契約書の作成方法は？手順や注意点、法人・個人での法的な効力

契約書とは

契約書とは取引当事者が契約の内容を整理し、書面に記した書類として定義づけられています。取引当事者は書面に記載された契約内容を確認し、署名や捺印を行うことで契約に同意したことを証明します。

基本的に契約は口頭でも成立するものですが、「言った言わない」が発生しやすく、まだ契約が成立していないと判断されることも多いでしょう。こういったトラブルを回避し確実に取引を行うために、契約書は作成されます。

覚書や誓約書との違い

契約書と類似するものとして、「覚書」や「誓約書」なども存在します。覚書とは、契約書を作成する前に合意事項をまとめたり、すでにある契約書を補足したりするために作成する書類です。そのため性質としては契約書に近く、書類に「覚書」と記されていても、法的には契約書と判断されることもあるため、注意が必要です。

また誓約書とは、片方が一方的に相手へ提示する書類であり、双方の合意を示すものではありません。一方が書類に署名・捺印を行って提出するもので、主に企業が従業員に対し機密保持を義務づける場合に利用されます。

契約書の必要性

そもそも、なぜ契約書が必要なのでしょうか。

ご存じのとおり、小売業が行われている店や一般消費者間で行われる売買も、売買契約にもとづく立派な売買です。わざわざ契約書を作成する意義はどこにあるのでしょうか。

契約当事者の基準になる

まず契約書の重要な役割として、契約の内容を文字として明確に確認できることが挙げられます。人間の記憶は曖昧なものであり、日時や条件などの契約の内容は、間違って記憶することや、しばらくすると忘れることもあります。

口頭で内容を確認すると、細かい部分までしっかり確認できないケースもあるでしょう。しかし契約書を作成し、契約内容をより具体的にして互いに確認することで、当事者間で認識のズレが生じるのを防止できます。

未然にトラブルの悪化を回避できる

事前に契約の内容を双方で確認したとしても、トラブルが発生するケースはあるため、これを早い段階で沈静化できるのも契約書の役割の1つです。たとえば業務委託を引き受けた際に、事前に伝えられていたものと異なる業務を、報酬もなく追加で依頼されるケースがあります。

こういった事態になったとしても、契約書に記載されている業務委託の対象範囲を見せ、契約内容と異なることを指摘すれば、依頼を拒否できます。このように契約内容に齟齬が発生したとしても、契約書をもとにトラブルがこじれるのを未然に防止可能です。

契約の証拠を残せる

もしトラブルがこじれた結果訴訟を起こされた場合にも、契約書は証拠として有効です。契約書のない口頭のみでの契約においては、契約の証拠は基本的に残りません。しかし契約書には、書面に契約の成立と内容が明記されています。

第三者が契約書を見ても恣意的な内容の変更はありえず、裁判となったケースでも同様にそれが明確な基準になります。裁判を有利に働かせるためにも、契約書の作成は重要です。

契約書の法的な効力

続いて、法律的な視点から契約書を解説します。

「個人」と「法人」による契約書の違い

契約書作成の対象が個人なのか法人なのかで法的な拘束力は変わるのか、は気になるポイントでしょう。結論、当事者が個人でも法人でも、契約書の作成において大きな違いはありません。

法人だからこそ適用される法律やルールはありますが、契約書の作成時点で「法人か個人か」は意識しなくても問題ないでしょう。

契約書は売主・買主のどちらが作成すべき？

基本的に契約書は売主と買主の2者で結ぶものであり、どちらが作成しても、契約書としての効力は変わりません。たとえば企業がフリーランスに仕事を依頼する際、企業側が「業務委託契約書」を作ることが多いでしょう。

しかし実際はフリーランス側が作成しても問題はなく、提示されたからといって、内容に従わなければならないわけでもありません。大切なのは「誰が作るか」ではなく、互いに内容を精査し、協力し合いながら納得のいく契約書を作ることです。

契約の種類

契約には主に4つの種類があります。

• 口頭契約
• 書面による契約
• 電子契約
• 公正証書

それぞれ成立方法が異なるため、特徴やメリット・デメリットについて詳しく紹介します。

口頭契約

口頭契約、いわゆる口約束はさまざまなビジネスシーンや日常生活のなかで頻繁に行われている契約です。前述したように口約束でも契約は成立するため、気軽に契約を取り交わせるのがメリットです。

ただし、前述したように口頭契約は証拠が残らないため、後から「言った言わない」のトラブルが発生しやすく、内容についても齟齬は生まれやすいのがデメリットと言えます。とくに重要な契約については、たとえ口頭で合意があったとしても、契約は成立していないと判断されます。

そのため金額の大きい取引といったものでは、基本的に契約書を作成したうえで契約を行うべきでしょう。

書面による契約

ビジネスシーンにおける基本的な契約方法であり、書面に契約内容を明確に記載し証拠として残します。これは契約書のほかにも、タイトルに覚書や合意書と記されていれば、契約書と同等の機能があると認められます。

