営業のPDCAサイクルを回す方法を具体例で解説！成果をあげるSFAツールも紹介

PDCAは企業の営業活動にも適用できるため、近年は営業成績が伸び悩んでいる営業部隊や、市場ニーズの変化などの外部要因によって売上が伸び悩んでいる企業も積極的に取り入れています。営業プロセスの改善をするうえでも非常に有用なフレームワークだからです。

そこで、とくに営業におけるPDCAサイクルを回す方法について具体的な事例を交えつつ解説していきます。

PDCAを後押ししてくれる営業支援（SFA）ツールの紹介もするので、営業担当者の方は、ぜひご一読ください。

営業におけるPDCAとは

PDCAサイクルとは、事業の運営において「Plan（計画）⇒Do（実行）⇒Check（評価）⇒Act（改善）⇒再びPlan（計画）･･･」のサイクルを繰り返すことです。もともとは製造業における品質管理のために提唱された概念です。

このサイクルは汎用性が高く、事業のどのような領域でも適用でき、また個人でも日ごろの仕事のパフォーマンスを向上させるために非常に有効な手法となります。

そもそもPDCAサイクルとは

事前の計画に沿って製品を製造し、問題が生じた場合に原因を明らかにして改善点を挙げ、それを新しい計画に組み込む、といった一連のサイクルを繰り返し続ける手法です。

製造現場では、PDCAサイクルと目標の達成度に関する定量的な評価法である「KPI」とを組み合わせて改善を繰り返すことが多いです。しかし、どのような企業であっても、業務管理・改善を実践するための効果的なフレームワークとして認識されています。

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次に「PLAN」「DO」「CHECK」「ACTION」それぞれの項目について簡単に解説します。

PLAN

まずは改善したい分野における目標設定を行います。

目標達成のための行動計画を作成しますが、ここで重要なのは具体的な数値目標とともに期限をつけるようにしましょう。

漠然とした曖昧な目標や、定量的に評価できない計画を作成しても、後から改善点を洗い出せなくなります。

DO

設定した計画を実行していきます。

営業であればテレアポや訪問に関するものが多くなるはずです。この際はクライアント名と交渉の内容、そして相手のニーズなどの情報を記録することが重要です。
これによって、後から実行内容と結果を評価しやすくなります。

また、当初の計画と違ってくる部分が必ず出てくるものなので、計画に修正を加えた部分も、後から評価できるように記録しておきましょう。必ず計画どおりに進めなければいけないものではありません。

CHECK

当初の計画した目標を実行できていたのか、結果に結びついたのかどうかを検証・評価していく段階です。

実際の成果を定量的に測定し、課題や問題点について挙げていきます。

目標を達成できなかった部分について、何が問題だったのかを評価するとともに、成功した部分についても成功要因を分析するようにしましょう。

ACTION

前段「CHECK」で明らかにした課題や問題点の改善策について検討し、業務の改善を行うとともに、それを次の「PLAN」へと反映させます。

このプロセスを繰り返し、常に改善を重ねていくことによって、日々の営業活動のパフォーマンスが向上していきます。

営業マンは営業スキルを向上させることにより、組織全体の営業レベルの底上げが可能です。効率的な運営体制を改善することによって、一人ひとりの営業マンが仕事のしやすい環境を整えられるようになります。

PDCAの目的

営業分野でなくても、なんらかの目標を達成するために計画を立てます。

しかし、単に目標を立てるだけで、実行した結果から見えてくる問題点を改善できなければ、それ以上の成果を上げられなくなります。

PDCAは、一度計画を実行して満足するものではありません。
結果を評価して改善するプロセスを意識的に繰り返し続けることによって、常にパフォーマンスを向上させ続けることが目的です。継続的に繰り返すことに大きな意味があります。

継続して改善し続けることは、どのような分野の仕事であっても必要なことです。
とりまく環境にいち早く適合し、変化し続ける市場ニーズにあわせた商品やサービスを提供し続けるためにも、全社的にPDCAを回し続けることが重要です。

営業でPDCAが重要な理由

業務を効率化し、営業活動における目標達成を計画的に行うために、PDCAが活用されています。PDCAで営業活動における課題を明確にし、改善するプロセスを繰り返すことで、非効率な取り組みによるムダな時間の削減が可能です。

営業の仕事は多岐にわたりますが、漠然と行動しているだけでは、「なぜ成果が出ないのか」「どこを改善すべきか」を把握できません。あらかじめ計画を立て、迷わず効率的に行動できるよう、PDCAサイクルを回すことが重要です。

