文書管理システム比較28選 - クラウド | 契約書、マニュアルなど種類別の活用方法

文書管理とは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を行うことで、社内の重要文書の管理が目的になる場合が多いです。

また、管理をコンピューター上で電子化して行えるものを文書管理システムといいます。紙で保存すると膨大な量になってしまいますが、システムによって保管場所も不要になるでしょう。

そんな文書管理システムで使える、基本的な機能を表にまとめました。

機能	概要
保存	文書を保管・保存する機能
検索・閲覧	管理している文書を検索して閲覧できる機能
編集	保存してある文書の編集ができる機能
情報共有	文書の編集・改正したときに通知できる機能
権限設定	役職や部署ごとでの閲覧・編集の権限設定機能
ワークフロー	承認ワークフローの設定ができる機能
データ移行・印刷	データの移行や出力、印刷ができる機能

サービスによって機能は異なりますが、ほとんどシステムに標準的に備わっているものです。それぞれの機能にフォーカスして、文書管理システムを比較していきます。

【定番】文書管理システム比較

まずは機能が充実しており、だれでも広く利用できる文書管理システムの価格や特徴を比較します。

本記事で掲載している文書管理システムの機能・価格をさらに詳しく比較したい方は、こちらから詳細資料をダウンロードして、システム選定の参考にしてみてください。

X-point Cloud（エクスポイントクラウド） - 株式会社 エイトレッド

• フォーマットを変えずに紙文書を電子化
• 稟議や承認の進捗が一目瞭然
• ペーパーレス化でコスト削減

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績2,700社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。現在使用している紙の帳票フォーマットを変えずに運用できるので、移行や切り替えの負担を軽減できます。稟議書を電子化することで、現状の承認申請状況を簡単に把握できるので、承認スピードの向上が期待できます。また回付中の書類紛失を防げるうえ、検索性も上がります。

SmartDB（スマートDB） - 株式会社ドリーム・アーツ

画像出典：SmartDB公式サイト

SmartDBは、クリック操作のみで独自ルールを作成して文書管理ができる大企業向けの文書管理システムです。キャビネット、バインダ、文書といった紙での管理のような構造でデジタル化して管理できるため、管理方法は従来のまま電子化に移行したい企業におすすめです。申請書や帳票、業務管理などあらゆる文書管理を実現します。

Fleekdrive（フリークドライブ） - 株式会社Fleekdrive

画像出典：Fleekdrive公式サイト

Fleekdriveはファイルの保管・共有がドラッグ＆ドロップで簡単にできます。ファイル数・ファイル量ともに無制限となっておりとても利便性が高いです。古いファイルは自動で処理されるので、手間も省けます。また、社外スタッフとの共同作業やファイル配信も安全に行えます。

楽々Document Plus - 住友電工情報システム株式会社

画像出典：楽々Document Plus公式サイト

• さまざまな業界・部門への高い適用性
• 文書管理のための充実した機能を搭載
• 端末を選ばないので多様な働き方に対応

楽々Document Plusは、幅広い業種や用途で利用できる文書管理システムです。ニーズに応じた適切な権限管理のもと、電子データも紙文書もまとめて保管や分類、活用が可能です。高性能な検索エンジンと高速ビューアで、必要な情報をスピーディに検索・表示できます。全文検索や柔軟なワークフロー、強固なセキュリティ機能など、文書管理システムに一般的に求められる機能もしっかりと備えています。場所や端末を選ぶことなく利用できるので、出張先やテレワークなど多様な働き方にも対応しています。

NotePM（ノートピーエム） - 株式会社プロジェクト・モード

画像出典：NotePM（ノートピーエム）公式サイト

• 社内ナレッジの一元管理が可能な「社内版Wikipedia」
• ほしい情報がすぐに見つかる
• 安心してスムーズに情報共有ができる

NotePM（ノートピーエム）は、社内マニュアル・業務ノウハウ・議事録など、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能なナレッジ共有ツールです。Markdown記法に対応した高機能エディタで、読みやすいドキュメントを誰でも簡単に作成できます。ツリー構造の情報管理や、ファイルの中まで検索できる全文検索機能など、充実した機能を備えています。また、モバイル端末からも利用でき、ほしい情報をいつでもどこでも取得・閲覧が可能です。さまざまなセキュリティ対策や柔軟なアクセス権限の設定で、大切なデータを守りながら快適な情報共有をサポートします。

