できる「クラウドサイン #MAKE」を使うと、kintoneに登録した情報を元に、帳票作成、契約書送信、締結した契約書の管理が可能です。

クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社	株式会社メルカリ	ラクスル株式会社
契約締結のリードタイムを圧縮することで 機会損失を防いでいます。	紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。 70 倍速の効率化です!	クラウドサインで 「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」
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LegalForce（リーガルフォース）は、AIが契約書を瞬時に自動レビューする、クラウド型レビュー支援ソフトウェアです。

AIによる契約書の自動レビューで業務を効率化
AIが自動で契約書レビューを行い、自社にとって不利な条文や欠落条項、抜け漏れがないかチェックするので、見落としを防げます。

レビュー品質のばらつきを解消するデータベースを作成
自社のひな型や過去の契約書を自動でデータベース化します。法務担当者、一人ひとりの経験をデータベース化して共有することで、レビュー品質の均一を目指せます。

弁護士監修のひな形を活用し、業務品質を向上
企業法務領域に特化した法律事務所が作成した書式・ひな形を250点以上搭載。一般的なひな形と比べて実用的なものが多く、法改正にも適時対応し業務品質の向上が可能です。

LegalForceキャビネは、契約書の入力作業と探す手間を省くクラウド型契約書管理システムです。アップロードした紙の契約書から契約書情報を自動で抽出し、データ化。契約書情報の入力作業と契約書を探す時間を削減します。

AI技術を活用したクラウド型契約書管理システム
契約書をPDFで取り込むだけでテキストをOCRにてデータ化します。契約書管理につきものの入力作業を自動化。入力作業の手間がありません。

契約書情報を自動抽出してデータベース化
単なる画像データではなく、契約書情報を抽出してデータとして一括管理。契約書のタイトルや契約期間、担当者だけでなく、全文検索による確認も可能。クラウド型のため、時間や場所を問わず必要な契約書を確認できます。

企業の守秘データを守るセキュリティ環境
大手日系企業もサーバーを置く、Google Cloud Platform上にクラウド基盤を構築。第三者機関（株式会社キーコネクト）によるセキュリティ診断やISMS規格も取得済みです。

COMPACT INは、Webブラウザ上で利用できる電子契約サービスです。電子契約に関わる業務全般の効率化につながります。

印紙税や郵送費など契約書にかかっていたコストを削減
紙の契約書にかかっていた印紙税や郵送費を削減するのはもちろん、Webブラウザで簡単に扱えるため、契約締結までの時間も短縮します。

タイムスタンプ国内シェア60％を誇る
2019年に発行された国内認定タイムスタンプ数1億9,000万スタンプのうち、61％がセイコーのタイムスタンプです。豊富な導入実績と高い信頼性で安心して活用できます。

Webブラウザ上で契約関連がワンストップ
契約書をアップロードして取引先を指定するだけで、承認依頼通知が送付されます。顧客は受け取ったURLから契約書を閲覧できるので、承認や締結までをワンストップで行えます。

DocYou(ドックユー)は企業間における電子書類のやり取りを管理できるサービスです。契約書や請求書などのテンプレートがあり、書類作成から配信に至るまで取引の効率化を目指せます。

取引業務をオールインワンで管理
電子契約だけでなく、電子取引および書類配信に対応できます。オプションでドキュメント管理機能を追加できるので、電子書類に関するやり取りを一元管理可能です。

システム連携でさらに業務を効率化
基幹システムと連携することで、送信作業を基幹システム内で完結できます。帳票基盤システム「Paples」との連携で、ほか電子契約システムの利用データを管理したり電子帳簿保存法へ対応したりできます。

専門的な知識で運用をバックアップ
強固なセキュリティ対策はもちろん、導入から活用までサポートしてくれます。取引先への展開する際の支援も、動画配信やウェビナーなどで柔軟に対応してもらえるでしょう。

