情報共有のメリットとは | 質向上・促進へ向けて準備しておきたい3つのポイント

情報共有とは、個人が持つ情報やノウハウを蓄積・共有し、活用することです。ビジネスにおいては、個人やチームの生産性を高めるうえで、情報共有は重要な意味を持ちます。また業務が円滑に進むだけではなく、各部門のメンバー同士や従業員同士の信頼関係を築けるでしょう。

最近ではチャットツールを使った情報共有が広がりを見せており、情報共有にかかる時間が格段に短縮されています。

情報共有によって得られるメリットを解説し、情報共有する際に必要な準備やおすすめの情報共有ツールを紹介します。

情報共有とは？

情報共有とは、従業員がもっている情報をチームや部署、社内全体で共有することです。共有する情報として次のものがあげられます。

• 業務に関する技術やノウハウ
• 競合他社の動向や商材
• 法律や税制の改正
• 自社にかかわる世界情勢

情報共有によって、「自分は知っているが、他の人は知らない」といった情報の属人化を防げます。組織全体の業務レベルを高めたり、社内コミュニケーションを円滑にしたりする意味で、情報共有は大切です。

情報共有の必要性

企業に情報共有が必要とされる理由として次のものがあげられます。

• 業務内容や進捗を見える化させるため
• ノウハウや知識を活用するため
• 業務の停滞を防ぐため

「誰が何をやっているのか」「プロジェクトがどこまで進んでいるのか」など業務を可視化し、生産性を高めるためにも情報共有が必要です。社内の従業員に対してノウハウや知識が公開されれば、組織全体の底上げにもつながるでしょう。

また、情報が属人化していると、「担当者がいないから対応できない」といった業務の停滞が起こり得ます。そうした停滞を防ぐためにも情報共有が必要です。

情報共有のメリット

情報共有をするメリットとして次のものがあげられます。

1. 業務効率や社内コミュニケーションが促進される

情報共有は、業務効率や社内コミュニケーションに強く影響します。きちんと情報共有が行われていないと、次のような問題が発生するでしょう。

• 現在、誰が何の業務をしているのか見えない
• 電話やメールによる業務連絡のみなので会話にきっかけが少ない

情報共有によって、誰が何の業務を行っているのか、伝達済みのノウハウと未伝達のノウハウ、などが可視化されます。メンバーが進捗やノウハウの伝達有無を把握できていれば、コミュニケーションロスも削減され、業務効率も上がるでしょう。

情報共有ツールを導入すれば、「チャット」をきっかけに従業員同士の会話のきっかけが生まれ、社内コミュニケーションの促進にもつながります。

2. ナレッジが底上げされる

情報共有が習慣化されることで、社内のナレッジ（知識）が底上げされます。たとえば、業務のノウハウを「自分は知っているが同僚は知らなかった」といったケースは少なくありません。ナレッジの例として次のものがあげられます。

• 営業マンのトークスキル・スクリプトのコツ
• 成約率が高まりやすい資料作成ノウハウ
• 経理におけるミス防止のためのマクロの作り方

情報共有がされていない、すなわち業務ノウハウが属人的になりやすいです。誰かが持っている有益なノウハウを全体に共有することで、組織全体の生産性アップにつながります。情報共有によってメンバー全員にノウハウを届け、円滑に業務を進めましょう。

3. 意思決定やトラブル対応のスピードが上がる

ビジネスにおいて意思決定のスピード感は重要です。とくにベンチャーや中小企業では判断速度は大切で、ずばやく決断し、次から次へと出てくるタスクを捌くことで、売上につながっていきます。

意思決定の速さはトラブル対応にも結びつきます。情報共有を行っておけば、前提情報をおさらいする必要がないため、万が一のトラブルが起きても迅速な対応が可能です。

4. 組織内の信頼関係が安定しやすい

組織内の信頼関係を安定させるためにも、情報共有は重要です。情報共有が行われていないと、「誰が何をしているのか」「どこまでプロジェクトが進んでいるのか」などが見えません。そのため、「自分だけが頑張っている」と思ってしまう従業員が出てくるでしょう。結果、社内コミュニケーションに齟齬が生まれ、信頼関係が崩れてしまいます。

