介護業向け勤怠管理システム9選！選び方・おすすめサービス

介護業におすすめの勤怠管理システムとは

勤怠管理システムとは、従業員が出勤退勤時間を管理するためのシステムです。勤怠管理システムは打刻をデジタル化し、出勤時間を自動で集計してくれるため勤怠管理にかかる時間を削減できます。

機能としては、基本的な打刻機能や集計機能のほかにも、残業時間の超過を知らせるアラート機能や、休日出勤の申請・承認機能などがあります。勤怠管理をサポートできるものが豊富で、勤怠管理が複雑になりやすい介護業におすすめのサービスです。

介護業界の勤怠管理に関する課題

介護業界と一口にいっても、業態や施設ごとに介護サービスの形態はバラバラで働き方も多岐にわたります。介護業界が抱える勤怠管理の代表的な課題は次の4つです。

• 多様な勤務形態で集計・シフト表作成に手間がかかる
• 直行直帰の勤怠管理を把握できない
• 残業時間や有給休暇の管理が難しい
• 給与計算が複雑

上記のような課題を抱える介護業界で効率的に施設を運営するためには、クラウド型勤怠管理システムの導入が必要です。

多様な勤務形態で集計・シフト表作成に手間がかかる

介護・福祉業界は他の業界と比較しても勤務形態によってシフトが変則的になりがちです。たとえば老人ホームの場合は24時間勤務となるので、夜勤・宿直が発生するほか、2交代や3交代、変形労働時間制のようにさまざまな勤務が発生します。

また、正社員、パート・アルバイト、派遣社員など雇用形態によって適用されるルールも異なります。これらの情報を集約、シフト表を作成して、正しく勤務できているかをチェックするのは、非常に手間のかかる作業です。

そのため施設のシフト表作成、勤怠管理はマネージャークラスにとって大きな負担となり、施設をよりよくするために使うべき時間が圧迫されています。

直行直帰の勤怠管理を把握できない

直行直帰の勤怠管理を把握できないのも、介護・福祉業界が抱える勤怠管理の問題の1つといえます。訪問介護といった事業所以外で勤務する業態の場合は、ヘルパーが自己申告によって勤怠を管理しているケースもあり、正確な労働時間の把握が困難です。

直行直帰の勤怠管理を自己申告にしていることの問題点は2つで、オーバーワークが発生している従業員を放置しかねない点と、不正な打刻を見逃しかねない点です。

オーバーワークはメンバーの離職につながる可能性があり、不正な打刻は人件費の過大な支出、そこから発展してさらに大きな不正につながる可能性があります。

残業時間や有給休暇の管理が難しい

残業時間や有給休暇の管理が難しいのも介護業界が抱える問題です。オーバーワークはスタッフの離職、ひいては組織のパフォーマンスダウンにつながり、近年の働き方改革の風潮からも望ましくありません。

実際日本では働き方改革関連法の改正により、2019年から36協定で定める時間外労働に罰則つきの条件が設けられました。これにともない労働時間に関する適正な把握が義務化されたため、従業員の申告だけでは労使問題が発生した際に、労務管理が不十分であったとみなされる可能性があります。

また、残業時間や有給管理をすること自体にも手間がかかり、労務管理をするマネージャークラスの労務問題が発生することも考えられます。

よりいっそう厳格な残業時間・有給休暇の管理が求められるので、それに合わせて事業者は効率的な手法を模索しなければなりません。

給与計算が複雑

介護業界では、給与計算が複雑になりやすいことも課題の1つです。前述したように介護業界は夜勤・宿直が発生し、正社員のほかにもパートや派遣社員、常勤ホームペルパーなど雇用形態がさまざまです。これらはすべて給与の支払い方や額が異なるため、それぞれ計算を行う手間がかかります。

また少人数で施設の運営を行っている場合、ケアマネージャーと介護職員のどちらも行うといった複数の職種を兼務しているケースもあります。この場合それぞれの職種ごとに給与計算を行う必要があり、より複雑性が増して、作業者の負担が大きくなるでしょう。給与計算の時期は残業時間が一気に増加し、ヒューマンエラーも発生しやすくなります。

勤怠管理システムとExcelによる管理の違い

勤怠管理システムとExcelによる管理の大きな違いは「デジタルか紙か」です。Excelを活用する場合、勤怠管理には出勤簿かタイムカードを使用します。

この場合、手作業で時間を入力しなければならないため、人事の作業負担が大きくなり、入力ミスが起こる可能性もあるでしょう。またタイムカードは他人による打刻が簡単で、出勤簿も時間の改ざんを行いやすいのが欠点です。

