経費精算に領収書は必要か？電子化するメリットや電子帳簿保存法の要件も

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経費精算における領収書の必要性

経費精算時には領収書の提出が必要不可欠です。経費精算に領収書が必要なのは、商品やサービスに金銭を支払った証拠になるためです。通常企業ではかかったコストを経費として処理するには、事業に必要なものに支出したことを証明しなければなりません。

これを行わなければ経費の水増しが可能になり、実際の売上を少なく見せて脱税できてしまうからです。また企業としても、領収書を提出させることで従業員の経費不正利用や、代金の二重払い、過払いなども防げます。

テレワークによる領収書の変化

日本でもテレワークが普及しつつあり、会社に出勤していた際には発生しなかった費用が経費としてかかるようになりました。またこれまでの経費精算ルールや区分では、領収書を申請できない費用もあります。今後は領収書をどのように作成し、提出するかといった規定の見直しも必要になってくるでしょう。

インボイス制度における領収書の役割

インボイス制度では、領収書やレシートは適格請求書を簡易的にした書類として扱えます。適格請求書に比べて、受け取り側の氏名・名称の記載が必要なく、5つ目の項目である消費税額・適用税率に関してはどちらかが記載されていれば問題ありません。

電子データで作成した領収書やレシートも効力を持つため、今後は仕入税額の控除を適用するためにも、領収書はさらに重要な役割を担うでしょう。

領収書として必要な要素

経費精算で領収書として受領するには、次の要素を満たしている必要があります。事前に問題がないか確認しましょう。また支払額が5万円を超え、クレジットカード支払いでない場合は収入印紙も必要です。

• 日付…代金を支払った日付（令和を「R」といった略称は不可）
• 宛名…支払者の企業・個人名を正式名称で記載
• 但し書き…商品・サービス名を具体的に記載
• 金額…支払った金額を記載（税抜・税込を記載）
• 発行者の住所・氏名…支払先の会社名と住所

領収書を紛失した場合の対応

もし領収書の紛失が発覚した場合は、次の対応を行いましょう。

出金伝票へ記載

まず領収書の紛失が発覚した場合、先ほど紹介した宛名以外で領収書に必要な要素を速やかにメモにとってください。この内容を出金伝票や、会社が指定する書類に記入してもらい、経費処理を行えば基本的には問題ありません。

ただし、税務調査が入った際に必ず経費として認められるわけではないため、心配な場合は取引の内容を書面として残しましょう。

領収書の再発行を依頼する

領収書の紛失が発覚した場合、発行元の企業に連絡し再発行を依頼できます。ただし、領収書の再発行は脱税といった不正に利用される可能性があるため、対応してくれる企業は多くありません。依頼する場合はダメもとでたずねてみましょう。

領収書はレシートでも代用可能

消費税法第30条9項1号によれば、領収書・レシートは宛名以外の領収書に必要な要素を満たしていれば経費として認められます。そのため領収書を紛失した場合でも、レシートが残っていれば再発行や出金伝票は不要です。

ただし、まれに古いレジを利用しているとこれらの要素を満たしていない場合もあるため、必ず確認は行ってください。またレシートの多くが感熱紙であるのも注意点です。

感熱紙の印字は耐久性が低く、年数がたつと色が薄くなることがあります。保管を行う場合は、スキャンによる電子化や、印字面を内側に折るなどの対策を行ってください。

領収書が発行されない場合の対応

交通費や慶弔関連費は基本的に領収書を発行してもらえないため、この場合も出金伝票で対応します。領収書を紛失した場合と同様の手順で作成してください。交通費の場合は、企業によって「交通費精算書」のフォーマットが用意されている場合もあります。

また交通費をクレジットカードで支払った場合は、利用明細を領収書の代用にできます。

領収書の宛名が空欄の場合の対応

領収書・レシートは宛名が空欄でも経費として認められるため、税法上は問題なく処理できます。また「上様」と書かれている場合も、小売業・駐車場業・飲食業であれば有効です。

ただしこのような領収書は税務署から、本当にこの企業の領収書かどうかを疑われる可能性があります。もちろん詳細を証明できれば問題ありませんが、基本的には会社名・個人名を正式名称で記載した方が安心です。

