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データ共有をクラウド化するメリット・デメリットは?注目サービスも

最終更新日時:
記事の情報は2021-03-18時点のものです。
社員のファイルの管理・共有を効率化するオンラインストレージサービスについて、データ共有をメリット・デメリットを解説するとともに、注目のオンラインストレージサービスを厳選して紹介します。

本記事で解説しているオンラインストレージの機能・価格をもっと詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひツール選定の参考にしてみてください。

クラウドストレージ(オンラインストレージ)とは

クラウドストレージとは、インターネット上でファイルを共有するサービスです。

クラウド上にデータを保存できるので、自分のパソコンの容量を減らすことなく利用できる点から、現在では企業だけではなく個人への導入も進んでいます。

クラウドストレージのシェア・市場規模 | 人気オンラインストレージ11選
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クラウドストレージの他にも、オンラインストレージやファイルホスティングなどという言い方もします。

データ共有をクラウド化すべき理由について解説し、オススメのクラウドストレージのサービス紹介をします。

データ共有をクラウド化すべき理由

データ共有をクラウド化すべき理由は、主にセキュリティ面での安全を確保するためです。

データ共有をクラウド化しないと、社員が私物のパソコン、スマートフォン、タブレット型端末などを、会社の許可を得ずに業務に利用する「シャドーIT」を行うことにより、情報漏えいのリスクやウィルスの感染の可能性が高まるからです。

データがすべてクラウド上で管理してあれば、データや情報を持ち出す必要がなく、外部からも専用のデバイスでアクセスできるため、シャドーITを防ぐことにもつながります。

「クラウドではセキュリティが…」とお考えの方はこちらの記事を合わせてお読みください。

「クラウドはセキュリティが不安」は誤解?知っておきたい重要な対策まとめ
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クラウドストレージのメリット

時間・場所を選ばずにアクセス可能

インターネット環境さえあれば、時間、場所を選ばずにアクセスができるため、会社にいなくても外から情報を確認ができます。
そのため、これまで社内に戻ってから確認しなくてはいけなかった作業が外でも確認できるようになります。

簡単にファイルを共有できる

これまでファイルの共有はメールやUSBを利用して共有するのが一般的でしたが、クラウド上にファイルを置くことによって簡単にファイルを共有できます。

しかも、個別に共有する必要がないので、同時に複数人にも共有でき、作業効率が上がります。

以下の記事では、共同編集に役立つおすすめのクラウドストレージを紹介しています。ぜひご覧ください。

共同編集の方法 - メリット | クラウドストレージのツール
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ファイルの一元管理ができる

複数拠点がある場合には、データの管理先がバラバラになるため、情報をまとめたり探したりするのに手間がかかります。

しかし、クラウド上ではすべてのファイルを一元管理できるので、必要な時にすぐに情報を検索できます。

新たな保存先として利用可能

有料のサービスを利用すれば、容量の上限なく利用できるものも多いので、新たな保存先として利用できます。
自社でサーバーなどの設備を用意する必要がないため導入に手間がかかりません。

コスト削減

大容量のサーバーやシステムを自社で構築しようとすれば、莫大な初期費用がかかってしまいます。

しかし、オンラインストレージであればサービスの利用料だけで済むため、初期費用を大幅に抑えられます

クラウドストレージのデメリット

カスタマイズが困難

他社が販売しているサービスを利用する場合には、最初からパッケージ化されているケースが多いため、自社で使いやすいようにカスタマイズすることが困難です。

そのため、オンラインストレージサービスを利用する際には、自社にとって利用しやすいものを選ぶ必要があります。

セキュリティリスク

IDとパスワードさえ知っていれば、社外からのアクセスが可能になるため、社員一人ひとりの情報管理を徹底する必要があります。
情報漏えいの約8割は内部者であるというデータがあるため、外部の人にIDとパスワードが漏れないよう教育しなくてはいけません。

クラウドストレージのセキュリティ対策は、実は自分でも行えます。その方法を以下の記事で紹介していますので、ぜひお役立てください。

セキュリティより重大なリスクとは?オンラインストレージ4つの注意点
オンラインストレージはセキュリティリスクに注意しましょう。DropboxやGoogleDriveを活用している方は...
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障害への対応が必要

