自治体向け電子契約システムおすすめ比較！解決できる課題
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自治体で活用できる電子契約システムの機能
電子契約システムとは、文字どおり、オンライン上で契約を結べるシステムを指します。契約の締結はもちろん、契約書の作成や保管まで行えるシステムも多く、従来の「紙契約」と比べて契約業務のフローを大幅に削減可能です。
電子契約システムを導入すれば、契約業務のフローをオンラインで済ませられるため、従業員の負担も軽減できます。そのため、行政手続きや金融、工事など多くの場面で契約書を必要とする自治体にとって必要なシステムといえるでしょう。
自治体における電子契約システムの利用は、地方自治法施行規則の改正により近年急速に進んでいる状況です。未導入の自治体は、住民の利便性を高めるためにもできるだけ早く対応できるようにしましょう。電子契約システムの機能をさらに詳しく知りたい方は、こちらの記事もご確認ください。
電子契約システムを導入している都道府県や自治体
電子契約システムを導入し、活用している都道府県や自治体の例は次のとおりです。多くの都道府県庁で利用されているだけではなく、各市町村でも普及しはじめている状況です。下記以外にも、電子契約を導入してデジタル化を進めている自治体は数多くあります。
| 地域 | 自治体例 |
|---|---|
| 北海道・東北 | 北海道／青森県（外ヶ浜町）／秋田県（横手市）／福島県（会津美里町・郡山市・いわき市） |
| 関東 | 東京都／千葉県／茨城県（つくば市）／栃木県／群馬県（大泉町）／神奈川県（大井町） |
| 北陸 | 新潟県（新潟市・佐渡市・上越市・柏崎市）／石川県（羽咋郡志賀町）／福井県（福井市）／富山県 |
| 中部 | 静岡県／愛知県／長野県（中野市・高森町など）／岐阜県（県庁や多治見市など17の団体） |
| 近畿 | 三重県（紀北町・いなべ市・菰野町など）／滋賀県（守山市・菰野町）／大阪府／京都府（城陽市）／和歌山県（湯浅町・海南市・橋本市）／奈良県（生駒市・奈良市など10以上の団体）／兵庫（姫路市・神戸市） |
| 中国 | 広島県（三原市）／鳥取県（米子市）／島根県（隠岐郡海士町）／山口県／岡山県（津山市・瀬戸内市） |
| 四国 | 愛媛県（北宇和郡松野町・伊方町）／高知県（香南市）／香川県／徳島県（北島町） |
| 九州・沖縄 | 福岡県（粕屋町・鞍手町）／大分県／長崎県（長崎市・東彼杵町）／佐賀県（佐賀市・小城市）／熊本県（多良木町）／宮崎県（都城市）／鹿児島県（中種子町・志布志市など）／沖縄県 |
自治体の電子契約を巡るさまざまな課題
電子契約システムによって業務効率化が期待できるものの、国の方針やセキュリティなどの課題から、導入に踏み切れない自治体も少なくありません。具体的な課題として次のものがあげられます。
- 電子契約の導入が遅れている自治体が多い
- 「スマート自治体」の実現が求められている
- マイナンバーを利用した電子サービスの提供が求められる
電子契約の導入が遅れている自治体が多い
電子契約は、民間企業においては浸透しつつありますが、自治体では一部しか利用されていません。理由としては次のものが考えられます。
- 古くから紙で管理していたためデジタル化に抵抗がある
- 取引事業者とのやり取りに不安がある
- 電子契約に法的な効力があるのかわからないので不安
- クラウド管理になるためセキュリティに懸念が残る
GMOインターネットグループの調査によると、約4割の自治体が「電子契約の導入に備えている」と回答しています。電子契約のメリットは認識しているものの、さまざまな理由によって、導入に二の足を踏んでいる自治体も多いようです。
※出典：PRTIMES「約4割の自治体が「電子契約の導入に備えている」 全国1788 自治体へのアンケート調査結果・速報版を発表 | GMOインターネットグループのプレスリリース」（2024年11月10日閲覧）
「スマート自治体」の実現が求められている
電子契約の導入に踏み切れない自治体が多い一方で、総務省は「スマート自治体」を推進しています。スマート自治体とは、AIやRPA（業務自動化システム）といった先進技術を取り入れ、効率的なサービスを提供する自治体のことです。
行政の契約手続きを紙からデジタルに移行する「電子契約システム」の導入も、スマート自治体の要件を満たす取り組みのひとつといえます。国からの要請に応えるためにも、契約業務のデジタル化による業務効率化や行政サービスの充実を図りましょう。
マイナンバーを利用した電子サービスの提供が求められる
