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稟議の電子化で得られるメリットとは?注目のワークフローシステムも紹介

最終更新日時:
記事の情報は2022-08-01時点のものです。
稟議という処理は紙で行われているケースが多く、決して効率が良いわけではありません。しかし、承認フロー含めて電子化・システム化することで、効率を上げるだけではなく、ペーパーレス化の推進によるコスト削減など多くのメリットをもたらします。

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稟議(書)とは何か

稟議書は、日本特有の社内書類です。

何かの購入や、システムの導入などを実現するために、会社に対して事前に許可を求めることを稟議といい、その内容が記載された文書を稟議書と言います。

通常、稟議書を作成した後は、関係各所に回して承認を得なければなりません。こうした申請、承認のプロセスは海外にも存在しますが、複数の承認を必要とするのが日本の大きな特徴です。

こちらの記事では稟議についてより詳しく解説しています。

稟議とは?決裁との違い | 稟議書作成・承認まで仕組み化できるワークフローシステムも
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稟議の電子化とは

小規模の会社であれば、社長の承認を得て終わりという簡単なプロセスですが、大企業の場合は異なります。多拠点の場合は、稟議書自体の物理的な移動が必要です。緊急の内容であったとしても、多くの時間を要し、必然的に意思決定が遅れます

しかし、稟議書が電子化され、ワークフローなどのシステムが導入されると物理的な概念がなくなるため、業務スピードが格段に早くなります。クラウド型のシステムを導入すれば、申請・承認作業をWeb上で完結でき、従来紙で印刷してきた稟議書を電子文書として保存が可能です。

合議制をとることが多い日本企業にとっては、こうした稟議の電子化によって、少しでもプロセスを簡素化し、迅速な意思決定をとることが競争力強化につながるとされています。

紙の稟議書の課題

従来長らく中心だった紙の稟議書には、主に次のような課題があります。

  • 申請から承認までに時間がかかる
  • 文書の保管や保存に手間がかかる

上記の課題について、次の項目で詳しく見ていきます。

申請から承認までの間に時間がかかる

紙の稟議を申請後は、物理的な回覧による承認が必要になります。

稟議には、複数の承認者を経て最終的な決定となるケースがほとんどでしょう。そのため、最終承認までの過程で承認が滞るといった問題が起こりやすくなります。たとえば、承認者が出張で長期間不在にしているといったケースです。

すると、承認者が出社するまでフローが進まないため、申請から承認までに時間がかかりタイムラグが発生してしまいます。

保管に手間やコストがかかる

紙ベースの稟議書の保管には物理的なスペースが必要です。稟議書の保管のために、倉庫やキャビネットといったスペースを確保しなければいけません。稟議書は1枚だけではなく資料が添付されていることが多いため、稟議書が増えていくことで保管スペースが圧迫される問題も出てくるでしょう。

また、稟議書はただ保管するだけではなく、管理が必要です。後で必要な書類が見つけ出せるようにわかりやすくファイリングするなどの手間も発生します。

稟議の電子化のメリット

稟議を電子化することで得られる多くのメリットについて説明します。稟議電子化のメリットは次の4つです。

  • コストの削減
  • 監査効率のアップ
  • 申請負担の軽減
  • 誤記入や記入漏れを防げる

コストの削減

目に見えるコストを削減できることが大きなメリットです。

書類が電子化されることで、ペーパーレス化を進められます。稟議書作成作業も簡素化され、また承認者は外出先でも承認可否の判断ができるため、プロセスが相当効率化されるでしょう。

結果として、あらゆる役職で時間を節約でき、有効活用できるという見えないコスト削減も実現します。

こちらの記事では、ペーパーレス化についてより詳しく解説しています。

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監査効率のアップ

監査効率のアップも大きなメリットです。稟議書の電子化を実現していない場合、監査対応にかなりの工数がかかります。書類を1か所に集めなければならず、書類の管理や必要書類の検索は大変骨の折れる作業です。

しかし、電子化すると管理の工数は圧倒的に削減され、必要書類の検索も容易に実現可能です。

申請負担の軽減

稟議書を電子化すれば、申請負担も減らせます。紙の申請書に記入する場合、ミスがあれば一から書き直しが必要です。また、定期的な申請であったとしても同じ内容を何度も記入するという煩雑な作業が発生します。