一方で勤怠管理システムは、不正を行いにくいため客観的に労働時間を把握でき、集計の自動化といった機能で人事部の負担を大幅に軽減できます。

介護・福祉業界が勤怠管理システムを導入するメリット

介護・福祉業界が抱える勤怠管理の問題を解決するためには、勤怠管理システムの導入が必要です。介護界業界が勤怠管理システムを導入するメリットは、大きくわけて次の4つです。

• 勤務時間の集計やシフト作成を効率化できる
• 労働時間を正確に把握できる
• 人的ミスや不正を防げる
• 複雑な勤務形態を管理しやすい

それぞれのメリットについて詳しく説明します。

勤務時間の集計やシフト作成を効率化できる

勤怠管理システムを活用すれば打刻データをリアルタイムで収集可能です。

介護業の場合は、介護保険法で定められた一定の人員基準を満たすシフトにしなければならないため、シフト表作成の負担は非常に大きなものです。しかし勤怠管理システムの中には従業員からのシフト希望をもとにシフト作成をサポートするものや、自動的にシフト表を作成できるシステムもあります。

また、打刻データがリアルタイムでデジタルデータとして集計できるので、紙のデータをExcelに転記するといった作業が発生せず、従業員も場所と時間に関係なく出退勤の報告が可能です。

労働時間を正確に把握できる

紙やExcelで出勤簿を管理する場合、訪問介護のヘルパーをはじめ、外勤の職員は打刻のためだけに事業所に出勤しなければなりません。

一方で勤怠管理システムを使えば、スマートフォンやアプリから、いつでも打刻できます。訪問介護のような直行直帰が基本となる業態でも、ヘルパーが訪問先から打刻ができ、GPS打刻機能をもったシステムであれば場所の記録も可能です。

労働時間を正確に把握することは、従業員をオーバーワークの危険から守ることはもちろん、労働基準法や36協定に定められている、従業員の労働時間を正確に把握するといった効果もあります。

人的ミスや不正を防げる

紙やExcelの勤怠管理では書き直すことや、虚偽の申告が容易です。しかし勤怠管理システムの場合、打刻の情報はサーバーに格納されるので、後から書き直すのは難しいでしょう。

GPS打刻機能があるシステムを使用すれば打刻した位置も記録されるので、自宅や通勤中に打刻をしても不正はすぐに判明します。

また、人的ミスが削減できることもポイントです。たとえば、タイムカードの記録をExcelに転記したり、勤務時間を人間が集計したりといったように、人の手が介在するほどミスは発生しやすくなるものです。

しかし勤怠管理システムを活用すればデータは自動的にデジタルデータ化され、集計・分析もシステム側で行うので人的ミスを削減できます。

複雑な勤務形態を管理しやすい

介護・福祉業界では、早番や夜勤、オンコールなどシフト制による勤務形態の違いがあります。また前述したように「午前中はホームヘルパー、午後は機能訓練指導員」といった、1日に複数の職種をまたいで勤務を行う人も少なくなりません。

人事としてはシフト制の勤務にくわえ、職種ごとに異なる時間給を別々で集計をしなければならないため、勤怠管理や給与計算だけで大きな負担がかかります。しかし複数の勤務形態に対応したシステムであれば、事前に設定するだけで、自動でデータ集計が可能です。

従業員に対しては、職種が切り替わるタイミングで打刻をし直してもらうことで、ほとんど手をかけずに正確な勤怠時間を管理できます。システムによっては給与計算システムと連携ができるため、集計したデータを自動転記させ、より効率よく給与計算も行えるでしょう。

介護向け勤怠管理システムの選び方

介護・福祉事業所が勤怠管理システムを選ぶ際には、次の4つのポイントを確認しておきましょう。

• 働き方改革関連の法律に対応しているか
• 自社の勤務形態に対応できるか
• Web打刻・アプリ打刻に対応しているか
• シフト作成機能を搭載しているか

それぞれのポイントについて詳しく説明します。

働き方改革関連の法律に対応しているか

介護業は働き方改革観点の法律に対応した勤怠管理システムを選びましょう。近年、労働関連法が改正されており、「労働時間の適正な把握」や「時間外労働の上限規制の導入」、「年次有給休暇（年5日）の取得」といった新しい規制が次々と誕生しています。

勤怠管理システムを選ぶ際には、上記のような労働法による規制に対応したシステムか否かをチェックしてください。

とくに、「労働時間の適正な把握」に関しては手書きやExcelの出勤簿で勤怠を記録していても、厚生労働省や法律が規定している「客観的な記録」だとみなされません。労務管理において問題が発生した際にきちんと労働時間が記録されていなかったと認定され、事業所側が不利になる可能性も考えられるため注意してください。