近年、国が積極的に進めているマイナンバーカードの電子証明書が、自治体の契約でも認められるようになりました。そのため、マイナンバーカードを利用した行政サービスの提供を、民間企業や住民側から求められる場面も増えるでしょう。
実際、マイナンバーカードに搭載された署名用電子証明書を活用した「当事者署名型」の契約を導入している自治体もあります。民間企業との電子契約は、すでに当たり前になりつつあるので、問題なく応えられる体制を整えておく必要があります。
自治体の課題を電子契約システムで解決できる理由
さまざまな理由から電子契約に抵抗のある自治体が多いです。しかし、電子契約システムの導入によって、抱える課題や不安以上のメリットを得られます。自治体の課題を電子契約システムが解決できる理由は次のとおりです。
- 契約業務の大幅な効率化が図れる
- 電子契約をきっかけに自治体DXを推進できる
- 電子契約に基づいた行政サービスの拡充も可能
契約業務の大幅な効率化が図れる
電子契約システムでは、契約の締結はもちろん、書面の作成や保管などをオンライン上で行えます。ワークフローに対応したシステムもあり、契約書の申請や承認といった決裁フローの短縮が可能です。
自治体が電子契約を導入する際は、国策や法律、セキュリティに対して慎重にならなければなりません。民間企業と比べてハードルは高いものの、契約書をはじめ各種書類を電子化できれば、大幅な業務効率化を図れます。
電子化すれば、紙のように都度探す必要がなく、システムから文書を簡単に検索して探し出せます。書類のチェックもしやすいため作成ミスにも早く気づけるでしょう。
電子契約をきっかけに自治体DXを推進できる
テクノロジーの進化や少子高齢化の背景もあり、国全体でDX（デジタルトランスフォーメーション）化が推進されています。実際、契約周りをはじめバックオフィス業務をDX化できれば、従業員の負担が減り、組織としての大幅な生産性アップが可能です。
自治体においては、一人ひとりの職員が恩恵を受けられるのみならず、行政サービスを利用する住民の利便性も高まるでしょう。
実際に国は「スマート自治体」を要請しており、自治体における電子契約の導入は喫緊の重要事項といえます。これを機に電子契約システムを導入すれば、自治体DXのきっかけにもなるでしょう。電子契約の利便性が庁内で認められれば、ほかの分野でもデジタル化を推進しやすくなります。
電子契約に基づいた行政サービスの拡充も可能
マイナンバーを利用した行政サービス拡充のきっかけとしても、電子契約システムは効果的です。紙による契約の締結に比べて電子契約はセキュリティを担保しやすく、住民にとってより安全かつ利便性の高いサービスを提供する基盤にもなります。
実際、住民が来庁しなくても多くの行政サービスを受けられる自治体が増えてきました。電子化により職員の業務効率も向上し、より多くの時間をサービスの質の向上に充てられるようになります。企業や住民側がより簡単に行政サービスを受けられるようになるので、自治体としての評価も向上するでしょう。
自治体向け電子契約システムの比較
続いて、自治体におすすめの電子契約システムを紹介します。
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※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。
マネーフォワード クラウド契約 - 株式会社マネーフォワード
- 契約書の作成から申請、承認、管理など一連のプロセスに対応
- AI-OCR機能によって紙の契約書もデジタルに落とし込める
- 一括送信や一括承認ができるため取引数が多くてもスムーズ
マネーフォワード クラウド契約は、会計や人事労務、請求書など企業のバックオフィス業務を効率化する「マネーフォワード クラウド」シリーズの契約版です。契約書の作成をはじめ、申請、承認、締結、保存、管理までワンストップで行えます。契約書は簡単に作成でき、テンプレートに沿って必要項目を入力するだけです。
AI-OCR機能を使うことで、電子契約だけでなく紙の契約書類もクラウド管理できます。「紙の契約書が多くてデジタルへの移行に踏み切れない」と悩む自治体にもおすすめです。同じ内容の契約書を複数のクライアントに送信できる「一括送信」や、ワンクリックで複数の契約承認ができる「一括承認」の機能も搭載されています。
- 全国235※の自治体が導入している電子契約システム
- 取引先はアカウント不要で契約の送受信はメールアドレスで行われる
- 官公庁や金融機関から信頼されるセキュリティ体制
