文書管理とは | システム比較33選【機能・価格・特徴】

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本記事で掲載している文書管理システムや、紹介しきれなかった文書管理システムの機能・価格をもっと詳しく比較したい方はこちらからご覧になれます。ぜひシステム選定の参考にしてみてください。

1. 文書管理とは？

文書管理とは、文書や記録情報の保管から活用、廃棄までの一元管理を行うことで、社内の重要な情報を管理することが目的です。

また、これらの管理をコンピューター上で電子化して行うものを文書管理システムといいます。紙で保存すると膨大な量になってしまいますが、電子化することで、業務の効率化につながります。

文書管理の導入によってなぜ業務効率化が図れるのか、また導入のメリットについてはこちらで詳しく解説しています。

2. 注目される文書管理システム

文書管理システムを導入することで何ができるか、正しく理解できていますか？実は、サービスによってできることが違うので、サービスを探す時は、自社に合ったサービスかを確認することが重要になってきます。

まずは、機能が充実しており、だれでも広くおすすめできるサービスを紹介します。

クラウドサインSCAN

クラウドサインSCANは、紙の契約書類の面倒なスキャンからクラウドサイン（クラウド契約サービス）上への書類情報の入力、データの取り込みまで、一貫して代行してくれるサービスです。

契約書をデータ化し、クラウドサイン上に取り込むことで、さまざまな条件での契約書検索、アラート機能を利用した更新日や解約日の自動通知など契約書管理の利便性向上が期待でき、ペーパレス化によるコスト削減と業務効率化を促進します。

ひびきSm@rtDB

ひびきSm@rtDBは、大組織向けWebデータベース＆ワークフローシステムです。ノンプログラミングでブラウザ上にデータベースを作成でき、現場の業務システム内製化を素早く強力に推進します。1万人超の利用実績も多数あり、大きなリスクやコストを伴う組織改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。バリエーションに富んだノウハウと豊富な標準機能で最短1か月でのシステム導入が可能なため、組織全体の生産性を迅速に向上させます。

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOではさまざまな社内文書をデータで保管・共有できます。フォルダ・ファイルごとにアクセス権の設定ができるので柔軟な情報管理が可能です。
また標準機能として25個の機能が搭載されており、さまざまな状況に対応できます。さらに、305万人の導入実績があるので安心して活用できます。

Fleekdrive

Fleekdriveはファイルの保管・共有がドラッグ＆ドロップで簡単にできます。ファイル数・ファイル量ともに無制限となっておりとても利便性が高いです。古いファイルは自動で処理されるので、手間も省けます。また、社外スタッフとの共同作業やファイル配信も安全に行えます。

PrimeLibrary

PrimeLibraryは、社内のファイルを整理・管理・活用するためのクラウド型システムです。約2,500もの法人向けサービスを扱うソフトバンクが、自社ファイル管理の課題を解決すべく自社開発し、利用者の声を反映して改修を重ねて誰もが利用しやすい機能を実装しました。「掲載申請ツール」を利用すると、大量のファイルもルール通りのファイル名や格納先で掲載可能なので、管理・活用をスムーズに行えます。

DOCUMENT MARK

DOCUMENT MARKは、帳票やさまざまな企業情報が記載されているデータをPDF化して安全に管理するためのシステムです。さまざまなデータをすぐにPDFファイルとして取り込めるので、データ移行期などにも活躍してくれます。インターフェースが直感的でわかりやすく、簡単に重要書類の管理が可能になります。

AiLingual（アイリンガル）

AiLingualは、シンプルな操作で多言語の業務マニュアルを作成できるサービスです。学習機能を備えた自動翻訳とプロの翻訳者によるオンライン編集に対応しており、1つの言語データから20か国語以上に翻訳可能です。利用者それぞれのアカウントに管理者や編集者といった役割を設定することができ、プロジェクトの属性も設定できます。作成したドキュメントには「いいね」やコメントでフィードバックできるので、ドキュメント修正や次のプロジェクトに活かすことが可能です。

REXファイルファインダー

REXファイルファインダーは、検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。
直感的に目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。

ファイルサーバだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。

セキュアSAMBA Pro

• 外部への情報漏洩を徹底的に遮断
• CDM ポリシーの設定・適用
• 対象アプリケーションを制御

セキュアSAMBA Proは、Office ファイル、PDF、Auto CAD ファイルなどを強制的に管理下のファイルサーバーに収集して、運用する仕組みの「CDM」を採用している文書管理システムです。

ファイルを強制的にファイルサーバーへ移動させることで、管理の運用負担が少なくなるでしょう。

〈E-Repo〉ペーパレスシステム

E-Repoは、現場で作成されたデータを利用して、現場のペーパーレスを図るシステムです。製造などの現場においては、タブレットで入力することで現場に異物を持ち込む危険性を減らせます。また、現場で書かれたデータはすでにデジタル化しているので、すぐに分析に使えます。現場から事務まで一貫してペーパーレスを目指す企業には便利なサービスです。