ところが、電子化することで入力が簡素化され、情報を保存することで2度目以降は一部を修正するだけで済みます。

このように申請者側の負担もおおいに軽減できることも電子化のメリットです。

誤記入や記入漏れを防げる

申請を電子化する場合に、入力内容にチェック機能をつけることで誤記入や記入漏れを未然に防げます。

紙の申請書の場合は、承認者に書類が到達し、確認した時点でミスが発覚することがあります。当然時間的なロスとなり、非効率極まりないプロセスです。

入力すべき内容がわからない場合でも、記入例を表示させるなど、電子化ならではのガイダンスを示すことも可能です。

稟議書を電子化するデメリット・注意点

稟議書を電子化するデメリットは次の2つが挙げられます。

  • 業務フローの見直しが必要
  • コストがかかる

電子化によって印刷代や文書管理に関わるコストを削減できる一方、システム導入のコストがかかるようになります。

クラウド型のワークフローシステムは、初期費用や月額費用がかなり抑えられるので、なるべくコストをおさえたい企業におすすめです。ただしユーザー数が多いと、月額料金がかさむこともあるので、確認しておきましょう。

業務フローの見直しが必要

稟議書を電子化する際には、新しい業務フローやルールを社内に周知する必要があります。

具体的には現在の業務フローの課題点を洗い出し、電子化する際にはどのような業務フローにするべきか検討するとよいでしょう。新しい業務フローの周知には時間がかかるので、マニュアル作成や研修の工程を組んでおくことも大切です。

ワークフローシステムの機能

ワークフローとは、流れ図などで一連の処理手続きを定義することであり、この流れをコンピューターに組み入れて業務を円滑にしたものはワークフローシステムと呼ばれています。

ワークフローシステムを使うと、稟議における申請から承認までのフローを電子化してシステム化可能です。

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ワークフローシステムでできること

ワークフローシステムでできることは、次の5つです。

  • 意思決定の劇的なスピードアップ
  • 「紙」を扱う感覚で稟議を進められる
  • 複雑なルートも再現可能
  • 重要な意思決定を担保できる
  • 改ざん防止にも

稟議のワークフローシステムを導入すると何が可能になるのか、具体的に解説していきます。

意思決定の劇的なスピードアップ

ワークフローシステムの導入で、意思決定のスピードを大幅に早められます。

従来までの承認者は、デスクに座って書類を実際に手にとっての確認作業が必要でした。ワークフローシステムを導入すれば、スマートフォンやタブレットから申請や確認ができるので、承認までにかかる時間が大幅に短縮されます。

また、申請のどの時点で停滞しているかなど、ステータスの確認も容易となります。

「紙」を扱う感覚で稟議を進められる

ワークフローシステムのなかには、日ごろから使っている稟議書のデザインを活用できるものもあります。

紙ベースで稟議書を扱ってきた会社の場合、業務をシステムに合わせることはかなり大きなハードルです。しかし、慣れ親しんだ書類のデザインそのものが、画面に表示されれば違和感を持つことなく、利用可能です。

もちろんExcelなどで作成した既存の文書を、データとして取り込む機能をもつシステムでなければ実現できません。ワークフローシステムを導入する場合は、よく確認しておきましょう。

