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2019-01-24

人材管理ツールのメリット・デメリットをまとめ | コスト・導入難易度は?

人材管理ツールは一般的に「人事業務の効率化ツール」と認識されているので、本来のメリット・デメリットがあまり理解されていません。そこで人材管理ツールのメリット・デメリットを詳しく説明します。※初回公開日:2016/11/21
人事タレントマネジメントシステム
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人材管理ツールのメリット・デメリットをまとめてみた!

「人材管理ツールのメリット・デメリットは?」と聞かれて即座に答えられる方は少ないと思います。
原因として人材管理ツールは一般的に“人事業務の効率化ツール”と認識されているので、本来のメリット・デメリットがあまり理解されていません。

人材管理ツールが持つ多くのメリット、そしてデメリットも合わせて紹介していきます。

1. 人材管理ツールとは

簡単にいうと、人材の発掘、育成、評価、配置、情報のすべてを適切に管理するためのものです。シンプルなツールのように感じますが、実は現代の企業経営においてとても重要な位置づけがされています。

というのも現代人材管理において“タレントマネジメント”という管理手法が注目されており、社内人材の活用で成長を狙う企業が増加しているためです。

2. 人材管理ツールを使うメリット

人材管理ツールが持つメリットは意外にも多く、7つのメリットを紹介していきます。

2-1. 人材発掘

人材の発掘とは外部的な話ではなく内部人材の発掘です。
内部人材の発掘がどういうことかというと、人材がもつ潜在的な能力やスキルを見極めることであり、人材管理ツールはそれを実現してくれます。

今や人材管理ツールは人事だけのシステムではなく各部署の責任者も活用するものであり、現場からの情報を直接的にシステムへ反映する事ができます。

そのためデスクからは見えなかった現場の人材の能力やスキルが視覚化されるのです。これにより次期後継者や管理職候補を効率的に抽出する事ができます。

2-2. 人材育成

多くの人材管理ツールでは人材育成を意識し機能を取り込んでいます。
E-ラーニングを包括的に実装したシステムや、メッセージ一斉配信機能による課題提出など、システム導入前には叶わなった育成体制を構築できます。

さらに、人材の能力やスキルに合わせた育成環境を提供することで効率的に個々の才能を伸ばす事ができます。

2-3. 適材適所

近年の人材管理ツールはUIが洗練されていて視認性が良く、人材の情報や配置などが合理的に整理されています。

そのため一目で部署やチームの状況が確認でき、中には将棋盤で駒を配置するように直感的に采配できるシステムもあり、より具体性のある采配が可能です。

2-4. 360°視点の評価

前述したように、今や人材管理ツールは人事だけのものではありません。
各部署の責任者はもちろんのこと活用範囲を広げれば社員に利用させる事も可能なので、一人の人材に対し人事・責任者・同僚とすべての観点から評価をする事ができます。

2-5. モチベーション管理

人材管理ツールで適切な評価がされているということは、人材のモチベーション維持に直結します。
多くの人材は「見えない頑張り」が評価されずモチベーションが低下してしまいますが、360°評価で適切な評価が実現可能です。

2-6. クラウドのメリット

以下にクラウド型人材管理システムのメリットをまとめます。

いつでもどこでも利用できる
クラウド型はPCとオンライン環境さえあればいつでもどこにいても利用できるので、外出時に人材情報の確認も可能。

サーバ運用がいらない
システムはベンダーが運用しているサーバ上で稼働しているため、ユーザーは完全手放しで運営でき本業に注力できます。

導入コストが安い
ユーザーごと月額利用料がかかるものの、導入コストは無料~数万円とかなり低コストです。ちなみにランニングコストに関しても低コストで利用できます。

2-7. オンプレミスのメリット

以下にオンプレミス型人材管理システムのメリットをまとめます。

カスタマイズ性が高い
自社にサーバ環境を構築してシステムを利用することから、独自にカスタマイズする事が可能です。要件定義に完全にマッチしたシステムを築く事ができます。

セキュリティが柔軟
オンプレミス型では自社のセキュリティポリシーを反映させる事ができるので、より強固なセキュリティを築けます。

以上が人材管理ツールのメリットとなるのですがいかがでしょうか?
思っていたよりもかなり多くのメリットあり、活用することで企業成長を支援するツールとなり得るのです。

3. 人材管理ツールを使うデメリット

人材管理ツールが持つデメリットを紹介していきます。

3-1. 導入の難易度

どんなシステムでも簡単な導入はないのですが、その中でも人材管理システムは導入難易度が高く注意しなければならないポイントが多くあります。

要件定義、各部署や拠点に散在する人材情報データの一元化、責任者からの情報打ち上げ、他システムとの連携、管理体制の見直しなど押さえるべき点は非常に多く一つでも欠けると導入失敗に近づきます。