ConTrack（コントラック）

ConTrackは、プロジェクトの品質向上をサポートし、成果物（※）間のトレーサビリティ管理を実現します。文書解析やファイルジャンプ機能といった既存の成果物をそのまま活用できる機能も搭載しています。
また、操作画面が直観的で使いやすいのも特徴です。

※システム開発の各フェーズで作成する要件定義書、設計書、プログラムソース、テスト仕様書など

NotePM（ノートPM）

NotePMはWeb上に文書を上げられるのはもちろんのこと、見出しや太字を用いた文書作成、ファイルの中まで探せる全文検索など便利な機能がいっぱいです。
さらにNotePM内のコメント機能でチャットができたり、ChatworkやSlackと連携して通知がつけられたりとコミュニケーション関連の機能もしっかり網羅されています。

ChatworkやSlackについてはこちらもご覧ください。

ASTRUX SaaS

ASTRUX SaaSにおいて、サーバ機の運用管理・データのバックアップ・利用状況に応じたシステム増強・セキュリティ対策・OSのアップデートなどのシステム管理は必要ありません。データセンターで確実にデータを管理します。

「データセンターって何？安心なの？」という方はこちらの記事もご覧になってみてください。

デジサインTab

デジサインTabは、セキュリティ万全の電子カタログ・ペーパーレス会議機能と、ワンタッチでそれらから切り替えられるサイネージのプレーヤー機能を備え持ったマルチデバイスアプリです。

電子カタログ（MCM）、ペーパーレス会議、デジタルサイネージ、これら3つの機能を兼ね備えているところが特徴です。

booMo

booMoは本棚から本を取るように、ファイルを直感的に見つけ出してブラウザ独自のデジタルビューワーで閲覧できます。専用ソフトでわざわざ開く必要が無い点は、作業効率のアップにつながりますね。
また、大量の文書からほしい情報を瞬時にサーチする検索機能が充実しています。

Office View

Office Viewはオフィスにおける情報共有を「シンプルで統一的な操作」と「部署を基軸としたアクセス権限」というコンセプトで行えます。
ドキュメント管理などのさまざまな機能を「パーツ」として揃え、これらの「パーツ」を直感的な操作で簡単に利用できるグループウェアです。多機能でありながら、必要なパーツだけを購入、使用可能なためコスト削減にもつながります。

もちろんスケジュール管理、会議室や備品などの施設予約などの機能もあるので、他のクラウドサービスの導入を考えている方は必見です。

3. その他の文書管理システム

おすすめ以外にも特徴的なサービスがまだまだあります。
サービス紹介の後にサービスの選び方の解説もしているので、そちらも参考にして自社にぴったりなサービス選びをしましょう。

EdiGate / POST

対社外向けのEDIシステムになります。相手先の企業でも使いやすいよう極力シンプルに構成されたシステムが特徴です。だれでも簡単に利用できるので、お客さまとのやりとりにも導入しやすいでしょう。
納品書など、簡単な電子帳票も持ち合わせているので、ペーパーレスかもさらにはかどります。

EDI Express

サービスの安全性に自信のあるサービスです。サーバーは24時間365日監視され、万が一の自体があったときには迅速に対応します。あらかじめ事態に備えて、カスタマイズも可能です。

NsxpresⅡ

NsxpresⅡはお客さまのニーズに合った個別のアプリケーションサービスを提供します。社内だけでなく、取引先や関連会社・海外拠点との間で情報共有が可能です。
郵送、FAX、Eメールなどによる非効率的でセキュリティの低いデータ配信が不要となり、メールに添付できない大容量データも配信できます。

Documal SaaS

Documalは文書の保管や検索などの文書管理機能だけでなく、申請書類のワークフロー・コンプライアンスに対応したログ管理機能などを持つSaaS型文書管理システムです。顧客の業務効率化をサポートする業務テンプレートを提供しています。

SaaSについてはこちらの記事もご覧ください。

Working Folder

Working Folderで受信したファックスを外出先で素早く確認できます。留守中に届いたファックスに対応が滞ることがなくなるので、効率的に対応ができます。
またスマートフォンやタブレット端末からでも文書にアクセスができるので、リードタイムを短縮できるので、ビジネスチャンスを逃しません。

ActiveAssets-LINK DataClasys

ActiveAssets-LINK DataClasysはITトレンド人気製品ランキングで"第1位"を獲得した人気ソフトです。
ドラッグ&ドロップで大量のファイルを一括登録できたり、登録したファイルがサムネイルやリストだけでなく詳細表示や大画面プレビューで見れたりと、より見やすい設計となっているので作業が効率的に進みます。