複雑なルートも再現可能

ワークフローシステムは、複雑な承認ルートにも対応しています。

大きな組織の稟議は複雑であることが多く、多くの承認者を伴うケースがあります。こうした日本古来の文化を踏襲し、複雑な承認ルートを設定可能です。

合議制をとることが多い日本企業にとって、ワークフローシステムを導入することで、文化を変えることなく、プロセスだけが効率化できるといえます。

重要な意思決定を担保できる

編集権限を詳細に設定するワークフローシステムを導入すれば、内部統制にもきちんと対応できます。

承認後はだれであろうと修正させない、あるいはステップ別の編集権限設定などを行うことで重要な意思決定を担保できます。

改ざん防止にも

紙の稟議書の場合、いつだれがどこを修正したか、変更を加えたかはわかりません。

しかし、電子化することで、アクション時の状態を正確に保存できます。これにより改ざん防止につながります。

またデータ自体を暗号化保存することで、万全なセキュリティ対策を施せることもメリットです。

こちらの記事では、ワークフローについて詳しく解説しています。

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ワークフローシステムの選び方

ワークフローシステムを選ぶ時には、次のポイントを確認しておきましょう。

  • 自社のニーズに合っているか
  • 直観的に使用できるか
  • 料金体系が予算に合っているか

上記のポイントについて、次の項目で詳しく解説します。

自社のニーズに合っているか

ワークフローシステムを導入する際には、自社の運用に合う機能があるサービスを選びましょう。

大企業なら自社のやり方に合わせて複数の承認ルートを自由に設計できるもの、多国籍の従業員がいるなら外国語に対応しているものがよいでしょう。

ワークフローだけではなく、勤怠管理や経費精算など組織内の協業や業務を効率化したい場合は、機能がオールインワンで搭載されているグループウェアを利用する選択肢もあります。

また、既存の申請フォーマットを利用したい場合には、既存のデータからフォームが作成できるものを選ぶとスムーズに電子化への移行ができるでしょう。

直観的に使用できるか

従業員の中には、パソコンが苦手で紙の方が慣れていて親しみを感じている社員もいることでしょう。

ワークフローシステムを選ぶ際には、ITリテラシーの低い従業員でも無理なく使いこなせるように、直観的に使用できるものを選ぶことも重要です。

業務効率化のためにワークフローシステムを導入しても、従業員が使いこなすまでに時間がかかったり、満足に使いこなせなかったりすると有効活用できず効果が薄くなります。

操作方法を細かく理解しなくても直観的に使えるユーザーインターフェースのものなら迷わず使用できるため、従業員に負担をかけずに導入できるでしょう。

料金体系が合っているか

クラウド型のワークフローシステムを導入する場合、1ユーザーあたり数百円で利用できるものが多いです。ただし、最低利用人数や最低月額料金が設定されていることもあるので、どのくらいの人が利用するのかを確認したうえで検討すると良いでしょう。

なお、コストを抑えて利用を始めたい場合は、無料トライアルの利用が可能なものや無料プランのあるサービスを選ぶ方法もあります。無料プランは有料プランと比べ機能や利用人数に制限が設けられているケースが多いですが、まずは使用感を試してから本格的に導入できることがメリットです。

ワークフローシステム15選

X-point Cloud - 株式会社エイトレッド

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  • 使い慣れた書類デザインを電子化
  • 検索や集計の機能も充実
  • グループウェア連携が可能

X-point Cloudは、ワークフローシステム導入実績3,500社以上のエイトレッドが開発した、クラウド型ワークフローシステムです。使用しているフォーマットイメージを変えずにデータ化できるため、電子化への抵抗を軽減できるのが特徴。運用ルールやフローの変更も最低限に抑えられます。絞り込み検索、日付を指定した範囲検索が可能で、入力されたデータをグラフで表示し集計もできます。グループウェア連携をすると、X-pointの情報を他システムのポータル画面に表示でき、承認スピードの向上が期待できます。

※出典:エイトレッドX-point Cloud シェアNo.1のクラウドワークフローシステム(2022年7月16日閲覧)

マネーフォワード クラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

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  • 事前申請から立替経費、請求書や支払、仕訳まで一元管理
  • 多様な自動分岐ができる承認ルートを設定可能
  • さまざまなフォームを自由にカスタマイズ

マネーフォワード クラウド経費は、「経費精算にかかる時間を1/10にする」というコンセプトのもと、開発された経費精算システムです。従来の経費申請機能に加え、部門やプロジェクト、申請金額により承認ルートが自動で分岐する機能を搭載。ワークフロー機能も充実しており、社内稟議や有給申請など幅広く活用できます。さらにマネーフォワードの各クラウドサービスと連携ができ、経費精算業務および会計業務の効率化が期待できます。

コラボフロー - 株式会社コラボスタイル

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  • 簡単3ステップで思いどおりの帳票を作成
  • 充実のワークフロー機能
  • オプションでさらに便利に使えるデータ連携

