経費精算システムの費用相場と料金比較・おすすめソフト

経費精算システムとは

経費精算システムは、企業における経費処理を効率化し、正確性を向上させるためのデジタルツールです。従来の紙ベースの経費精算プロセスを自動化し、申請から承認、会計処理までをシームレスに行えます。

このシステムにより経費申請の手間が軽減され、管理者の承認作業もスムーズになります。また、デジタル化によってデータの一元管理が可能となり、経費の透明性向上も可能です。

経費精算システムの基本機能

経費精算システムの基本機能は、経費の申請、承認、集計、分析を効率的に行うためのものが揃っています。

主な機能として、領収書のスキャンや撮影によるデジタル化、経費項目の自動分類、承認ワークフローの設定などがあります。また、交通系ICカードやクレジットカードとの連携機能をもつシステムも多く、交通費や接待費などの自動入力が可能です。

さらに、会計システムと連携させれば、承認された経費データを自動的に会計処理へ反映できます。これらの機能により、手作業による入力ミスやデータの重複を防ぎ、正確かつスピーディーな経費処理が実現します。

経費精算システム導入のメリット

経費精算システム導入による最大のメリットは、業務効率の大幅な向上です。経費申請にかかる時間が短縮され、管理者の承認作業も迅速化されることで、全体的な生産性が向上します。

また、ペーパーレス化によるコスト削減や、保管スペースの有効活用も期待できます。さらに、デジタルデータの一元管理により、経費の可視化が進み、不正やムダな支出の発見が容易になることも、大きなメリットです。

従業員にとっても、煩雑な経費申請作業が簡素化され、迅速な精算が実現することで、満足度の向上につながります。

経費精算システムについてより詳しいことは、次の記事で解説しています。気になる方は参考にしてください。

クラウド型経費精算システムの費用相場

クラウド型の経費精算システムで発生する費用は、初期費用と月額費用の2つが一般的です。初期費用は0円〜15万円に設定されていることが多い傾向にあります。

一方月額費用はユーザー単位と企業単位の課金方式で相場が異なり、1ユーザーあたりの場合は月額利用料が200円〜500円、1企業あたりの場合は月額利用料が3,000円〜3万円ほどです。

いずれも最も安いプランの場合であり、機能やオプションをカスタマイズする際にはさらにコストがかかるので注意しましょう。

内訳	料金詳細
初期費用	0円〜15万円程度
月額利用料	次のどちらかが一般的 ・200円〜500円/1ユーザー ・3,000円〜3万円/1企業

クラウド型の経費精算システムを導入する際は、サービスや導入規模によって初期費用や月額利用料が大きく異なるケースもあります。

システム移行を自社で行う場合や導入サポートを受けない場合は初期費用を安価に抑えられるものの、システム移行を依頼したり導入サポートを受けたりする際は高額になりやすいです。

また、クラウド型はオンプレミス型と異なり月額利用料が発生し、この利用料はプランやユーザー数によって変動します。費用はシステムによって異なるので、導入前には必ず見積もりを取るようにしましょう。

オンプレミス型経費精算システムの費用相場

オンプレミス型の経費精算システムの費用相場は、導入規模によって変わります。たとえば従業員数が100名の場合、100万円〜150万円程度が相場です。基本的には従業員数とオプションの有無によって料金が決まるため、従業員数を参考にあたりをつけるのがおすすめです。

また、オンプレミス型は導入したら完了なので、継続的な月額費用は発生しません。

内訳	料金詳細
導入費用（初期費用）	100万円〜150万円程度 ※従業員が数100名程度の場合

オンプレミス型は、自社で用意したサーバーにシステムをインストールする買い切り型のシステムです。そのためオンプレミス型の導入費用（初期費用）は、一般的に数十万円から数百万円程度と高くなる傾向にあります。

