ビジネスチャットの機能を徹底解説！必要な機能や失敗しない選び方

ビジネスチャットとは

ビジネスチャットは、企業内および社内外の人とのコミュニケーションを円滑にするために設計されたチャットツールです。従業員同士がリアルタイムにメッセージをやり取りすることで、情報共有や意思決定の速度を向上できます。

ビジネスチャットは、テキストベースのコミュニケーションを中心に、ファイル共有、ビデオ通話、タスク管理など、さまざまな機能を備えています。また、セキュリティ面にも配慮されており、機密情報を安全に扱えるのも特徴です。

従来のメールと比べて、情報共有や意思決定の迅速化、チームワークの向上など、多くのメリットがあります。

社内SNSとの違い

社内SNSは、従業員同士のコミュニケーションを促進するツールといった点ではビジネスチャットと似ていますが、主な目的は情報共有やナレッジマネジメントにあります。

一方、ビジネスチャットは、リアルタイムのコミュニケーションに重点を置いており、迅速な意思決定やタスクの進捗管理に適しているのが特徴です。

また、社内SNSはプロフィールページや掲示板機能など、コミュニティ形成を重視する傾向がある一方、ビジネスチャットはよりシンプルで機能的なインターフェースを提供しています。

個人向けチャットとの違い

個人向けチャットツールは、友人や家族とのコミュニケーションを目的としているため、プライバシー保護や使いやすさが重視されています。

一方、ビジネスチャットは、企業内の情報セキュリティを確保するために、より高度な管理機能やアクセス制御が求められがちです。また、ビジネスチャットには、タスク管理やプロジェクト管理など、業務に特化した機能が用意されています。

このように、個人向けチャットが感情的なつながりを重視するのに対し、ビジネスチャットは、生産性の向上と効率的なコラボレーションを目的としています。

グループウェアとの違い

グループウェアは、企業内の情報共有やワークフロー管理を行うための総合的なソフトウェアです。電子メール、カレンダー、掲示板、ファイル共有など、さまざまな機能を提供しています。

一方、ビジネスチャットは、リアルタイムのコミュニケーションに特化しており、シンプルで直感的なインターフェースを提供しています。

グループウェアが企業内の情報を一元的に管理するのに対し、ビジネスチャットは、迅速な情報共有とコラボレーションを実現するためのツールです。また、ビジネスチャットは、モバイルデバイスでの使用に適しており、場所を問わずにコミュニケーションを取れます。

ビジネスチャットの機能

ビジネスチャットは主に次の機能が搭載されており、その他にも細かい機能が複数あります。

次に、コミュニケーション機能、情報共有機能など、カテゴリに分けて機能を紹介します。各機能の詳細を確認し、課題解決に必要な機能を明確にしましょう。

コミュニケーション機能

機能名	詳細
テキストチャット	リアルタイムでメッセージの送受信が可能。
音声通話	電話のように音声で会話できる。
ビデオ通話	音声通話に加えて、相手の顔を見ながら会話できる。
画面共有	自分の画面を相手に共有できる。
ファイル共有	画像、動画、資料など、ファイルを簡単に共有できる。
絵文字・スタンプ	メッセージに感情や気持ちを添えられる。
スレッド	メッセージごとで返信ができ、スレッド内でメッセージに関するやり取りを完結できる。
メンション	特定のユーザーに通知を送信できる。
グループチャット	複数人で同時に会話できる。
オンライン表示	「作業中」や「離席中」などのログイン状態がわかる。
既読/未読表示	メッセージが読まれたかどうかを確認できる。
検索機能	過去のメッセージをキーワードで検索できる。
日報	日報専用の機能やテンプレートがあり、日報の作成・管理ができる。

情報共有機能

機能名	詳細
チャット履歴の保存	過去のメッセージを遡って確認できる。
チャンネル/トピック	テーマごとに情報を整理できる。
タスク管理	議題やToDoリストを作成・管理できる。
アンケート機能	簡単にアンケートを作成・実施できる。
ブックマーク機能	重要なメッセージを保存できる。
統合検索	社内情報や外部サービスと連携して情報を検索できる。

その他の基本機能

機能名	詳細
プロフィール設定	氏名、顔写真、役職などを設定できる。
通知設定	どのタイミングで通知を受け取るか設定できる。
多言語対応	日本語以外にも英語や中国語など複数の言語に対応している。
安否確認	災害時に一斉送信で安否確認ができる。
位置情報共有	ユーザーの位置情報を共有できる。
セキュリティ機能	データ暗号化、アクセス制御など、セキュリティ対策が施されている。
モバイルアプリ	スマホやタブレット端末でも利用できる。
管理機能	ユーザー管理、権限設定など、管理者向けの機能が提供されている。

ビジネスチャットの効果的な活用例

ビジネスチャットは、さまざまな場面で効果的に活用できます。次に、具体的な活用例をいくつか紹介します。

全体メンションを活用した重要なお知らせの発信

全体メンション機能を使えば、全社員や特定のグループ全員に対して、一斉にお知らせを発信可能です。

たとえば、総務部門からの規程変更のアナウンスや、経営陣からの重要なメッセージの発信など、全社的に周知が必要な情報を瞬時に共有できます。

また、プロジェクトリーダーが全メンバーに対して、タスクの割り振りやスケジュールの変更を通知する際にも効果的です。

スレッド機能を活用した議論の整理と効率化

スレッド機能を活用することで、特定のトピックに関する議論をまとめて管理可能です。

たとえば、新商品の企画会議では、アイデア出しや意見交換をスレッド内で行うことで、議論の流れを追いやすくなります。また、問題解決のためのブレインストーミングでは、各メンバーの提案をスレッドごとに整理することで、アイデアの比較検討がしやすくなります。