自社での設置ではないため、万が一サービス提供者側に障害が発生した場合、自社では何も対策を打てず、復旧を待つしかありません。

クラウドストレージの選び方 | 4つの比較ポイント

クラウドストレージを選ぶ際に比較するポイントを4つ紹介します。

容量の大きさ

利用できる容量の大きさが自社にとって足りなければ、いくらセキュリティ面での信用性があっても、利用し続けることは困難です。
自社の規模を考え、どれほどのストレージが必要であるかを前もって見積もっておき、それに合わせたサービスを選びましょう。

セキュリティ対策

オンラインストレージは容量を増やせることもあり、重要な企業情報や顧客情報を保管することもあります。
そのため、セキュリティ対策がきちんと施されており、情報漏えいの可能性が低いサービスを選ばなくてはいけません。

機能性(共有のしやすさ・共有範囲)

オンラインストレージは日々さまざまな場面で利用されます。
社内での資料を共有すること以外にも、社外のアクセス権を持たない人にも単発でファイル送信ができるなどの共有のしやすさも重要です。

バージョン管理とバックアップ

バックアップが取られていない状態で、クラウド上のデータが消えてしまうと、すべての情報を失うことになります。

もしそのようなことが起きれば業務に大きな支障をきたすため、バージョン管理とバックアップなどの対応があるかを確認しましょう。

おすすめクラウドストレージサービス

注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ

【厳選】おすすめオンラインストレージをまとめてチェック!

オンラインストレージの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。場所を問わないデータ共有やデータの一元管理、セキュリティなどさまざまな目的で導入されるオンラインストレージの比較にお役立てください。サービス比較はこちら

Fileforce - ファイルフォース株式会社

Fileforce
BOXIL SaaS AWARD 2022 サーバー・ストレージ部門受賞
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  • ファイルストレージやファイル共有の課題を解決
  • 企業向けファイル共有とファイルコラボレーション
  • 30日間無料トライアル

Fileforceは、保管、整理、管理だけではなく、追跡や共有ができるため、高いセキュリティを誇ります。組織単位でオンラインのワークスペースを共有できるため、効率よくファイルの共有を行えます。

プラン 容量 料金/月
Entry(エントリー) ユーザあたり30GB 900円
Unlimited(ユーザ数無制限) 1TB~30TB 50,000円
Enterprise(エンタープライズ) 要問い合わせ 要問い合わせ

Box/Box over VPN - エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

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  • ストレージ容量無制限、大容量ファイルの共有も
  • 7種類のアクセス権限設定が可能
  • 24時間365日受付のヘルプデスク

Box over VPNは、セキュアなVPN接続環境で「Box」を利用できるオンラインストレージサービスです。ストレージ容量が無制限で、120種類以上の拡張子に対応するプレビュー機能を搭載。あらゆるファイルを一元管理できます。VPN接続に対応、ファイル単位での共有設定もできるため、厳密な情報管理が求められる外部とのファイル共有にも利用できます。日本国内のデータセンターにファイルを保管できる「Box Zones Japan over VPN」も。

プラン 容量 料金/月
Business 無制限 1,800円〜 ※最低20ID以上
Business Plus 無制限 3,000円〜 ※最低20ID以上
Enterprise 無制限 4,200円〜 ※最低20ID以上

GigaCC ASP - 日本ワムネット株式会社

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  • 豊富な実績を持つ信頼のサービス
  • 使いやすさと高度なセキュリティを両立
  • 国内開発、データセンターで安心運用

GigaCC ASPは、「高セキュリティ」と「ユーザーの使いやすさ」が両立した、6年連続実績No.1の純国産企業向けオンラインストレージです。利用者も管理者も使いやすい機能がいくつも実装されており、業務効率化させます。

セキュリティ/運用機能が充実しているので、サービスを利用形態に合わせて利用できます。

※出典:日本ワムネット「企業間ファイル転送・共有サービスGigaCC ASP/OFFICE、6年連続売上・シェア実績No.1に! 」(2022年5月16日閲覧)

プラン 容量 料金/月
Standard 10ID/1GB~ 12,000円~

※アカウント数、ディスク容量は個別御見積もり可能

※ユーザーアカウント数、ディスク容量の拡張可

※各オプション料金は要問い合わせ

Everidays - 株式会社yett

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  • ビジネスチャット連携で簡単にファイル共有
  • ファイルは複数の国内センターでのみ保管
  • ウィルスやマルウェアのチェック機能を搭載