DagreeXは、契約締結から管理まで対応できるサービスです。紙の契約書データや他社電子契約サービスのデータも含め、契約書類や取引関係書類を一元管理できます。

登録先のマスタ登録で誤送信を防止
契約相手の最終チェックにより、取引先としてマスタ登録される機能を搭載しています。送付先の管理を厳密化し、契約書の誤送付を防止できます。

取引先用の機能
取引先が契約書情報を確認できる専用の画面があり、一覧検索や詳細参照、契約書の取り出しに対応できます。取引先の利用システムとの連携も可能です。

拡張機能により契約書作成から締結、契約更新、データ分析まで対応
契約書の回覧機能や継続更新の通知、蓄積データの分析など、契約書管理に役立つ拡張機能を利用できます。

鈴与の契約書管理ソリューションは、紙と電子の契約書や稟議書などの管理はもちろん、システム連携によって契約書の作成、締結もまとめて行える文書管理システムです。

外部サービスとの連携で契約書の作成から管理まで実行可能
クラウドサイン、かんたん電子契約との連携により、電子契約締結に対応できます。さらに、LAWGUEと連携することで、契約書の作成から締結、管理までの流れを一元化できます。

文書データの紐づけで情報検索を効率化
文書の管理台帳、原本、PDFを紐づけ管理できます。情報の検索、閲覧はもちろん、文書の発生から廃棄までの過程も管理可能です。

管理項目の設計機能を搭載
文書管理のために必要な項目を選択して登録、照会、管理が行えます。サービス導入時に必須項目や検索項目、並び順を自由に設計できます。

WAN-Signは、4,000社^※の機密書類の管理実績を誇る電子契約システムです。

契約書の本人性と原本性を確保した、信頼できるサービス
電子認証局の基準を満たした証明書を使用しているため、安心して電子契約を利用できます。日本データ通信協会の認定事業者によるタイムスタンプを付与することで、契約書の原本性も確保。なりすましや契約書の改ざんを防ぎます。

電子契約と書面契約を一元管理
従来の書面契約をPDF形式で電子化でき、電子契約書と同じシステム上で一元管理ができます。二重管理は不要で、関連する契約書同士の紐付けや、項目ごとの検索といった豊富な機能で契約書の管理を効率化します。

電子契約に慣れていない取引先も、負担なく利用できる
メール認証による本人確認にも対応しており、電子契約に慣れていない取引先でも負担なく利用できます。オプションで書面契約のPDFアップロードも可能です。

※出典：ワンビシアーカイブズ「WAN-Sign」（2024年3月5日閲覧）

DX-Signは、低価格で電子契約の標準機能を利用できる電子契約システムです。

シンプルで扱いやすい操作性
余計な表示を減らした、わかりやすいメニュー画面が特徴です。他にも、作業環境を問わず見やすい配色とフォントの大きさを実現。自社だけでなく契約相手方にとってもストレスなく利用できるでしょう。

基本プランは機能の過不足がなく機能拡充は不要
基本プランに契約書の作成や送信、電子署名、タイムスタンプといった電子契約の標準機能を搭載。さらに、アカウント追加や送信件数も無制限のため、機能拡充による追加費用は必要ないでしょう。

顧問弁護士監修のもと、安心のセキュリティ
顧問弁護士による指導で契約業務のリスク確認や法改正への対応も適宜行っており、安全性が担保されています。

ConPassは、契約書の作成から電子契約、管理まで対応できる契約書管理サービスです。紙の契約書の電子保存もでき、データ化と原本保管にも対応可能です。

ワークフロー機能で契約業務をステータス管理
運用フローに合わせ、複数のフローをテンプレート保存できます。作成依頼から社内承認、送付処理までステータス管理できるため、業務の抜け漏れ防止に役立ちます。

AIが契約書の管理項目を自動で抽出
契約書をアップロードするだけで、契約書名や相手先、契約日など契約書の管理項目を自動抽出し、管理台帳を作成できます。抽出項目を自由に追加、設定可能です。

