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人材管理ツールのメリット・デメリットをまとめ | コスト・導入難易度は?

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人材管理ツールは一般的に「人事業務の効率化ツール」と認識されているので、本来のメリット・デメリットがあまり理解されていません。そこで人材管理ツールのメリット・デメリットを詳しく説明します。

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・顔写真で直感的に人材情報を把握
・目標管理制度や360度評価、OKRなどあらゆる評価制度に対応
・人事評価、社員情報など人事情報を一元管理
・労務手続きや従業員の情報管理業務を自動化
・勤怠管理や給与計算ソフトなど外部サービスと連携可能
・全社・組織別の名簿をテンプレートを用いて簡単に作成

1. 人材管理ツールとは

簡単にいうと、人材の発掘、育成、評価、配置、情報のすべてを適切に管理するためのものです。シンプルなツールのように感じますが、実は現代の企業経営においてとても重要な位置づけがされています。

というのも現代人材管理において“タレントマネジメント”という管理手法が注目されており、社内人材の活用で成長を狙う企業が増加しているためです。

2. 人材管理ツールを使うメリット

人材管理ツールが持つメリットは意外にも多く、7つのメリットを紹介していきます。

2-1. 人材発掘

人材の発掘とは外部的な話ではなく内部人材の発掘です。
内部人材の発掘がどういうことかというと、人材がもつ潜在的な能力やスキルを見極めることであり、人材管理ツールはそれを実現してくれます。

今や人材管理ツールは人事だけのシステムではなく各部署の責任者も活用するものであり、現場からの情報を直接的にシステムへ反映する事ができます。

そのためデスクからは見えなかった現場の人材の能力やスキルが視覚化されるのです。これにより次期後継者や管理職候補を効率的に抽出する事ができます。

2-2. 人材育成

多くの人材管理ツールでは人材育成を意識し機能を取り込んでいます。
E-ラーニングを包括的に実装したシステムや、メッセージ一斉配信機能による課題提出など、システム導入前には叶わなった育成体制を構築できます。

さらに、人材の能力やスキルに合わせた育成環境を提供することで効率的に個々の才能を伸ばす事ができます。

2-3. 適材適所

近年の人材管理ツールはUIが洗練されていて視認性が良く、人材の情報や配置などが合理的に整理されています。

そのため一目で部署やチームの状況が確認でき、中には将棋盤で駒を配置するように直感的に采配できるシステムもあり、より具体性のある采配が可能です。

2-4. 360°視点の評価

前述したように、今や人材管理ツールは人事だけのものではありません。
各部署の責任者はもちろんのこと活用範囲を広げれば社員に利用させる事も可能なので、一人の人材に対し人事・責任者・同僚とすべての観点から評価をする事ができます。

2-5. モチベーション管理

人材管理ツールで適切な評価がされているということは、人材のモチベーション維持に直結します。
多くの人材は「見えない頑張り」が評価されずモチベーションが低下してしまいますが、360°評価で適切な評価が実現可能です。

2-6. クラウドのメリット

以下にクラウド型人材管理システムのメリットをまとめます。

いつでもどこでも利用できる
クラウド型はPCとオンライン環境さえあればいつでもどこにいても利用できるので、外出時に人材情報の確認も可能。

サーバ運用がいらない
システムはベンダーが運用しているサーバ上で稼働しているため、ユーザーは完全手放しで運営でき本業に注力できます。

導入コストが安い
ユーザーごと月額利用料がかかるものの、導入コストは無料~数万円とかなり低コストです。ちなみにランニングコストに関しても低コストで利用できます。

2-7. オンプレミスのメリット

以下にオンプレミス型人材管理システムのメリットをまとめます。

カスタマイズ性が高い
自社にサーバ環境を構築してシステムを利用することから、独自にカスタマイズする事が可能です。要件定義に完全にマッチしたシステムを築く事ができます。

セキュリティが柔軟
オンプレミス型では自社のセキュリティポリシーを反映させる事ができるので、より強固なセキュリティを築けます。

以上が人材管理ツールのメリットとなるのですがいかがでしょうか?
思っていたよりもかなり多くのメリットあり、活用することで企業成長を支援するツールとなり得るのです。