PDCAを取り入れて、優先順位の高い行動に絞って取り組みを進め、営業活動の量や質を上げることで、やみくもに行動し非効率な営業活動になるのを防げます。

営業活動におけるPDCAの具体例

営業活動において、どのようにPCDAを活用するのか、工程ごとの具体例を紹介します。

PLAN

サイクルの起点である「PLAN」の段階においては、「CHECK」や「ACTION」の工程で行う改善や評価を曖昧にしないために、明確な目標設定が必要です。

たとえば、営業活動においては、「PLAN」で次のような目標を設定します。

• 売上高
• 利益率
• 成約件数
• 有効商談件数
• 訪問件数
• テレアポ件数

目標設定の際には、「CHECK」の段階で客観的に計測できるよう、具体的な数値を設定することが大切です。

DO

「DO」では、「PLAN」で定めた目標を達成するためにどのように行動するのか、定量化した行動計画を立て、それに沿って実行します。

この項目では、「いつ」「どこで」「どれだけ」といった要素を基準に、具体的な数値をもってタスクを設定することで、目標達成に向けて具体的に行動できるようになります。

たとえば、「有効商談を3週目までに4件設定する」「有効商談を4件設定するために、2週目までに商談を10件行う」などのように、最終目的に向けて、取るべき行動を分解して明確にしましょう。さらに、具体的な行動計画とともに、後の項目で評価や改善が行いやすくなるよう、「いつまでに何をするのか」評価までの期限を設定します。

また、計画を実行する際には、成果について評価しやすいように、実行した内容や結果について必ず記録を残しておきましょう。

CHECK

「CHECK」では、「PLAN」で立てた計画と「DO」で実行した行動を照らしあわせ、定量・定性的に評価を行います。

目標が達成できてもできなくても、目標と行動を数値で照らしあわせて、結果に対して「なぜそうなったか」の原因を分析しましょう。達成した場合は、「何が成功要因だったのか」、達成できなかった場合は「なぜ達成できなかったのか」「なぜ受注できなかったのか」の原因を究明します。

たとえば、電話でのアポイントが取れなかった場合であれば、「忙しい時間帯に架電していた」、もしくは「事前のリサーチ不足」「架電数が少ない」などの要因が挙げられるでしょう。

このように、目標と行動を照らしあわせながら振り返り、原因と改善策を検討することが重要です。

ACTION

PDCAの最終段階となる「ACTION」では、「CHECK」で洗い出した課題への改善策を検討し、新たな計画に反映させます。

たとえば、アポイントにつながらない場合、「担当者につながりやすい時間帯に架電する」「トークスクリプトを用意する」「架電数を増やす」「電話の前にリサーチを行う」などの方法で改善する必要があるでしょう。

逆に、成功要因が見つかった場合には、それを活かしてさらなるパフォーマンス向上につなげるよう改善策を検討します。

PDCAのサイクルを回て、改善策を検討して取り組みを継続的に行うことで、営業活動の質を向上し続けられます。

営業活動におけるPDCAのポイント

それでは、営業活動においてPDCAを回し続けるための重要なポイントについて解説します。

目的を明確にしたうえで計画を立てる

近年は、どの分野でも「PDCAを回すことが重要だ」といわれるようになりました。
しかし、いつの間にかPDCAを回すこと自体が目的化してしまい、具体的に何を改善したいのかがわからない状態で混乱してしまっているケースも見られます。

まずはPDCAサイクルを回す、目的を明確にしましょう。

実際に計画を立てる際には、組織全体の現状を分析し、達成しなければならない目標を定量的に明らかにします。さらに後の段階で目標達成の確認が取れるように、しっかりと達成期限も決めておくようにしてください。

本質的な原因を探る

行動の評価段階においては、成功や失敗の表面的な原因を挙げて満足するのではなく、より本質的な原因を探り、改善を図ることが重要です。

多くの問題は、複雑で解決すべき事柄が多いように感じらるでしょう。
しかし、深く原因を探ってみると、たった1つの本質的な問題から枝分かれしているといったケースが多くあります。