前述したように書面での契約は法的な効力をもち、内容の確認や裁判の証拠などにも利用できるため、トラブルの回避や自己防衛に役立つのがメリットです。ただしこの方法は書類の作成や内容の確認、調整、再合意などの工程をふむ必要があります。そのため、契約を締結するまでに時間やコストはかかりやすいのがデメリットです。

電子契約

電子契約とは、契約書の電子データをオンライン上で相手に送信し、双方で内容を確認して契約を締結する方法です。電子契約では署名・捺印の代わりに電子署名を行うことで、契約に合意したことを証明します。

電子契約はすべてのやり取りがオンラインで完結するため、書類の準備や郵送、日程の調整といった手間がすべて省け、業務効率が大幅に向上するのがメリットです。また書類を作成しないため、収入印紙も不要です。ただし、契約内容に法的な効力をもたせるためには、一定の要件を満たした専用のシステム・サービスを利用しなければならないのがデメリットと言えます。

当然利用するためにはコストがかかり、ITやシステムに不慣れな方は扱いが難しいケースもあるでしょう。ほかにも、システム障害やサイバー攻撃といった懸念点も存在します。

公正証書

公正証書とは、公証役場で公証人が作成する契約書のことです。公証人とは裁判官や検察官、弁護士といった法律の専門職を長く経験した人物のなかから、法務大臣によって選ばれます。公正証書は法律に詳しい公正な第三者が作成する契約書であるため、通常の契約書よりも高い証拠力が認められるのはメリットです。

そのため、基本的に不動産取引や高額な融資、遺言書の作成といった、重要な契約で活用されます。一方で作成にはある程度の費用がかかるのはデメリットです。

契約書の作成方法

続いて、契約書の作り方について紹介します。

契約条項の確認

前述したように契約書とは、売主と買主の両方が合意した内容を明記したものです。互いに納得のいく契約を結ぶためにも、書面を作成する前に契約条項（目的や金額、条件など）を擦り合わせておきましょう。

契約書の下書き作成

契約条項の確認がすんだら、契約書の下書きを行いましょう。当事者の片方が下書きを作成し、できあがったものを片方がチェックします。一回で双方が納得のいく契約書を作れるとは限らないので、適宜・調整を行いながら作成を進めましょう。

契約書の製本

契約内容が定まったら、製本作業に進みましょう。当事者が2者の場合、契約書は2部作成するのが一般的です。2者以上いる場合は、人数分を作成しましょう。

署名押印

契約書を相手に郵送する前に、こちら側の署名押印を行いましょう。企業の場合、代表取締役または決裁権のある担当者が対応します。個人の場合、実印または相手が認めた印鑑で押印しましょう。

契約書の郵送と保管

署名押印を済ませたら、相手側に2部の契約書を郵送しましょう。契約書を受け取る側は、同じように署名押印を行い、2部のうち片方を控えとして保管しもう片方は返送します。互いに1部ずつ契約書のある状態になるので、契約締結後は書類を大切に保管しましょう。

契約書の作成時に入れるべき項目

契約書を作成する際に入れる項目とともに、基本的な契約書の書き方について紹介します。

• タイトル
• 前文
• 本文
• 後文
• 契約書作成日
• 当事者情報や署名押印、日付欄

タイトル

何の契約書なのか明示するためにタイトルを設定しましょう。単に「契約書」と書いても無効にはなりませんが、それでは相手も内容がわかりません。「契約書」のワードは入れつつ、「業務委託契約書」「売買契約書」「雇用契約書」など、契約内容を示すワードも盛り込みましょう。

前文

契約内容を端的に示すための前文も必要です。前文では誰と誰が、いつからいつまで、どのような契約を結ぶのかを記載します。当事者同士は「甲」と「乙」で表すのが一般的です。自分を甲乙どちらにしても問題ありませんが、相手を立てるために先方を「甲」、自分を「乙」とするとよいでしょう。

本文

本文では具体的な契約条件を示す、契約条項を記載します。契約条項では、「取引に関する条件」と「法律における条件」を記載するとわかりやすいです。

取引に関する条件では、対象となるものや業務について詳しく記載します。たとえば売買契約なら、モノの数量や金額、支払い方法などです。

法律における条件では、知的財産権や損害賠償、守秘義務、契約解除事由（契約を終了する条件）などを記載しましょう。誰にどのような権利や責任があるのかを明記することで、万が一トラブルが起きた場合にも安心できます。