またオンプレミス型は基本的に月額利用料が発生しないものの、保守運用を依頼すると保守費用はかかるため注意が必要です。以上の点を踏まえ、導入前には必ず見積もりを取り、自社にあったシステムを選びましょう。

クラウド型とオンプレミス型の費用比較

クラウド型とオンプレミス型の経費精算システムは、費用構造に大きな違いがあります。クラウド型は初期費用が低く、月額利用料が発生します。それに対し、オンプレミス型は高額な初期投資が必要となる反面、月額費用は基本的にありません。

単純な費用面だけで考慮すれば、長期的な費用を比較すると、導入後3〜5年程度でクラウド型とオンプレミス型の総コストが逆転する傾向にあります。つまり、短期的にはクラウド型が安価である一方、長期的にはオンプレミス型のほうが良いコスト効率を得られるかもしれません。

ただし、オンプレミス型では保守・運用費用や、将来的なアップグレード費用も考慮する必要があります。一方、クラウド型は常に最新版が利用でき、保守もベンダーが行うため、これらの追加コストは基本的に発生しません。

そのため、企業規模や利用期間、必要な機能などを総合的に考慮し、自社に最適なシステムを選択することが重要です。また、クラウド型でもカスタマイズやオプション追加で費用が増加する可能性もあるため、導入前に詳細な見積もりを取ることがおすすめです。

クラウド型の経費精算システムが向いている企業

クラウド型の経費精算システムは、次のような特徴をもつ企業に適しています。

急成長中のスタートアップ企業

たとえば、従業員50名程度のITベンチャー企業や、急成長中のeコマーススタートアップなどが該当します。これらの企業は、初期投資を抑えつつ、成長にあわせて柔軟にユーザー数を増やせるクラウド型システムの利点を活かせるのが強みです。

月額制の料金体系は、かえって資金繰りの厳しい成長期でも導入しやすく、事業拡大に応じて段階的にシステムを拡張できます。

全国展開する中小企業

これは全国各地に営業所をもつ不動産仲介会社や、複数の支店を展開する小売店などが好例です。これらの企業では、従業員がさまざまな場所から経費申請を行うため、クラウド型システムの利便性が高く評価されます。

インターネット経由でアクセス可能なため、本社と支店間の経費データのやり取りがスムーズになり、リアルタイムでの経費状況の把握が可能です。

IT人材が限られた中堅企業

これには、従業員100〜300名程度の製造業や卸売業などの中堅企業が該当します。これらの企業では、専門的なIT人材が限られていることも多く、システムの保守や更新に多くのリソースを割くことが困難です。

クラウド型システムではベンダーがメンテナンスを担当するため、自社のIT部門の負担を軽減できます。また、常に最新バージョンが利用できるため、法改正への対応もすぐに可能です。

オンプレミス型の経費精算システムが向いている企業

一方、オンプレミス型の経費精算システムは次のような企業に向いています。

大手の製造業

これに該当するのは、たとえば従業員規模が1000名以上の自動車メーカーや電機メーカーです。これらの企業では、長期的な費用対効果を考慮し、初期投資が高額でも自社でシステムを管理できるオンプレミス型が選ばれることもあります。

大規模な利用では、長期的にはクラウド型よりもコスト効率が良くなるかもしれません。また、既存の生産管理システムや人事システムとの高度な連携が必要な場合も、オンプレミス型が適しています。

大手の金融機関

これには、大手銀行や証券会社、保険会社などの金融機関が挙げられます。これらの企業は顧客の機密情報や金融取引データを扱うため、セキュリティ要件が非常に厳しいです。

オンプレミス型では自社サーバーでの厳重な管理が可能なため、データセキュリティに関する要件を満たしやすくなります。また、複雑な承認フローや特殊な経費計算ルールにも、オンプレミス型であれば柔軟に対応できる点も魅力です。

官公庁・自治体

中央官庁や地方自治体などの公的機関も、オンプレミス型経費精算システムが適している例です。これらの組織では、公金の取り扱いに関する厳格な規則や、情報セキュリティに関する厳しい基準があります。