自社の勤務形態に対応できるか

ここまで紹介してきたように、介護業界はさまざまな勤務形態があるため、自社の勤務形態に合わせた対応ができるかも重要です。交代制勤務や内勤・外勤、常勤・非常勤などまずは自社にどういった勤務形態があるか確認し、これらを考慮してデータの記録・集計・分析ができるシステムを探しましょう。

介護業界に特化した勤怠管理システムはもちろん、業界・業種を問わない勤怠管理システムでも、柔軟性が高いものであれば、カスタマイズで利用できる場合もあります。

Web打刻・アプリ打刻に対応しているか

Web打刻・アプリ打刻に対応している勤怠管理システムであれば、直行直帰の勤務体制でも遠隔で打刻、といった使い方ができます。またGPS打刻機能を使えばヘルパーや、外勤職員がどこで打刻をしたのかも記録可能です。

システムを通じて打刻を記録することにより改ざんも難しくなるので、従業員の不正防止にもつながります。専用の端末を用意しなくても、既存のスマートフォンやタブレットにシステムをインストールして運用できるので、導入コストを抑えられるでしょう。

シフト作成機能を搭載しているか

介護業は、介護保険法で定める人員基準に則ったシフトを作成しなくてはならないので、シフト作成をサポートしてくれる機能の搭載された勤怠管理システムがおすすめです。

シフト作成機能には、人員不足自動判断機能やシフト共有機能、手動編集機能などシフト管理に役立つ機能を搭載しているサービスもあります。

また、勤怠管理システムはシフト作成機能が搭載されているだけではなく、給与計算システムと連携することで素早く給料計算まで行えます。

おすすめ勤怠管理システム比較表

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一覧で料金・機能を比較したい方にはBOXILが作成した比較表がおすすめです。各社サービスを一覧で比較したい方は、下のリンクよりダウンロードしてください。

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^{※ダウンロード可能な資料数は、BOXILでの掲載状況によって増減する場合があります。}

介護業界におすすめの勤怠管理システム9選

介護・福祉業界におすすめの勤怠管理システムを紹介します。無料プラン、無料トライアルが用意されているシステムもあるので、適宜現場に浸透できるかテストしたうえで導入してください。

• 初期費用0円、月額200円^※から利用可能
• シフト管理に役立つ機能が豊富
• GPS打刻に対応

ジョブカン勤怠管理は変形労働やフレックス、裁量労働などさまざまな勤務形態、所属施設、雇用形態ごとに細かく設定を変えて運用できる勤怠管理システムです。これにより複数の業態を経営している事業者にも対応できます。

また希望シフト反映機能やシフト自動作成機能、自動休暇付与、残日数管理機能といったシフト作成・管理に必要な機能も搭載しています。管理者のシフト作成点管理にかける時間を削減可能です。

※出典：ジョブカン勤怠管理公式サイト「料金プラン」（2024年8月28日閲覧）

• さまざまな方法での打刻が可能
• 管理者権限機能で情報をコントロール
• 働き方改革関連法に沿った勤怠管理に対応

KING OF TIMEは、誰でも簡単に使えるようにインターフェースの工夫がされており、打刻方法も豊富な勤怠管理システムです。

共用パソコンやモバイルアプリ、ICカードリーダー、指紋・静脈認証、顔認証など施設の求める方法によってさまざまなパターンの打刻方法が用意されています。ビジネスチャットや人事管理システム、給与計算ソフトなど外部のシステムと連携して使えるので、勤怠管理データをさまざまなバックオフィス業務の効率化に役立てられます。

• 打刻したユーザー数×300円（税抜）／月の従量課金制
• 3交代勤務や変形労働時間制などに対応
• ユーザーごとに打刻方法を組み合わせ利用できるタイムレコーダー

Touch On Timeは、拠点ごとに就業規則が異なる場合にも対応できる勤怠管理システムです。時間帯といった区分で時給単価を設定したり、無限に設定できるスケジュールパターンをもとにシフトを作成したりできます。

打刻した人数に応じた料金プランなので、打刻しない管理者であれば費用負担なく勤怠状況を管理可能です。モバイル打刻に対応しているほか、独自開発のタイムレコーダーは生体認証とICカード認証、ID＋パスワード認証を組み合わせ利用でき、不正打刻の防止にも役立ちます。