3. 人材管理ツールを使うデメリット

人材管理ツールが持つデメリットを紹介していきます。

3-1. 導入の難易度

どんなシステムでも簡単な導入はないのですが、その中でも人材管理システムは導入難易度が高く注意しなければならないポイントが多くあります。

要件定義、各部署や拠点に散在する人材情報データの一元化、責任者からの情報打ち上げ、他システムとの連携、管理体制の見直しなど押さえるべき点は非常に多く一つでも欠けると導入失敗に近づきます。

人材管理ツールの導入は難しいと認識し押さえるべきポイントをしっかりと押さえる必要があります。

3-2. クラウドのデメリット

以下にクラウド型人材管理システムのデメリットをまとめます。

オフラインでは利用できない
オンラインで利用するということは、裏を返せばオフライン環境下では使用できません。インターネット障害が発生した際の対処は重要です。

ベンダー選定が難しい
とくにクラウド型では数多くのシステムがリリースされているので、選定の際に非常に迷ってしまします。

セキュリティへの不安
現代のクラウド型はかなり強固なセキュリティがしかれていますが、データを社外に保存するというのにはやはり不安が残ります。
また自社のセキュリティポリシーに反し導入できないことも。

3-3. オンプレミスのデメリット

以下にオンプレミス型人材管理システムのメリットをまとめます。

導入コストが高い
サーバの購入や構築の必要があるオンプレミス型では、トータルコストで考えると数十~百万円はかかります。

実はランニングコストがある
システムの購入だけでそれ以降コストがかからないと思いがちですが、実は運用というランニングコストがあります。
運用担当者が1日にサーバにかける時間や電気代、障害時の対応などすべてコストがかかります。

以上が人材管理ツールが持つデメリットですが、メリットより少ないと感じた方が多いかと思います。
しかしそれでもかなり重要な項目なのでしっかりと理解しておく必要があるでしょう。

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ボクシル編集部おすすめの人材管理システム、ツール

カオナビ - 株式会社カオナビ

カオナビ - 株式会社カオナビ 画像出典:カオナビ公式サイト

  • 顔写真で直感的に人材情報を把握
  • 4年連続「人材管理システム」シェアNo.1
  • 人事評価、社員情報など人事情報を一元管理

カオナビは、顔写真を用いて直感的に人材情報を把握できるタレントマネジメントシステムです。優秀人材の適材配置・能力やスキルなどの社員情報を顔写真を見ながら、管理できるのが特徴です。また目標管理や360度評価など企業に合った評価制度を柔軟に運用できる「評価ワークフロー」機能もあるため、紙やエクセルでの煩雑な評価管理から脱却し、効率的な評価運用が可能になります。

jinjer人事 - 株式会社ネオキャリア

jinjer人事 画像出典:jinjer公式サイト

  • マスタや項目のカスタマイズが可能
  • 組織情報を顔写真で表示
  • 各種人事情報をダッシュボード化

jinjer人事は、人事関連の情報を一元管理できるタレントマネジメントサービスです。

人事データをリアルタイムに可視化し、入退職の推移、役職や年齢の構成比、従業員のパフォーマンスをいつでも簡単に確認できます。情報管理にあたっては、企業独自の項目を自由に追加できレイアウト変更も可能。顔写真表示による直感操作で組織改編をシミュレーションできるほか、過去〜未来の組織図を出力する機能も備え、戦略人事をサポートします。

HRMOS(ハーモス) - 株式会社ビズリーチ

HRMOS - 株式会社ビズリーチ 画像出典:HRMOS公式サイト

  • 従業員と組織の情報を正確に可視化
  • オートメーション機能で日常業務を自動化
  • 従業員全員で活用し業務効率化

HRMOSは、面倒な人事業務を効率化し、人事データ活用をサポートしてくれるタレントマネジメントシステム/人事情報システムです。

従業員及び組織の過去から現在までの情報を一元管理でき、従業員数推移、退職率、平均勤続年数など必要な情報をレポート機能で簡単に出力可能。入社対応や人事異動、休暇/退職対応、従業員情報の転記作業などあらゆる日常業務を効率化します。また、全従業員が自ら入力した個人情報や変更事項の内容を人事が承認するだけで、従業員情報が最新の状態にアップデートできます。

