社内SNSとは？ルール・導入目的・事例 - コミュニケーションツール以外の使い方も

1. 社内SNSとは

社内SNSとは、社内や組織内に利用者を限定したコミュニケーションツールです。

社内での運用に特化して作られているため、情報や資料を共有しやすく、複数名でもコミュニケーションしやすい特徴があります。

メールとの違いでわかる社内SNSの特徴

社内SNSの特徴は、メールといったツールに比べて気軽にかつ遠隔地でも迅速にやり取りが行えることです。

また、目的ごとにグループを作成できるので、部署を超えての情報共有やコミュニケーションを促進する目的で使われることもあります。

メールだと複数名に送る場合、CCやBCCで宛先を分ける必要がありますが、社内SNSならグループに送信するだけで全員が見られるので、情報共有が簡単にできます。

2. 社内SNSの必要性が高まった背景

そもそもSNSが普及するまで、連絡にはメールを使用するのが一般的でした。

しかし、より手軽に連絡が取れる手段として、LINEやFacebookが登場。その後を追いかけるように、社内SNSが普及するようになりました。

社内SNSの導入を検討している方の中には、「余計な費用もかからないし、メールで十分なのでは？」と思っている方もいるかもしれません。

しかし、下記2つの理由から社内SNSは、積極的な導入を検討すべきツールだと言えるでしょう。

• 理由1. 情報伝達スピードの重要性が高まった
• 理由2. リモートワークの普及によりコミュニケーション方法の改善が必要である

理由1. 情報伝達スピードが企業の存続をわける

情報は、企業活動で大切な資源の一つです。

これまではすべての会社がメールで、情報伝達を行っていたため、情報伝達のスピードに大きな違いは見られませんでした。しかし社内SNSを導入する会社が増えたことで、「情報伝達スピード」に違いが生じるようになりました。

情報伝達スピードが競合他社より遅くなると、チャンスを逃しやすくなります。他社に後れを取らないためにも、これまで以上にスムーズな連絡が必要です。

理由2. リモートワークの普及によりコミュニケーション方法の改善が必要

またリモートワークの普及も社内SNSの必要性を高めました。

オフィスに出勤していた頃であれば、社員の動きが常にわかるため、困っている様子を見かけたらすぐに声をかけられました。また困っている社員も、上司の手が空いているタイミングを見計らって相談できたはずです。

しかしリモートワークでは、互いの状況がわかりません。その結果、問題の把握やフォローアップが遅れてしまう事態が発生しやすくなっています。

これら2つの背景から、社内SNSの必要性は高まっていると言えるでしょう。

3. 社内SNSのメリットとデメリット

社内SNSを導入するメリットとデメリットは次のとおりです。

メリット	デメリット
・コミュニケーションの活性化 ・業務効率化 ・多様な働き方に対応	・チャット疲れを起こす場合もある ・重要な情報が埋もれる可能性もある

それぞれについて詳しく説明します。

社内SNSの効果やメリット

社内SNSは誰もが手軽に情報発信・共有でき、社内のコミュニケーションを活性化できるメリットがあります。「いいね」や応援機能、コメント機能を使うことで、モチベーションとチームワークが高まり、部署を超えたコラボレーションも生まれやすくなるでしょう。

社内SNSのリアルタイムなコミュニケーションは、社内の情報共有をスピードアップさせて、業務効率の向上や素早いトラブル対応を可能にします。写真や動画、Officeドキュメントなどの添付により、より質の高い情報共有が可能。検索機能を使って迅速に目的の情報にたどり着けるのもメリットです。

また、多くの社内SNSサービスはモバイル対応しているため、テレワークやリモートワークなど多様な働き方にスムーズに対応でき、チームの生産性の維持・向上が期待できます。既読確認の機能により、情報の伝達漏れを防げるため、社内における認識の違いや情報格差を減らせる効果もあります。

社内SNSの課題やデメリット

社内SNSのデメリットでは、SNSが苦手な従業員やデジタルツールに抵抗のある社員が、コミュニケーションを遠ざけてしまったり、孤立化してしまったりする可能性があることです。逆にSNSに積極的な従業員が、リモートワークでの頻繁なチャットや通知などに、疲れてしまうこともあるかもしれません。

社内SNSのリアルタイム性は、コミュニケーションの活性化と迅速な情報共有を可能にする一方、情報過多によって、重要な情報が埋没してしまうリスクも考えられます。

また社内SNSを適切に管理しなければ、内部情報や顧客情報を流出させてしまう可能性があります。そのため、管理者はトラブルが起きないよう、セキュリティ対策を十分に行いSNSを運営する必要があるでしょう。