よく契約書に記載される契約条項の詳しい内容については、次の章でも紹介しているため、そちらも参考にしましょう。

後文

後文では、契約書の保管や締結に関する項目を記載します。たとえば次の項目です。

• 発行部数
• 所持者
• 締結方法

上記を記載することで、万が一トラブルで訴訟に発展した場合、証拠として提出できます。また最近では冒頭で紹介した電子契約を行う企業も増えているため、電子ファイルの保管や原本についても明記すると安心でしょう。

契約書作成日

契約書の作成日もトラブルを防ぐうえで重要です。万が一訴訟に発展した場合に、契約を特定したり、証拠として提出したりするためにも、「いつ契約書を作ったのか」の情報が必要です。

当事者情報や署名押印、日付欄

誰と誰が契約を結んだのかを、当事者である本人が記載する項目を設定しましょう。一般的には名称（法人なら会社名）や所在地といった当事者情報、署名押印、日付を記載する欄が設けられます。

契約書でよく見られる契約条項

契約書によく記載される契約条項としては、次のものが挙げられます。

• 契約期間
• 契約解除事由
• 守秘義務
• 損害賠償
• 反社会的勢力の排除（反社条項）
• 権利義務の譲渡禁止
• 合意管轄
• 協議条項

内容について詳しく紹介します。

契約期間

契約の有効期間を定めるための条項です。業務委託契約といった契約の性質上期間を定める必要のあるものに記載します。とくに期間を決めず継続的に取引を行いたい場合や、終了時期が定かではない場合、期間の延長についても記載しましょう。

たとえば「双方から申し出がない場合は、契約満了の翌日から自動的に満◯か月延長されるものとし、以後も同様とする。」といった文言をつけくわえます。

契約解除事由

もし契約が途中で必要なくなった場合や、契約の継続が困難になった場合、契約を解除するために記載する条項です。契約が解除される要件や方法などについて記載します。また契約解除には主に次の3種類があるため、それぞれ要件をまとめておくといいでしょう。

• 合意解約：双方の合意のもと契約を終了する
• 催告つきの解除：契約違反が発生した際に是正する通知を行い、それでも是正がされなかった場合に契約解除をする
• 無催告解除：重大な契約違反が発生した際に、是正通知を行わずすぐに契約解除を行う

守秘義務

契約の内容によっては、取引を行う間に相手企業の機密情報や個人情報を取り扱うケースも多々あるため、これらの情報漏えいを防止するために記載する条項です。はじめに機密情報を定義したうえで、これを第三者へ開示・漏えいさせることを禁止するよう記します。

くわえて目的外の利用禁止、契約終了後も効力をもつこと、違反した場合の損害賠償といったペナルティについても記載しましょう。

損害賠償

損害賠償は、上記のような契約条項で約束した義務を果たさなかったために損害が生じた場合、相手に損害賠償を請求するための条項です。本来損害賠償請求は、民法で権利が保証されているため必ず記載する必要はありません。

しかし違反により実際にどの程度損害が発生したかを立証するのは困難なケースも多いため、事前に損害賠償額を定めて特例条項を記載することもあります。

反社会的勢力の排除（反社条項）

契約の当事者や企業の役員が反社会的勢力や、それに類するものであった場合に、すべての取引を停止し、契約解除をするための条項です。これにより、反社会的勢力からの不当要求といった被害に会うのを未然に防止できます。

この条項は各都道府県の条例で記載することを努力義務としていますが、実務上ではほぼ必須の条項として扱われているため、基本的には記載した方がいいでしょう。

権利義務の譲渡禁止

契約や取引で発生する権利や義務を、一方の承諾なしで第三者へ移転するのを禁止する条項です。権利・義務が自由に譲渡・移転できると、相手に業務を委託する意味や、条項を設ける意味もなくなります。そのためほとんどの契約書で記載されている条項です。

合意管轄

契約内容についてトラブルが発生し、訴訟に発展するケースも考えられるため、どこの裁判所で裁判を行うかを双方の合意のもとであらかじめ決めるための条項です。裁判は相手が提訴した裁判所で行われるため、裁判所が遠い場所にあると、移動の手間と費用がかかって非常に不便です。そのため双方にとって合理的な地域の管轄裁判所を決め、合意するといいでしょう。

協議条項

契約書に記載のない事項や、解釈に不明な部分がある場合は、双方の協議で解釈や事項を決めるための条項です。契約書では、将来的なこともふまえなるべく網羅的に契約内容を明確化しますが、すべての起こりえることを契約書に記すことは難しいでしょう。

そのため、このような条項を設けることで、想定外の事態が発生した場合でも平和的に対処が行えるようになります。

契約書の無料テンプレート紹介

契約の証拠や内容の明記など、契約書を作成することにはさまざまなメリットはありますが、いざ締結する段階になってから書面を準備したのでは、取引先にも迷惑がかかります。