表面的な問題をいくら解決しても、同じような問題が次々に出てきてしまいますが、本質的・根本的な問題を解決すれば問題はありません。

効果的なPDCAを回すためには、常に本質的な問題の改善に取り組むことを意識するのが重要です。

数値として改善案を示す

改善案はなるべく数字で示し、具体的に何を何回やればよいのかを示すことも重要です。

たとえ本質的な原因を発見できたとしても、改善するための施策が曖昧なら具体的な行動につなげられませんし、効果の測定もできないでしょう。

目標設定も具体的であることが望ましいです。ただし、改善して次の計画につなげるためにも、なるべく定量的な改善案を示す必要があります。

すぐに結果を求めすぎない

PDCAの目的でも説明したように、PDCAは何度も繰り返し実践することで業務の改善をしていくものです。

一度実践しただけですぐに効果が出るケースは稀なので、改善の積み重ねが重要となります。効果が出ないと諦めずに繰り返し実践するようにしましょう。

ポジティブな側面にも目を向ける

PDCAサイクルでは、どうしても改善点ばかりに目が行ってしまいがちです。

しかし、成功した部分や成長したところにも目を向け、さらに伸ばすためにはどうすればよいかを考えるのも重要となります。

場合によっては、どうしても改善できない部分を切り捨てて、より伸びしろのある部分に改善点をフォーカスする方がよいケースも少なくありません。

営業活動におけるPDCAの事例

それでは、営業活動におけるPDCAサイクルの成功例と失敗例について簡単に紹介していきます。

PDCAの失敗例1：目標設定や行動計画が曖昧だったケース

ある企業の営業チームでは、全体の成約件数が下がってきたため、PDCAサイクルを回して成約率の改善を目標にする。

一日の「成約数を伸ばすこと」を目標とし、営業電話や顧客への訪問数を増やすといった自分なりの方法で成約率向上に向けた試みを行った。しかし、いつまで経ってもうまくいかず、メンバー達はいつの間にかPDCAサイクルの存在すら忘れて、業績が伸び悩んでいた状態に戻っていた。

失敗の原因と改善点

この失敗の原因は、まず目標設定が曖昧だったことに加え、具体的な行動計画を立てなかったことにあります。

一人ひとりが「成約率を伸ばす」といった曖昧な目標設定のもとでバラバラに行動していたため、チームとしての改善点を上げられず、適切なフィードバックを得られませんでした。

このように、目標設定の時点で躓いてしまっている組織はけっして少なくありません。
チームとして具体的に数値化した目標を設定し、具体的な行動計画を立ててチームでシェアする必要があったわけです。

PDCAの失敗例2：本質的な問題（改善点）を導き出せていないケース

慢性的な売上の低下を懸念していたあるソフトウェアの販促チームでは、顧客自身にヒアリングすることで、彼らのニーズの変化を読み取り、自社商品の改善に活かすPDCAを回そうと考えた。

しかし、さまざまな顧客の意見をソフトウェア開発に取り入れようとしても、なかなか成果を上げられなかった。

顧客自身の意見もさまざまで、改善に結びつけるには難しい要素が多かったことに加え、実際に商品に改善を加えても反応は芳しくない。

何か月かの試行の後、結局どのような点が顧客の嗜好に合うものなのか導き出せず、既存のソフトウェアを提案し続けていた。

失敗の原因と改善点

顧客が本当に求めていたのはソフトウェア自体の改善案ではなく、それを実際の業務に活かす方法でした。
顧客の多くは、ソフトウェアの充実した機能について理解はしていたものの、具体的にどうすれば業務に活かせるかがわかっていませんでした。