きちんと情報共有を行っていれば、業務をきっかけとする人間関係トラブルの火種がなくなり、組織内の信頼関係が安定しやすいでしょう。

情報共有のデメリット

情報共有にはメリットがある反面、デメリットも存在します。とくに次の3つには注意が必要です。

1. ルールが明確でないと逆効果になる

情報共有を行う際は必ずルールを設けましょう。ルールが明確でないと情報の取捨選択ができず、不要な情報にあふれてしまいます。その結果、かえって業務が非効率になったり、コミュニケーションの齟齬が生まれたりします。それらを防ぐためにも、次のポイントを意識しましょう。

• いつ情報を共有するのか（タイミング）
• どこで情報を共有するのか（場所やチャットツールなど）
• 何の情報を共有するのか（内容）

情報共有においては「いつ」「どこで」「何を」を明確にし、社内コミュニケーションに損失が生まれないようにしましょう。

2. 対面でのコミュニケーションが希薄になりやすい

たとえばビジネスチャットツールを導入すれば、非対面での情報共有が日常になります。対面での会議を行わなくなったり、オフィスに出勤しなくても仕事ができたりと、必然的にメンバーに会う機会が減ってしまうでしょう。

情報共有をツールに依存すると、対面でのコミュニケーションが希薄になり、組織全体の士気も下がりかねません。オンライン・オフラインの区別を明確にし、直接のコミュニケーション機会を確保することが大切です。

3. 従業員のモチベーションが下がる可能性がある

情報共有によって業務状況が可視化されますが、それを良く思わない従業員も出てくるでしょう。たとえば次のようなケースです。

• ノルマの達成率が良くないので、他のメンバーに売上を見られたくない
• 自分の努力で手に入れた業績やノウハウを他のメンバーに教えたくない
• オンラインでのやりとりでは伝わらず、結局対面で説明しなければならない

上記のように情報共有に対して良く思わない従業員は一定数います。だからといって、これらの従業員の考えを無視して情報共有を強行すれば、彼らのモチベーションは下がってしまうでしょう。

そのため、情報共有を行うことで当人やチーム、企業にとってどのようなメリットがあるのか伝えたり、評価制度を見直したりする必要があります。伝え方や仕組み作りを工夫することで、良く思わない従業員からの協力を促しましょう。

情報共有ツールおすすめ6選

それでは、情報共有の質を向上させる情報共有ツールを紹介します。料金も記載しているので、検討時の判断材料にしてみてください。

注目のビジネスチャット、サービス資料まとめ

※記載料金は有料プラン（年間契約を含む）を参照しています

• PCやスマートフォンなどデバイスを問わず利用できる
• 30人規模のスモールスタートから全社導入まで対応
• 暗号化や国内データセンター利用などセキュリティも万全

TAGS（タッグス）は、法人に特化した高セキュリティかつ高可用性のビジネスチャットです。PCやスマートフォンなどさまざまなデバイスに対応しているうえ、社内外のどこにいても利用できます。

個別やグループチャット、画像、動画の各種ファイル添付など、必要最小限の機能に絞ることで、価格を抑えながら高い利便性実現しています。30人規模のスモールスタートから全社導入までさまざまな規模に対応可能です。

データベースや通信のほか、デバイスのキャッシュなどにも暗号化処理を行っています。企業ごとに専用のサービスサーバーを構築し、サービスをまたぐ情報漏えいを防ぎます。国内データセンターにデータを保管しているためセキュリティ面も安心できるでしょう。

• トークや掲示板、日報など情報共有を円滑にする機能が充実
• 掲示板では2,000字までの投稿ができ「いいね！」やコメントも可能
• 災害や緊急事態が起きた場合の安否確認もできる

WowTalk（ワウトーク）は、シンプルな操作性が特徴の国産ビジネスチャットツールです。トーク（チャット）や掲示板、タスク、日報、ビデオ通話など情報共有・コミュニケーション活性化を実現できる機能が揃っています。