クラウドサインは、大手企業や自治体でも広く使われている、シンプルな操作が特徴の電子契約システムです。2024年11月時点で235※の自治体が導入しています。同システムでは契約の送信や受信はすべてメールアドレスで行われるため、取引先はアカウントがなくても契約承認できます。送信側も、契約書をアップロードして宛先入力、書類出力、送信するだけなので負担が少ないです。
官公庁や金融機関から信頼されるセキュリティの高さも魅力です。ISO認証の取得をはじめ、2要素認証、暗号化通信、国内2か所のデータセンターへの保管など堅牢なセキュリティ体制を構築しています。
※出典：弁護士ドットコム「電子契約で地方自治体のDXを推進」（2024年11月10日閲覧）
電子印鑑GMOサイン - GMOグローバルサイン・ホールディングス株式会社
- 「官公庁・地方自治体向けプラン」が用意されており129※の自治体が導入
- 行政基準の安全なネットワーク環境でシステムを運用できる
- 専用チームが導入から運用、定着にいたるまでを伴走サポート
電子印鑑GMOサインは、GMOグローバルサイン・ホールディングスが運営する電子契約システムです。官公庁・地方自治体向けプランが用意されており、北海道から鹿児島県まで129※の自治体が導入しています。契約手続きを見える化できるうえ、電子署名法や電子帳簿保存法といった法令にも準拠しているため、強固なコンプライアンスを構築可能です。
また同システムでは、行政基準の安全なネットワーク環境で運用ができる「LGWAN外部電子契約サービス」として登録されています。専用チームによるサポートも提供しており、システムの導入から運用、定着にいたるまでワンストップで支援可能です。例規の作成や業務フローの設定、説明会の開催、操作マニュアルの提供まで多岐にわたります。
※出典：GMOグローバルサイン・ホールディングス「官公庁・地方自治体向けプラン」（2024年11月10日閲覧）
Shachihata Cloud - シヤチハタ株式会社
- 電子印鑑やワークフロー業務に強い電子契約システム
- ヘルプサイトや管理者や活用ウェビナーなど無料のサポートも充実
- 有料オプションを人数無制限で使える無料トライアルを提供
Shachihata Cloud（シャチハタ クラウド）は、電子印鑑やワークフロー業務に強い電子契約システムです。電子印鑑に加えてグループウェアなどが含まれた「コミュニケーション満足セット」や、決裁ルートを柔軟に設定できる「ワークフロー充実セット」といったセットを提供しています。
サポート体制が豊富なのも魅力です。ヘルプサイトや管理者専用の問い合わせフォーム、活用ウェビナーなど充実しています。有料オプションでは、オンライン通話での活用サポートを受けられます。
また同システムは、自治体はもちろん、JAや商工会議所などの導入実績が豊富です。15日間の無料トライアルを提供しており、有料オプションの機能をすべて利用できます。人数無制限かつ即日で利用を始められるため、お試し利用してみたい自治体にはおすすめです。
WAN-Sign - 株式会社ＮＸワンビシアーカイブズ
- 上場企業から金融機関、自治体でも広く利用される電子契約・管理システム
- 4,000社以上※の機密情報管理の実績があり堅牢なセキュリティを構築
- 電子書類と紙書類もプラットフォームにまとめて管理できる
WAN-Sign（ワンサイン）は、株式会社NXワンビシアーカイブズが運営する電子契約・契約管理システムです。上場企業や金融機関をはじめ、鳥取県や北九州市、宮崎市など自治体での導入実績も豊富です。
同社には、これまで4,000社以上※の機密情報を管理してきた実績があります。電子署名法や電子帳簿保存法への法令準拠に加えて、高度なセキュリティでの契約書類の管理を実現します。ISOやISMS、プライバシーマークの取得をはじめ、アクセス権限の柔軟な設定、厳重な監視体制など、情報漏えい対策は万全です。あらゆる契約業務に対応しているうえ、電子書類と紙書類をまとめて管理できます。
※出典：NXワンビシアーカイブズ「【公式】電子契約サービス『WAN-Sign』 | 株式会社NXワンビシアーカイブズ」（2024年11月10日閲覧）
- テンプレートに沿って見たまま操作で契約書を作成できる
- ファイルに「認定タイムスタンプ」や「電子署名（有料）」を付与
- 初期費用なしで月額2,000円台から利用を始められる
契約大臣は、株式会社TaraDoxが運営する、シンプルで簡単操作が特徴の電子契約システムです。あらかじめテンプレートが用意されており、見たままの操作で契約書の作成から送信までを行えます。
同システムでは、いつ契約が交わされたのかの情報が記された「認定タイムスタンプ」を契約書ファイルに付与可能です。さらに、1件あたり220円で、「誰が」契約書を送信したかがわかる「電子署名」も追加できます。送付先は最大5件まで設定できるため、複数者間での契約もスムーズです。システム利用にあたって初期費用はかからず、月額2,000円台とリーズナブルに始められます。