経費精算システムで領収書の電子化がおすすめ

経費精算システムは、申請書の作成・承認・清算まで行えるシステムです。交通費・出張費・交際費などの申請をサポートしてくれる機能がついているので、入力や確認の手間が大幅に削減できます。

またスマートフォンやスキャナで領収書を電子化できるため、さらなる効率化やコスト削減が期待できるでしょう。

経費精算で領収書を電子化するメリット

では経費精算システムによる領収書の電子化には、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。

保管コストの削減

スマートフォンやスキャナで領収書をデータ化することで、紙の領収書の保管コストを削減できます。

領収書は法人の場合、法人税法で7年間^※保管するよう定められています。そのため従来は、経理部門へ紙の原本を送付し、一つひとつ申請内容と照合し、糊付け・整理して保管しなくてはなりませんでした。この方法では、引き出しやオフィスの棚、倉庫がバインダーだらけになり、保管スペースが足りなくなった企業も多いのではないでしょうか。

領収書を電子化してデータとして保存すれば、物理的な保管コストを削減でき、ファイリングや探し出す手間も軽減されます。

※出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」（2022年4月1日現在法令）

バックアップ管理が可能

領収書を電子化して管理することで、証憑情報のバックアップも可能になります。領収書を紙ベースで管理している場合、従業員が紛失するリスクや災害で消失するリスクなどがありました。

しかし領収書データのバックアップをとっておけば、万一の場合でもデータ復旧が可能です。領収書の電子化は、災害復旧（DR）対策やBCP対策の一環にもなります。

データ検索が簡単

領収書の電子化は、データの検索が容易になるのも大きなメリットです。領収書をデータ化すると、期間や内容、部署などで絞った検索が簡単にできます。必要な証憑情報を見つけやすくなるため、経理業務の作業効率化が実現できます。

生産性の向上

領収書の電子化は、従業員側にも生産性向上のメリットがあります。

スマートフォンで領収書が撮影できれば“スキマ時間”に対応可能で、時間にも場所にもしばられずに経費申請が可能。経費承認も同様で、「上長がつかまらない」問題の解消にもつながります。紙での申請にかけていた作業時間をまるごと短縮できるため、生産性向上に貢献します。

経費精算と領収書について詳しく知りたい方は、次の記事も参考にしてください。

電子帳簿保存法の領収書の保存要件

上記のようにさまざまなメリットのある領収書の電子化、普及の背景には電子帳簿保存法^※の成立と法改正による要件緩和があります。

電子帳簿保存法は、1998年にペーパーレス化を促進するために制定されました。一定の手続きのもと、領収書・請求書を含む国税関係書類に対し、電磁的データとして記録し保存することを認めた法律です。

2005年には、e-文書法施行に伴い、電子帳簿保存法が改正され、それまで不可とされていた紙の書類もスキャナで電子化し保存可能になりました。2017年からは、スマートフォンやデジタルカメラで撮影した画像データも認められています。

2020年10月からは、キャッシュレス決済の経費精算で紙の領収書不要になりました。2022年には、電子帳簿保存法対応にあたっての税務署長への事前承認手続きの廃止、タイムスタンプ要件の緩和などが盛り込まれ、さらにペーパーレス化を進める流れになっています。

※出典：e-GOV法令検索「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」（2023年2月23日閲覧）

データ化した領収書の保存要件

電子帳簿保存法のもと、領収書の電子保存を行うには明確な条件が定められています。法令からは、「真実性の確保」「可視性の確保」として、次のような要件が求められています。領収書の電子化を検討している場合は、こちらも確認しましょう。

	要件
真実性の確保	訂正・削除履歴の確保、相互関連性の確保、関係書類などの備え付け
可視性の確保	見読可能性の確保、検索機能の確保

※出典：国税庁「電子帳簿保存時の要件」（2023年2月23日閲覧）

経費精算で領収書を電子化する方法

経費精算システムの検討

経費精算で領収書を電子化するには、電子帳簿保存法に対応した経費精算システムの選定から始めましょう。まず自社がどのような経費精算を行っているか洗い出し、課題を明確にします。課題解決に強みのあるシステムを比較検討していきましょう。検討の際には、無料トライアルや無料プランを利用して実際に体験してみるのがおすすめです。