人材管理ツールの導入は難しいと認識し押さえるべきポイントをしっかりと押さえる必要があります。

3-2. クラウドのデメリット

以下にクラウド型人材管理システムのデメリットをまとめます。

オフラインでは利用できない
オンラインで利用するということは、裏を返せばオフライン環境下では使用できません。インターネット障害が発生した際の対処は重要です。

ベンダー選定が難しい
とくにクラウド型では数多くのシステムがリリースされているので、選定の際に非常に迷ってしまします。

セキュリティへの不安
現代のクラウド型はかなり強固なセキュリティがしかれていますが、データを社外に保存するというのにはやはり不安が残ります。
また自社のセキュリティポリシーに反し導入できないことも。

3-3. オンプレミスのデメリット

以下にオンプレミス型人材管理システムのメリットをまとめます。

導入コストが高い
サーバの購入や構築の必要があるオンプレミス型では、トータルコストで考えると数十~百万円はかかります。

実はランニングコストがある
システムの購入だけでそれ以降コストがかからないと思いがちですが、実は運用というランニングコストがあります。
運用担当者が1日にサーバにかける時間や電気代、障害時の対応などすべてコストがかかります。

以上が人材管理ツールが持つデメリットですが、メリットより少ないと感じた方が多いかと思います。
しかしそれでもかなり重要な項目なのでしっかりと理解しておく必要があるでしょう。

注目のタレントマネジメントシステム、サービス資料まとめ

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ボクシル編集部おすすめの人材管理システム、ツール

カオナビ

  • 顔写真で直感的に人材情報を把握
  • 2年連続「人材管理システム」シェアNO.1
  • 人事評価、社員情報など人事情報を一元管理

カオナビは、顔写真を用いて直感的に人材情報を把握できるタレントマネジメントシステムです。優秀人材の適材配置・能力やスキルなどの社員情報を顔写真を見ながら、管理できるのが特徴です。また目標管理や360度評価など人事評価機能もあるため、紙やエクセルでの煩雑な評価管理から脱却し、効率的な評価運用が可能になります。初期費用が0円という点も嬉しいポイントですね。

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サイレコ

  • 過去から現在のタレント情報を蓄積&見える化
  • 採用基準・育成指標の明確化
  • 異動・組織シミュレーションも簡単

サイレコは、人事担当者の定型業務を効率化し、タレントマネジメントや人事業務を支援するクラウド型人事管理システムです。

従業員の過去から現在まですべての人事情報を一元管理でき、タレント情報の蓄積と見える化を実現します。また、社内のロールモデルとなる人材の情報を抽出・分析することで、自社にあった採用基準や育成指標が明確化され、効率的な採用・育成を支援してくれます。異動・組織シミュレーションをドラック&ドロップで直感的にわかりやすく可視化できるのもポイントの1つです。

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Profile Manager(サイダス)

  • 人材情報をデータベース化
  • 目的別に最適な人材を簡単検索
  • 人材マネジメントの効率UP

Profile Managerは、人材情報をデータベース化し、人材マネジメントの効率を上げる人材見える化アプリケーションです。社員の顔や名前といった基本情報に加えて、個々のスキルや経歴、過去の評価といった情報を見える化することで、さまざまな観点から社員一人ひとりを把握できます。また、すべての項目から絞り込み検索が可能なので、目的に応じて最も適する人材を瞬時に選定可能です。

これまでバラバラに存在していた社員の情報を一目で把握できることで、経営会議や人事会議の効率があがるだけでなく、より的確な判断を可能にします。

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Performance Cloud(サイダス)

  • 人材情報をビジュアル化して多角的分析
  • マトリクス分析で課題を発見・解決
  • 人材可視化で最適な人材配置

Performance Cloudは、人材情報を利用して人材分析を行うアプリケーションです。人材のパフォーマンス最大化、採用、優秀な人材の定着、リーダー育成、メンタルヘルスケアにも対応しています。

直感的な操作と多角的な分析が可能で、主な機能の1つである「9Box」では、9つのグループでマトリクス化することで多様な視点から人材を分析し、今後活躍が期待される人材を発見・育成できます。「HR ポートフォリオ」と呼ばれる分布図での人材可視化では、適材適所の人材配置や、最適な育成方法を実現するための情報を得られます。

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MBO Cloud(サイダス)

  • 目標の進捗を継続的かつ効果的に管理
  • テンプレート設定で柔軟にカスタマイズ可能
  • 人事考課の業務工数大幅カット

MBO Cloudは、社員の目標達成を多角的にサポートする、目標管理・人事考課アプリケーションです。社員が目標を達成するためには、進捗状況を常に意識することが重要です。目標までの道のりを見える化することで、継続的かつ効果的なマネジメントを実現できます。

現在運用している目標管理制度に合わせて柔軟にカスタマイズできるので、社内の目標管理の制度が変わっても、設定を変更するだけでそのまま利用可能です。また、目標設定シート集計作業の簡易化、催促メール一括送信などの運用サポート機能により、人事考課の工数を大幅に削減できます。

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ヒトマワリ


  • 採用・人材・分析をワンパッケージで提供
  • 専属のコンサルタントによるサポート
  • 高クオリティなのに低コスト

ヒトマワリは、採用管理から人材データベースまで一元管理できるクラウド型人事管理システムです。

採用管理・人材管理・分析・適性検査などがワンパッケージで提供されているため、人材情報の一元化と可視化を行い、人材の採用から定着・戦力化までを実現します。また、システムを提供するだけでなく、専属のコンサルタントがシステム導入と運用を徹底的にサポートしてくれるので安心です。後発サービスだからこそできる高クオリティに加え、導入しやすい価格設定になっています。