契約書をスムーズに作成するためにも、見本となるテンプレートを無料で公開しているサービスをいくつか紹介します。

bizocean（ビズオーシャン）

bizoceanでは、335件もの契約書テンプレートが用意されており、ダウンロード／人気／新着順での並べ替えが可能です。
有料のテンプレートもありますが、多くは無料で提供されています。Word（doc）形式でのダウンロードができ、個々に更新日やダウンロード数などが表示されています。

日本書籍出版協会

日本書籍出版協会では、書籍といった出版・再販などに関する契約書や、美術著作物の著作権に関する契約書テンプレートなどを無料で公開しています。
出版社と取次店、取次店と書店の分類などもされており、PDFもしくはWord（doc）形式でのダウンロードに対応しています。

契約書をスマートに管理できるサービス

契約書締結と管理をクラウドで一元管理するCLOUD SIGN を紹介します。
締結ずみの契約書の管理だけであれば文書管理ソフトでも対応できますが、契約書の作成から締結までも、クラウドを使って効率的にサポートするソフトです。

クラウドサインは、これまでの紙で進めてきた契約書の作成から締結の押印までオンライン上ですべて完結できます。
契約書のテンプレートも豊富で、これまで契約作成にかかっていた数日間を短縮し、契約をスピード締結できるようになるでしょう。

契約締結のスピード化
今まで数日間かかっていた契約書作成、郵送、押印などの作業を、わずか数分で終えられます。
契約締結のスピードアップで、取引先とのコミュニケーションもよりスムーズになるでしょう。

不要なコストを削減
これまで契約書の印刷で発生していた紙代やインク代はもとより、郵送代や印紙の費用も削減できます。
フリープランもあり、月間5件までの送信は無料で利用できることから、費用削減が可能です。また、郵送にかかっていた事務手続きの低減も期待できます。

原本保全の確実性向上
契約書をクラウドで一元管理することは、コンプライアンスの強化につながります。
これまで紛失のリスクがあり詳細更新事項の目視が必要だった、原本確認が容易になるとともに、バックアップデータが原本となるため、データとしての検索性や確認の精度向上に期待できるでしょう。

保管した契約書の検索機能あり
契約書の効率的な保管と検索が可能です。
またWeb APIにより、自社ですでに使っているシステムとの連携が可能なため、文書管理システムといったものと合わせて管理体制を効率化できます。

たとえばサイボウズのソフト「kintone」に利用できる「クラウドサイン #MAKE」を使うと、kintoneに登録した情報をもとに帳票作成、契約書送信、締結した契約書の管理が可能です。

クラウドサインの導入事例

クラウドサインの導入事例をまとめました。気になる会社の導入事例を無料でダウンロードしていただけます。

パーソルキャリア株式会社	株式会社メルカリ	ラクスル株式会社
契約締結のリードタイムを圧縮することで 機会損失を防いでいます。	紙だとできない「一括処理」がクラウド化により実現。 70 倍速の効率化です!	クラウドサインで 「仕組みを変えれば、世界はもっと良くなる」
資料を無料DL	資料を無料DL	資料を無料DL

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AIによる契約書の自動レビューで業務を効率化
AIが自動で契約書レビューを行い、自社にとって不利な条文や欠落条項、抜け漏れがないかチェックするので、見落としを防げます。

レビュー品質のばらつきが解消できるデータベースを作成
自社のひな型や過去の契約書を自動でデータベース化します。法務担当者、一人ひとりの経験をデータベース化して共有することで、レビュー品質の均一を目指せます。

弁護士監修のひな形を活用し、業務品質を向上
法律事務所が作成した、企業法務領域特化の書式・ひな形を豊富に搭載しています。一般的なひな形と比べて実用的なものが多く、法改正にも適時対応し業務品質の向上が可能です。

LegalForceキャビネは、契約書の入力作業と探す手間を省くクラウド型契約書管理システムです。アップロードした紙の契約書から契約書情報を自動で抽出し、データ化できます。契約書情報の入力作業と契約書を探す時間が削減可能です。

AI技術を活用したクラウド型契約書管理システム
契約書をPDFで取り込むだけでテキストを自動でデータ化します。契約書管理につきものの、入力作業の手間が削減できます。

契約書情報を自動抽出してデータベース化
単なる画像データではなく、契約書情報を抽出してデータとして一括管理できます。契約書のタイトルや契約期間、担当者だけでなく、全文検索による確認も可能です。クラウド型のため時間や場所を問わず、必要な契約書を確認できます。

企業の守秘データを守るセキュリティ環境
大手日系企業もサーバーを置く、Google Cloud Platform上にクラウド基盤を構築しています。第三者機関（株式会社キーコネクト）によるセキュリティ診断やISMS規格も取得ずみです。

COMPACT INは、Webブラウザ上で利用できる電子契約サービスです。電子契約に関わる業務全般の効率化につながります。

印紙税や郵送費など契約書にかかっていたコストを削減
紙の契約書にかかっていた印紙税や郵送費を削減するのはもちろん、Webブラウザで簡単に扱えるため、契約締結までの時間も短縮します。

