自治体向け電子契約システムおすすめ比較！解決できる課題
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自治体で活用できる電子契約システムの機能
電子契約システムには、契約書の作成やフォーマット化といった機能や契約書締結に関する機能、作成した契約書を安全に保管する機能が実装されています。さらに、契約のプロセスを効率化し、確認や承認をシステム上で完結できるサービスが多いのも特徴です。
自治体では、いまだ紙の契約書を使用しているところも多く、書類の作成や管理に時間がかかっている組織は少なくありません。電子契約システムを導入すれば、事業者署名型の電子契約やクラウド契約が可能になり、職員の負担を大幅に軽減できます。
電子契約システムの利用は、地方自治法施行規則の改正により近年急速に進んでいる状況です。未導入の自治体は、住民の利便性を高めるためにもできるだけ早く対応できるようにしましょう。電子契約システムの機能をさらに詳しく知りたい場合は、こちらの記事もご確認ください。
電子契約システムを導入している都道府県や自治体
電子契約システムを導入し、活用している都道府県や自治体の例は次のとおりです。多くの都道府県庁で利用されているだけではなく、各市町村でも普及しはじめている状況です。下記以外にも、電子契約を導入してデジタル化を進めている自治体は数多くあります。
| 地域 | 自治体例 |
|---|---|
| 北海道・東北 | 北海道／青森県（外ヶ浜町）／秋田県（横手市）／福島県（会津美里町・郡山市・いわき市） |
| 関東 | 東京都／千葉県／茨城県（つくば市）／栃木県／群馬県（大泉町）／神奈川県（大井町） |
| 北陸 | 新潟県（新潟市・佐渡市・上越市・柏崎市）／石川県（羽咋郡志賀町）／福井県（福井市）／富山県 |
| 中部 | 静岡県／愛知県／長野県（中野市・高森町など）／岐阜県（県庁や多治見市など17の団体） |
| 近畿 | 三重県（紀北町・いなべ市・菰野町など）／滋賀県（守山市・菰野町）／大阪府／京都府（城陽市）／和歌山県（湯浅町・海南市・橋本市）／奈良県（生駒市・奈良市など10以上の団体）／兵庫（姫路市・神戸市） |
| 中国 | 広島県（三原市）／鳥取県（米子市）／島根県（隠岐郡海士町）／山口県／岡山県（津山市・瀬戸内市） |
| 四国 | 愛媛県（北宇和郡松野町・伊方町）／高知県（香南市）／香川県／徳島県（北島町） |
| 九州・沖縄 | 福岡県（粕屋町・鞍手町）／大分県／長崎県（長崎市・東彼杵町）／佐賀県（佐賀市・小城市）／熊本県（多良木町）／宮崎県（都城市）／鹿児島県（中種子町・志布志市など）／沖縄県 |
自治体の電子契約を巡るさまざまな課題
自治体では、電子契約の導入の遅れやDXの推進に関してさまざまな課題を抱えています。紹介した内容を参考にしつつ、普段の業務において解決すべき課題は何か考えてみましょう。
電子契約の導入が遅れている自治体が多い
民間企業ではすでに電子契約が一般的になり始めており、一部の自治体でもすでに導入されています。民間企業との契約も、クラウド上で完結させる自治体が増えている状況です。ただし、一方でさまざまな理由から、電子契約に二の足を踏んでいるところも少なくありません。
GMOインターネットグループの調査によると、約4割の自治体が「電子契約の導入に備えている」と回答しています。しかし、電子契約のメリットは認識しているものの、庁外の契約相手とのやりとりに不安を感じている自治体も多いようです。
また、電子化によるセキュリティへの不安から導入を先延ばしにしている自治体もあります。
※出典：PRTIMES「約4割の自治体が「電子契約の導入に備えている」 全国1788 自治体へのアンケート調査結果・速報版を発表 | GMOインターネットグループのプレスリリース」（2024年8月5日閲覧）
「スマート自治体」の実現が求められている
電子契約の導入が遅れている自治体は珍しくありませんが、一方で総務省は「スマート自治体」の実現を推し進めている最中です。スマート自治体とは、デジタル技術を駆使して充実した行政サービスを提供する自治体のことで、積極的に増やそうと取り組んで今す。