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カケハシboarding(カケハシボーディング)

  • アンケートで社員の状態把握可能
  • 社員同士のSNS&ポイント付与機能
  • 手厚い導入支援サポート

カケハシboardingは、 社員の定着支援・社内コミュニケーション活性化する従業員満足度調査システムです。社員の個人の潜在的な不安や悩みを日々把握できるパルスサーベイや、社員育成の指導材料の助けとなるアンケート機能を活用することで、個別ケアや迅速なサポートを行えます。

アプリ内のSNS機能では、コメントに対し「いいね」やスタンプ等で反応したり、日ごろの感謝の気持ちをポイントとして付与し合ったりすることで、互いを賞賛し合う文化を醸成し、チームパフォーマンスの向上につながります。導入時の設定は企業情報を元に代行するため、手間なく利用開始できます。

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HR-Platform「目標管理・人事評価」

  • 評価プロセスの見える化と効率的な運用・集計自動化を実現
  • 複雑な人事制度にも完全対応・企業ごとに最適化するカスタマイズ性
  • きめ細やかな運用サポート

HR-Platform「目標管理・人事評価」は、人事評価プロセスを各社の制度に合わせて効率的に運用支援するクラウドソリューションです。会社・部門目標と個人目標を連鎖させ、目標の進捗状況を一覧化できます。各社独自の評価制度のシートや運用方法を理解し、ニーズに合わせたカスタマイズ設定も可能です。

エンジニアが直接ユーザーの声を聞き、システム要件・運用要件を共有しながら、導入後の運用をきめ細やかにサポートします。日本語と英語のバイリンガルに対応可能です。

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ゼッタイ!評価

ゼッタイ!評価人事評価制度の構築・導入・運用をトータルサポートするサービスです。評価制度を構築し、全社員への説明会や研修を実施することでスムーズな運用開始ができます。定期的に評価マイスターが訪問し、徹底的にシステム操作から制度運用までを支援します。

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MINAGINE(ミナジン)人事評価システム

MINAGINE人事評価システムは、ベンチャー・中小企業向けの人事評価システムです。評価項目のテンプレートが設定済なので、すぐに利用できます。人事評価シートの配布・回収・催促までをシステム上で管理でき、評価の一元管理が可能なので、効率的な管理が可能となります。

COCOREPO(ココレポ)

COCOREPOはブラウザで利用できるIT人材向けタレントマネジメントシステムです。社員情報が顔写真付きの一覧で見れるので人材管理・育成を誰でも簡単に行えます。社員全員のスキルを可視化でき、人材育成に役立てられます。また、エンジニア向けのモチベーション管理機能やプロジェクトのアサインメンバーを一元管理できる機能など、成長機会の創出を促します。先進的なデザインのUIと、煩わしい画面遷移のない操作感によって使いやすいシステムとなっています。

タレントパレット

タレントパレットは人事ビッグデータを見える化し、組織としてのパフォーマンスを向上させるタレントマネジメントシステムです。社員のワークログやスキル、マインドなどを見える化する機能を豊富に搭載しており、あらゆる角度で人材情報を分析することでメンバーと組織のパフォーマンスを最大化できます。採用や従業員満足度の見える化もできるなど、従業員のモチベーション向上にも役立ちます。

また下記の記事でさらに詳しく人材管理ツールについてまとめているので、合わせてご覧ください。

人事管理システム44個比較!クラウド - 採用管理・人材管理【2018年最新版】 | ボクシルマガジン
会社を効率化させるために必須な人事管理システムとは?採用管理システムと人材管理システムを紹介し、どのようなポイント...

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人材管理システム、ツールの選び方

人材管理システム、ツールを選ぶ際のポイントとして、
1. サポート体制
2. クラウドで利用できる
3. トータルコスト
といったポイントが挙げられます。

下記の人材管理システム、ツールの選び方ガイドでは、選ぶ際のポイントだけでなく、人材管理システム、ツールを導入するメリットやデメリットなどといった情報を掲載しています。
ぜひご覧ください。

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人材管理ツールのメリット・デメリットのまとめ

人材管理ツールの市場は年々拡大しており、今後もその重要性は高まっていきます。皆さんの会社で導入されるかどうかはわかりませんが、可能性はかなりあるでしょう。

今後のためにも、そしてビジネスに身を置く者として、人材管理ツールのメリット・デメリットを理解しておいてください。

また、下記の記事で人材管理に関するサービスを比較しているので、本記事で紹介した人材管理ツールのメリット・デメリットを念頭にぜひご一読ください。

人事管理システム44個比較!クラウド - 採用管理・人材管理【2018年最新版】 | ボクシルマガジン
会社を効率化させるために必須な人事管理システムとは?採用管理システムと人材管理システムを紹介し、どのようなポイント...

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