4. 社内SNSの導入に失敗しないための注意点

社内SNSは便利ですが、導入しても使われなくては意味がありません。そこで、社内に浸透させるために注意すべき点について紹介していきます。

社内SNSを利用する目的を明確に

なぜ社内SNSを導入するのか、導入したうえでどういった効果を上げたいのかといった目的を明確にしておく必要があります。

明確な目的がないまま使いはじめても、どのように活用すればいいのかわからずに従来のメールに戻ってしまい、導入が無駄になってしまいます。

社内SNSのマナーを含めてルールを定める

社内SNSを導入する際には、しっかりとルールを定めて運用することが大切です。事前にルールを定めておくことで、どのような情報を社内SNSで共有していいのか明確になり、混乱を防ぐことに役立ちます。

また、社員の個人情報や人事に関する情報、誹謗中傷禁止といった投稿マナーも同様に決めておくことが大切です。

社内SNSに求める機能や選ぶ基準を決めておく

目的やルールを決めるのと同様に、社内SNSを導入する際には、サービスを選ぶ基準について決めておくのも大切です。主に次の4点が重要です。

• 必要とする機能が備わっているか
• カスタマイズが可能か
• セキュリティがしっかりとしているか
• 導入コストが高すぎないか

上記の4点を念頭に、社内SNS導入の検討を行いましょう。

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社内SNSの導入事例についてはこちらの記事で解説しているので、導入前後の課題と効果を確認し、導入成功させるためのポイントを確認しておきましょう。

また導入失敗に備えたい人は、下記記事を参考に対策を行うことをおすすめします。

5. おすすめの社内SNS

社内SNSを選ぶ際は、「使いやすさ」と「セキュリティ性能」をチェックすることが大切です。

社内用に作られたツールは、個人向けサービスと比べて、セキュリティ対策を充実させている傾向があります。そのため、LINEやFacebookなど個人用の無料SNSを使うのは避け、法人向けサービスを選ぶようにしましょう。

ここでは35種の社内SNSを調べてわかったおすすめの社内SNSを紹介します。社内SNSを導入したい方は、ぜひ参考にしてください。

また、35種すべてのサービスをチェックしたい方は、下記記事を参考にしてください。

LINE WORKSは、ビジネス版のLINEといえる誰でも簡単に使えるチャットツールです。LINEと変わらない操作感なので、導入がしやすいコミュニケーションツールです。テキスト、写真、動画、ファイルを、ポップなLINEスタンプとともに気軽に送れます。

メッセンジャー、グループチャット、カレンダー共有、資料の共有、掲示板、アンケートなどが社内アドレス帳と連動できます。100人まで無料で利用できるフリープランも用意されています。

Microsoft Teamsは、Microsoftが提供するMicrosoft 365に含まれているコラボレーションツールです。Microsoft 365を導入していれば、追加費用なしで利用できます。

Microsoft Teamsは、チャット、Web会議、音声・ビデオ通話、ファイル共有機能を統合しており、グループチャットからビデオ会議へ即座に切り替えられます。ファイルを共有して、Word、PowerPoint、ExcelなどのOfficeアプリを利用して、リアルタイムで共同編集が行えます。

Slackは海外発の有名ビジネスチャットです。Slackには、外部サービスとの連携が多く実装されており、Dropbox、GitHub、Zendeskなどの多くのサービスとシームレスに連携できます。また、すべての端末とOSに対応しているのでデザインが崩れるといった心配もなく、快適に利用できます。

TUNAGは、国内初のエンゲージメント経営の実現に特化したサービスです。

Webとアプリで利用できる「TUNAG」には、社内制度を一元管理してPDCAを回しながら最適に運用できる機能や、社内SNS・社内ポイントといった組織改善をよりスムーズに行える多彩な機能が搭載されています。

活用データをもとに専門のコンサルタントが課題解決のための具体的なアクションの提案と施策運用のサポートをしてくれるので、担当者の負担を軽減しつつ積極的な取り組みの持続が可能です。

Viva Engageは、一般に普及するコンシューマー向けSNSと同様に、各ユーザーに専用のフィード画面が割り当てられ、そこでさまざまな投稿、返信、「いいね」などのコミュニケーションができます。範囲を絞ったグループを作成するだけでなく、外部のユーザーとやり取りするための特別な場所を作れます。