オンプレミス型を採用することで、これらの要件にあわせた細かいカスタマイズが可能です。また、長期的な使用を前提とした場合、初期投資は高くても総合的なコスト面でメリットを受けられる可能性があります。

経費精算システムの費用・料金比較表

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費用が安いおすすめ経費精算システム16選

経費精算システムのなかでも、費用対効果の高いおすすめツールを紹介します。各サービスの料金プランについても解説しているので、経費精算システム選びの参考にしてみてください。

• 専任スタッフが電話やメールでサポート
• 申請項目やレイアウトなどを自由にカスタマイズ可能
• APIや複合機などと連携できる

楽楽精算は経費精算や交通費精算はもちろん、請求書処理、予算管理といった関連業務まで効率化してくれる経費精算システムです。また、電子帳簿保存法に対応しており、自動仕訳、会計ソフト連携などの便利な機能も充実しています。

楽楽精算の価格は、初期費用100,000円＋月額料金30,000円といった価格であるため、一定以上の従業員数のいる中小企業であれば、費用対効果の見合うサービスです。

楽楽精算の料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用（税抜）
-	100,000円	30,000円〜

• AIやOCR、入力オペレーターによる高精度なデータ化を実現
• 他システムとの連携で経理業務をスムーズ化
• カードの即時ロックや3Dセキュア2.0に対応

Bill One経費は、立替経費をなくし経費精算業務の効率化のほか、月次決算を加速させるクラウド型の経費精算システムです。

専用のビジネスカードを用いることで立替経費をなくし、経費精算業務の効率化を図れます。経費のオンライン申請や領収書のデータ化、確認・突合作業の自動化により経理部門だけでなく企業全体の業務効率化、生産性の向上につながります。

Bill One経費の料金プラン・価格

要問い合わせ

• 400円〜／ユーザーで利用可能かつ初期＆月額固定費用が不要
• 使いやすさにこだわったシンプルな操作画面
• ジョブカン他サービスとの連携でさらに便利になる

ジョブカン経費精算は、シンプルな機能ながら電子帳簿保存法やインボイス制度に対応した経費精算システムです。勤怠管理やワークフロー、給与計算、会計などの機能も別途提供しており、必要に応じて追加導入もできます。

基本的なサポートであれば無料であるうえ、1人あたり400円と低価格なため、予算をあまり割けない従業員数の少ない企業にもおすすめです。

ジョブカン経費精算の料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用（税抜）
ジョブカン経費精算	0円	400円/1ユーザー

• 入力精度99％以上^※のOCR入力＆オペレーター入力代行
• オペレーター入力代行やタイムスタンプ機能を標準搭載
• 利用人数に依存しない料金体系

TOKIUM経費精算は、基本的な経費精算の機能を押さえつつ、『TOKIUM電子帳簿保存』や『TOKIUMインボイス』によってペーパーレス化も進めやすい経費精算システムです。紙の領収書を専用ポストに投函すれば申請データとの突合、一定期間の保管などもしてもらえます。

電子帳簿保存法に対応したビジネスプラン、IPアドレスをはじめとしたセキュリティ要件に強いエンタープライズプランのいずれも、従業員数に制限がありません。そのため、従業員数の多い企業でとくにおすすめです。

TOKIUM経費精算の料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用
ビジネスプラン	要問い合わせ	10,000円〜
エンタープライズプラン	要問い合わせ	100,000円〜

※出典：TOKIUM「経理満足度No.1の経費精算システム「TOKIUM経費精算」（旧 レシートポスト）」（2024年7月9日閲覧）

• 経費の内訳にあわせて必要な項目を柔軟に変更
• アップロードするだけで領収書データを一括で自動読み取り
• 二重申請やスキャナ保存要件適合などを自動判定し差し戻し削減