HRMOS(ハーモス) - 株式会社ビズリーチ

HRMOS(ハーモス) - 株式会社ビズリーチ 画像出典:HRMOS公式サイト

  • あらゆる人事評価方法に対応
  • 評価、考課時に必要なさまざまなデータを一元化
  • 人事評価に関わる人の負担を大幅に削減

HRMOSは、MBOやOKR、360°評価など幅広い評価制度に対応した人事評価システムです。

高いカスタマイズ性により役割や役職に応じて細かく評価シートを設計可能で、チームの目標・評価プロセスをサポートするフィードバック機能により、細やかな評価制度の運用ができます。過去から現在までの評価データのみに限らず、API連携によりスキル・給与など成長に関わるさまざまなデータを一元化できます。評価シートの未入力者へのリマインド、組織改編や人事異動のタイミングでの評価ラインの更新、評価スコアの集約・集計などを自動化し、人事担当者の負担を削減します。

CYDAS PEOPLE(サイダス ピープル) - 株式会社サイダス

CYDAS PEOPLE - 株式会社サイダス 画像出典:CYDAS PEOPLE公式サイト

  • 一覧性の高い画面で人材データを確認
  • マイページからいろいろな情報を確認
  • 連携システムから不足データを登録できる

CYDAS PEOPLEは、人材管理の効率化しながら、社内コミュニケーションを活性化を目指せるシステムです。社員が普通に使っているだけでデータが集まり、人材データは一覧性の高い画面で確認できます。従業員それぞれのマイページでは、会社からのお知らせや同僚のフィードを確認できます。マイページから自身の情報を更新したり、連携システムから不足データを登録などシームレスで使いやすいシステムです。

SmartHR(スマートエイチアール) - 株式会社SmartHR

SmartHR(スマートエイチアール) - 株式会社SmartHR 画像出典:SmartHR公式サイト

  • 目的に合わせてカスタムできる社員名簿
  • 全従業員の顔がわかる人材データベース
  • 作成した名簿を特定の人と共有・公開

SmartHRは、労務手続きや従業員の情報管理業務を自動化するタレントマネジメントシステムです。

全社・組織別の名簿をテンプレートを用いて簡単に作成でき、顔写真・名前・部署・資格などといった情報を名簿に加えることで人材データベースとして活用できます。「アルバイト」「店舗別」「部署別」「資格保有者」などの細かい条件に応じた名簿を、必要な情報のみをピックアップして作成できます。作成した名簿を共有したい時は、権限を与えた人のみが閲覧可能なので、安心・安全に公開できます。

あしたのクラウドHR - 株式会社あしたのチーム

あしたのクラウドHR - 株式会社あしたのチーム 画像出典:あしたのクラウド公式サイト

  • あらゆる評価シートに対応できるカスタマイズ性
  • 人事データの活用がグッと楽になる充実の集計・分析機能
  • 他にはない選べるサポートプラン

あしたのクラウドHRは、全国2,500社以上の実績に裏打ちされた人事評価制度の構築・運用ノウハウに基づいて、評価業務のフローをすべて一元管理できる人事評価システムです。

目標から査定までの流れをすべて管理できるだけでなく、ありとあらゆる評価シートに対応できるように細かなカスタマイズにも対応しています。 評価軸別・評価者別などさまざまな切り口で分析できる機能や、評価結果から給与査定額を自動算出できる機能など、充実した集計・分析機能が備わっています。

また12/14より、新機能「社員名鑑」をリリース。社員名鑑では、顔写真や名前、メールアドレスといった基本情報はもちろん、趣味や社内部活動など企業独自の項目を作成可能。社員同士の理解を深めることで、社内コミュニケーションの活性化やスムーズな仕事の推進にもつながります。

wevox(ウィボックス) - 株式会社アトラエ

wevox - 株式会社アトラエ 画像出典:wevox公式サイト

  • 1回約3分のアンケートでエンゲージメントを見える化
  • アンケートはスマートフォン対応で回答する場所を選ばない
  • AIによるデータ解析で、組織の強みや課題を分析

wevoxは、従業員の会社に対する感情を数値化した「エンゲージメント」を測定し、改善に向けサポートしてくれるシステムです。1回約3分簡単なアンケートに従業員が回答するだけでエンゲージメントを数値化。定期的にアンケートを実施することで、細かい変化をタイムリーに把握し、課題を早期に発見、解決します。