Adobe Acrobat SignとのAPI連携で、電子契約機能を利用できる
別途の月額料金が発生せず、1締結単位で利用でき、電子契約の締結データを自動でConPass内に保存できます。Adobe Acrobat Signの注文にも対応しており、別途の契約手続き不要で利用できます。

日本情報クリエイトの不動産専用 電子契約は、不動産の管理業務に特化したサービスです。

不動産業務に合った契約フローを作成
家主や管理会社、仲介会社といった自由度の高い契約フローを設定可能。従来の契約業務の流れを変更することなく、電子契約へ移行できます。

既存の契約書はそのまま使用可能
ExcelやWord、PDFで作られた契約書のひな型は今までどおり使用でき、一から契約書を作り直す必要はありません。

長期署名に対応
電子証明有効期限10年が標準で付与されています。いつ、誰が署名を作成したか記録されるため、契約書偽造や改ざんを防止、検知できます。

契約大臣は、取引先のアカウントを作成せずに締結が行える電子契約システムです。

3つの方法から契約書を作成
PDFのアップロードだけではなく、複数用意されているテンプレートで契約書を作成できます。また、既存の契約書からコピー＆ペーストしただけで、オリジナルの電子契約書が作成可能です。

無制限のグループ管理機能
閲覧・作成ができる契約書の範囲を、部署や職位によって設定できるグループ機能があります。グループは無制限に作れるので、部署ごとで契約書を管理したいときにおすすめです。

4種類のユーザー権限で契約書の操作制限
操作権限を「管理者」「送付者」「編集者」「閲覧者」の4つに分けられます。権限ごとに契約書の作成や送信、閲覧機能を制限できるので、誤操作の防止に役立ちます。

契約書作成のポイントと注意点

それでは、契約書作成時にはどのようなことに気をつけるべきか、ポイントを解説していきます。

全体の構成をイメージしながら作成する

一般的に契約書に必要とされている項目は、「契約書の題名」・「前文」・「本文」・「後文」・「契約日付」・「署名押印欄」です。
以上の項目が満たされていればまず問題ありませんが、契約の性質によってはこれら以上の項目が求められることもあります。

タイトルの付け方や前文の書き方を意識する

タイトルの付け方に特に決まったマナーやルールは定められておらず「覚書」が「契約書」よりも効力が落ちるようなこともありません。
しかし「覚書」「合意書」「契約書」いずれの場合でも、内容をしっかり吟味することが必要です。

また、「契約書」などの言葉の前に「売買」「業務委託」などの文言がつく場合もありますが、これが内容とズレが生じていると作成した側のビジネス的な常識を疑われてしまいます。
しかし、実際に裁判に使用される時はタイトルとは関係なく契約内容で判断されます。

その下の前文に書くべき内容では、だれとだれの契約か、何についてのものか、何を目的にするのか、何通契約書を作るのか、などを記載します。
しかしこれも、一般慣習なので、ここで書かなければ法的に効力がなくなる、といったことはありません。

訂正のルールを守る

一般的に契約書の内容を訂正するときは、訂正箇所に2重線を引き、訂正内容を近くの空白に書き加え、契約当事者が訂正箇所の付近に署名押印と同じ印鑑で押印することになります。

より厳密には、訂正に関しては訂正の内容によって訂正方法が異なります。
次の記事でより詳しく取り扱っています。ぜひご覧ください。

割印のルールを守る

割印(わりいん)とは複数ある書類にまたがって印を押すことで、1つの印章がそれぞれの文書で「割れて押されている」印章のことです。
書類が2部になる場合などに、同一のものまたは関連する書類であることを証明するために「割印」を使用します。

