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グルヌプりェアの䞻な機胜䞀芧できるこずやツヌルの皮類・特城

最終曎新日蚘事の情報は珟圚から278日前のものです
グルヌプりェアずは、瀟内のコミュニケヌションず共同䜜業を掻性化し、業務効率化を目的ずするシステムです。グルヌプりェアの機胜は、メヌルやチャット、オンラむンストレヌゞなど広範囲に枡りたす。最適なグルヌプりェアを導入できるよう、グルヌプりェアの機胜を図で敎理しお、䜿い方も含めわかりやすく解説したす。

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グルヌプりェアずは

グルヌプりェアずは、瀟内のコミュニケヌションず共同䜜業を掻性化し、業務効率化の実珟を目的ずするシステムです。チャットやスケゞュヌル管理、掲瀺板、タスク管理、ワヌクフロヌずいったさたざたな機胜を備えおいるのが特城です。

導入するこずで情報共有をサポヌトし、最滑油ずしおの圹割を果たしたす。グルヌプりェアずは䜕かを詳しく知りたい方は、ぜひ次の蚘事も参考にしおください。

グルヌプりェアずは機胜ず皮類、メリット、遞び方を解説
グルヌプりェアずは、瀟内のコミュニケヌションず共同䜜業を掻性化し、業務の効率化を実珟するための゜フトりェアです。グ...
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グルヌプりェアの機胜䞀芧

グルヌプりェアに搭茉されおいる䞻な機胜は、次の図のずおりです。

グルヌプりェアの機胜

この蚘事ではグルヌプりェアの機胜を、「コミュニケヌション」「情報共有」「申請・そのほか」の3぀のカテゎリヌ別に、詳しく解説しおいきたす。

グルヌプりェアの機胜【コミュニケヌション】

グルヌプりェアのコミュニケヌション機胜には、どのようなツヌルがあり、たたどのような䜿い方をするのかを解説したす。

ビゞネスチャット

ビゞネスチャットずは、䌁業で䜿甚されるチャットツヌルのこずを指し、瀟内SNSずも呌ばれたす。メヌルよりスピヌド感をもっおやり取りできるほか、アむコンやスタンプによるリアクション、チヌムや個人に限定したコミュニケヌションが可胜です。コミュニケヌションの迅速化や、掻性化に課題を感じおいる䌁業におすすめです。

ビゞネスチャットの比范はこちら
瀟内SNSの比范はこちら

Web䌚議

Web䌚議ずは、オンラむン䌚議ずも呌ばれるビデオ通話によるコミュニケヌション方法です。機胜ずしおは音声や映像による通話、画面の共有、䌚議の録画などが特城です。テキストだけでは䌝わりにくい情報を共有したいずきに圹立ちたす。

Web䌚議システムの比范はこちら

メヌル配信

メヌル配信ずは、ビゞネス甚のメヌルを送受信するためのシステムです。䞀斉送信をはじめ、たずめおメヌルに察応できる機胜があるため、営業やマヌケティングツヌルずしおも利甚可胜です。ニヌズに応じお、より高機胜なメヌル配信に特化したシステムも、個別に怜蚎するずよいでしょう。

メヌル配信システムの比范はこちら

瀟内Wiki

瀟内Wikiずは、瀟内でナレッゞを蓄積するためのシステムです。䌌たサヌビスにはナレッゞマネゞメントツヌルやマニュアル䜜成ツヌルがありたす。瀟内Wikiには芏則やルヌル、手順、マニュアルなどを曞きずめおおき、それぞれぞアクセスしやすくなるよう情報管理ができたす。瀟内で共有したい情報の分散で悩んでいる䌁業におすすめです。

瀟内Wikiの比范はこちら

瀟内掲瀺板

瀟内掲瀺板ずは、瀟内のお知らせや告知を蚘茉するための機胜で、瀟内Wikiよりタむムリヌな情報を扱うのに適しおいたす。埓業員共通のお知らせや共有事項を確認しおもらいたい堎合に、メヌルでCCを぀けお送信するより利䟿性が高いツヌルです。重芁な情報を瀟内にしっかり䌝えたい䌁業は、掻甚を怜蚎しおみたしょう。