バクラク経費精算は、多様な経費精算にまつわる機能を搭載したうえで、同社ほかサービスにて経費精算から法人カードでの支払い、仕訳、保管まで対応可能なサービスです。スマートフォン対応や会計ソフト連携のような使いやすさも兼ね備えています。

料金は初期費用0円、月額費用2万円からのため、機能に興味をもった企業は問い合わせをしてみましょう。サポートのみならず、ヘルプページおよびウェビナーと多面的に導入を支援してくれるのもポイントです。

バクラク経費精算の料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用（税抜）
-	0円	30,000円〜

• 購買申請や経費申請をはじめ、ワークフローが充実
• freeeカード Unlimitedで明細と即日同期
• フリーの会計や人事労務と連携してさらに使いやすく

freee支出管理 経費精算Plusは、『freee会計』との連携により、経理業務全体を改善できる経費精算システムです。ほかの経費精算システムは会計ソフトを他社とAPI連携するのが多いなか、freee内で経費精算から会計ソフトまで連携できます。

会計だけでなく人事労務領域のサービスも別途展開しているため、バックオフィスを広くサポートしてくれます。

freee支出管理 経費精算Plusの料金プラン・価格

プラン名	初期費用	年額費用（税抜）
freee⽀出管理 受取請求書キャビネット	-	59,760円
freee⽀出管理 経費精算Plusプラン	-	90,000円
freee⽀出管理 Fullプラン	-	237,600円

• 法人一括請求払いで立替精算や仮払いが不要
• チケット手配や利用実績照合機能でサポート
• モバイルSuicaを含めたICカードの読み取りに対応

J'sNAVI NEOは、旅費交通費に強い経費精算システムです。規定チェックやICカードのデータ連携を基本としつつ、オプションにてチケット手配とアラートをつけられるため、外回りや出張の多い企業にておおいに役立ちます。

料金は50名以内であれば月額3万円からで、比較的人数の多めな企業のほうが高い費用対効果を得やすいです。ただしチケット手配まで連携してくれるサービスは多くないため、企業の体制によっては中小企業でも十分に検討を考えられます。

J'sNAVI NEOの料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用（税抜）
50名以内	-	30,000円〜
51名以上	要問い合わせ	要問い合わせ

• 月額固定のクラウド型以外にライセンス契約もある
• 各種会計ソフトや分析、レポートツールと連携可能
• グループ会社間で共通利用でき、維持運用コストを削減

WAVE225旅費・経費精算／稟議は、大企業ないし中堅企業におすすめしたい経費精算システムです。オンプレミスでの導入も可能なため、親会社の方針によって導入形態を制限される場合も問題ありません。

最安のプランであってもユーザー数300人未満からなため、導入できる企業はやや限定的です。ただグループ会社で共通利用できる点を踏まえると、大企業にはメリットのあるサービスといえます。

WAVE225旅費・経費精算／稟議の料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用（税抜）
Type S ※ユーザー数 300未満	要問い合わせ	200,000円
Type M ※ユーザー数 300〜1000未満	要問い合わせ	290,000円
Type L ※ユーザー数 1000〜2000未満	要問い合わせ	350,000円
Type XL ※ユーザー数 2000〜4000未満	要問い合わせ	590,000円

• スマートフォンアプリで経費申請から承認まで完結
• 会計システムとの連携で経理業務を効率化
• 電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化

マネーフォワード クラウド経費は、自社他社ともに連携サービスの強みがある経費精算システムです。2,500^※を超えるサービスとの連携でき、多くの入力や確認の作業において自動化を図れます。

従業員数の少ない企業であれば、数千円台での導入もできます。また中堅以上の企業であっても、バックオフィス全般でのサービス提供もあることから、非効率削減のしやすさでパフォーマンスを発揮してくれるのが強みです。