従業員のエンゲージメントを9種類の観点にて数値化し、状態を改善させるための効果的な対策も提案してくれます。データの解析により組織の強みや課題を把握できるだけでなく、人材配置にも活用可能。

スキルナビ - 株式会社ワン・オー・ワン

スキルナビ - 株式会社ワン・オー・ワン 画像出典:スキルナビ公式サイト

  • 人材に関するあらゆるデータを一元化
  • スキルをグラフ化し、人材育成に活用
  • 無駄のない人材活用や効率的な採用活動が可能

スキルナビは、人材に関するあらゆるデータを集約し、一元化管理できるシステムです。セキュリティ対策も万全で、ログイン制御や参照権限機能、ログ取得機能などを備えています。人材データはグラフとして可視化し、個人や部門間で比較することも可能。人事異動を行った場合のスキルを見える化する人事異動シミュレーションによって、適材適所に人材を配置し、戦略的に人材を活用できるでしょう。

banto(バントウ) - 株式会社サイダス

banto 画像出典:banto公式サイト

  • Slackと連携して目標の進捗管理ができる
  • botの質問内容は自由にカスタマイズが可能
  • コミュニケーションを活性化する機能が充実

bantoは、目標の進捗管理をSlacと連携してシームレスに行えるOKR・KPIシステムです。Slack内でbotの質問に答えていくだけで、bantoの管理画面に自動で反映されます。そのため、ツールを立ち上げて入力する手間がかからないので、日々の進捗管理に余分な工数がかかりません。また、botの質問内容は自由にカスタマイズできるので、メンバーや環境に合った質問の作成が可能です。ほかにも「コメント機能」で目標に対するフィードバックを行い 「バリューバッジ」で仲間を賞賛する機能を活用することで、従業員のコミュニケーション活性化につながります。

MBO Cloud - 株式会社サイダス

MBO Cloud 画像出典:MBO Cloud公式サイト

  • 目標の進捗を継続的かつ効果的に管理
  • テンプレート設定で柔軟にカスタマイズ可能
  • 人事考課の業務工数大幅カット

MBO Cloudは、社員の目標達成を多角的にサポートする、目標管理・人事考課アプリケーションです。社員が目標を達成するためには、進捗状況を常に意識することが重要です。目標までの道のりを見える化することで、継続的かつ効果的なマネジメントを実現できます。

現在運用している目標管理制度に合わせて柔軟にカスタマイズできるので、社内の目標管理の制度が変わっても、設定を変更するだけでそのまま利用可能です。また、目標設定シート集計作業の簡易化、催促メール一括送信などの運用サポート機能により、人事考課の工数を大幅に削減できます。

sai reco(サイレコ) - 株式会社アクティブ アンド カンパニー

サイレコ 画像出典:sai reco(サイレコ)公式サイト

  • 過去から現在のタレント情報を蓄積&見える化
  • 採用基準・育成指標の明確化
  • 異動・組織シミュレーションも簡単

サイレコは、人事担当者の定型業務を効率化し、タレントマネジメントや人事業務を支援するクラウド型人事管理システムです。

従業員の過去から現在まですべての人事情報を一元管理でき、タレント情報の蓄積と見える化を実現します。また、社内のロールモデルとなる人材の情報を抽出・分析することで、自社にあった採用基準や育成指標が明確化され、効率的な採用・育成を支援してくれます。異動・組織シミュレーションをドラック&ドロップで直感的にわかりやすく可視化できるのもポイントの1つです。