スレッド機能により、議論の見通しが良くなり、効率的な意思決定が可能です。

画面共有機能を活用したリモートでのコミュニケーション

画面共有機能を使えば、リモートワーク中でも、まるで同じ部屋にいるかのようなやり取りが可能です。

たとえば、デザイナーがデザイン案を共有し、リアルタイムにフィードバックを得られます。また、エンジニアが作業中の画面を共有し、上司や同僚からアドバイスをもらうことも行えます。

画面共有機能により、離れた場所にいても、円滑なコミュニケーションが可能です。

タスク管理機能を活用したプロジェクトの進捗管理

タスク管理機能を活用することで、プロジェクトの進捗状況を一元的に管理できます。プロジェクトリーダーがタスクを作成し、メンバーに割り当てることで、各自の責任範囲が明確になります。

また、タスクの進捗状況や締め切りを設定すれば、プロジェクト全体のスケジュール管理も容易です。

メンバー同士で進捗報告やファイル共有を行うことで、プロジェクトの状況がリアルタイムに可視化され、スムーズな進行が期待できます。

アンケート機能を活用した社内の意見収集

アンケート機能を使えば、社内の意見収集を手軽に行えます。

たとえば、社内イベントの企画段階で従業員の興味関心を調査したり、オフィス環境の改善点を聴取したりが可能です。また、新しい制度を導入する前に、理解度や懸念点のチェックもできます。

アンケート機能により、幅広い意見を効率的に収集し、社内の課題解決や満足度向上につなげられます。

失敗しないビジネスチャットの選び方

ビジネスチャットツールを導入する際、ニーズや目的にあったツールを選ぶことが重要です。導入に失敗しないために、次のポイントを意識しましょう。

導入目的にあっているか

ビジネスチャットの導入目的を明確にし、目的にあったツールを選ぶことが大切です。

たとえば、社内コミュニケーションの活性化が主目的であれば、使いやすさや絵文字・スタンプ機能の充実度を重視します。一方、プロジェクト管理が主目的であれば、タスク管理機能やファイル共有機能の完成度を確認する必要があります。

目的に適したツールを選ぶことで、導入効果を最大化しましょう。

ITツールに不慣れな方でも扱いやすいか

いくら使いやすいツールであっても、全員が最初から使いこなせるとは限りません。そのため、従業員のITリテラシーを考慮し、誰もが使いやすいツールを選ぶことが重要です。

とくに、ITツールに不慣れな従業員でも直感的に操作できるよう、シンプルでわかりやすい操作画面を備えたツールが望ましいです。また、日本語対応や充実したヘルプ機能、サポート体制も確認しておく必要があります。

全社的な導入・定着を進めるうえで、ツールの使いやすさは欠かせない要素です。

予算にあった価格・費用か

ビジネスチャットツールの価格や費用体系は、製品によってさまざまです。自社の予算にあったツールを選ぶことは当然ながら、長期的な視点も欠かせません。

たとえば、安価な製品でも、機能面で物足りなくなり、将来的に別のツールに乗り換える必要が出てくるかもしれません。一方、高機能な製品は初期コストが高くても、長期的に見れば投資効果が得られる可能性もあります。

課金形態にも注意が必要で、従業員数に応じて価格が変動する場合は、大規模組織だとかなりのコストになってしまう可能性があります。

予算と中長期的な展望を踏まえて、最適なツールを選びましょう。

既存ツールやシステムとの連携はできるか

社内ですでに使用しているツールやシステムとの連携は、業務効率化の観点からも重要です。

たとえば、グループウェアやCRMシステム、プロジェクト管理ツールなどと連携できれば、情報の一元管理や自動化が可能になります。また、APIを提供しているツールであれば、自社独自のサービスと連携させることも実現するでしょう。

既存ツールとの親和性や拡張性を考慮し、社内のITインフラに適したビジネスチャットを選ぶことが大切です。

セキュリティ・コンプライアンス対策は十分か

機密情報も扱うビジネスチャットにおいて、セキュリティ対策は極めて重要です。選定する際は、データの暗号化、アクセス制御、監査ログ機能など、セキュリティ面での機能を十分に確認する必要があります。

また、業界ごとのコンプライアンス要件に適合しているかどうかも重要なポイントです。たとえば、医療・金融分野では、より厳格なセキュリティ基準が求められます。

自社のセキュリティ・コンプライアンス方針に沿ったツールを選びましょう。

おすすめのビジネスチャット

次の記事ではおすすめのビジネスチャットや、料金・機能、口コミ評判を比較した比較表を掲載しています。ビジネスチャットの導入を検討している方は、ぜひ参考にしてください。

必要な機能を明確にして失敗しないサービス導入を

ビジネスチャットは、コミュニケーション、情報共有、タスク管理など、さまざまな機能を備えています。これらの機能を活用することで、業務効率化、生産性向上、コミュニケーション活性化などの効果が期待できます。

この記事で紹介した機能はあくまでも基本的な機能と特徴的な機能の例であり、サービスによって提供されている機能は異なるのが一般的です。導入を検討する際には、必要な機能、価格、使いやすさなどを比較検討しましょう。

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