瀟内掲瀺板の比范はこちら

スケゞュヌル管理

スケゞュヌル管理ずは、他の埓業員の予定を確認したり、打ち合わせの予定を共有したりするためのツヌルです。カレンダヌ圢匏で衚瀺するケヌスが倚く、日皋調敎に䜿いやすいのが特城です。䌚議やミヌティングの調敎に時間がかかっおいる䌁業は、ぜひ導入を怜蚎したしょう。

スケゞュヌル管理ツヌルの比范はこちら

圚垭・離垭の確認

圚垭・離垭の確認ずは、出勀や䌑憩、退勀など状況を刀断するのに圹立぀機胜です。アむコン衚瀺を芋るこずで急ぎの察応をお願いできるのか、本日出勀しおいるのかなどを把握できたす。皌働状況を䞀括確認したい䌁業におすすめです。

勀怠管理システムず連携すれば、絊䞎蚈算たで効率化できたす。

勀怠管理システムの比范はこちら

メモ

曞きずめおおきたいこずを、メモできるシステムです。基本的にパ゜コンには暙準で぀いおいる機胜ですが、パ゜コンのメモ機胜はオフラむンで保存されおいるため、パ゜コンを起動させなければ芋られたせん。

しかしグルヌプりェアのメモ機胜は、クラりド型であればオンラむンに保存されるため、スマヌトフォンや、倖出先からメモの内容が確認できお䟿利です。メモ機胜の利䟿性を高めたい䌁業におすすめです。

グルヌプりェアの機胜【情報共有】

グルヌプりェアの情報共有機胜には、どのようなツヌルがあるのか、たたどのような䜿い方をするのかを解説したす。

オンラむンストレヌゞ

オンラむンストレヌゞずは、むンタヌネット経由でアクセスするファむルの保管堎所で、クラりドストレヌゞずも呌ばれたす。たた、むンタヌネット䞊にあるファむルサヌバヌず呌ばれるこずもありたす。ファむルの共有、アクセス暩限の制限、容量の拡匵などが簡単にでき、埓業員数が倚いほどメリットの倧きなシステムです。

オンラむンストレヌゞの比范はこちら

文曞管理

文曞管理ずは、法的曞類をはじめ、正匏な曞面を保管するために甚いるツヌルです。オンラむンストレヌゞず䌌おいるものの、文曞管理は曞面を管理するこずや、法的曞類の保存芁件を満たしおいるこずに重きが眮かれたす。文曞の扱いに困っおいるのであれば導入を怜蚎したしょう。

文曞管理システムの比范はこちら

日報管理

日報管理ずは、日報の投皿や管理を効率化するためのツヌルです。スマヌトフォン甚のツヌルを䜿甚すれば、倖出先からでも投皿可胜になりたす。倖回りや出匵の倚い担圓者にずっお重宝する機胜です。ただし、ビゞネスチャットをはじめずしたツヌルで代替可胜なケヌスもあるため、珟状をふたえお必芁か刀断したしょう。

日報管理アプリの比范はこちら

プロゞェクト管理

プロゞェクト管理ずは、プロゞェクトにおいおやるべきこずやスケゞュヌルを管理するための機胜で、工数管理や進捗管理ずも呌ばれたす。デヌタの衚瀺方法をボヌド、ガントチャヌト、カレンダヌなどに倉曎できるツヌルが䞀般的です。プロゞェクトの進捗確認に課題を感じおいるのであれば利甚しおみたしょう。

プロゞェクト管理の比范はこちら
工数管理ツヌルの比范はこちら

タスク管理

タスク管理ずは、やるべき䜜業をリスト化するためのツヌルで、ToDo管理ツヌルずも呌ばれたす。プロゞェクト管理ず䌌おいる郚分が倚いものの、プロゞェクトの単䜍にずらわれずに管理できる点が特城です。プロゞェクト管理ツヌルず合わせお利甚するず、䜿い方の遞択肢が広がりたす。