EIMANAGER

EIMANAGERはサービス導入が最短5営業日で可能です。
またシステム導入時にサポートをしてくれるので、初めての方でも安心です。
情報の安全な保護や探索機能ももちろん高機能ですが、なかでも効率よく作業を行うといった点に力を入れている印象を受けます。

NIコラボ Smart

NIコラボ Smartの大きな特徴はスマートデバイスに最適化され、PCでの操作も簡単になったレスポンシブルデザインです。どの端末でもストレスなく作業を行えます。
また社内SNS機能が付いているので、作業をしながらコミュニケーションがリアルタイムで取れるため、離れている場所でもより効率的に作業ができます。

GlobalDoc5

GlobalDoc5は大量のオフィス文書や紙文書を効率的に一元管理できますし、承認機能や高度なセキュリティ設定により、内部統制の強化にもつなげられます。運用規模に応じて幅広い利用環境に対応可能です。

Cincom ECM

Cincom ECMには業界での40年以上にわたる経験があり、さまざまな状況に対応してくれる安心感が有ります。特徴的なのは複数データベースをサポートしている点でしょうか。
Oracle、SQL Server、MySQL、Postgresなどに対応しており、これらを日常的に用いる方には非常にありがたいですね。国際的な会社でもあるので、国内だけでなく海外での活用も視野に入れられます。

業務デザイナー

業務デザイナーは長年のコンサルティングノウハウから業務の可視化を実現させています。決裁を早くするだけでなく、広範囲からのリアルタイムな情報を一元化します。

Suzuyo文書保管サービス

Suzuyo文書保管サービスは経理書類、契約書、図面など長期保管が必要な重要文書原本を耐震・耐火構造、多重セキュリティシステムを備えた文書専用保管庫で大切にお預かりするサービスです。
Web管理システムで、オフィスにいながら文書管理ができます。専用保管庫はICカードと指紋認証装置による入退館管理、24時間監視カメラシステムなどの多重セキュリティとISO27001に準拠した運用で厳重に管理されます。

REX-File・Finder

REX-File・Finderは検索結果を「イメージ」で見ながらファイルを探せる高速全文検索システムです。直感的に目的のファイルに素早くたどり着け、セキュアに全ページのファイル内容を確認できます。ファイルサーバだけでなく、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとして使用可能です。

On Base

On Baseでは現在25か国以上の国において500社以上の組織がOnBaseクラウドに数百万の文書を保存しています。高度なセキュリティが確保されたデータセンター、データ転送時の暗号化、基本装備の冗長性やデータ複製といった特性を持ち、権限が付与されたユーザーにのみ情報へのアクセスが提供されます。データを預ける安心感はピカイチです。

Contents EXpert/XML Assist

Contents EXpert/XML Assisは電子帳票や文書管理などコンテンツ管理基盤を統合したデジタルドキュメント管理ソリューションで、業務システムで生成される帳票データの電子化、多様な形式で作成される電子文書の一元的な管理、XML技術を活用した効率的な文書作成支援、ファイルサーバーに格納された情報のセキュアかつ適切な管理など、作成から廃棄まで、コンテンツのライフサイクルを一元管理できます。

intra-mart

intra-martはひとつのアプリケーションを複数の会社で共同利用できます。またこのPaaS機能により、オンプレミスもクラウドも業務内容によって使い分ける「ハイブリッドクラウド」が構築できます。
また、「エンタープライズ向けクラウドサービス」や「中小企業向けクラウドサービス」も展開されています。

SRIクラウドfor契約書管理

SRIクラウドfor契約書管理は、契約書管理をトータルで実現できるシステムです。媒体の種類にとらわれず、1つの文書として発生から期限の満了、最後は廃棄に至るまで、ライフサイクルのすべてをサポートしてくれます。管理をまとめる事ができれば、厳格さが増すだけでなく、手間やコストの削減にもつながります。契約書1件単位で、原本保管と電子データの管理が可能です。

4. 文書管理システムの選び方

文書管理システムを選ぶ際のポイントはズバリ

• セキュリティ
• トータルコスト
• 使いやすさ

の3つのポイントです。

セキュリティ

重要な情報がつまった大切な文書。やはり、一番気になるのはセキュリティではないでしょうか。セキュリティの強度はもちろん、どのような制限をかけられるかを確認しておく必要があります。

トータルコスト

ランニングコストに加え、初期費用もどれくらいになるのかしっかり把握しておく必要があります。また、安さだけで選ばず、機能と照らし合わせていくことも重要です。

使いやすさ

最後に使いやすさです。大切な文書の管理。クラウドサービスなどWeb上での運用に慣れていない方が、うっかり操作を誤って文書を紛失、といったことにもなりかねません。そういう方は機能面よりも使いやすさを重視しましょう。

