データ共有をクラウド化するメリット・デメリット | 注目のサービス8選

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本記事で解説しているオンラインストレージの機能・価格をもっと詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひツール選定の参考にしてみてください。

クラウドストレージ（オンラインストレージ）とは

クラウドストレージとは、インターネット上でファイルを共有するサービスです。

クラウド上にデータを保存できるので、自分のパソコンの容量を減らすことなく利用できる点から、現在では企業だけではなく個人への導入も進んでいます。

クラウドストレージの他にも、オンラインストレージやファイルホスティングなどという言い方もします。

本記事では、データ共有をクラウド化すべき理由について解説し、オススメのクラウドストレージのサービス紹介をします。

データ共有をクラウド化すべき理由

データ共有をクラウド化すべき理由は、主にセキュリティ面での安全を確保するためです。

データ共有をクラウド化しないと、社員が私物のパソコン、スマートフォン、タブレット型端末などを、会社の許可を得ずに業務に利用する「シャドーIT」を行うことにより、情報漏えいのリスクやウィルスの感染の可能性が高まるからです。

データがすべてクラウド上で管理してあれば、データや情報を持ち出す必要がなく、外部からも専用のデバイスでアクセスできるため、シャドーITを防ぐことにもつながります。

「クラウドではセキュリティが…」とお考えの方はこちらの記事を合わせてお読みください。

クラウドストレージのメリット

時間・場所を選ばずにアクセス可能

インターネット環境さえあれば、時間、場所を選ばずにアクセスができるため、会社にいなくても外から情報を確認ができます。
そのため、これまで社内に戻ってから確認しなくてはいけなかった作業が外でも確認できるようになります。

簡単にファイルを共有できる

これまでファイルの共有はメールやUSBを利用して共有するのが一般的でしたが、クラウド上にファイルを置くことによって簡単にファイルを共有できます。

しかも、個別に共有する必要がないので、同時に複数人にも共有でき、作業効率が上がります。

以下の記事では、共同編集に役立つおすすめのクラウドストレージを紹介しています。ぜひご覧ください。

ファイルの一元管理ができる

複数拠点がある場合には、データの管理先がバラバラになるため、情報をまとめたり探したりするのに手間がかかります。

しかし、クラウド上ではすべてのファイルを一元管理できるので、必要な時にすぐに情報を検索できます。

新たな保存先として利用可能

有料のサービスを利用すれば、容量の上限なく利用できるものも多いので、新たな保存先として利用できます。
自社でサーバーなどの設備を用意する必要がないため導入に手間がかかりません。

コスト削減

大容量のサーバーやシステムを自社で構築しようとすれば、莫大な初期費用がかかってしまいます。

しかし、オンラインストレージであればサービスの利用料だけで済むため、初期費用を大幅に抑えられます。

クラウドストレージのデメリット

カスタマイズが困難

他社が販売しているサービスを利用する場合には、最初からパッケージ化されているケースが多いため、自社で使いやすいようにカスタマイズすることが困難です。

そのため、オンラインストレージサービスを利用する際には、自社にとって利用しやすいものを選ぶ必要があります。

セキュリティリスク

IDとパスワードさえ知っていれば、社外からのアクセスが可能になるため、社員一人ひとりの情報管理を徹底する必要があります。
情報漏えいの約8割は内部者であるというデータがあるため、外部の人にIDとパスワードが漏れないよう教育しなくてはいけません。

クラウドストレージのセキュリティ対策は、実は自分でも行えます。その方法を以下の記事で紹介していますので、ぜひお役立てください。

障害への対応が必要

自社での設置ではないため、万が一サービス提供者側に障害が発生した場合、自社では何も対策を打てず、復旧を待つしかありません。

クラウドストレージの選び方 | 4つの比較ポイント

クラウドストレージを選ぶ際に比較するポイントを4つ紹介します。

容量の大きさ

利用できる容量の大きさが自社にとって足りなければ、いくらセキュリティ面での信用性があっても、利用し続けることは困難です。
自社の規模を考え、どれほどのストレージが必要であるかを前もって見積もっておき、それに合わせたサービスを選びましょう。

セキュリティ対策

オンラインストレージは容量を増やせることもあり、重要な企業情報や顧客情報を保管することもあります。
そのため、セキュリティ対策がきちんと施されており、情報漏えいの可能性が低いサービスを選ばなくてはいけません。

機能性（共有のしやすさ・共有範囲）

オンラインストレージは日々さまざまな場面で利用されます。
社内での資料を共有すること以外にも、社外のアクセス権を持たない人にも単発でファイル送信ができるなどの共有のしやすさも重要です。

バージョン管理とバックアップ

バックアップが取られていない状態で、クラウド上のデータが消えてしまうと、すべての情報を失うことになります。
もしそのようなことが起きれば業務に大きな支障をきたすため、バージョン管理とバックアップなどの対応があるかを確認しましょう。