たとえば「掲示板」では、共有したい議題について2,000文字までの投稿ができ、従業員はリアルタイムに確認できます。投稿に対しては「いいね！」やコメントによるリアクション、掲示板を使っての社内アンケートも可能です。「トーク」では既読や未読の判別ができるほか14言語の翻訳に対応しています。

災害や緊急事態が起きた場合の安否確認もスムーズです。管理者から一方的にメッセージの送信・集計がされ、「安全」「安全でない」といった従業員の現状を自動で振り分けてくれます。

• 41万社以上の導入実績があるビジネスチャットツール
• テキストやファイル共有、タスク、重要事項の共有を1つのスレッドで行える
• 過去メッセージの検索性も高い

Chatwork（チャットワーク）は、41万社以上の導入実績があるビジネスチャットツールです。テキストやファイル共有をすべて1つのスレッドで行えるため、チャットツールが初めてでも簡単に利用できるでしょう。

グループチャットでは、発信者やメンションによって「誰が誰に対して、何を発信しているのか」が一目で把握できます。投稿内容やタスク、重要事項などもメンバー全員に共有可能です。

過去のメッセージも、「〇〇（キーワード）+検索ボタン」のクリックで容易に検索でき、すぐに当該メッセージにアクセスできます。送信したメッセージは削除や編集できるため、誤送信によるトラブルも回避できるでしょう。

Chatworkの使い方はこちら

• 従業員エンゲージメント向上を目的としたチャットツール
• スタンプやサンクス機能も利用できる
• チームの状態や士気を高められる機能も搭載

Talknote（トークノート）は、従業員のエンゲージメント向上を目的としたビジネスチャットツールです。業務効率化から社内コミュニケーション活性化、HRまでさまざまか目的に応じて活用できます。

情報の種類に応じて共有できる「ノート」を使って、フィード（時系列）によるリアルタイムでの情報共有が可能です。従業員の基本情報や経歴を確認できる「プロフィール機能」や、テキストでは伝わりにくい感情を表現できる「スタンプ」も利用できます。他のメンバーに感謝を伝えられる「サンクス機能」も搭載。情報共有の円滑化はもちろん、気軽にコミュニケーションを取るための機能が充実しています。

ほかにも、ツールへのアクセス時間を調べて心身の健康状態をはかる「オーバーワーク機能」や、チームへの関心や積極性がわかる「アクショリズム解析機能」も。チームの状態や士気を高めるために活用したいツールといえます。

• GPSやビーコンによる位置情報で情報共有を促進するツール
• 居場所だけでなく営業ルートや安否確認にも汎用できる
• シンプルな操作性と金融機関レベルの高いセキュリティを実現

Linkitは、ヒトやモノの位置情報を共有・管理・登録できるビジネスチャットツールです。GPSやビーコンを活用し、従業員や社用車などの位置を特定します。

「誰がどこにいるのか」「どこにあるのか」を即座に把握できるため、業務効率が上がり、万が一のトラブル対応もスムーズになるでしょう。屋内外どこにいても位置情報を容易に共有できるため、従業員の居場所だけでなく、営業における訪問ルートの共有、災害時の安否確認なども可能です。

面倒な管理や難しい設定不要なシンプルで使いやすいです。従業員の名前とメールアドレスを登録するだけで登録できるうえ、操作性がシンプルなので、ITに詳しい担当者が不在でも運用できます。金融機関レベルのセキュリティを搭載している国産ツールなので信頼性も高く、導入実績は5,000社以上にのぼります。

• ブラウザからiPhone、Androidアプリまで利用できる
• やりとりは「チャンネル」に集約されカテゴリー別に作成できる
• 外部ツールとの連携によってSlackに通知を一元化できる

Slackは、生産性向上を目的に開発されたコミュニケーションツールです。ブラウザはもちろん、iPhoneとAndroidアプリでの利用できます。タイムライン形式で表示されるチャット機能をはじめ、ファイル管理、検索、ビデオ通話まで情報共有に役立つ機能が充実しています。

やりとりは「チャンネル」に集約され、進行中のプロジェクトやチーム、トピックなどカテゴリー別に専用のチャンネルを開設可能です。それぞれのチャンネルで適した情報を共有できるためコミュニケーションロスが削減され、企業の生産性向上につながります。