- 契約書の作成や送信、管理、ワークフローまで広く対応
- 弁護士が監修しているため法令対応も安心
- 契約書はメールやURL、SMSなどから送信可能
freeeサインは、会計や人事労務などバックオフィス業務を効率化できる統合型経営プラットフォーム「freee」の電子契約システムです。契約書の作成から署名、送信、管理、ワークフローまで対応しており、システムは弁護士が監修しています。
操作もシンプルで、WordやPDF形式のテンプレートの項目に従って入力するだけで契約書を作成可能です。テキストの幅も自動調整されるため、慣れていなくても整った契約書に仕上がります。契約書はメールやURL、SMSなどから送信可能です。
SMBCクラウドサイン - ＳＭＢＣクラウドサイン株式会社
- スピーディーでセキュアな契約を結べる電子契約システム
- 弁護士監修かつメガバンクをはじめ多くの金融機関で利用される
- 厳格な基準のもとさまざまなセキュリティ対策を行う
SMBCクラウドサインは、スピーディーでセキュアな契約を結べる電子契約システムです。弁護士監修かつメガバンクをはじめ多くの金融機関が導入しているため信頼性・安全性の高いシステムといえます。
契約締結もシンプルで、送信は書類をアップロード、承認設定をし、相手にメールを送るだけです。受信者はメールで契約書面を確認し、内容に同意することで契約締結が完了します。セキュリティでは厳格な基準のもと、暗号化通信や不正アクセス防止、ファイアウォール、アカウント保護、バックアップ体制などを構築しています。
自治体による電子契約システムの導入事例
続いて、自治体による電子契約システムの導入事例を紹介します。
高知県庁
- 職員数の減少と業務の煩雑化・多様化に危機感があった
- 人的資本を最大限活用するために電子契約システムを導入
- 導入初年度から3,267件の電子契約が行われた
高知県では、もともと人口減少や少子高齢化に課題があり、将来的に職員数の減少に加えて業務が複雑化・多様化することに危機感をもっていたそうです。今ある人的資本を最大限に活用するために、「契約」からデジタル化を進めようと考えたといいます。また、高知県庁と取引のある民間事業者にも、契約書への押印や印紙を貼る作業に労力がかかっている現状があり、これらを解決するために電子契約システム「クラウドサイン」を導入しました。
公共事業を多く行っていることから、契約金額の大きい「土木部」を中心にシステムを拡大し、同時に取引事業者への周知も徹底しました。具体的には、取引事業者に対して「翌年5月から電子契約を導入する」といった内容を郵送、使い方のレクチャーも行ったそうです。その結果、初年度から年間3,267件の電子契約取引が行われ、今では庁内と取引事業者にしっかりと定着しているといいます。
参考：弁護士ドットコム「サービス導入初年度から、年間の利用回数は3,000回以上 電子契約がスピーディーに全庁へ浸透した要因とは？ | 高知県 総務部 デジタル政策課 - 弁護士ドットコム」（2024年11月10日閲覧）
川崎市役所
- 市のDX推進によって契約を含むバックオフィス業務の見直しが必要だった
- 工事請負契約や業務委託契約などをメインに電子契約システムを導入
- 4か月の契約数1,324件のうち78.7%が電子契約に移行した
川崎市では、2022年に「川崎市デジタル・トランスフォーメーション（DX）推進プラン」が策定され、契約業務を含むさまざまなバックオフィス業務の見直し、DX化が検討されるようになりました。加えて、地方自治法の施行規則改正によって、自治体でも電子契約システムを導入できるようになったことで、「電子印鑑GMOサイン」の導入に踏み切ったそうです。
川崎市役所では、主に工事請負契約や業務委託契約、物品買入れ契約などでシステムを利用しています。システム導入時も、フロー自体は紙の契約書と大差がないため、大きな混乱なく定着したといいます。結果、4か月間で1,324件の契約数のうち、78.7%が電子契約になったそうです。紙の契約書では工事案件の金額によっては印紙税が十数万円かかっていたものの、電子契約の導入によってコストの大幅カットを実現できたといいます。
参考：GMOグローバルサイン・ホールディングス「2023年4月の導入から4ヶ月で1000件以上の電子契約を達成 | 神奈川県川崎市役所」（2024年11月10日閲覧）
余市町役場
- 紙媒体の決裁フローに煩わしさを感じていた
- 5分の1程度の職員を対象に電子契約システムを試験導入した