タイムスタンプ国内シェア60％を誇る
2019年に発行された国内認定タイムスタンプのうち、半数以上がセイコーのタイムスタンプです。豊富な導入実績と高い信頼性で安心して活用できます。

Webブラウザ上で契約関連がワンストップ
契約書をアップロードして取引先を指定するだけで、承認依頼通知が送付されます。顧客は受け取ったURLから契約書を閲覧できるので、承認や締結までをワンストップで行えるでしょう。

DocYou(ドックユー)は、企業間における電子書類のやり取りを管理できるサービスです。契約書や請求書などのテンプレートがあり、書類作成から配信に至るまで取引の効率化を目指せます。

取引業務をオールインワンで管理
電子契約だけでなく、電子取引および書類配信に対応できます。オプションでドキュメント管理機能を追加できるので、電子書類に関するやり取りを一元管理可能です。

システム連携でさらに業務を効率化
基幹システムと連携することで、送信作業を基幹システム内で完結できます。帳票基盤システム「Paples」との連携で、ほか電子契約システムの利用データを管理したり電子帳簿保存法へ対応したりできます。

専門的な知識で運用をバックアップ
強固なセキュリティ対策はもちろん、導入から活用までサポートしてくれます。取引先への展開する際の支援も、動画配信やウェビナーなどで柔軟に対応してもらえるでしょう。

DagreeXは、契約締結から管理まで対応できるサービスです。紙の契約書データや他社電子契約サービスのデータも含め、契約書類や取引関係書類を一元管理できます。

登録先のマスタ登録で誤送信を防止
契約相手の最終チェックにより、取引先としてマスタ登録される機能を搭載しています。送付先の管理を厳密化し、契約書の誤送付を防止できます。

取引先用の機能
取引先が契約書情報を確認できる専用の画面があり、一覧検索や詳細参照、契約書の取り出しに対応できます。取引先の利用システムとの連携も可能です。

拡張機能により契約書作成から締結、契約更新、データ分析まで対応
契約書の回覧機能や継続更新の通知、蓄積データの分析など、契約書管理に役立つ拡張機能を利用できます。

鈴与の契約書管理ソリューションは紙・電子の契約書や稟議書などの管理はもちろん、システム連携によって契約書の作成、締結もまとめて行える文書管理システムです。

外部サービスとの連携で契約書の作成から管理まで実行可能
クラウドサイン、かんたん電子契約との連携により、電子契約締結に対応できます。さらに、LAWGUEと連携することで、契約書の作成から締結、管理までの流れを一元化できます。

文書データの紐づけで情報検索を効率化
文書の管理台帳、原本、PDFを紐づけ管理できます。情報の検索、閲覧はもちろん、文書の発生から廃棄までの過程も管理可能です。

管理項目の設計機能を搭載
文書管理のために必要な項目を選択して登録、照会、管理が行えます。サービス導入時に必須項目や検索項目、並び順を自由に設計できます。

WAN-Signは、機密書類の豊富な管理実績を誇る電子契約システムです。

契約書の本人性と原本性を確保した、信頼できるサービス
電子認証局の基準を満たした証明書が使用されているため、安心して電子契約を利用できます。日本データ通信協会の認定事業者によるタイムスタンプを付与することで、契約書の原本性も確保可能です。なりすましや契約書の改ざんを防ぎます。

電子契約と書面契約を一元管理
従来の書面契約をPDF形式で電子化でき、電子契約書と同じシステム上で一元管理ができます。二重管理は不要で、関連する契約書同士の紐づけや、項目ごとの検索といった豊富な機能で契約書の管理を効率化します。

電子契約に慣れていない取引先も、負担なく利用できる
メール認証による本人確認にも対応しており、電子契約に慣れていない取引先でも負担なく利用できます。オプションで書面契約のPDFアップロードも可能です。

DX-Signは、低価格で電子契約の標準機能を利用できる電子契約システムです。

シンプルで扱いやすい操作性
余計な表示を減らした、わかりやすいメニュー画面が特徴です。他にも、作業環境を問わず見やすい配色とフォントの大きさを実現可能です。自社だけでなく契約相手方にとってもストレスなく利用できるでしょう。

基本プランは機能の過不足がなく機能拡充は不要
基本プランに契約書の作成や送信、電子署名、タイムスタンプといった電子契約の標準機能を搭載しています。さらに、アカウント追加や送信件数も無制限のため、機能拡充による追加費用は必要ないでしょう。