• オンラインでシフト募集から管理まで対応
• 24時間365日問い合わせ可能な窓口あり
• 勤怠データをリアルタイムで自動収集

ジンジャー勤怠は、クラウド型人事労務システムを提供するjinjer社の勤怠管理システムです。

シンプルでITが苦手なスタッフでも使用しやすく、法改正の内容は素早くシステムに反映されるので労務リスクを軽減できます。また、24時間365日問い合わせ可能な窓口があり、システムの導入から運用まで手厚いサポートがあります。

• 複雑な就業制度もシステムへ反映
• 社労士による顧問サービスあり
• 人事業務のサポートサービスも充実

MINAGINE勤怠管理は、勤怠管理システムはもちろん幅広い人事業務をサポートするサービスが充実しています。勤怠管理システムに関しては、企業ならではの独自な就業ルールをシステムに反映できるため、より自社に適したシステムを使いたい方におすすめです。

また給与計算・保険手続きのアウトソーシングや、社労士による顧問サービス、人事評価のサポートなど、人事業務に関する幅広いサービスを提供しています。業務を丸ごと依頼可能であり、人事部の負担を大きく減らせるでしょう。

• 企業ごとに専用クラウド環境を構築
• 管理画面にExcelを採用
• 専属エンジニアがフルサポート

ShiftMAXはクラウド型ながら、企業ごとの専用クラウド環境を構築してくれます。これにより高いセキュリティとより効率的なデータ管理を実現します。

また管理画面にはExcelを採用しており、これまでとほぼ同じ使い方で勤怠管理を行えるため、スムーズにデジタルへと移行できるでしょう。

• 介護業に特化したシステム
• マネーフォワード クラウド勤怠をベースにしたシステム
• レセプト、業務効率化など各種介護事業所のニーズにも対応可能

カイポケは株式会社エス・エム・エスが提供している介護事業所に特化したシステムです。カイポケにはさまざまな機能が搭載されており、各業態のレセプトや業務を効率化するためのタブレットシステム、採用、給与計算などトータルで事業所の経営をサポートしています。

勤怠管理も機能の1つで、マネーフォワード クラウド勤怠をベースにした勤怠管理が可能です。会計・給与・勤怠などさまざまなサービスが情報連携しています。カイポケをベースに事業所の経営管理をすることにより、余計な転記による手間・ミスを削減可能です。

• 30日間の無料トライアル^※あり
• 多様な雇用形態・職種の勤怠管理に対応
• 人数に関わらず定額で利用可能

かえる勤怠管理介護はITZ社が介護業向けに提供している勤怠管理システムです。事業所の人数に関わらず一拠点あたり月額7,500円から使用でき、初期費用は0円、ICカードも、タイムレコーダーもレンタルできます。

介護職・ケアマネジャーなどの多様な職種、常勤・非常勤、交代制や変形労働時間制といった、さまざまな勤務形態にも対応可能です。システムが打刻異常や残業オーバーを予測してくれます。

• 複数の勤務形態を任意でカレンダーに設定可能
• パソコンのログオン／ログオフデータがチェック可能
• 同じシリーズの各システムと連動

Socia就業・申請システムは、複数の勤務形態を設定できる勤怠管理システムです。この複数の勤務形態は、任意でカレンダーにも設定できるため、複雑な勤務形態でも管理がしやすくなります。またパソコンのログオンとログオフのデータもチェック可能です。打刻時間とあわせて、乖離状況を把握できるため、ステルス残業も防げるでしょう。

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より多くに勤怠管理システムから比較したい方は、こちらの記事を参考にしてください。

無料やアプリ対応、小規模企業向けなど、特徴から勤怠管理システムを選びたい方は、こちらからサービスを比較できます。

特徴から勤怠管理システムを比較する
英語対応の勤怠管理システム	無料の勤怠管理システム	アプリ対応の勤怠管理システム
小規模向け勤怠管理システム	中小企業向け勤怠管理システム	シフト管理できる勤怠管理システム
給与計算ソフト連携可能な勤怠管理システム	建設業向け勤怠管理システム	派遣会社向け勤怠管理システム
病院向け勤怠管理システム	介護業向け勤怠管理システム	利用料金が安い勤怠管理システム

介護業向け勤怠管理システムで課題を解決

勤怠管理システムは、業務効率の向上や正確な労働時間の把握といったメリットがあり、勤怠管理が難しい介護業の方におすすめのサービスです。選定の際は次のポイントに注意して選ぶのをおすすめします。

• 働き方改革関連の法律に対応しているか
• 自社の勤務形態に対応できるか
• Web打刻・アプリ打刻に対応しているか
• シフト作成機能を搭載しているか

勤怠管理システムをより深く検討したい方は、資料を請求し機能や料金などを比較するとよいでしょう。

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