具体的には、行政手続きの紙から電子への移行や行政アプリケーションのサービス利用式への転向などが挙げられます。
各自治体は国からの要請に応える意味でも、積極的にデジタル技術を活用して業務効率化と行政サービスの充実を図らなければいけません。まずは民間企業との契約に備えて電子契約システムの導入が必要です。
マイナンバーを利用した電子サービスの提供も必要に
今後は各自治体において、マイナンバーを利用した電子サービスの提供が一般的になります。
近年、国が積極的に進めているマイナンバーカードの電子証明書が、自治体の契約でも認められるようになりました。そのため、マイナンバーカードを利用した行政サービスの提供を、民間企業や住民側から求められる可能性が高いでしょう。
実際、企業との間にマイナンバーにひも付いた、当事者署名型の契約を締結している自治体もあります。民間企業との電子契約は、すでに当たり前になりつつあるので、問題なく応えられる体制を整えておく必要があります。
自治体の課題を電子契約システムで解決できる理由
自治体では契約まわりの業務に関してさまざまな課題を抱えていますが、電子契約システムの導入でクリアできるものが多くあります。その理由を、電子契約システムの機能や特徴とともに押さえておきましょう。
契約にかかる業務の大幅な効率化が可能に
電子契約システムを導入すれば、紙の契約書を取り回す必要がなくなり、業務効率を大幅に改善できます。
民間企業に比べて、自治体は完全に書類を電子化するのが難しい面はあるでしょう。しかし、契約書をはじめできるだけ多くの書類を電子化することで、業務負担を軽減できます。さらに、契約書の電子化により契約業務のコスト削減も可能になるでしょう。
文書の検索性や閲覧性も向上し、内容の確認・承認もスピーディーになります。作成ミスや確認漏れなど、戻り工数の発生によるロスを最小限にできるのも、電子契約システムの大きなメリットです。
電子契約をきっかけに自治体DXを推進できる
電子契約システムをきっかけとして、自治体DXの推進が可能になります。自治体におけるDXの推進は国が求めるところでもあり、業務生産性の向上にも大きく寄与します。一人ひとりの職員が恩恵を受けられるのみならず、行政サービスを利用する住民の利便性も高まるでしょう。
自治体での電子契約の導入は早急な対応を求められており、自治体DXのきっかけとしてふさわしい分野です。電子契約の利便性が庁内で認められれば、ほかの分野でもデジタル化を推進しやすくなります。
電子契約に基づいた行政サービスの拡充も
電子契約システムは、マイナンバーを利用した行政サービス拡充のきっかけにもなるでしょう。紙による契約の締結に比べて電子契約はセキュリティを担保しやすく、住民にとってより安全かつ利便性の高いサービスを提供する基盤にもなります。
実際、住民が来庁しなくても多くの行政サービスを受けられる自治体が増えてきました。電子化により職員の業務効率も向上し、より多くの時間をサービスの質の向上に充てられるようになります。企業や住民側がより簡単に行政サービスを受けられるようになるので、自治体としての評価も向上するでしょう。
自治体向け電子契約システムの比較
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マネーフォワード クラウド契約 - 株式会社マネーフォワード
マネーフォワード クラウド契約は、組織の規模にかかわらず広く導入できる契約書管理・電子契約サービスです。契約書の作成から申請・承認・締結・保存管理まで、一貫してシステム上で対応できます。
最短数分で契約を締結でき、申請承認履歴とあわせて、紙の契約書と電子契約をまとめて管理できるのも特徴です。さらにベンダーの他製品との連携により、バックオフィス全体の効率化・自動化も可能です。すでにマネーフォワード社の製品を利用している組織は、積極的に導入を検討してみましょう。無料トライアル版も利用できます。
クラウドサインは、電子契約システムの先駆けといえるサービスで、契約にかかる作業を、すべてオンラインで完結できます。契約業務の効率化とコストの削減が可能で、取引先もメールアドレスのみの認証で済むので、契約を締結しやすいのが特徴です。