顧問弁護士監修のもと、安心のセキュリティ
顧問弁護士による指導で契約業務のリスク確認や法改正への対応も適宜行っており、安全性が担保されています。

ConPassは、契約書の作成から電子契約、管理まで対応できる契約書管理サービスです。紙の契約書の電子保存もでき、データ化と原本保管にも対応可能です。

ワークフロー機能で契約業務をステータス管理
運用フローに合わせ、複数のフローをテンプレート保存できます。作成依頼から社内承認、送付処理までステータス管理できるため、業務の抜け漏れ防止に役立ちます。

AIが契約書の管理項目を自動で抽出
契約書をアップロードするだけで、契約書名や相手先、契約日など契約書の管理項目を自動抽出し、管理台帳を作成できます。抽出項目を自由に追加、設定可能です。

Adobe Acrobat SignとのAPI連携で、電子契約機能を利用できる
別途の月額料金が発生せず、1締結単位で利用でき、電子契約の締結データを自動でConPass内に保存できます。Adobe Acrobat Signの注文にも対応しており、別途の契約手続き不要で利用できます。

日本情報クリエイトの不動産専用 電子契約は、不動産の管理業務に特化したサービスです。

不動産業務に合った契約フローを作成
家主や管理会社、仲介会社といった自由度の高い契約フローを設定可能です。従来の契約業務の流れを変更することなく、電子契約へ移行できます。

既存の契約書はそのまま使用可能
ExcelやWord、PDFで作られた契約書のひな型は今までどおり使用でき、一から契約書を作り直す必要はありません。

長期署名に対応
電子証明有効期限10年が標準で付与されています。いつ、誰が署名を作成したか記録されるため、契約書偽造や改ざんを防止、検知できます。

契約大臣は、取引先のアカウントを作成せずに締結が行える電子契約システムです。

3つの方法から契約書を作成
PDFのアップロードだけではなく、複数用意されているテンプレートで契約書を作成できます。また、既存の契約書からコピー＆ペーストしただけで、オリジナルの電子契約書が作成可能です。

無制限のグループ管理機能
閲覧・作成ができる契約書の範囲を、部署や職位によって設定できるグループ機能があります。グループは無制限に作れるので、部署ごとで契約書を管理したいときにおすすめです。

4種類のユーザー権限で契約書の操作制限
操作権限を「管理者」「送付者」「編集者」「閲覧者」の4つにわけられます。権限ごとに契約書の作成や送信、閲覧機能を制限できるので、誤操作の防止に役立ちます。

契約書作成のポイントと注意点

それでは、契約書作成時にはどのようなことに気をつけるべきか、ポイントを解説します。

全体の構成をイメージしながら作成する

一般的に契約書で必要とされている項目は、「契約書の題名」・「前文」・「本文」・「後文」・「契約日付」・「署名押印欄」です。
これらの項目が満たされていればまず問題ありませんが、契約の性質によってはほかにも項目が求められるケースもあります。

タイトルのつけ方や前文の書き方を意識する

タイトルのつけ方に、とくに決まったマナーやルールは定められておらず、前述したように「覚書」が「契約書」よりも効力が落ちるようなこともありません。
しかし「覚書」「合意書」「契約書」いずれの場合でも、内容をしっかり吟味するのが重要です。

また「契約書」の言葉の前に「売買」「業務委託」などの文言がつく場合もありますが、これが内容とズレが生じていると作成した側のビジネス的な常識を疑われます。
ただし、実際に裁判に使用されるときはタイトルとは関係なく契約内容で判断されます。

この下の前文に書くべき内容は次のとおりです。

• 誰と誰の契約か
• 何についてのものか
• 何を目的にするのか
• 何通契約書を作るのか

しかしこれも一般慣習であるため、ここで書かなければ法的に効力がなくなる、といったことはありません。

訂正のルールを守る

一般的に契約書の内容を訂正するときは、訂正箇所に2重線を引き、訂正内容を近くの空白に書きくわえ、契約当事者が訂正箇所の付近に署名押印と同じ印鑑で押印します。

ただしより厳密には、訂正に関しては訂正の内容によって訂正方法が異なります。次の記事でより詳しく取り扱っているため、こちらも参考にしましょう。

割印のルールを守る

割印(わりいん)とは複数ある書類にまたがって印を押すことで、1つの印章がそれぞれの文書で「割れて押されている」印章のことです。書類が2部になる場合に、同一のもの、または関連する書類であることを証明するために「割印」を使用します。

割印は、契約締結後に一方の当事者が勝手に契約内容が変更されるのを防ぐ効果があり、互いに合意した時点から変更がなされていないことの証明です。

次の記事で、割印の種類や正しい押し方、契印との違いを解説しています。

次の記事では、甲と乙の決め方、契約書作成のおすすめの方法を解説しています。

印紙・収入印紙を正しく貼りつける

印紙と収入印紙には意味の違いはありませんが、正式な名称は収入印紙です。
どちらもお金の契約をするときに作成した書類に貼りつけるもので、それを用いて税金が納められます。