注目クラウドストレージサービス8選

注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ

Dropbox Business

• パワフルな拡張機能
• 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
• 5億人以上のユーザー実績

DropBox Businessは、全世界で5億人以上が愛用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。

Microsoft Office との統合や300,000 件以上のアプリなどの拡張機能が豊富なため業務の作業効率の向上が期待できるほか、操作性の高い権限管理が可能なことから、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。
また、実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素で、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも不安を与えません。

プラン	容量	料金／月
Dropbox Basic	2GB	無料
Dropbox Business（Standard）	2TB	1,250円
Dropbox Business（Advanced）	必要に応じて	2,000円
Dropbox Business（Enterprise）	必要に応じて	お問い合わせ

box

• 日常的に使用するアプリでboxを活用
• プラットフォーム機能カスタムソリューションを作成
• 信頼できるセキュリティ

box（ボックス）は、コンテンツをシンプルに管理できるように簡単にファイルやフォルダの権限設定が行えます。また、boxでは、使い慣れたアプリケーションからファイルにアクセスして作業できるため、自社にとって使いやすいアプリを利用して使用できます。

推奨社員数	無料トライアル	無料プラン	モバイル	日本語対応
5人〜	○	-	iPhone／スマホブラウザ	○

以下の記事では、boxについて詳しく解説しています。

GigaCC ASP/OFFICE

• 法人向けオンラインストレージサービス
• クラウド版とオンプレミス版あり
• 大容量ファイルの転送・送受信をセキュアに実現

GigaCC ASP/OFFICEは、クラウド版とオンプレミス版のどちらも対応しており、自社に適した方を導入できます。幅広い業種にすでに導入されており、製造業や物流業などの企業にも積極的に導入されています。

推奨社員数	無料トライアル	無料プラン	モバイル	日本語対応
-	○	×	iPhone／スマホブラウザ	○

Fileforce

• ファイルストレージやファイル共有の課題を解決
• 企業向けファイル共有とファイルコラボレーション
• 30日間無料トライアル

Fileforce（ファイルフォース）は、保管、整理、管理だけではなく、追跡や共有ができるため、高いセキュリティを誇ります。組織単位でオンラインのワークスペースを共有できるため、効率よくファイルの共有を行えます。

推奨社員数	無料トライアル	無料プラン	モバイル	日本語対応
5人～50,000人	○	-	iPhone／Android／スマホブラウザ	○

ownCloud

• マルチデバイスから接続可能
• 既存の社内システムと連携
• 自社のセキュリティ要件に合わせて構築可能

ownCloudは、既存の社内システムと連携するできるため、既存資産を活用しながら導入可能です。それに加え、今までの運用の手間や情報流出の危険性低減を実現し、業務の効率化を図ります。

推奨社員数	無料トライアル	無料プラン	モバイル	日本語対応
100人～	-	-	iPhone／Android／スマホブラウザ	○

Fleekdrive

• チームをつなげる法人向けファイル共有サービス
• 1つの仕事を複数の人が共同で進める“共同作業”にフォーカス
• 新しいファイル・コラボレーションプラットフォーム

Fleekdriveは、チームでの共同作業を最大化するための新しいファイル・コラボレーションプラットフォームです。1つのファイルを、関係者全員で一斉に編集できるため、確認するための待ち時間や、話し合いの中断などを削減できるため、スピーディーに業務が進みます。

推奨社員数	無料トライアル	無料プラン	モバイル	日本語対応
5人～	○	×	iPhone	○

セキュアSAMBA

• PC初心者でも簡単
• 14日間無料、容量20GBが機能制限なしで使える
• 自分のパソコンと同じ感覚で使える機能性

セキュアSAMBAは、パソコン操作が苦手な初心者の方でも利用できる簡単な設計となっています。そのため、自分で使っているパソコンと同じ感覚で使えるようになっているので、どんな企業でも導入が可能です。

推奨社員数	無料トライアル	無料プラン	モバイル	日本語対応
1人～1,000人	○	×	iPhone／Android	○

クラウドファイルサーバ type2

• 安心のセキュリティ
• Amazon Web Servicesを採用
• 安心の24時間365日の死活監視

クラウドファイルサーバ type2は、安心の24時間365日の死活監視しているため、いつ何が起こってもすぐに復旧対応を行ってくれます。そのため、会社内の管理担当者の業務を大幅に削減し、かつ企業の大切な情報を安全に管理します。

推奨社員数	無料トライアル	無料プラン	モバイル	日本語対応
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データ共有をクラウド化し、情報共有をスムーズにしよう！

以上が、データ共有をクラウド化するメリット・デメリットについてと、注目オンラインストレージ8選についてでした。

今後ますますIT化が進む中で、いかに効率よく業務を進めるかが重要になってきます。そこで社内外関係なくスムーズに仕事を進めるためにも、データ共有をクラウド化して、仕事の効率化を図りましょう。

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