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

画像出典：J-MOTTO公式サイト

305万人の導入実績があるJ-MOTTOは、規定集や契約書ひな形などの社内文書をデータで保管・共有できるシステムです。フォルダ・ファイルごとにアクセス権の設定ができるので柔軟な情報管理が可能です。

ドラッグ＆ドロップによって、フォルダ整理やファイルの一括アップロードもできる高い操作性により、効率的に文書管理を実現できるでしょう。

REXファイルファインダー

REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。 直感的に目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバーとしてだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。

セキュアSAMBA Pro

• 外部への情報漏洩を徹底的に遮断
• CDM ポリシーの設定・適用
• 対象アプリケーションを制御

セキュアSAMBA Proは、Office ファイル、PDF、Auto CAD ファイルなどを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して、運用する仕組みの「CDM」を採用している文書管理システムです。

ファイルを強制的にファイルサーバーへ移動させることで、管理の運用負担が少なくなるでしょう。

ConTrack（コントラック）

ConTrackは、プロジェクトの品質向上をサポートし、成果物（※）間のトレーサビリティ管理を実現します。文書解析やファイルジャンプ機能といった既存の成果物をそのまま活用できる機能も搭載しています。
また、操作画面が直観的で使いやすいのも特徴です。

※システム開発の各フェーズで作成する要件定義書、設計書、プログラムソース、テスト仕様書など

NotePM（ノートPM）

NotePMはWeb上に文書を上げられるのはもちろんのこと、見出しや太字を用いた文書作成、ファイルの中まで探せる全文検索など便利な機能が多数あります。
さらにNotePM内のコメント機能でチャットができたり、ChatworkやSlackと連携して通知がつけられたりとコミュニケーション関連の機能もしっかり網羅されています。

ChatworkやSlackについてはこちらもご覧ください。

ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaSにおいて、サーバ機の運用管理・データのバックアップ・利用状況に応じたシステム増強・セキュリティ対策・OSのアップデートなどのシステム管理は必要ありません。データセンターで確実にデータを管理します。

「データセンターって何？安心なの？」という方はこちらの記事もご覧になってみてください。

デジサインTab

デジサインTabは、セキュリティ万全の電子カタログ・ペーパーレス会議機能と、ワンタッチでそれらから切り替えられるサイネージのプレーヤー機能を備え持ったマルチデバイスアプリです。

電子カタログ（MCM）、ペーパーレス会議、デジタルサイネージ、これら3つの機能を兼ね備えているところが特徴です。

booMo

booMoは本棚から本を取るように、ファイルを直感的に見つけ出してブラウザ独自のデジタルビューワーで閲覧できます。専用ソフトでわざわざ開く必要が無い点は、作業効率のアップにつながりますね。
また、大量の文書からほしい情報を瞬時にサーチする検索機能が充実しています。

Office View

Office Viewはオフィスにおける情報共有を「シンプルで統一的な操作」と「部署を基軸としたアクセス権限」というコンセプトで行えます。
ドキュメント管理などのさまざまな機能を「パーツ」として揃え、これらの「パーツ」を直感的な操作で簡単に利用できるグループウェアです。多機能でありながら、必要なパーツだけを購入、使用可能なためコスト削減にもつながります。

もちろんスケジュール管理、会議室や備品などの施設予約などの機能もあるので、他のクラウドサービスの導入を考えている方は必見です。

契約書の管理に特化した文書管理システム

文書管理システムの中には契約書の管理に特化しているものがあり、電子契約サービスと呼ばれているものがあります。

「トラブルを避けるためにも契約書の管理をしっかり行いたい」
「契約書締結までの流れも電子化したい」

といった方をはじめとして、契約書管理のフロー全体に課題を抱えている企業におすすめです。

クラウドサインSCAN - 弁護士ドットコム株式会社

画像出典：クラウドサインSCAN公式サイト

クラウドサインSCANは、紙の契約書類の面倒なスキャンからクラウドサイン（電子契約システム）への書類情報の入力、データの取り込みまで、一貫して代行してくれるサービスです。