2017年には単独サービスとしての提供が終了し、Microsoft 365に統合されたことで、ほかのOffice製品とシームレスな連携が可能となりました。

kintoneは、グループウェア国内シェアNo.1のサイボウズが手がけるクラウドサービスです。このサービスの最大の特徴は、「コミュニケーションツール」としての機能と「業務システム」としての機能、2つを兼ね備えていることです。

kintoneは、タスク管理や案件管理のためのシステムを、「アプリ」として業務に合わせてカンタンに作成できます。そのタスクや案件ごとにコミュニケーションができるため、後からやり取りの情報を探し出す時間を削減できます。

また、社外や取引先のメンバーを「ゲストユーザー」として招待することで、kintoneでのやり取りができる「ゲストスペース機能」もあります。そのため、メールや別のコミュニケーションツールを併用する必要がなくなり、情報を一元化できます。

OpenPNE

OpenPNEは、30,000以上^※のコミュニティに利用されているオープンソースSNSです。オープンソースなので、システム利用料は無料。カスタマイズも自由にできます。

※出典：手嶋屋「OpenPNE」（2022年6月16日閲覧）

オープンソースの社内SNSを探している方は、下記記事も参考にしてください。

6. 社内SNSの活用方法（裏ワザ）

A社が提供する社内SNSは、現存社員ではなく退職者や求職者に向けられて作り出された社内SNSです。「なぜ社内SNSを退職者や求職者に？」と思うかもしれませんが、この効果は思わぬところで発揮されています。

保険会社であるA社は、もともと人員の入れ替わりが激しい状況にありました。こういった慢性的な人員不足は保険業界であれば珍しいことではありません。「また新しい人員を確保すればいい」といった声もありますが、保険会社ではまず保険に関する最低限の知識が必要となります。また、顧客のサポートや取引先との折衝など意外と多くのスキルが求められる現場です。

そのような経験がものをいう業界において、人員の入れ替わりの激しさは好ましくありません。経験やスキルを持った社員の代わりに雇用されるのは右も左もわからない新人。このサイクルが慢性化すれば保険会社としてのリテラシーを維持できず、次第にレベルの低いサービスしか提供できなくなるのは時間の問題です。

求職者向け社内SNS

A社が発案したのが、退職者や休職者に向けた社内SNSです。A社の社内SNSには「A社からのお知らせ板」があり、定期的に求人情報が掲載されます。そしてその求人で特徴的なのが、退職者をターゲットとして募集をかけていることです。

社員の退職理由もさまざまであり、一概に「A社での仕事が嫌だったから」とは言えません。より良い環境を求めて転職したものの、A社での待遇の方が良かったと感じる退職者も多くいます。

このような退職者に対しA社は、4年間のカムバック制度を制定。退社から4年以内のカムバックならば退社前と同じ給与、同じポジションで再雇用する制度を作りました。

人材確保に大きく貢献

A社は社内SNSを活用することによって、経験とスキルのある有用な人材を確保し続けることに成功しました。人員の入れ替わりが激しい現状は変わらないにしろ、保険会社としてのリテラシーを維持し続けるサイクルを生み出しています。

求人募集をかけると2～3日で求める人材が確保できるため、採用管理の工数削減も達成しました。

また、最近ではLINEを用いた採用管理が盛り上がりを見せており、活用する企業が増えているようです。今後もコミュニケーションツールを用いた採用は増加していくでしょう。

自社にあう社内SNSとは？について考える重要性

A社の事例が示すように、社内SNSの活用方法はコミュニケーションツールとしてだけでなく、さまざまなシーンで活用できます。グループウェア・メーラーといったこれらも立派なコミュニケーションツールであり、コミュニケーションの観点から見れば十分機能していることでしょう。

大切なの自社にとっての社内SNSとは？を考え答えを導き出すことです。

まずは、現在の課題をすべて洗い出し、社内SNSでどう改善できるかを考えます。目的を明確化し、いきなり全社的に導入するのではなく段階的に導入をしていきましょう。社内SNSの導入には慎重さが不可欠です。

7. 自社にあった社内SNSの使い方をしよう

社内SNSを活用した事例はいろいろと存在しますが、紹介した事例は社内SNSの使い方についてあらためて考えさせられるものではないでしょうか。

「社内SNS＝コミュニケーションツール」という個体概念を取り払うことで、新たな価値を創造し自社の成長の一翼を担うシステムとなり得る可能性を持っています。

社内SNSを導入して、情報や資料の共有の促進を図りましょう。

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