そこで、販促チームは営業部隊と協力しながら、これまでの単純なソフトウェアを売り込む方法から、コンサルティング型の営業スタイルに切り替えることにしました。

これによって、それぞれのクライアントの環境に応じた適切な導入方法をアドバイスすることによって、売上を改善させられました。

PDCAの成功例1：現状を正しく認識することで営業成績を改善したケース

営業部門に配属されたAさんは、ここ数か月の営業成績が下がってきたことを問題視し、PDCAの活用で成績改善につなげる決意をする。

現在の営業方法の問題点を探るため、成績が下がりはじめる前後の行動の違いをプロセスごとにピックアップした。

電話をかける時間帯と資料内容が漠然としすぎていることに気づいたAさんは、これらの課題改善につながる具体的な計画を立て、実行と改善を繰り返した。

結果として、営業成績は改善し今ではチーム内で1、2位を争うほどの成績をおさめるようになる。

成功要因とさらなる改善点

PDCAサイクルが成功した要因としては、何よりも自身の現状を正しく認識するところからスタートしたことです。

そして、営業プロセスを段階別に分け、具体的にどの部分にどういう課題があるのかを自分なりに調査・分析し、改善を具体的な目標として設定したところでしょう。

PDCAをうまく回すためには、現状を正しく認識することと具体的な行動計画を欠かせません。

PDCAの成功例2：「定義」を明らかにして、着実に成果につなげたケース

あるWebマーケティング企業では、ここ数か月間、一部のクライアントに提案しているマーケティング施策の効果が下がりはじめていることを問題視していた。

そこで同社では、他の施策の成果から導き出した「本来達成できるはずの数値目標」を明らかにするとともに、問題のある施策のターゲットユーザーについて、もう一度定義し直してみることにする。

それによって、クライアントがいつの間にか本来は想定していなかったユーザーにアプローチをしていたことに気づいたため、一からマーケティング戦略の提案し直しを決定した。

結果として、徐々にクライアント企業の売上が改善しはじめ、他のクライアントと同程度の営業成績に戻せた。

成功要因とさらなる改善点

繰り返し述べているように、PDCAサイクルでは目標や実行プラン、改善点を具体的・定量的にすることが重要です。

今回のケースでは、一からターゲット層を定義し直すことによって、本当に改善すべき点が浮き彫りになりました。

盲目的にPDCAサイクルを回しているだけでは、いつの間にか誤った改善点にばかりフォーカスしてしまう可能性があります。定期的に目標やターゲットを定義し直すことによって、実行段階でのブレを修正できるようになります。

PDCAにSFAが欠かせない理由

SFAによる顧客情報の共有化機能を利用すれば、業務報告や入力の手間、情報共有にかかるコストが大きく削減できます。こうしたムダをカットすることで、生産性を飛躍的に向上させられます。

このようにSFAを活用して、営業の現場におけるPDCAサイクルの活性化を目指してみてください。

営業支援（SFA）ツール10選

最後に、PDCAサイクルの実践を後押しする営業支援（SFA）ツールについて、代表的なサービスを紹介します。

注目のSFA（営業支援システム）、サービス資料まとめ

• 営業に関するさまざまなプロセスを一元管理
• 充実したカスタマーサポート
• 優れた分析・レポート機能

Salesforce（セールスフォース）は、営業プロセスの一元管理を可能にするクラウド型のビジネスアプリケーションです。リード（見込み客）の開拓から新規顧客の獲得、商談に関する一連のプロセス、カスタマーサービスやマーケティングに至るまで、営業における全プロセスを網羅的にサポートしてくれる点が魅力です。非常に優れたレポート機能をもっているため、営業におけるPDCAサイクルを回すための強力なサポートツールとなるでしょう。

• スタートアップ・中小企業向けSFA
• 低価格なのに高い営業パフォーマンス
• リアルタイムでの情報共有

Salesforce Starter Suiteは、世界No .1のCRMである「Salesforce」が提供するスタートアップ・中小企業向けの低価格営業支援ツールです。通常のSalesforceと比べ、低価格で導入できるので会社規模が拡大すればSalesforceへの拡張ができます。リアルタイムでの情報共有が可能なのでPDCAを効率的に回せます。

• 社員がもつ名刺情報を会社の資産として有効活用
• 営業活動を効率化
• 名刺情報リスト化の工数とコストを削減

Eight Teamは、社員全員の名刺交換による出会いを一括管理・共有し、有効活用できるサービスです。名刺情報を共有しておけば退職や異動などがあっても築いた人脈を継承でき、同僚がすでにアプローチしている企業であれば、キーマンへのパスも見つかりやすく、効率的な営業活動を実現します。リストとして名刺情報をダウンロードすれば、展示会やセミナーの案内メールやDM送付、年賀状の送付リスト作成にも利用でき、工数だけでなくコストの削減も可能です。

• SFA上でオリジナルの帳票が作成可能
• 既存のExcel帳票を簡単に取り込める
• 名刺情報をもとに顧客を一元管理

intra-mart DPS for Salesは、導入実績9,500社^※を超えるシステム基盤である「intra-mart」にもとづいたSFAツールです。名刺情報と営業活動が紐付けされるため、いつ誰にどのような営業活動を行ったのか一覧で確認できます。名刺情報の取り込みは、スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで即時にデータへ変換・登録されます。また、今まで活用していた既存のExcel帳票を、SFA上で取り込めるので、手間なくオリジナル帳票を作成可能です。豊富な機能で営業活動の効率化をサポートします。