契約書をデータ化してクラウドサイン上に取り込むことで、多様な条件での契約書検索、アラート機能を利用した更新日や解約日の自動通知など、契約書管理の利便性向上が期待でき、ペーパレス化によるコスト削減と業務効率化を促進します。

文書管理システム比較【クラウド】

文書管理システムのうちクラウドで利用できるおすすめツールを紹介します。

EdiGate / POST

EdiGate / POSTは対社外向けのEDIシステムです。相手先の企業でも使いやすいよう極力シンプルに構成されたシステムが特徴です。だれでも簡単に利用できるので、顧客とのやりとりにも導入しやすいでしょう。

納品書をはじめとする電子帳票機能も持ち合わせているので、ペーパーレスかもさらにはかどります。

NsxpresⅡ

NsxpresⅡはニーズに合った個別のアプリケーションサービスを提供します。社内だけでなく、取引先や関連会社・海外拠点との間で情報共有が可能です。
郵送、FAX、Eメールなどによる非効率的でセキュリティの低いデータ配信が不要となり、メールに添付できない大容量データも配信できます。

Documal SaaS

Documalは文書の保管や検索などの文書管理機能だけでなく、申請書類のワークフロー・コンプライアンスに対応したログ管理機能などを持つSaaS型文書管理システムです。顧客の業務効率化をサポートする業務テンプレートを提供しています。

SaaSについてはこちらの記事もご覧ください。

Working Folder

Working Folderで受信したファックスを外出先で素早く確認できます。留守中に届いたファックスに対応が滞ることがなくなるので、効率的に対応ができます。
またスマートフォンやタブレット端末からでも文書にアクセスができるので、リードタイムを短縮できるので、ビジネスチャンスを逃しません。

ActiveAssets-LINK DataClasys

ActiveAssets-LINK DataClasysはITトレンド人気製品ランキングで"第1位"を獲得した人気ソフトです。
ドラッグ&ドロップで大量のファイルを一括登録できたり、登録したファイルがサムネイルやリストだけでなく詳細表示や大画面プレビューで見れたりと、より見やすい設計となっているので作業が効率的に進みます。

EIMANAGER

EIMANAGERはサービス導入が最短5営業日で可能です。
またシステム導入時にサポートをしてくれるので、初めての方でも安心です。
情報の安全な保護や探索機能ももちろん高機能ですが、なかでも効率よく作業を行うといった点に力を入れている印象を受けます。オンプレミスとクラウドどちらでも利用可能です。

NI Collabo 360（旧 NI Collabo Smart）

画像出典：NI Collabo360公式サイト

NI Collabo 360の大きな特徴はスマートデバイスに最適化され、PCでの操作も簡単になったレスポンシブルデザインです。どの端末でもストレスなく作業を行えます。
また社内SNS機能が付いているので、作業をしながらコミュニケーションがリアルタイムで取れるため、離れている場所でもより効率的に作業ができます。

Cincom ECM

Cincom ECMには業界での40年以上にわたる経験があり、さまざまな状況に対応してくれる安心感が有ります。特徴的なのは複数データベースをサポートしている点でしょうか。
Oracle、SQL Server、MySQL、Postgresなどに対応しており、これらを日常的に用いる方には非常にありがたいですね。国際的な会社でもあるので、国内だけでなく海外での活用も視野に入れられます。

文書管理システム比較【その他】

いままで紹介できなかった文書管理システムを紹介します。

EDI Express

EDI Expressサービスの安全性に自信のあるシステムです。サーバーは24時間365日監視され、万が一の自体があったときには迅速に対応します。あらかじめ万が一の事態に備えて、カスタマイズも可能です。