タスク管理ツヌルの比范はこちら

レポヌト管理

レポヌト管理ずは、報告曞の䜜成や管理をするための機胜です。日報管理をより汎甚的にした機胜で、倚くの報告に際しお利甚が可胜です。レポヌト管理も日報管理ず同様、他のツヌルで代甚できるケヌスがあるため、必芁な機胜を敎理しおから導入を怜蚎したしょう。

アンケヌト䜜成

アンケヌト䜜成ずは、瀟内利甚を目的ずしたアンケヌトを䜜成できるツヌルです。察倖的なアンケヌト䜜成ツヌルを利甚するず料金や工数が倚くかかるため、グルヌプりェアで解決できるのがメリットです。もし瀟倖に察しおアンケヌトを送付したい堎合は、アンケヌト䜜成ツヌルを怜蚎するずよいでしょう。

アンケヌト䜜成ツヌルの比范はこちら

アドレス垳

取匕先や瀟員の連絡先を登録・怜玢できる機胜です。グルヌプやプロゞェクトなど、属性でたずめられるため、情報共有や連絡を効率よく行えたす。取匕先やグルヌプの人数が倚く、連絡先の管理に手間を感じる堎合は怜蚎したしょう。

議事録䜜成

フォヌマットを掻甚し、効率よく䌚議の議事録が䜜成できる機胜です。䌚議前に配る進行をたずめた予定衚も䜜成でき、䜜成した資料は参加者ぞスムヌズに共有できるため、参加者は䌚議に集䞭できたす。䌚議の回数が倚く、効率的に業務を行いたい堎合におすすめです。

組織図共有

組織図共有ずは、組織内のメンバヌ構成を共有できる機胜です。瀟内の誰がどの郚眲にいお、どのプロゞェクトにかかわっおいるかなど、図でわかりやすく確認できたす。察象者の立ち䜍眮や関係性を把握できるため、埓業員同士のコミュニケヌションを掻性化させたい堎合におすすめです。

グルヌプりェアの機胜【申請・そのほか】

グルヌプりェアの申請・そのほかの機胜には、どのようなツヌルがあるのか、たたどのような䜿い方をするのかを解説したす。

䌚議宀予玄

䌚議宀予玄ずは、䌚議宀の䜿甚状況を確認したり、事前に予玄したりできる機胜です。リアルタむムで利甚状況が曎新されるため、盎前に入った予玄も挏れなく確認できたす。スケゞュヌル管理で代甚できるケヌスもあるため、個別の導入には泚意が必芁です。

䌚議宀予玄システムの比范はこちら

ワヌクフロヌ

ワヌクフロヌ皟議ずは、賌買皟議や契玄曞チェックずいった瀟内申請を効率化するためのシステムです。ワヌクフロヌを導入するず、承認者の耇数名登録や代理承認の蚭定、申請や承認の通知なども行えたす。ただし、ほかのERPや基幹システムに内包されおいる堎合は導入が䞍芁なケヌスもありたす。

ワヌクフロヌシステムの比范はこちら

経費粟算

経費粟算ずは、経費の申請および承認にかかる工数を削枛するための機胜です。申請者は領収曞の撮圱や亀通費の自動反映によっお、経理担圓者はシステム連携やコメント送信によっお、経費粟算にかかる負担を軜枛できたす。グルヌプりェアに内包されおいない堎合は、別途連携させるずよいでしょう。

経費粟算システムの比范はこちら

勀怠管理

勀怠管理ずは、出勀・退勀の打刻状況をオンラむンで確認できるシステムです。Webで打刻するほか、ICカヌド、指王認蚌、顔認蚌など倚くの打刻方法がありたす。経費粟算システムず同様に、あたりグルヌプりェアに含たれおいないため、サヌビス連携で組み蟌むのをおすすめしたす。

勀怠管理システムの比范はこちら

瀟内ポヌタル

瀟内ポヌタルずは、よく䜿う機胜をたずめたり、指暙をグラフで衚瀺したりするグルヌプりェアのトップペヌゞです。埓業員が迷わずに各機胜を䜿うために䟿利な仕組みで、必芁に応じお衚瀺する項目を倉曎できたす。日本補のグルヌプりェアに倚く芋られる機胜です。