ヒトマワリ - 株式会社エラン

ヒトマワリ 画像出典:ヒトマワリ公式サイト

  • 採用・人材・分析をワンパッケージで提供
  • 専属のコンサルタントによるサポート
  • 高クオリティなのに低コスト

ヒトマワリは、採用管理から人材データベースまで一元管理できるクラウド型人事管理システムです。

採用管理・人材管理・分析・適性検査などがワンパッケージで提供されているため、人材情報の一元化と可視化を行い、人材の採用から定着・戦力化までを実現します。また、システムを提供するだけでなく、専属のコンサルタントがシステム導入と運用を徹底的にサポートしてくれるので安心です。後発サービスだからこそできる高クオリティに加え、導入しやすい価格設定になっています。

HR-Platform「目標管理・人事評価」 - フォスターリンク株式会社

HR-Platform 画像出典:HR-Platform公式サイト

  • 評価プロセスの見える化と効率的な運用・集計自動化を実現
  • 複雑な人事制度にも完全対応・企業ごとに最適化するカスタマイズ性
  • きめ細やかな運用サポート

HR-Platform「目標管理・人事評価」は、人事評価プロセスを各社の制度に合わせて効率的に運用支援するクラウドソリューションです。会社・部門目標と個人目標を連鎖させ、目標の進捗状況を一覧化できます。各社独自の評価制度のシートや運用方法を理解し、ニーズに合わせたカスタマイズ設定も可能です。

エンジニアが直接ユーザーの声を聞き、システム要件・運用要件を共有しながら、導入後の運用をきめ細やかにサポートします。日本語と英語のバイリンガルに対応可能です。

MINAGINE(ミナジン)人事評価システム

MINAGINE人事評価システムは、ベンチャー・中小企業向けの人事評価システムです。評価項目のテンプレートが設定済なので、すぐに利用できます。人事評価シートの配布・回収・催促までをシステム上で管理でき、評価の一元管理が可能なので、効率的な管理が可能となります。

COCOREPO(ココレポ)

COCOREPOはブラウザで利用できるIT人材向けタレントマネジメントシステムです。社員情報が顔写真付きの一覧で見れるので人材管理・育成を誰でも簡単に行えます。社員全員のスキルを可視化でき、人材育成に役立てられます。また、エンジニア向けのモチベーション管理機能やプロジェクトのアサインメンバーを一元管理できる機能など、成長機会の創出を促します。先進的なデザインのUIと、煩わしい画面遷移のない操作感によって使いやすいシステムとなっています。

タレントパレット

タレントパレットは人事ビッグデータを見える化し、組織としてのパフォーマンスを向上させるタレントマネジメントシステムです。社員のワークログやスキル、マインドなどを見える化する機能を豊富に搭載しており、あらゆる角度で人材情報を分析することでメンバーと組織のパフォーマンスを最大化できます。採用や従業員満足度の見える化もできるなど、従業員のモチベーション向上にも役立ちます。

また下記の記事でさらに詳しく人材管理ツールについてまとめているので、合わせてご覧ください。

人材管理システム、ツールの一括資料ダウンロード

ボクシルで紹介している各種人材管理システム、ツールのサービス資料を一括で見たいという方は下記のリンクからどうぞ!

人材管理システム、ツールの選び方

人材管理システム、ツールを選ぶ際のポイントとして、
1. サポート体制
2. クラウドで利用できる
3. トータルコスト
といったポイントが挙げられます。

下記の人材管理システム、ツールの選び方ガイドでは、選ぶ際のポイントだけでなく、人材管理システム、ツールを導入するメリットやデメリットなどといった情報を掲載しています。
ぜひご覧ください。

人材管理ツールのメリット・デメリットのまとめ

人材管理ツールの市場は年々拡大しており、今後もその重要性は高まっていきます。皆さんの会社で導入されるかどうかはわかりませんが、可能性はかなりあるでしょう。

今後のためにも、そしてビジネスに身を置く者として、人材管理ツールのメリット・デメリットを理解しておいてください。

また、下記の記事で人材管理に関するサービスを比較しているので、本記事で紹介した人材管理ツールのメリット・デメリットを念頭にぜひご一読ください。

合わせてこちらの記事ではタレントマネジメントについて紹介しています。ぜひご参照ください。

ボクシルとは

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