コラボフローは、インターネット環境とExcelがあれば、誰でも簡単に作成・運用ができるワークフローシステムです。申請書のExcelファイルをそのままWebフォーム化するので、申請経路はパズル感覚で簡単に設定できます。機能面も非常に充実しており、承認段階ごとの入力制御、追記内容の自動判別・分岐などの充実したワークフロー機能を利用可能です。また、他サービスとの連携機能も充実しているため、懐の深いワークフローシステムを構築できます。

Gluegent Flow - サイオステクノロジー株式会社

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  • Google Workspace、Microsoft 365で定義した組織階層を自動反映
  • 60種類以上の申請書テンプレート
  • ユーザー、組織、ロールで申請、承認の経路設計が可能

Gluegent Flowは、Google WorkspaceやMicrosoft 365と連携できるワークフローシステムです。グループウェア側でアカウントや組織などを管理でき、処理内容を自動反映してくれます。経路のステップに制限はなく、条件分岐や中間承認者が複数いる経路も設定できます。

出張申請や仮払申請、週報などの申請テンプレートを利用でき、レイアウトをカスタマイズ可能です。電子契約とワークフローを連携すれば、契約書の申請、承認から押印、保管まで電子化できます。

※出典:サイオステクノロジー「ワークフローの申請書を自由に作成|Gluegent Flow」(2022年7月16日閲覧)

Create!Webフロー - インフォテック株式会社

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  • 紙の申請書のデザインをそのまま電子化
  • 条件分岐や複雑な承認フローにも対応
  • グループウェアや各種システムと連携可能

Create!Webフローは、紙による申請や決裁業務をそのまま電子化できるワークフローシステムです。迷わず操作できるわかりやすい画面デザインで、申請書はサムネイル一覧から選択、紙に書くイメージで入力します。ワークフローの進捗状況はアニメーションアイコンで表示されるため、一目で把握できます。また、初期費用なしで、最小限のコストで運用がはじめられます。

J-MOTTOグループウェア - リスモン・ビジネス・ポータル株式会社

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  • desknet's NEOのASPクラウドサービス
  • 高機能を安価で提供
  • 4,000社導入の豊富なノウハウ

J-MOTTOグループウェアは、「desknet's NEO」のASPクラウドサービスです。ネオジャパンとの強力なパートナーシップの元、リスモン・ビジネス・ポータルが運営・管理しています。容量をおさえることで安価にサービスを提供していることが特徴です。「J-MOTTOワークフロー」は有料オプションサービスで、各種届け出や申請書類の作成・申請ができます。

※出典:リスモン・ビジネス・ポータル「クラウド型グループウェアならJ-MOTTO」(2022年7月19日閲覧)

Styleflow - TDCソフト株式会社

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  • 同じタイミングで申請する書類を一括で作成可能
  • ダッシュボードで対応状況を一目で把握
  • アラートや通知機能で、申請と承認をスピーディーに

Styleflowは、申請業務をシンプルかつ効率化するクラウド型ワークフローシステムです。複雑な承認ルートや、条件つきの承認ルートを自動振り分けするなど柔軟に運用可能。組織改編や人事異動があったときのフローの変更や承認者の変更も簡単に行えます。申請したデータをCSV形式または、Excel形式でダウンロードできるため、別のシステムに連携して情報の活用もできるでしょう。

SmartDB - 株式会社ドリーム・アーツ

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  • ノンプログラミングで電子フロー化
  • 大企業をメインに50万名の利用実績
  • 豊富な標準機能により最短1か月導入

SmartDBは、ビジネスプロセスを電子化する大企業向けサービスです。

プログラミングなしにデータベースをブラウザ上へ作成でき、ユーザー部門主導の業務システム内製化を強力に推進します。大企業ならではの複雑なフローに対応。大きなリスクやコストを伴う改編も、組織に紐づく柔軟な権限設定によって安全かつ低コストで実現します。

※出典:ドリーム・アーツSmartDB®【大企業の業務デジタル化クラウド】公式サイトより(2022年7月16日閲覧)

desknet's NEO - 株式会社ネオジャパン

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  • 27の機能を標準搭載
  • 業務アプリをノンプログラミングで作成
  • 導入実績462万人以上