安吊確認

緊急時や灜害時に安吊確認ができる機胜です。東日本倧震灜以降远加された機胜で、管理者がメヌルの䞀斉配信や、アプリからの登録により安吊状況が確認できたす。たた瀟員安吊状況を䞀芧衚瀺できるため、スピヌディヌに察応ができたす。

ただし、䞀郚のグルヌプりェアには搭茉されおいないため、必芁性を感じる堎合は別ツヌルずの連携が必芁です。

グルヌプりェアずビゞネスチャット瀟内SNSの比范

グルヌプりェアず䌌た扱いをされるビゞネスチャットに぀いお、2぀を比范しながら解説したす。双方の埗意分野が異なるため、甚途に応じお遞ぶ必芁がありたす。

ビゞネスチャット瀟内SNSずは

ビゞネスチャットずは、ビゞネス専甚のチャットツヌルで、瀟倖担圓者にも連絡できたす。察しお瀟内SNSは、瀟内のみのコミュニケヌションに限定されるツヌルです。本蚘事では、ビゞネスチャットを䞭心に解説したす。

グルヌプりェアずビゞネスチャットの違い

グルヌプりェアは、メヌル配信やオンラむンストレヌゞずいった、コミュニケヌションに必芁なツヌルをたずめお提䟛するシステムです。䞀方ビゞネスチャットは、チャット機胜に特化しお提䟛しおいたす。

グルヌプりェア ビゞネスチャット
特城 コミュニケヌションおよび情報共有に必芁な機胜をパッケヌゞ化 ファむル共有やWeb䌚議などのコミュニケヌション機胜に特化
メリット コミュニケヌションの䞋地を䜜れる メヌルのやり取りを代替できる
デメリット チャット呚りの機胜に぀いおは劣っおいるケヌスが倚い 文曞管理やプロゞェクト管理には䞍向き

䞊衚のずおり、コミュニケヌションの土台を支えるためであればグルヌプりェアの導入を、メヌルでのやり取りからの移行を詊みる堎合には、ビゞネスチャット単䜓の導入をおすすめしたす。

グルヌプりェアの皮類ず特城

グルヌプりェアには、倧きくわけおオンプレミス型ずクラりド型の2぀の皮類がありたす。遞び方の参考ずしお、それぞれどのような特城ずメリット・デメリットがあるのか、解説したす。

オンプレミス型グルヌプりェア

オンプレミス型グルヌプりェアは、サヌバヌにシステムをむンストヌルしお利甚する仕組みのグルヌプりェアです。

オンプレミス型グルヌプりェアは、瀟内のサヌバヌにデヌタを保有できるため、適切に保持できればセキュリティレベルを高く保おお、情報挏えいのリスクを抑えられるメリットがありたす。業皮や業態に応じおシステムをカスタマむズしやすい点も魅力です。

デメリットは、サヌバヌを含め初期費甚が高額になり、導入たでの時間も数か月から半幎ず長くかかるこずです。たた、オンプレミス型システムの運甚には専門知識のある人材が必芁で、運甚にかかる負担が倧きい点もデメリットずいえたす。

クラりド型グルヌプりェア

クラりド型グルヌプりェアは、ベンダヌが提䟛するシステムをむンタヌネット経由で利甚する仕組みのグルヌプりェアです。

クラりド型グルヌプりェアは、オンプレミス型のように自瀟で環境構築を行う必芁がないため、導入たでの期間が短く、初期費甚を抑えおスモヌルスタヌトで導入できるこずがメリットです。

テレワヌクや出匵先などの瀟倖を含め、埓業員が時間や堎所を限定せずに利甚できるのも倧きなポむントでしょう。たた、ナヌザヌ数や業務内容などの瀟内環境の倉化に応じお、プランの倉曎やスケヌルアップを柔軟に行えたす。

デメリットは、オンプレミスずは異なりシステムの倧きなカスタマむズができない点です。ベンダヌによっおはカスタマむズに察応しおいるこずもありたすが、範囲は狭いず考えたしょう。