外部ツールとの連携機能も充実しており、GoogleカレンダーやGoogleドライブ、Trello（タスク管理）、Zapier（ワークフロー自動化）などさまざまです。連携させておくことで通知をSlackに一元化できます。

Slackの使い方と連携サービスについてはこちらの記事で紹介しています。

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上記で紹介したSlackとChatworkの2サービスは、こちらの記事で比較しています。

次の記事では、情報共有ツールの機能や役割ごとにツールを特徴・紹介しているのであわせてご覧ください。

情報共有ツールで期待できる3つの効果

情報共有ツールの導入で期待できる3つの効果を解説します。

1. 社内コミュニケーションが円滑になる

情報共有を積極的に行うことで、チーム内のコミュニケーションが円滑に進むようになります。従来コミュニケーションツールとして一般的だったEメールは、CCを設定すれば複数人へメールを送信できたものの、意見をとりまとめるのに時間が必要でした。

情報共有ツールを使えば、いわゆるチャット機能によりチーム内のコミュニケーションが図れるので、メンバーが複数人いても、非対面で意見を取り交わせます。迅速なコミュニケーションが行えることで業務効率化につながります。

2. 情報管理のストレスが軽減される

Eメールでのコミュニケーションでは、コンテンツごとにファイルを作成しメールの保存先を振り分ける情報整理が一般的ですが、この作業に煩わしさを感じている人は多いです。

情報共有ツールではコンテンツごとにグループ設定を行えるため、面倒な振り分け作業のストレスが一気に解消されます。チャットでは情報が自然と時系列に整理されるので、情報の整理や閲覧が楽になります。

3. 遠隔でもスムーズにやりとりできる

多くの情報共有ツールでは、パソコンのみならずタブレットやスマートフォンでも利用できるアプリがリリースされています。そのため、社内のみにとどまっていたコミュニケーションが、社外からでもサクサク行えるようになりました。

営業先や出張先、海外など場所にかかわらずインターネットが接続できる場所であれば、どこにいても円滑なコミュニケーションが可能です。

情報共有ツール導入のポイント

情報共有の効果を得るために準備しておきたい、3つのステップを解説します。従業員に対して情報共有を強制するのでなく、社内に考え方が浸透するように働きかけることが重要です。

1. 情報共有の目的を明確にする

ひと口に情報共有といっても、自社の課題に合った解決方法を選択することが重要です。

「ファイルの共有や保存ができていない」
「単純にコミュニケーションの量が少ない」
「ノウハウの蓄積ができていない」

など、企業ごとに情報共有が課題になった背景はさまざまです。より情報共有の質の向上を目指すなら、課題を深掘りしておきましょう。

2. ツール導入の検討とユーザー数を把握する

情報共有の課題を解決するならば、ビジネスチャットやオンラインストレージといったツールの導入が必要かどうかを判断しましょう。

ただ単に導入しただけでは何も変わりませんが、導入後のアフターフォローや使い方のレクチャーをすることで、情報共有の活性化につながるでしょう。

ツールにもよりますが、情報共有ツールはユーザー数に比例し利用料金も異なるケースが多いです。導入するのであれば、全体の費用感を掴むためにも社内で利用するユーザー数をできる限り詳細に確認しておきましょう。

3. 無料版を使ってみる

ツールを導入するにあたって、実際に使ってみないことには自社に合っているかわからないことが多いです。

情報共有ツールは多くの場合、少人数で利用できる無料プランが用意されているか、もしくは無料トライアルができるので、まずは各部門の責任者がお試しで利用して検討してみましょう。

情報共有の活性化で生産性の向上を

情報共有のメリットは、「円滑なコミュニケーションの実現」「情報整理の簡略化」「社外でのやり取りも楽々」の3つです。

円滑なコミュニケーションにより普段の業務で情報共有が生まれやすくなり、情報整理やリアルタイムなやり取りが実現することで生産性向上につながるでしょう。

本記事で紹介した情報共有ツールを活用し、情報共有の活性化を目指してみてください。

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