※エヌ・ティ・ティ・データ・イントラマート「intra-mart DPS for Sales」（2024年3月22日閲覧）

• 営業現場での使いやすさ
• 豊富な機能と柔軟なカスタマイズ
• 豊富な導入実績と充実したサポート

eセールスマネージャーRemixは、サービス・製造・情報・通信など、さまざまな規模や業種の企業に導入実績がある営業支援（SFA）ツールです。豊富な機能と柔軟なカスタマイズが強みであり、実際の営業現場で簡単に利用できるツールとしての評価が高いSFAといえます。実際の導入では、専任の支援コンサルタントがつき、ツールの定着や問題の解決などしっかりとサポートしてくれます。

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• 使いやすく定着するSFA
• 専門知識不要でカスタマイズ可能
• 幅広い用途で活用可能

JUST.SFAは、優れたユーザーインターフェースと高いカスタマイズ性を備えた営業支援クラウドサービスです。インターフェースは総覧性に優れ、システムのカスタマイズは専門知識不要・ノンプログラミングで可能です。自由にデータテーブルやパネルを増やせるので、ノウハウの共有、契約書や見積書のワークフローなど、従来のSFAの範疇にとどまらない用途でも活用できます。

• オールインワンパッケージ
• アカウント数無制限利用可能
• 組織のセキュリティポリシーに沿った設定を一元管理

Knowledge Suiteは、クラウド型統合ビジネスアプリケーションです。営業支援（SFA）、顧客管理（CRM）、グループウェアとビジネスに必要な機能すべてが統合されており、社内文化にあわせて不必要な機能を減らすカスタマイズも可能です。また、「必要なときに必要な分だけ利用する」といった容量課金制なので、アカウント数を気にせず利用できます。スマートフォンやタブレットにも最適化しているので、外出先でもオフィスと変わらない環境を実現します。

• PDCAを回すのに必要な情報を1つの画面で確認
• 簡単な操作で見やすい営業レポートを作成
• 営業サイクルの中で課題となる箇所を明確にする

Freshsales Suiteは、営業のPDCAサイクルを回すための機能を網羅したCRMです。データにもとづいた、見やすい営業レポートを簡単に作成できます。営業レポートの作成に複雑な設定は不要で、簡単操作でレポートをグラフにして可視化できます。

カスタマイズ可能なダッシュボードで営業レポートを表示できるため、条件ごとのレポートを比較しながら改善点を探すことも可能です。また、見込み顧客が成約に至るまでにどの程度の時間がかかるのか、営業サイクルのどの部分での足止めが多いのかを明確にし、営業力の底上げも目指せます。

• 機能豊富なオールインワン型
• リアルタイムで情報共有が可能
• 案件ごとに収支管理ができる

ジョブマネは、中小ベンチャー企業に必要な業務機能がオールインワンで備わっているクラウド型営業支援システムです。請求確定〜見積作成・原価管理・販売管理・売上管理などの、労働生産性向上のためのさまざまな機能を備えています。部署をまたぎリアルタイムで案件の進捗を共有することで、ミスや不要な工数を大幅に削減可能です。また、案件ごとに、売上・仕入・外注費・勤怠（工数）・経費などの数値を紐づけて管理できるため、案件の収支状況を確実に把握できます。

• 名刺管理との連動で、担当者の入力作業を簡単に
• 商談の動きを迅速に把握してフォローできる
• 顧客情報を一元化し、タスクや営業活動を効率化

ホットプロファイルは、営業活動の可視化・効率化を支援するシステムです。

運用にあわせて定義した営業プロセスで案件を管理するため、次に行う営業活動を明確化し、受注につながる活動を進められます。金額や商談ステージの経過日数に応じてアラートを設定でき、商談の変化にもスピーディーに対応可能です。また、一画面で営業活動全体を可視化し分析もできるので、管理者によるマネジメントもしやすいのが特徴です。

PDCA営業を徹底させ、営業力を強化へ

主に営業部門におけるPDCAサイクルの回し方について、実際の成功・失敗事例とともに解説してきました。いまやどのような分野でもPDCAの重要性が指摘されています。ただし、実際に効果の出るPDCAサイクルを回し続けるには、押さえておくべきポイントがあります。

本記事を参考に、ぜひPDCAの重要性を再認識し、営業プロセスに導入してみてください。

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