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)は、ネオジャパンが提供するグループウェアです。ポータル、スケジュール、ワークフローなど27もの機能が揃っており、直感的なユーザーインターフェースで快適な操作性を実現しています。クラウド版とパッケージ版を選択でき、スマートフォンやタブレットからの利用も問題ありません。AppSuiteを搭載しているため、ノンプログラミングで現場の業務アプリも作成可能です。

※出典:ネオジャパン「【公式】グループウェア desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)」(2022年7月16日閲覧)

承認TIME - SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

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  • さまざまな書類をまとめて電子化
  • 項目ごとに選べる自由な書式設定
  • 書類の閲覧状況もチェックできる

承認Timeは、稟議書や申請書、報告書の電子化に対応するワークフローシステムです。入力項目は書類ごとに自由に設定できるため、既存の書式を変更することなく、あらゆる書類を電子化できます。承認ルートや承認者も申請内容に応じて組織単位やチーム単位で自由に設定でき、緊急時の飛び越し承認にも対応。あらゆる書類の電子化とペーパーレス化に柔軟に対応し、迅速に意思決定できるようになるでしょう。

TeamSpirit - 株式会社チームスピリット

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  • ワークフローを一元管理して業務を効率化
  • 導入したその日から稟議書をペーパーレスに
  • 自社の稟議書に合わせた設定で導入もスムーズ

TeamSpirit(チームスピリット)は、複数のバックオフィス機能を搭載したクラウド型システムです。勤怠や経費、工数、稟議、SNSなどの機能を一体化しています。電子稟議では、導入した日から稟議のペーパーレス化を実現します。自社の稟議書に合わせた項目の設定が可能なため、社内での混乱が起こることなくスムーズに導入できます。社内の稟議書をすべて電子データとして一元管理が可能です。また、スマートフォンやタブレット対応で稟議の申請から承認まで迅速に進められ、企業の意思決定と実行のスピードを向上させられます。セキュリティ面も配慮されており、稟議申請の負担軽減とコストの削減が可能です。

次の記事ではdesknet's NEOについて詳しく解説しています。

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)とは | 料金や事例、できること
日本国内にてシェアの大きいdesknet's NEO(デスクネッツ ネオ)について、特徴や機能、料金、事例、評判な...
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WaWaoffice for Workspace Organizer - 株式会社アイアットOEC

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  • 情報共有とコミュニケーションの効率化を実現
  • 易しい操作感でかつニーズに合わせた価格設定
  • SFA、ワークフロー、データベースとデータ連携

WaWaoffice for Workspace Organizerは、アイアットOECが提供するASP/SaaS型のグループウェアです。簡単な操作感でだれでも利用でき、顧客のニーズに合わせて価格が設定されています。グループウェア機能を中心に、オプションサービスのワークフローWaWaFlow、簡易データベースWaWaD-Be、営業日報管理WaWaFrontierがシームレスに連携することで、完全ポータルの構築が可能です。

MAJOR FLOW Z FORM - パナソニック ネットソリューションズ株式会社

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  • 専門知識を必要としない申請書作成ツールが標準搭載
  • 手続きごとに必要な申請書がわかるイベント機能
  • グループ会社での利用に便利

MAJOR FLOW Z FORM-ワークフローシステムはパナソニック ネットソリューションズが提供するワークフローシステムです。
フォーム作成ツールが常備されているほか、結婚や引っ越しの際など質問に答えるだけで必要な手続き・申請書がわかるイベント機能が搭載されています。
また組織間で異なる会計システムを利用している場合であっても問題なく利用できるため、グループ会社での利用に適しています。

Google Workspace

Google Workspace
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  • ビジネス上必要なツールをワンパッケージで提供
  • 高セキュアなデータセンター利用
  • 世界中500万社以上における利用実績

Google Workspaceは、Google社が提供しているクラウド型のグループウェアツール、およびソフトウェアのスイートです。Gmail、Googleドライブ、GoogleカレンダーおよびGoogleドキュメントなど一般的に使用されているGoogleのウェブアプリケーションが含まれています。クラウド型のため、データを保持する必要は無く、高セキュリティを保障しているデータセンターに格納されます。