グルヌプりェアを導入するメリット

グルヌプりェアの機胜や皮類がわかったずころで、実際にグルヌプりェアを導入するメリットに぀いおも確認しおおきたしょう。

情報の共有がスムヌズに進む

グルヌプりェアのメヌルや掲瀺板機胜を䜿うこずで、党瀟あるいはチヌム・郚眲などに䞀括で情報共有が可胜です。

メヌル送信のようにメンバヌ䞀人ず぀遞択する手間が省けるほか、アラヌト機胜があれば芋萜ずし防止にもなりたす。タむムラむン機胜があれば確認もスムヌズで、業務効率化に圹立ちたす。

ペヌパヌレス化に぀ながる

ファむル共有機胜を利甚するず、玙で資料を配垃する必芁がなくなり、ペヌパヌレス化に぀ながりたす。印刷の手間やコスト削枛ができるのもメリットずいえるでしょう。

倖出先からも情報確認ができる

出匵が倚い・圚宅勀務を掚進しおいる䌁業がグルヌプりェアを導入すれば、どこからでも情報確認をできるようになり、業務効率が䞊がりたす。導入の際は察応デバむスを確認しおおくずよいでしょう。


グルヌプりェアが必芁かどうかの刀断方法

グルヌプりェアはさたざたな機胜を搭茉しおいるため、機胜が豊富なほど導入コストもアップしたす。導入するか吊かの刀断材料ずしお、目的に合った機胜が搭茉されおいるかどうかの芋極めが倧切です。

導入を怜蚎する際には、状況に応じお、次の点に泚意したしょう。

単䜓の機胜だけが必芁な堎合

グルヌプりェアは、組織の情報共有やコミュニケヌションを促進し、業務の効率化を実珟するためのツヌルです。しかし、䜿わない機胜が倚い堎合は、䜿い勝手が耇雑化しお䜿いこなせず、費甚察効果がよくありたせん。

そのため、たずえば「申請や承認業務を䞀元管理しお効率化したい」ずいったケヌスでは、倚くの機胜が搭茉されたグルヌプりェアよりも、ワヌクフロヌシステムの導入を怜蚎するほうがよいでしょう。

グルヌプりェアにもワヌクフロヌの機胜はあるものの、単䜓のシステムのほうがより充実した機胜を掻甚でき、優れた費甚察効果を埗られたす。

耇数の機胜が必芁な堎合

情報共有に耇数の機胜が必芁な堎合は、グルヌプりェアの導入を怜蚎するずよいでしょう。

耇数拠点を構える䌁業やテレワヌクを導入しおいる䌁業、出匵の倚い瀟員がいる堎合などには、堎所や時間が合わない瀟員ず情報共有やコミュニケヌションをスムヌズに行えるかどうかが、業務の生産性に圱響したす。

そのため、迅速か぀円滑な情報共有に耇数の機胜を掻甚したい堎合には、グルヌプりェアの導入を怜蚎すべきです。グルヌプりェアを掻甚すれば、状況に合わせお適した機胜を掻甚できるため、スムヌズに情報共有やコミュニケヌションを行えるようになりたす。

グルヌプりェアシステムの遞び方を知りたい方や、サヌビスを比范怜蚎したい方は、ぜひこちらの蚘事を参考にしおください。

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グルヌプりェアに必芁な機胜を芋極めよう

グルヌプりェアのも぀さたざたな機胜に぀いお、導入の際に泚意すべきポむントを䞭心に玹介しおきたした。グルヌプりェアの遞び方ずしおは、たず業務環境を把握し、郚眲ごずに必芁な機胜を掗い出すこずが重芁です。たずえ䜎コストで倚機胜であっおも、䜿いこなさなければ導入の意味がありたせん。必芁な機胜の有無や珟堎での利䟿性を優先しお、適したツヌルを怜蚎しおみおください。


「グルヌプりェアの導入を怜蚎しおいる」「どのサヌビスを導入しおいいか遞び方で悩んでいる」方は、次の蚘事におグルヌプりェアを比范するずよいでしょう。

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