※出典：マネーフォワード「マネーフォワード クラウド経費 - 無料で試せる経費精算システム」（2024年7月9日閲覧）

マネーフォワード クラウド経費の料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用（税抜）
パーソナルミニプラン	要問い合わせ	900円〜
パーソナルプラン	要問い合わせ	1,280円〜
パーソナルプラスプラン	要問い合わせ	2,980円〜
スモールビジネスプラン	要問い合わせ	2,980円〜
ビジネスプラン	要問い合わせ	4,980円〜
IPO準備・中堅〜上場企業向け ※51名〜	要問い合わせ	要問い合わせ

• 仕訳作業やFBデータの作成を自動化
• ジンジャー勤怠をはじめ複数の同社提供サービスと連携
• 社労士や専属スタッフがサポートするオプションもある

ジンジャー経費は、勤怠管理や労務管理に強いジンジャーが提供する経費精算システムです。比較的シンプルな機能ながら、電子帳簿保存法対応やスマートフォンでのOCR（領収書の文字起こし）といった必要な機能を搭載しています。

1ユーザーあたり数百円程度にて利用できるため、中小企業にもおすすめです。また、人事労務まわりの他サービスもあわせて刷新したい企業にも、相性がよくおすすめできます。

ジンジャー経費の料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用
-	要問い合わせ	300円〜/1ユーザー

• 交通系ICカードやタクシーアプリ、法人カード、スマホ決済などと連携
• 電子帳簿保存法の規制緩和を成功に導いたノウハウで、ペーパーレス化を支援
• 大手企業はもちろん、中堅および中小企業向けのプランもある

Concur Expenseは、経費申請、承認、請求書処理などを電子化し自動化する経費精算システムです。スマホアプリや外部サービスとの連携によって、経費明細が自動で入力され経理部門の効率化や安全性を支援します。

Concur Expenseは初期費用が無料で、月額費用は3万円台からと中小企業からでも導入しやすいのが特徴です。規模の大きな企業に向けたプランもあるため、必要な機能に応じて選択できます。

Concur Expenseの料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用
オンリー	0円	30,000円台〜
エントリー	0円	要問い合わせ
ベーシック	0円	要問い合わせ
ベーシック＋	0円	要問い合わせ

• 旅費精算や支払い依頼を標準搭載
• 電話やメールのほかに、訪問でもサポート
• 中小～大企業、大学、金融機関など実績多数

HRMOS経費（旧eKeihi）は、低価格の基本プランであっても連携や自動化によって、経理業務をサポートしてくれるサービスです。たとえばスマートフォンを使えるだけでなく、領収書のAI-OCRにも対応しています。Amazonビジネスとの連携といった、他社にあまり見られない機能も標準搭載しているのが特徴です。

月額29,000円からとなっているものの、電子帳簿保存やIPアドレス制限も含んだ基本プランなので、費用対効果の面においては高いといえます。

HRMOS経費の料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用（税抜）
基本プラン	0円	29,000円〜

• 従業員数にあわせて費用を柔軟に調整
• オプションにてワークフローと連携
• 会計ソフトとの連携で勘定科目を自動で割り当て

BIZUTTO経費は、経費精算や交通費精算、出張精算といった汎用的な機能を搭載している経費精算システムです。従業員30名以下の場合において、かなり低価格でサービスを提供しています。低価格ながら、電子帳簿保存方やインボイス制度にも対応しています。

従業員30名以下の企業は初期費用が無料になり、月額費用も250円〜と大幅に安くなるのが特徴です。

BIZUTTO経費の料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用（税抜）
BIZUTTO経費通常プラン	100,000円	400円/1ユーザー ※100ユーザーのモデルケースを想定した場合 ※ユーザー数10名ごとに料金プランを設定
BIZUTTO経費ライトパック	0円	250円〜/1ユーザー

• AI-OCRによる請求書読み取り機能を搭載
• 入力画面で経費按分や紐づけ先の検索できる
• スマートフォンでワークフローを無制限で作成

Spendiaは、カスタマイズがしやすく各企業特有の経費精算をしたい場合に強いサービスです。レイアウトやワークフローを調整しやすいほか、仮払いをはじめ細かな設定ができます。旅行手配やレンタカー手配ともAPI連携でき、申請者も使いやすいのが強みです。