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下記の文書管理システムの選び方ガイドでは、選ぶ際のポイントだけでなく、文書管理システムを導入するメリットやデメリットなどの情報を掲載しています。
ぜひご覧ください。

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ここからは、文書管理についてもっと詳しく知りたい方のために、文書管理の重要性・一般的に利用できる機能・利用シーンをまとめてみました。
文書管理を導入するのが初めての方、詳しく知らない方はこちらを読んでからサービスを検討するとよいでしょう！

5. 文書管理の重要性

文書管理の重要性

マイナンバー制度や個人情報保護法の改訂などによって、文書管理の重要性が今までに増して高まってきています。また、地震などの災害によって書類が流出する恐れがいつ起こるかわかりません。そのような企業の責任や、情報流出の危機にそなえ、文書を適切に管理することが求められます。

6. 文書管理システムでできることは？

文書管理システムやソフトで使える基本的な機能を以下の表にまとめてみました。

機能	概要
保存	大切な文書を保存できます。
検索・閲覧	管理している文書を検索機能で探し出し、閲覧できます。
編集	文書の編集ができます。
情報共有	文書の編集・改正したときに、メールなどで通知できます。
セキュリティ	役職などに対して、閲覧や編集の権限を設定できます。
ワークフロー	承認ワークフローの設定が可能です。
データ移行・印刷	データの移行や出力、また印刷ができます。

その他、サービスによって少しづつできることが異なってきます。ほとんどのサービスが基本的な機能は網羅していますが、サービスを検討する際は、自社にとって必要な機能が備わっているかチェックすることが大切です。

7. 文書管理システムの活用シーン

実際に文書管理システム・ソフトが使われるシーンを見てみましょう。一部ですが、どのような場面で活用していくかの参考にしてください。

契約書・機密文書

セキュリティの強化によって、情報漏えいリスクの軽減できます。
　　

申請書、報告書

いろいろな文書をサーバーで一括管理し、ネットワーク経由で情報共有を可能にします。これにより、承認などのやり取りが容易になります。

会議資料

ペーパーレス化と過去の資料の検索を容易にしてくれます。

マニュアル

システムの運用・監視・保守に関するドキュメント管理ができます。

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このように、文書管理システムでは、紙にまつわることならどんなものでも管理と活用を簡単にできます。

文書管理のコツ

こちらの記事で、アナログで文書管理をする際のコツをまとめました。アナログ管理での参考にどうぞ。

8. 文書管理システムは自社に合ったものを

気になるサービスは見つかりましたか？サービスは数多くありますが、少しずつ違った特徴があるので、上記参考にしていただけると幸いです。自社で必要な機能が備わっているかを確認してから、導入してみてください。

これで以上ですが、無料のサービスはこちらにまとめてあるので、興味のある方は参考にしてみてください。

9. おすすめ文書管理システム・ソフトの機能・価格比較表

こちらではボクシルが特におすすめするサービスの機能と料金の比較表を掲載しています。全文検索ができるか、階層管理は可能か、などといったポイントがひと目でわかるようになっています。ぜひご活用ください。

また、ボクシルで紹介している各種文書管理システムのサービス資料を一括で見たいという方は下記のリンクからどうぞ！

おすすめ文書管理システムの機能比較表

	全文検索	アクセスコントロール	権限管理	階層管理	暗号化	ログ管理
機能詳細	指定した範囲内に検索語がないか調べる機能	利用者の属性に応じてアクセスできる機能を事前に設定する機能	権限タイプを設定できる機能	文書の種類や部門などでフォルダを階層化し分類管理する機能	ファイルを暗号化してセキュリティ対策をする機能	履歴を残す機能
DOCUMENT MARK	○	○	○	-	-	○
〈E-Repo〉ペーパレスシステム	○	-	-	-	-	○
帳票クラウドサービス SVF Cloud	-	-	-	-	-	-
AiLingual	○	-	○	-	-	-

機能面が充実したサービスが多いです。この比較軸に上げた点以外の機能は各詳細ページにてチェックしてください！

おすすめの文書管理システムの価格比較表

サービス名	初期費用	利用料	月額／ユーザー	無料お試し期間	無料プラン
DOCUMENT MARK	200,000円	42,500円	-	○	-
〈E-Repo〉ペーパレスシステム	300,000円	月額3,800円	-	-	-
帳票クラウドサービス SVF Cloud	200,000円	月額30,000円	-	-	-
AiLingual	25,000円	月額48,000円	-	○	○

機能と利用料金はある程度比例するような傾向が表から読み取れますね。必要な機能を洗い出して、価格と機能のバランスが最適なものを選んで導入してください！

ボクシルとは

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