割印は、契約締結後に一方の当事者が勝手に契約内容を変更してしまうことを防ぐ効果があり、互いに合意した時点から変更がなされていないことの証明になります。

次の記事で、割印の種類や正しい押し方、契印との違いを解説しています。

次の記事では、甲と乙の決め方、契約書作成のおすすめの方法を解説しています。

印紙・収入印紙を正しく貼り付ける

印紙と収入印紙には意味の違いはありませんが、正式な名称は収入印紙です。
どちらもお金の契約をするときに作成した書類などに貼り付けるもので、それを用いて税金が納められます。
契約は国の法律で保障されていることで信用が付いているので、収入印紙は国に対して手数料を払う方法として活用されています。

次の記事で印紙についての詳しいルール、金額を解説しています。ぜひご覧ください。

互いのリスクを踏まえたうえで作成する

ただ項目を羅列するだけでなく、売主と買主にどのようなリスクがあるのか踏まえたうえで作成しましょう。考えられるリスクとして次のものがあげられます。

【売主側のリスク】

• 商品・サービスの代金を回収できないリスク
• 買主から過剰な要求をされてトラブルに発展するリスク
• 契約したもののトラブルにより納品できないリスク
• 商品が輸送中に壊れるリスクなど

【買主側のリスク】

• 売主による納期遅れのリスク
• 商品に不良があった場合に対応してもらえないリスク
• 前払いしたが商品が発送されないリスク
• 売主側の事情で商品が仕様変更されるリスク

契約締結にはさまざまなリスクが潜んでいます。リスクを想定したうえで、互いがクリアな状態で契約を結べるよう準備しておきましょう。

テンプレートを使用する場合でも条項のリサーチを怠らない

インターネットで公開されているテンプレートを使う場合、雛形をそのまま使用せず、必ず条項をリサーチしましょう。業種や目的によって契約書に記載すべき内容は異なります。テンプレートをそのまま使うのは、売主と買主が互いにとってリスクになるため、必ず条項をリサーチし、必要に応じて項目を追加・削除しましょう。

袋とじの意義

契約書が複数枚になる時は、背面に紙を貼り付けて袋とじにすることがあります。そこに印鑑を押すことも多くありますが、どのような意味があるのでしょうか。

複数枚になるときは手間が減る

袋とじをしなかった場合には、1枚ごとに契印が必要になりますが、袋とじをすれば背面に1つ押すだけで済むため、結果的には手間が少なく済むのです。

契約の効力が変化するか

結論から言えば、袋とじをしなくても効力には変わりがありませんが、改ざんのリスクを低減させるものなので、やっておいた方が良いことに変わりはありません。

次の記事で袋とじの必要性、作り方を詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

契約書の郵送方法

契約書の作成方法にばかり気を取られていると、ついつい疎かになるのが正しい郵送方法です。ルールを守らない郵送方法は相手を不快にさせてしまう可能性があるため、これについても解説します。

2種類の郵送方法

契約書の郵送方法には、簡易書留と配達証明郵便があり、どちらもポストに投函する形ではなく、配達業者に直接手渡す形式です。

どちらの方法でも問題ありませんが、確実に届くのは配達証明郵便です。多少割高でも、大事な契約の場合には配達証明郵便を活用するのが良いでしょう。

その他のルール

契約書のみならず、郵送にはいくつかのルール・マナーが存在します。切手はなるべく少なくし、宛名は正式名称で記載し、送付状も同封するべきです。

次の記事で送付状の書き方やテンプレート、郵送する書類に押印すべきかを詳しく解説しています。ぜひご覧ください。

契約書の管理方法

最後に契約書の管理方法について解説します。契約書の管理には多くの企業で次のような問題が発生します。

共有とセキュリティの問題

基本的には、契約に携わった関係者全員が契約の成立と内容を認識しておく必要があります。一方で、他の社員には知られていけない内容や外部の人間に見られてはいけない内容も多くあります。

共有とセキュリティのバランスが重要です。

契約期間管理の問題

契約の中には自動的に更新されるものもありますが、多くの契約では期限が定められています。契約書を1つひとつ手作業で管理していると、この期間の管理が曖昧になり、ビジネスのチャンスを逸してしまう危険性もあります。

契約終了期間が近付くと通知がされるなどの対応を講じましょう。