Spendiaの料金プラン・価格

要問い合わせ

• 申請項目や承認フローを自由にカスタマイズ
• 領収書にタイムスタンプを付与してアップロード
• 出勤予定日や締日を管理できる機能も搭載

STAFeeは、細かなカスタマイズと経費精算の効率化に注力したシステムです。ワークフローにて経費精算の伴わない申請をしたり、仮払い申請をしたり、代理申請をしたりと、臨機応変な対応ができます。

料金は25ユーザーの場合と50ユーザー以上の場合で提供されており、それらの人数に近い場合だとコストパフォーマンスが高くなりやすい傾向にあります。電子帳簿保存法対応やAI-FAQ連携のオプションでも料金が変わるため、比較の際は問い合わせて確認しましょう。

STAFeeの料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用（税込）
License pack 25（25ユーザー） ※ライセンスは25ユーザー単位での提供	110,000円	22,000円
More license packs（50ユーザー以上）	要問い合わせ	要問い合わせ

• 駅すぱあととの連携で交通費申請をスピーディーに
• 仕訳データとFBデータを自動作成
• 1人300円からの低コストで導入できる

経費の獅子は、必要な機能に絞り費用を抑えた、中小企業におすすめの経費精算システムです。経費精算や交通費精算といった基本機能はもちろん、電子帳簿保存法対応、シングルサインオンにも対応しているため、低コストながら快適に利用できます。

1ユーザーあたり月額300円からと低価格なのがポイントです。さらに『勤労の獅子』を導入する場合は1ユーザーあたり200円となり、経費精算システムのなかでもかなり価格の抑えられているサービスに該当します。予算の限られている企業では、とくにおすすめのサービスです。

経費の獅子の料金プラン・価格

プラン名	初期費用	月額費用
-	要問い合わせ	300円/1ユーザー

経費精算システムの費用を抑えるポイント

経費精算システムの導入は業務効率化に大きく貢献する一方で、適切な選択をしないと予想以上のコストがかかってしまうかもしれません。

費用を抑えつつ、効果的なシステムを導入するためには、次のポイントに注目することが重要です。

実際に必要な機能を見極める

経費精算システムの費用を抑える最も重要なポイントは、実際に必要な機能を見極めることです。多くのシステムは豊富な機能を提供していますが、すべての機能が実際に必要とは限りません。

まずは、現在の経費精算プロセスを詳細に分析し、どの部分に非効率があるかを特定しましょう。たとえば、領収書の管理に課題がある場合は、OCR機能を重視し、複雑な承認フローが必要ない場合は、シンプルなワークフロー機能で十分かもしれません。

また、将来的な拡張性も考慮しつつ、現時点で必要最小限の機能から始めることで、初期費用と月額費用を抑えられます。機能の追加は後からでも可能な場合が多いので、段階的な導入を検討するのも一つの方法です。

適切なユーザー数で契約する

多くのクラウド型経費精算システムは、ユーザー数に応じた料金体系を採用しています。そのため、適切なユーザー数で契約することも、費用を抑える重要なポイントになります。

まず、実際に経費申請する従業員数を正確に把握しましょう。全従業員が経費申請を行うわけではない場合も多いので、部門や役職ごとに精査する必要があります。また、承認者や経理担当者など、申請者以外のユーザーも忘れずにカウントしましょう。

一方で、使用頻度が極めて低いユーザーについては、共有アカウントの使用や、申請代行の仕組みを検討することで、ライセンス数を抑えられる可能性があります。さらに、将来的な人員増加も考慮しつつ、段階的に契約ユーザー数が増やせるプランを選択するのも賢明です。