契約は法律の保証で信用がついているため、収入印紙は国に対して手数料を払う方法として活用されています。

次の記事では印紙についての詳しいルール、金額を解説しているため、こちらも参考にしましょう。

互いのリスクをふまえたうえで作成する

ただ項目を羅列するだけでなく、売主と買主にどのようなリスクがあるのかふまえたうえで作成しましょう。考えられるリスクとして次のものが挙げられます。

【売主側のリスク】

• 商品・サービスの代金を回収できないリスク
• 買主から過剰な要求をされてトラブルに発展するリスク
• 契約したもののトラブルにより納品できないリスク
• 商品が輸送中に壊れるリスクなど

【買主側のリスク】

• 売主による納期遅れのリスク
• 商品に不良があった場合に対応してもらえないリスク
• 前払いしたものの商品が発送されないリスク
• 売主側の事情で商品が仕様変更されるリスク

契約締結にはさまざまなリスクが潜んでいます。リスクを想定したうえで、互いがクリアな状態で契約を結べるよう準備しましょう。

テンプレートを使用する場合でも条項のリサーチを怠らない

インターネットで公開されているテンプレートを使う場合、ひな形をそのまま使用せず、必ず条項をリサーチしましょう。テンプレートをそのまま使うのは、売主と買主が互いにとってリスクになるため、必ず条項をリサーチし、必要に応じて項目を追加・削除するのが重要です。

もし追加・削除しても問題ないか、取引で発生しうるリスクの要因をすべて洗い出せているか不安に感じる場合は、弁護士や法務部員など法律の専門家に相談し、リーガルチェックしてもらいましょう。

権利と義務について書く

契約書を作成する際には、双方の権利と義務を意識しながら作成するのも重要です。双方の権利・義務をバランスよく盛り込めなければ一方が不利益を被りやすく、契約の同意には至りにくくなります。

たとえば、主語がなく誰の権利・義務かわからない、もしくは権利・義務の内容が明確でないものなどがないかチェックしましょう。

法律で定められた記載事項を盛り込む

契約の内容によっては、法律で記載事項が定められているケースもあるため、事前に確認しておくと安心です。代表的な例が労働に関する契約であり、労働者派遣契約書や雇用契約書などは、労働基準法により記載すべき項目が定められています。

また民法に記載されている、売買・消費貸借・交換・雇用・請負・委託など合計13種類の契約は、契約で決めるべきこと・書くべきことが定められています。そのためそれぞれ契約の種類に合わせ、必要事項を盛り込む必要があるでしょう。

契約書を作成する際のマナー

契約書を作成する際、必ず行うべきマナーは存在しません。しかし相手と良好な関係を構築・維持するためのマナーがある程度存在するため、こちらも可能な限り気をつけましょう。

広く解釈ができるような表現を使わない

トラブルを回避し、証拠力を確かなものにするためにも、契約書では広く解釈ができるような表現は使わないようにしましょう。たとえば「適宜」や「必要に応じて」といった言葉は、それぞれが違う解釈を行う可能性があります。

結果契約内容の認識に齟齬が生じ、正しく業務や作業が行われずトラブルに発展する可能性もあるでしょう。また万が一訴訟に発展し契約書が証拠として使われる場合も、内容にあいまいな表現があると、相手が「そのような解釈は考えていなかった」と主張し、証拠として機能しなくなる危険性があります。

そのため、内容を記載する際には具体的に条件・状況を明記し、どのような行動を取るべきか明確にしましょう。

第三者や裁判官がわかる言葉で書く

契約書に使う言葉は、第三者や裁判官がすぐに理解できる言葉で書きましょう。前述したように、契約書は訴訟された場合の証拠にもなるため、裁判官といった第三者が確認するような、最悪の場合を想定して作成しなければなりません。

業界で使われている特有の専門用語や略語、当事者間だけで使われているオリジナルの言葉などが使われていると、第三者が内容を正確に理解するのが難しくなります。誰が読んでも内容がスムーズにわかるよう、明確な表現を心がけましょう。

数字を使い具体的な内容で記載する

あいまいな表現を避けるためにも、数字を使って具体的な内容を記載するのが重要です。支払金額や納期、納品数といったように、数字を使えるものはなるべく使いましょう。たとえば納品数は「数個」ではなく「5個」といったように表記します。

また、金額に関しては「約」や「〇〇万円程度」といった、金額の範囲をあいまいにするような表記も避けましょう。このように数字を利用すれば必然的に内容が具体的になり、後々のトラブルを避けやすくなります。

契約内容は双方が納得いくまで確認する

契約書に記載された条項については、双方がしっかりと目を通しお互いが納得するまで協議を行いましょう。1度内容に合意し契約が締結されると、当事者はこの契約に拘束されます。もし一方がしっかりと内容を確認せず契約し、後から抗議を行ったとしても、署名・捺印がされていると訴えは退けられます。