Everidaysは、国内サーバーでのみファイルを保管するオンラインストレージサービスです。ユーザーごとに細かく権限設定でき、社内外のデータ共有におすすめです。

ダウンロード回数や共有の緊急停止など、細かくデータ管理可能。ChatworkやSlackと連携ができるので、データ共有をより簡単にできるところもポイントです。また、格納ファイルのマルウェアを随時チェックし、大事なデータファイルを守ってくれます。

プラン 容量 料金/月
スターター 200GB 7,600円(税抜)
プロフェッショナル 1〜30TB 19,800〜267,000円(税抜)
  • 初期費用無料、ユーザー数無制限

Dropbox Business - Dropbox Japan 株式会社

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  • パワフルな拡張機能
  • 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
  • 5億人以上のユーザー実績

DropBox Businessは、全世界で5億人以上が愛用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。

Microsoft Office との統合や300,000 件以上のアプリなどの拡張機能が豊富なため業務の作業効率の向上が期待できるほか、操作性の高い権限管理が可能なことから、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。
また、実績を積み重ねてきたことによる安心感も大きな要素で、ファイル共有を行うビジネスパートナーにも不安を与えません。

プラン 容量 料金/月
Dropbox Basic 2GB 無料
Dropbox Business(Standard) 2TB 1,250円
Dropbox Business(Advanced) 必要に応じて 2,000円
Dropbox Business(Enterprise) 必要に応じて お問い合わせ

ファイルサーバークラウドVer.3 - 株式会社クラウドテクノロジーズ

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  • Windowsエクスプローラーで操作可能
  • ファイルサーバーに特化したオプションが豊富
  • 24時間365日の監視、障害対応体制

ファイルサーバークラウドVer.3は、クラウド環境にWindows Serverを搭載し、Windowsエクスプローラー上で利用できるオンラインストレージです。タブレットやスマートフォンを紛失してしまった際も、遠隔でデバイスをロックしたりデバイス内のデータを消去することで、データの漏えいを防げます。Windowsのスナップショット機能を利用し、データの状態を定期的に記録でき、ユーザーが誤ってファイルを削除してしまった場合でも、対象ファイルをかんたんに復元できます。

プラン 容量 料金/月
スタンダード 100GB~ 29,800 円~
ゴールド 100GB~ 42,700 円~
プラチナ 500GB~ 95,200 円~

Fleekdrive - 株式会社Fleekdrive

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  • チームをつなげる法人向けファイル共有サービス
  • 1つの仕事を複数の人が共同で進める“共同作業”にフォーカス
  • 新しいファイル・コラボレーションプラットフォーム

Fleekdriveは、チームでの共同作業を最大化するための新しいファイル・コラボレーションプラットフォームです。1つのファイルを、関係者全員で一斉に編集できるため、確認するための待ち時間や、話し合いの中断などを削減できるため、スピーディーに業務が進みます。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
5人~ × iPhone

Qualitysoft SecureStorage - クオリティソフト株式会社

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  • 安心・安全でスムーズなデータ共有を実現
  • 初期費用無料・月額固定料金
  • NDAに基づく、デジタルデータの運用をサポート

Qualitysoft SecureStorageは、低コストで運用でき、多彩なセキュリティ機能で機密情報も安心して扱える法人向けオンラインストレージです。

全プランでユーザー数無制限。アクセス制限、マルチデバイス対応、ワンタイムパスワードなど、あらゆるビジネスシーンに対応するセキュリティ機能も充実しています。利用状況に応じて柔軟なアクセス設定が行えることに加え、顧客や取引先など社外とのデータ共有によるセキュリティリスクを回避できるのもポイントです。

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1~30000人 -

セキュアストレージ - 株式会社クロノス

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  • 高度なセキュリティ機能
  • 抜群のユーザビリティ
  • ユーザー数無制限で完全定額制

セキュアストレージ は、法人向けのオンラインストレージサービスです。256bitのSSL暗号化による盗聴防止、ファイアウォールによるウイルス対策、契約者ごとのOS専有などの高度なセキュリティ機能により、ビジネスパートナーや顧客の双方に安心・安全なファイル共有が可能です。ファイル操作はWindowsやMacコンピューターのドライブと同じなので、初心者でも簡単。
完全定額制でユーザーを追加しても月額費用以外は一切かからないため、利用するユーザーが増えるほどコストパフォーマンスを実感できるでしょう。