無料トライアルを活用する

多くの経費精算システム提供企業は、無料トライアル期間を設けています。この機会を最大限に活用することで、実際の導入前に費用対効果を見極められます。無料トライアルでは、システムの使いやすさ、実際の業務フローとの適合性、必要な機能の有無などを実際に確認可能です。

トライアル期間中は、できるだけ多くのユーザーに使用してもらい、幅広いフィードバックを集めましょう。また、カスタマーサポートの質や対応速度も忘れずに行うのがおすすめです。

これらの情報をもとに、複数のシステムを比較検討することで、最適な選択ができます。さらに、トライアル期間中を設けることで、必要なユーザー数や機能を正確に見積もりやすくなり、結果として不要な費用を抑えることにもつながります。

経費精算システム導入時の注意点

経費精算システムを導入する際は、次の注意点を考慮して導入しましょう。

導入支援やメンテナンスの追加費用は発生するか

経費精算システムの導入時には、初期費用や月額利用料以外にも、追加の費用が発生する可能性もあります。まず、導入支援に関する費用を確認しましょう。

多くのベンダーは基本的な導入サポートを提供していますが、カスタマイズや複雑な設定が必要な場合、追加費用が発生することもあります。また、定期的なメンテナンスや更新作業に関する費用も考慮する必要があります。

クラウド型システムの場合、これらの費用は月額料金に含まれていることも多いですが、オンプレミス型の場合は別途保守契約を必要とすることも多いです。さらに、システムのバージョンアップや大規模な機能追加時に追加費用が発生する可能性もあるため、長期的な視点でのコスト計画が重要です。

システムの使い勝手や機能性はどうか

経費精算システムの使い勝手や機能性は、導入後の従業員満足度や業務効率に直結します。そのため、ユーザーインターフェースが直感的でわかりやすいかを確認しましょう。複雑な操作が必要なシステムは、従業員からの抵抗感や操作ミスを招き、結果として利用率の低下につながるかもしれません。

また、モバイル対応の有無も重要です。スマートフォンやタブレットからの利用が可能であれば、外出先からのリアルタイムな経費申請が可能になります。

他にも、業務フローにあわせたカスタマイズ性（承認ルートの設定や経費項目の追加など）や、外部システム（会計ソフトや人事システムなど）との連携機能の有無も、全体的な業務効率化の観点からチェックしておきたいポイントです。

セキュリティ対策は十分か

経費精算システムは財務データや個人情報を扱うため、セキュリティ対策は極めて重要です。クラウド型を選択する場合は、ベンダーのセキュリティ対策の内容や、ISO27001やSOC2といったセキュリティ認証の取得状況を確認しましょう。

一方で、セキュリティ対策の観点から、クラウド型とオンプレミス型の比較も欠かせません。従来、オンプレミス型は自社でデータを管理できるため安全とされてきましたが、近年この認識が変わりつつあります。

クラウド型サービスを提供する大元のベンダーは、最新のセキュリティ技術へ継続的に投資し、高度な対策を維持しています。対して、オンプレミス型では、自社で同レベルのセキュリティを維持し続けることは困難です。

実際に、一部の企業ではVPNを介した社内システムへのサイバー攻撃により、深刻なセキュリティインシデントが発生しています。このため、オンプレミス型を選択する場合は、自社のセキュリティ体制を客観的に評価し、継続的な対策が可能かどうかを慎重に検討する必要があります。

契約期間や解約条件は存在するか

経費精算システムの契約期間や解約条件は、長期的な運用コストや柔軟性に大きく影響します。そのため、最低契約期間の有無を確認しましょう。多くのシステムでは、6か月や1年のような最低契約期間が設定されていることも多くあります。この期間中の解約には違約金が発生する可能性もあるため、契約前に注意が必要です。

次に、契約更新の条件を確認しましょう。自動更新される場合、更新を止める際の手続きや期限を把握することが重要です。また、解約時の手続きや、解約後のデータの取り扱いについても事前に確認しておきましょう。