とくに金額や納期、提供する制作物・サービスの質などは後からトラブルの元になりやすいため、双方の認識を完全に一致させるのが重要です。お互いがスムーズに業務を進めるためにも、それぞれ内容の確認や調整などはしっかり行いましょう。

袋とじの意義

契約書が複数枚になるときは、背面に紙を貼りつけて袋とじにすることがあります。そこに印鑑を押すことも多くありますが、どのような意味があるのでしょうか。

複数枚になるときは手間が減る

袋とじをしなかった場合には、1枚ごとに契印が必要になりますが、袋とじをすれば背面に1つ押すだけですむため、結果的には手間が少なくすみます。

契約の効力が変化するか

結論から言えば、袋とじをしなくても効力には変わりがありません。しかし改ざんのリスクを低減させるものであるため、基本的にはやっておいた方がいいでしょう。

次の記事で袋とじの必要性、作り方を詳しく解説しているためこちらも参考にしましょう。

契約書の郵送方法

契約書の作成方法にばかり気を取られていると、ついつい疎かになるのが正しい郵送方法です。ルールを守らない郵送方法は相手を不快にさせる可能性があるため、ルールや送り方について詳しく解説します。

2種類の郵送方法

契約書の郵送方法には、簡易書留と配達証明郵便があります。どちらもポストに投函する形ではなく、配達業者に直接手渡す形式です。

どちらの方法でも問題ありませんが、確実に届くのは配達証明郵便です。多少割高でも、大事な契約の場合には配達証明郵便を活用するのがいいでしょう。

その他のルール

契約書のみならず、郵送にはいくつかのルール・マナーが存在します。切手はなるべく少なくし、宛名は正式名称で記載し、送付状も同封するべきです。また契約書は重要な書類であるため、折り曲げずに入れられるサイズの封筒を用意しましょう。

くわえて、書類が汚れたり折れたりしないようクリアファイルに入れるのもおすすめです。クリアファイルは未使用のものを使います。次の記事では送付状の書き方やテンプレート、郵送する書類に押印すべきかを詳しく解説しています。ぜひこちらも参考にしましょう。

契約書の管理方法

契約書の管理は、企業の法的安全性と業務効率を確保する上で極めて重要です。適切な管理方法を導入することで、契約内容の追跡、更新、遵守が容易になり、リスク管理も向上します。主要な3つの管理方法について詳しく説明します。

契約書管理システムの導入

契約書管理システムの導入は、契約のライフサイクル全体を効率的に管理するためのソリューションです。このシステムは、契約書の作成、承認、実行、更新、終了までを一元管理し、自動リマインダー、電子署名統合、検索機能などを提供します。導入により、契約プロセスの標準化、作業効率の向上、リスク管理の強化が実現します。

また、重要な期日の自動通知や契約内容の迅速な検索・分析が可能になり、経営判断にも貢献します。セキュリティ面でも、アクセス権限の細かい設定や監査証跡の記録により、機密情報の保護が強化されます。適切に導入することで、企業の法務・コンプライアンス体制を強化し、業務効率と透明性を高められます。

クラウドストレージの活用

クラウドストレージは、契約書をオンラインで保存し、どこからでもアクセス可能にする革新的なソリューションです。この方法の最大の特徴は、リモートアクセス、自動バックアップ、柔軟なストレージ容量にあります。クラウドストレージを活用することで、場所を問わずに契約書にアクセスできるようになり、データ損失のリスクも大幅に低減されます。また、必要に応じてストレージ容量を調整できるため、コスト効率の良いソリューションとなります。

ただし、クラウドストレージを利用する際は、セキュリティ対策に十分注意を払う必要があります。データの暗号化や多要素認証の導入、データのプライバシーとコンプライアンスへの対応、信頼性の高いプロバイダーの選択などが重要なポイントとなります。

物理的な保管方法の改善

デジタル化が進んでも、契約書原本の物理的な保管は依然として重要な管理方法です。物理的な保管方法を改善するには、防火・防水機能付きのキャビネットの使用や、温度と湿度が管理された専用の保管室の設置、アクセス制限システムの導入などが効果的です。これらの方法により、契約書を物理的な損傷や紛失から保護し、法的要件を遵守できます。

また、不正アクセスを防止する効果もあります。物理的な保管方法を改善する際は、定期的な整理整頓と棚卸し、文書の劣化防止対策、災害対策としてのオフサイトバックアップの検討なども重要なポイントとなります。これらの対策を適切に実施することで、契約書の長期保存と安全性を確保できます。

これらの方法を適切に組み合わせることで、契約書の安全性、アクセス性、管理効率を大幅に向上できます。企業の規模や業種に応じて、最適な管理方法を選択し、継続的に改善することが重要です。