GlobalDoc5

GlobalDoc5は大量のオフィス文書や紙文書を効率的に一元管理できますし、承認機能や高度なセキュリティ設定により、内部統制の強化にもつなげられます。運用規模に応じて幅広い利用環境に対応可能です。

REX-File・Finder

REX-File・Finderは検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。直感的に目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。ファイルサーバだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。

On Base

On Baseでは現在25か国以上の国において500社以上の組織がOnBaseクラウドに数百万の文書を保存しています。高度なセキュリティが確保されたデータセンター、データ転送時の暗号化、基本装備の冗長性やデータ複製といった特性を持ち、権限が付与されたユーザーにのみ情報へのアクセスが提供されます。データを預ける安心感はピカイチです。

Contents EXpert/XML Assist

Contents EXpert/XML Assisは電子帳票や文書管理などコンテンツ管理基盤を統合したデジタルドキュメント管理ソリューションで、業務システムで生成される帳票データの電子化、多様な形式で作成される電子文書の一元的な管理、XML技術を活用した効率的な文書作成支援、ファイルサーバーに格納された情報のセキュアかつ適切な管理など、作成から廃棄まで、コンテンツのライフサイクルを一元管理できます。

文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際のポイントは、主に次の3点です。

• セキュリティ
• トータルコスト
• 使いやすさ

セキュリティ

重要な情報がつまった大切な文書。やはり、一番気になるのはセキュリティではないでしょうか。セキュリティの強度はもちろん、どのような制限をかけられるかを確認しておく必要があります。

トータルコスト

ランニングコストに加え、初期費用がどれくらいになるのかしっかり把握しておく必要があります。また、安さだけで選ばず、機能と照らし合わせていくことも重要です。

使いやすさ

最後に使いやすさです。大切な文書の管理。クラウドサービスなどWeb上での運用に慣れていない方が、うっかり操作を誤って文書を紛失、といったことにもなりかねません。そういう方は機能面よりも使いやすさを重視しましょう。

文書管理システム導入によるメリット

文書管理システム導入によって得られるメリットは次のとおりです。

• 検索にかかる時間が短縮できる
• 社内や社外問わずどこからでも、複数人でも閲覧できる
• 常に最新の文書を確認できる
• 保管スペースの削減
• 管理コストの削減
• 共有もスピーディーに

文書管理システムのデメリットと解決策

ペーパーレス化を図り業務効率をUPさせられる文書管理システムにもデメリットがあります。それは、導入の難しさです。

文書管理システムを導入すると文書をスキャンしてデジタル化し保管しなければなりませんが、社内に眠る文書はかなりのボリュームであり、それらすべてをデジタル化して保管するためにはそれなりの時間と手間がかかります。この要因から文書管理システムの導入に躊躇している企業も多いでしょう。

そこで重要なのがデジタル化する文書としない文書を明確にわけることです。文書管理ではすべての文書をデジタル化すればいいわけではなく、契約書原本など可視性が重要になる文書は紙媒体で保管し、業務で派生した文書はデジタル化して管理するなど分ける必要があります。

文書管理システムやツールをせっかく導入したのに、上手く運用できなければ意味がありませんよね。失敗しないための注意点などはこちらをご覧ください。

マイナンバー制度や個人情報保護法の改訂などによって、文書管理の重要性が今までに増して高まってきています。また、地震などの災害によって書類が流出する恐れがいつ起こるかわかりません。そのような企業の責任や、情報流出の危機にそなえ、文書を適切に管理することが求められます。

文書管理システムの活用シーン

文書管理システムは市場が広がるにつれ多くの場面で使われるようになりました。そんな文書管理システム・ソフトが使われるシーンを見てみましょう。一部ですが、どのような場面で活用していくかの参考にしてください。