JIIMA認証ソフトクラウド製品一例

経費精算システムを選ぶ際には、JIIMA認証の取得しているサービスを選ぶと安心です。JIIMA認証は、スキャナ保存を含む市販ソフトウェアが電子帳簿保存法の要件を満たしているかをチェックし、要件を満たしていると判断された製品を認証しています。

下表はスキャナ保存に対応するJIIMA認証を取得しているの一例です。その他サービス含め詳しい情報は電帳法スキャナ保存ソフト法的要件認証製品一覧にて、チェックしてください。

サービス名	提供会社
マネーフォワード クラウド経費	株式会社マネーフォワード
TOKIUM経費精算（旧：レシートポスト）	株式会社TOKIUM（旧：株式会社BEARTAIL）
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電子化した領収書の経費精算のフロー

領収書の電子化を導入した経費精算のフローは、次のようにシンプルになります。

1. 領収書を受領したら電子化（スキャナ保存）する
2. 紙の領収書原本を破棄する
3. システムを使い上長に経費精算を提出する
4. 上長・経理担当者が承認する

ただし以前までとは業務フローが変更になり、システムの操作も必要になるため、ルールの見直しやマニュアルの作成などは行う必要があるでしょう。

電子化した領収書の原本の即時破棄は可能

従来は、領収書を電子化して原本を破棄できるのは「定期検査」が終了した後でした。しかし2022年施行の電子帳簿保存法の改正により、スキャナ保存の「適正事務処理要件」が廃止され、電子化した後に紙の領収書原本の即時破棄が可能になりました。

※出典：国税庁「令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて　電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）」

これにより、経理部門による紙の領収書回収とスキャナ保存の定期検査の必要がなくなり、クラウド経費精算システムを利用することでテレワークでの経費精算が可能になったのです。

領収書のスキャナ保存の注意点

電子帳簿保存法の要件を満たすための、スマートフォンで領収書を撮影・申請する際に気をつけたいポイントを説明します。

画像解像度は200dpi以上

領収書をスキャナ保存する場合は画像解像度の要件が定められており、200dpi以上^※の解像度が必要です。昨今のスマートフォンであれば仕様的にはほぼ問題ありません。

経費精算システム各社が提供するスマートフォンアプリは、自動的に解像度要件を満たす設定であり、安心して使用できます。

※出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【スキャナ保存関係】　Ⅱ　適用要件【基本的事項】」（2023年2月24日閲覧）

タイムスタンプは最長約2か月と7営業日以内に

2022年施行の電子帳簿保存法の改正により、領収書のスキャナ保存時に行う電子データへのタイムスタンプの付与期間が、最長約2か月と7営業日以内に緩和されました。また、スキャナ保存前の領収書は受領者の自署も不要になりました。

電子帳簿保存法のスキャナ保存に対応する経費精算システムでは、基本的に、領収書の画像データのアップロードとともにタイムスタンプの付与は完了します。

※出典：国税庁「令和3年度税制改正による電子帳簿等保存制度の見直しについて　電子帳簿保存法が改正されました（令和3年12月改訂）」

領収書を電子化する経費精算システムおすすめ7選【スマホ・アプリ対応】

経費精算で領収書を電子化するには、経費精算システムの利用が必要です。スマートフォン・アプリでの申請、データ保管に対応するクラウド経費精算システムを紹介します。

電子帳簿保存法への対応は、準備に手間がかかるのも事実です。必ずしも対応しなければならないものではありませんが、経費精算システムが、スマートフォンからの経費申請に対応していると非常に便利です。経理は原本の到着を待たず、添付のレシート画像を見て申請内容をチェックすることで、迅速な経費精算を実現できます。

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※1 楽楽精算公式サイトより（2023年2月23日閲覧）
※2 同公式サイトより ラクス調べ（2023年2月23日閲覧）

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マネーフォワード クラウド経費については、次の記事でさらに詳しく解説しています。

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