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box - マクニカネットワークス株式会社

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BOXIL SaaS AWARD 2022 サーバー・ストレージ部門受賞
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  • 日常的に使用するアプリでboxを活用
  • プラットフォーム機能カスタムソリューションを作成
  • 信頼できるセキュリティ

box(ボックス)は、コンテンツをシンプルに管理できるように簡単にファイルやフォルダの権限設定が行えます。また、boxでは、使い慣れたアプリケーションからファイルにアクセスして作業できるため、自社にとって使いやすいアプリを利用して使用できます。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
5人〜 - iPhone/スマホブラウザ

以下の記事では、boxについて詳しく解説しています。

Box(ボックス)クラウドストレージの使い方・機能解説 | 導入事例や評判も
導入企業は100,000社を超えるクラウドストレージ「Box(ボックス)」の使い方や徹底解説!容量や法人向け機能...
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ownCloud - 株式会社スタイルズ

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  • マルチデバイスから接続可能
  • 既存の社内システムと連携
  • 自社のセキュリティ要件に合わせて構築可能

ownCloudは、既存の社内システムと連携するできるため、既存資産を活用しながら導入可能です。それに加え、今までの運用の手間や情報流出の危険性低減を実現し、業務の効率化を図ります。

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100人~ - - iPhone/Android/スマホブラウザ

セキュアSAMBA - スターティアレイズ株式会社

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  • PC初心者でも簡単
  • 14日間無料、容量20GBが機能制限なしで使える
  • 自分のパソコンと同じ感覚で使える機能性

セキュアSAMBAは、パソコン操作が苦手な初心者の方でも利用できる簡単な設計となっています。そのため、自分で使っているパソコンと同じ感覚で使えるようになっているので、どんな企業でも導入が可能です。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
1人~1,000人 × iPhone/Android

おすすめファイル共有・転送サービス

取引先や外部メンバーとの利用が主目的であれば、ファイル共有・転送サービスを利用するのもおすすめです。

法人向けオンラインストレージサービスは、アクセス権限を細かく設定できる反面、対象人数が多かったり、入れ替わりが激しかったりすると、設定の手間がかかってしまいます。ファイル共有・転送サービスなら、作業の手間を軽減できる可能性があります。

クリプト便 - NRIセキュアテクノロジー株式会社

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  • 国内最高のセキュリティ格付け「AAAis」を取得
  • 徹底したアクセスコントロール
  • 効果的なセキュリティ監査対策

クリプト便は、セキュリティ専門会社NRIセキュアが開発・運用するクラウド型ファイル転送/共有サービスです。ファイルを転送・共有する際に自動で暗号化とウイルスチェックを行い、機密性を守ります。定期的に診断を実施することでセキュリティレベルを厳重に管理。ID・パスワードの管理、グローバルIPアドレスによるアクセス制御も可能です。誤送信防止機能を備え、いつ・誰が・どこに・何を送受信したのか、ファイル原本を含めたログも取得できます。

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クリプト便の使い方?セキュアファイル転送システムの特徴と送受信方法を解説
クリプト便はファイル転送システムの一種です。通常のサービスと比較するとセキュリティが堅牢で運営会社はISMSのIS...
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Bizストレージ ファイルシェア - エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

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  • ブラウザ上で大容量ファイルの送受信が可能
  • 誤送信や情報漏えいリスクを未然に防げる
  • 容量ごとの定額プランなので多人数での利用でも安心

Bizストレージ ファイルシェアは、ファイル転送とオンラインストレージの両機能を備えたサービスです。送信相手のメールアドレスと名前がわかれば、IDを保有していなくても一度に合計2GBまでのファイルの送受信が行えます。ファイルを送信可能な相手のメールアドレスやドメインをユーザーごとに制限できるので、誤送信や情報漏えいのリスクを軽減させます。また、使用容量で課金する料金体系なので、従業員の増減やプロジェクトメンバーの異動を気にせず利用できます。

推奨社員数 無料トライアル 無料プラン モバイル 日本語対応
50人~ - - - -

データ共有をクラウド化し、情報共有をスムーズにしよう!

以上が、データ共有をクラウド化するメリット・デメリットについてと、注目オンラインストレージ8選についてでした。

今後ますますIT化が進む中で、いかに効率よく業務を進めるかが重要になってきます。そこで社内外関係なくスムーズに仕事を進めるためにも、データ共有をクラウド化して、仕事の効率化を図りましょう。

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