弁護士がサービス全体を監修しており、電子契約サービスとして初めて、電子署名に該当する旨を法務省に認められています。自治体や金融機関の導入例も多く、シンプルな操作性で使いやすいのが魅力です。Salesforceやkintone・Slackなど、多くの外部サービスと連携できます。
電子印鑑GMOサイン - GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
電子印鑑GMOサインは、業界トップクラスの知名度と導入企業数を誇る電子契約サービスです。GMOグループが提供しており、安全性とコストパフォーマンスの高さが評価されています。
CRMやSFA・チャットツールなど、連携できるサービスが多いのも特徴で、導入時に丁寧なサポートを受けられるのも人気の理由のようです。
多くの業界・業種の企業広く導入されていますが、特に自治体には官公庁・地方自治体向けプランがあるので、そちらを導入するとよいでしょう。
Shachihata Cloud - シヤチハタ株式会社
Shachihata Cloudは、電子契約に加えて、文書の保存やワークフローの改善に役立つクラウドサービスです。使用中の印鑑を忠実に電子化できるのが特徴で、そのまま電子契約の締結に利用できます。
システム上で契約に関する業務を完結できるほか、グループウェア機能により日々の業務のデジタル化やスムーズな情報共有が可能です。
マニュアルレスで誰にでも使いやすく、ベンダーによる導入サポートも充実しています。さまざまな企業に利用されていますが、官公庁への導入例もあり、自治体のテレワークにも問題なく対応できます。
WAN-Sign - 株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ
WAN-Signは、4,000社以上の情報資産を管理している、NXワンビシアーカイブズ社の電子契約サービスです。当事者型署名と立会人型署名に対応しており、紙とデジタルの契約書をまとめて管理できます。外部サービスとの連携により日常業務の自動化も可能です。
強固なセキュリティ体制が強みで、柔軟にワークフローを設計できるので、職員の業務効率化を目指す自治体への導入もおすすめです。スモールスタートしやすい価格体系も魅力で、無料プランからのスケールアップもできます。
契約大臣は、シンプルな画面で簡単に操作できる電子契約システムです。スマートフォンやタブレット端末からも契約が可能で、月額2,000円から利用できる手軽さも魅力です。相手方はシステムへの登録が不要なので、余計な負担をかけずに済みます。
また、料金プランを柔軟に変更できるのが特徴で契約更新が多い時期や繁忙期など、必要に応じてプランを自由に選択できます。契約書のテンプレートも多く文書の作成に手間がかかりません。お試しで使えるフリープランが用意されています。
freeeサインは、契約書を含む文書の作成から契約の締結、作成後の文書管理まで、ワンストップでこなせる電子契約サービスです。文書に関する一連の業務をクラウド上で完結でき、組織の業務効率化と管理コストの削減に寄与します。
さらに、NDAや業務委託契約書のリスクや見落としをAI（人工知能）が確認し、修正案の作成をサポートする機能を有しています。契約書のドラフトの作成を補助する機能もあり、電子契約の締結後を支援するフォルダ管理機能や、文書管理機能なども利用可能です。
電子契約システムで自治体DXを推進
電子契約システムは、契約書の作成から契約の締結・書面の保管に至るまで、契約に関する一連のプロセスに対応しています。紙の契約書が中心の自治体は多くありますが、今後は電子契約をベースとした行政サービスの提供が求められるので、早めに対応できるようにしておきましょう。
導入する電子契約システムを選ぶ際には、必要な機能が網羅されているか確認するのはもちろん、現場で使いやすいサービスにすることが重要です。システムトラブルが発生した際に、すぐにサポートを受けられるかも、必ずチェックしましょう。
なお、自治体では電子契約システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。