- 本格導入後は紙と比べて2〜3日から1週間ほど決裁期間が短くなった
北海道の西部に位置する「余市町」の電子契約システム導入事例です。余市町役場では、およそ200名の正職員が勤務しており、決裁フローはすべて紙媒体で行っていました。起案の作成から捺印、承認にいたるまで紙文書で行っていたため、意思決定のスピードが遅い課題があったそうです。少しでも決裁期間を早めるために、2022年の10月より電子契約システム「Shachihata Cloud」を導入しました。
まずは役場内の5分の1程度の職員を対象にシステムを部分的に導入し、実際の使用感を掴んでもらうところから始めたそうです。現場ユーザーの声を聞きながら運用方法を見直し、2023年4月より全部署を対象に本格導入に踏み切りました。完全には浸透していないものの、紙媒体と比べて2〜3日、長くて1週間ほど決裁期間が短くなったそうです。
参考：シヤチハタ「町役場が始めた庁内決裁のデジタル化 LGWANとインターネットの使い分けで無理なく紙からデジタルへ舵を切る！ | 余市町役場」（2024年11月10日閲覧）
鳥取県庁
- コロナ禍による行政手続き増加に伴い紙管理が難しくなった
- 職員の負担軽減やスペース削減などを目的に電子契約システムを導入
- 「県土整備部」だけで電子契約数は3か月で300件を超えた
鳥取県庁では、コロナ禍による行政手続きの需要増加に伴い、紙による文書保管に限界を感じるようになったそうです。紙のやり取りでは職員の負担が大きくなるうえ、物理的な保管スペースの確保にも課題があったといいます。ほかにも、地方自治法の施行規則改正の後押しや、取引事業者から電子化を求める声があり、電子契約システム「WAN-Sign」を導入しました。
いきなり全庁で導入するのでなく、契約書のやり取りや金額の大きい「県土整備部」に絞り、スモールスタートで始めたそうです。同部署の職員に対してレクチャーを交えた説明会を行うことで感覚を掴んでもらい、フィードバックを受けながら少しずつ運用改善を図っていったといいます。結果、同部署のみでの電子契約数は3か月で300件を超え、全庁への導入に踏み切ったそうです。今ではRPAによる自動化も図っており、さらなる契約業務の効率化につながっているといいます。
参考：ＮＸワンビシアーカイブズ「運用3ヶ月で300件を超える契約を電子化！RPAによる自動化も図り、全庁展開をスタート | 鳥取県調様 導入事例」（2024年11月10日閲覧）
神戸市役所
- 職員の負担軽減による市民サービス向上を目的に電子契約システムを導入
- 財務課のメイン業務である「債権引受契約」を対象とした
- 契約期間は1週間から1日に短縮され、2025年には8割を電子契約に移行する見込み
神戸市は、全国の自治体の中でも電子化に積極的に取り組んでいます。電子契約システムの導入にあたっては、「職員の負担を軽減させることで市民サービスを向上させたい」といった理由があったそうです。なかでも財務課のメイン業務である「債権引受契約」に注目し、同契約に対応した「SMBCクラウドサイン」を導入しました。
神戸市はもともと「市債発行」に前向きであり、持続可能な社会を作るための資金調達方法として積極的に発行していました。しかしながら市債引受契約は、一般的な契約業務と比べてフローが煩雑になりやすいうえ、より強固なセキュリティが必要です。これらの課題解決に対応した「SMBCクラウドサイン」の導入によって、契約期間は1週間から1日に短縮されたといいます。2025年度には契約の8割を電子契約に移行し、3,200時間の作業時間削減を見込んでいるそうです。
参考：SMBCクラウドサイン「自治体初の地方債発行における電子契約導入 | 神戸市」（2024年11月10日閲覧）
電子契約システムで自治体DXを推進
取引事業者とのやり取りに不安があったり、セキュリティに懸念があったりといった理由で、契約書の電子化に踏み切れない自治体も多いです。たしかに不安材料はあるかもしれませんが、電子契約システムによって、それ以上のメリットを享受できます。
電子契約システムは、契約書の締結をはじめ契約書の作成や保管といった一連のプロセスをオンラインで行えます。「スマート自治体」のように、国がDX化を求めている現状もあり、今後は電子契約をベースとした行政サービスの提供が求められるので、早めに対応するのがよいでしょう。
電子契約システムを選ぶ際には、必要機能の確認はもちろん、職員にとって使いやすいシステムであるかチェックしましょう。システムトラブルが発生した場合のサポート体制の充実度も重要です。
なお、自治体では電子契約システムに関連して、次のようなサービスも導入されています。あわせて利用を検討してみましょう。