※出典:Google Cloud「働き方改革に貢献する G Suite、利用企業は 500 万社以上に | Google Cloud Blog」(2022年7月16日閲覧)

こちらの記事ではG Suiteについて詳しく解説しています。

 Google Workspace(旧G Suite、Google Apps)とは | 機能・できること、料金プラン
クラウド型のグループウェアGoogle Workspace(旧G Suite)の使い方、機能、事例を解説!Gmai...
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kintone - サイボウズ株式会社

  • 特別なスキルがなくても営業支援アプリ作成
  • 自動でスマートフォン最適化
  • API活用で他システム連携も実現

kintoneは、サイボウズのクラウドプラットフォーム「cybozu.com」上で提供するWebデータベース型業務アプリ構築サービスです。顧客管理や案件管理、日報、クレーム管理といったアプリをExcelの読込、ドラッグ&ドロップだけなどノンプログラミングで作れます。またスマートフォン最適化により外出先でも利用可能です。

次の記事では、kintoneについて詳しく解説しています。

kintone(キントーン)とは | 機能・料金プラン - サイボウズのグループウェア
kintoneとはサイボウズが提供しているグループウェアで、アプリ作成に強いのが特徴です。そんなkintoneの機...
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今回紹介したワークフローシステムの詳細や、紹介しきれなかったサービスについては次のリンクからご覧になれます。

稟議電子化の事例

経済産業省のホームページには、会社名をふせた形で文書の電子化の導入事例が掲載されています。掲載事例の中から、稟議書がキーワードとなる2社の電子化事例をピックアップしました。

通信業D社の事例

会社名:D社業種:通信業
対象文書:稟議書の添付資料

課題:紙の稟議書が多いため、稟議プロセスが止まる

意思決定スピードを上げるために、稟議書の電子化を推進していた。しかし、稟議書の添付資料は紙であることが多いため、申請プロセスがとまってしまう。結果的に本来の目的を達成できていなかった。

効果:稟議のスピードアップとペーパーレス実現

スキャナを活用して、過去保管分も含めて添付資料を電子化することにより、電子稟議システムが生かされるようになった。稟議のスピードはあがり、あわせてペーパーレス化も進み、稟議書検索できるなど業務効率が向上した。

運輸業H社の事例

会社名:H社業種:運輸
対象文書:社内稟議書の添付書類、経理関連帳票

課題:紙の添付資料のためツールを生かせない

社内稟議書作成ツールを導入・運用していたが、稟議には添付資料が必要なことが多く、稟議の効率化は図れていなかった。あわせて稟議書作成時に、過去の資料を検索、参照できないことがさらにプロセスを遅らせていた。

効果:稟議プロセスの効率化と保管コスト減

社内稟議書作成ツールの補完として、スキャナによる添付書類の電子化をスタートさせると、相乗効果で利便性が向上し稟議プロセスの効率化が実現した。保管コストも年間数百万円という削減効果が表れた。

ワークフローシステムを活用し、稟議書の電子化を進めよう

稟議という一連の処理において、紙による申請の場合はプロセスに時間がかかり、申請者、承認者双方にとって非効率といわざるを得ません。

しかし、これまで説明してきたように、ワークフローシステムの導入で大きく様変わりします。
業務プロセスの効率化ばかりか、ペーパーレス化、時間短縮などによるコスト削減も進められます。テレワークやDX時代に適応するためにもシステムの導入は必須と言えるでしょう。

次のポイントに注意しながら、ワークフローシステムの導入を検討してみましょう。

  • 機能が自社のニーズに合っているか
  • ITの苦手な人でも直観的に使用できるか
  • 料金体系が自社の予算に合っているか

日本において、稟議のプロセスをなくすことは現実的ではないため、このプロセスの効率化は企業にとっても永遠の課題です。自社の文化を残しつつ、課題を解決できるソリューションが多くある現在は、稟議の電子化に向けて決断するタイミングかもしれません。

BOXILとは

BOXIL(ボクシル)は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」、Q&Aサイト「BOXIL SaaS質問箱」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

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