とくに、自社データをエクスポートできるかどうか、また形式や費用についても把握する必要があります。

データ移行にかかる費用と時間はどれくらいか

経費精算システムの導入時には、既存データを新システムへ移行することが必要です。このデータ移行にかかる費用と時間は、スムーズな導入と初期運用に大きく影響します。

そのため、まずはデータ移行の範囲を明確にしましょう。過去何年分のデータを移行するのか、どの種類のデータ（経費データ、従業員情報、承認ルールなど）を移行するのかを決定します。

次に、データ形式の互換性を確認しましょう。既存システムからのデータエクスポートが可能か、新システムが対応しているインポート形式は何かを把握します。データクレンジングや形式変換が必要な場合は、追加の作業時間と費用が発生するかもしれません。

他にも、移行作業自体にかかる時間や、移行後のデータ検証にも時間を要します。これらの作業に伴う社内リソースの確保についても検討しておきましょう。

経費精算システムの費用対効果

経費精算システムの導入は、初期費用や運用コストがかかるものの、適切に活用することで大きな費用対効果が期待できます。

主な効果としては、業務効率化による人件費の削減、ペーパーレス化によるコスト削減、経費の可視化によるムダな支出の抑制などが挙げられます。

しかし、これらの効果を正確に把握し、投資の妥当性を判断するためには、具体的な数値にもとづいた分析が必要です。

導入による業務効率化の具体例

経費精算システムの導入により、さまざまな業務プロセスが効率化されます。

たとえば経費申請者の場合、従来は紙の領収書を整理し、申請書を手書きで作成していた作業が、スマートフォンで領収書を撮影し、自動で経費項目が入力される程度にまで簡略化されます。これにより、1件あたりの申請時間が15分から5分に短縮されるかもしれません。

一方で承認者の場合も、紙の申請書を確認し押印する作業が、システム上の数クリックで完了するようになり、1件あたりの承認時間が5分から1分に短縮される可能性があります。

経理担当者においては、手作業での計算やデータ入力が自動化されることで、月次の経費精算業務が2日間から半日程度に短縮されるケースも考えられます。

コスト削減効果の試算方法

経費精算システム導入によるコスト削減効果を試算するには、次の要素を考慮しましょう。

まず、人件費の削減額を計算します。たとえば、経費申請者100名、承認者20名、経理担当者2名の場合、それぞれの作業時間短縮を「時給×短縮時間×申請件数」で金額に換算します。

次に、用紙代、印刷代、保管コストなどを合計し、ペーパーレス化による削減額を算出しましょう。さらに、経費の可視化によるムダな支出の削減額を見積もります。たとえば、重複申請や規定外経費などの防止による削減額です。

これらの削減額の合計から、システムの導入・運用コストを差し引くことで、純粋なコスト削減効果が算出できます。

費用対効果の高い経費精算システムを導入しよう

経費精算システムの導入は、業務効率化やコスト削減、経営の可視化など、多くのメリットをもたらします。しかし、導入には慎重な検討と計画が欠かせません。

経費精算システムには、クラウド型とオンプレミス型でそれぞれ異なる料金体系をしています。

クラウド型の場合は初期費用＋月額費用で計算され、月額費用についてはユーザー数で計算されるタイプと、企業ごとに計算されるタイプの2パターンが一般的です。一方オンプレミス型は導入費用（初期費用）の場合が多いものの、別途保守費用といったかたちで月額費用が発生する場合もあります。

また、初期費用や月額利用料以外にも、追加オプションやデータ移行コスト、従業員教育のような隠れたコストが存在することを忘れてはいけません。

もちろん、導入費用以外にもツールの利便性、既存システムとの連携、サポート体制の充実度なども注意すべきポイントです。ニーズや予算にあわせて無料プランを試してみたり、複数のシステムを比較したりして、費用対効果の高い経費精算システムを導入しましょう。

BOXILとは

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