契約書・機密文書

文書管理でセキュリティを強化できることによって、情報漏えいリスクを軽減できます。

申請書、報告書

文書をサーバーで一括管理し、ネットワーク経由で情報共有を可能にします。これにより、承認などのワークフローが容易になります。

会議資料

文書管理システムでは、ペーパーレス化と過去の資料を検索も可能になります。会議資料を印刷する手間がなくなるため、スピーディーな会議とコスト削減を実現できます。

マニュアル

文書管理システムでは、システムの運用・監視・保守に関するドキュメント管理もできます。マニュアル作成と運用が課題となっている企業では、文書管理システムによって一元管理できる体制にするのもいいかもしれません。

アナログの文書管理とのハイブリッドも

文書の中には電子化が認められていないものもあり、すべての書類を電子化できるわけではありません。よって一部はアナログの文書管理とのハイブリッド運用が必要になる場面もあります。

こちらではアナログで文書管理をする際のコツをまとめているので、あわせてご覧ください。

ECMとの違い

文書管理システムに類似したシステムにECM（Enterprice contents management）と呼ばれるシステムがあります。文書管理システムが文書だけを管理するのに比べると、ECMは文書に加え画像や動画など社内のコンテンツを包括的に管理します。

そのため、ECMには文書管理システム同様の機能がほぼ含まれており、文書のデジタル化や整理はもちろん、文書検索機能も実装しています。

ECMにおいて特徴的なのは、ワークフロー機能とライフサイクル管理機能でしょう。

ワークフロー機能

ワークフロー機能では文書作成の際の承認作業などを自動化することにより、承認作業にかかっていた手間を効率化させるだけでなく、「誰が？」「いつ？」承認したかを明確にすることで責任の所在をはっきりとさせることも可能です。

ワークフローについてはこちらの記事をご覧ください。

ライフサイクル管理機能

ライフサイクル管理機能では文書作成時に破棄時期を設定するなど文書のライフサイクルを管理し、不要な文書の保管を避けストレージリソースを常に最適に保ちます。ワークフロー機能やライフサイクル管理機能は文書管理システムには見られない機能であり、より高度な情報管理にはECMシステムが求められる場合が多いようです。

文書管理システムは自社に合ったものを

気になるサービスは見つかりましたか？サービスは数多くありますが、自社で必要な機能が備わっているかを確認してから、導入してみてください。

無料のサービスもありますので、興味のある方は参考にしてみてください。

文書管理システム・ソフトの機能・価格比較表

ボクシルが特におすすめするサービスの機能と料金の比較表を掲載しています。全文検索ができるか、階層管理は可能か、などといったポイントがひと目でわかるようになっています。ぜひご活用ください。

また、ボクシルで紹介している各種文書管理システムのサービス資料を一括で見たいという方は下記のリンクからどうぞ！

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おすすめ文書管理システムの機能比較表

	全文検索	アクセスコントロール	権限管理	階層管理	暗号化	ログ管理
機能詳細	指定した範囲内に検索語がないか調べる機能	利用者の属性に応じてアクセスできる機能を事前に設定する機能	権限タイプを設定できる機能	文書の種類や部門などでフォルダを階層化し分類管理する機能	ファイルを暗号化してセキュリティ対策をする機能	履歴を残す機能
DOCUMENT MARK	○	○	○	-	-	○
〈E-Repo〉ペーパレスシステム	○	-	-	-	-	○
帳票クラウドサービス SVF Cloud	-	-	-	-	-	-
COCOMITE	-	○	○	○	-	-

機能面が充実したサービスが多いです。この比較軸に上げた点以外の機能は各詳細ページにてチェックしてください！

おすすめの文書管理システムの価格比較表

サービス名	初期費用	利用料	月額／ユーザー	無料お試し期間	無料プラン
DOCUMENT MARK	200,000円	42,500円	-	○	-
〈E-Repo〉ペーパレスシステム	300,000円	月額3,800円	-	-	-
帳票クラウドサービス SVF Cloud	200,000円	月額30,000円	-	-	-
COCOMITE	65,000円	月額22,000円～	-	○	-

機能と利用料金はある程度比例するような傾向が表から読み取れますね。必要な機能を洗い出して、価格と機能のバランスが最適なものを選んで導入してください！

ボクシルとは

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