自動車業界向けグループウェアまとめ | 課題と解決策、導入事例を解説

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技術の複雑化が進む自動車産業において、複数のチームと共に開発を進めるようになりつつあります。情報共有がプロジェクトのポイントであり、それを支えるグループウェアについてまとめてみました。またクラウドサービスの導入に成功した企業をご紹介します。
社内コミュニケーショングループウェア
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自動車業界における現状と課題

自動車業界はガソリン車の他に、電気自動車、ハイブリット車など製品の多様化や、自動運転車などの技術の複雑化が進み、多くのエンジニアとともに一つの製品を作り上げていくことが多くなりつつあります。

コミュニケーション機会の増加による作業効率低下

複数のエンジニアや部署とプロジェクトを進めるためには、情報や進捗の共有を欠かすことができません。

そのため、技術が複雑になるほど、コミュニケーションが必要となる機会が増え、作業効率の低下につながります。

企業・部署間の情報共有の効率低下

イノベーションが進み、今までは関わりが無かった部署や企業との取引も増えるなかで、情報共有の方法が違うことから、情報共有の効率や、情報の精度に課題のある企業も多く見られます。

たとえば、A社、B社で異なるシステムを使用し、二重に情報登録が必要となるケースや、C部は紙媒体、D部はシステム媒体を利用し、共有方法が異なるケースなどからそのような課題が生まれています。

情報を一元化するためには共通のプラットフォームが必要で、グループウェアというシステムが有効的です。

グループウェアとは何か

「グループウェア」とは社内共通のデーターベースで、個人スケジュール、進捗管理表、プロジェクト毎の情報共有機能、ファイル共有、などの機能があり、クラウド型のグループウェアであれば、どこからでもパスワードとIDがあれば接続できるようになります。

主な機能

チャット機能

グループウェア内のユーザーでチャットグループを作ることが可能です。チャット機能はメールよりも速達性が高く、シームレスなコミュニケーションを図ることができます。

ワークフローシステム

稟議書や出張申請といった承認申請を、ワークフローとしてグループウェア内で行えるようになります。外出や出張の多い管理職ですが、在社していなくてもシステム先で承認や決済ができるようになります。

ファイル共有機能

就業規則、ルールブック、議事録などをフィルダー毎に格納し、いつでも、どこでも、欲しい情報にアクセスすることのできる機能です。

タスク管理機能

To Do List を可視化し、プロジェクトの進捗状況を共有する機能です。またコメントすることも可能なので、業務の指示や修正にも対応できます。

グループウェアに関してより詳しく解説した記事は以下になります。ぜひご覧ください。

そもそもグループウェアとは!?知らないという方のためにやさし〜く解説します! | ボクシルマガジン
グループウェアとは「グループウェア」という言葉を耳にしたことがある人も多いでしょう。チームの中での情報共有やコミュ...

自動車業界がグループウェアを導入する効果・メリット

自動車業界の抱える課題を把握し、グループウェアについて理解したところで、ではなぜ自動車業界にグループウェアが必要になってくるのか、という疑問が頭をよぎったのではないでしょうか。

なぜ必要なのかを知るためには、自動車業界がグループウェアを導入するメリットを理解することが大事です。以下で3つのメリットを紹介します。

コストの削減

グループウェア内で文書を共有できるので、社内報や会議資料など紙で出力していたものが、ネットで共有できるようになるためプリント代、紙代などの消耗品のコスト削減につながります。

情報の一元化で情報共有が容易に

情報の共有先が一元化されているので、時、場所、人を選ばずに情報共有できるようになります。また管理者ごとに共有範囲の設定もできるので情報統制を行うことも可能です。

ワークフロー機能で業務効率化

管理職(決裁者)になると外出や出張も多くなり、承認申請が滞る時があります。そこで、グループウェアに搭載されているワークフロー機能を用いることで、クラウド内で承認申請ができるようになるため、上長と直接会わずとも承認、決済を受けることができます。

自動車業界のグループウェア導入事例

自動車業界にグループウェアを導入するメリットは理解していただけたでしょうか。

メリットを理解してもまだグループウェアは信用性に欠けるとお考えの方は多いかもしれません。では、実際に自動車業界でグループウェアを導入した「日産自動車」について紹介します。

導入事例:日産自動車

企業名:日産自動車事業内容:自動車業

課題

導入前は機器の老朽化にくわえ、部署や用途ごとに情報の保存先が異なり、業務に必要なシステムも複数使用し、情報共有の面が難航していた。

効果

導入後は情報が一元化されたことで、情報を検索の効率化や共有の精度が向上し、業務に関しても、受注状況にような情報を基幹システムに逐一アップデートできるようになり、部署間の連携強化やコミュニケーション強化にもつながった。

自動車業界で役立つグループウェア6選

ここからは自動車業界で役立つグループウェアについて紹介します。

J-MOTTOグループウェア

  • 初期費用無料で1ユーザー月額150円から25の多機能を利用可能
  • 4,000社導入のノウハウと充実のサポート体制
  • 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策

J-MOTTO グループウェアは、4,000社以上の企業に利用されている会員制ビジネスサポートサービスです。基本サービスのグループウェアを月額3,000円から利用できるほかオプションも充実しており、各企業の事業スタイルに合わせてカスタマイスも容易にできます。

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サイボウズ Garoon(ガルーン)

  • 利便性の向上から経営に直結する指標までを一つにまとめる
  • 時代に合わせて進化したグループスケジューラー
  • 組織横断型のプロジェクトを支援

サイボウズ Garoonは、中大規模企業のシステム導入実績が豊富で、チームの力を最大限高めるグループウェアです。スケジュール、文書、ディスカッションの共有、承認申請フローの可視化など組織横断型プロジェクトの実行を得意としています。

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WaWaoffice for Workspace Organizer

  • 簡単な操作で、誰でも活用できる
  • さまざまなタイプの会社に適応
  • 丁寧なフォロー

WaWaoffice for Workspace Organizerの特徴は、システムの操作性や拡張性の高いグループウェアです。企業規模に合わせて、必要な容量やアプリケーションをカスタマイズしてくれるのでイニシャルコストを抑えることができ、また導入前より丁寧なフォローを受けることができます。

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IBM Notes/Domino

  • 20年以上にわたって蓄積されたノウハウが各種関連サービスへ進化
  • ハイレベルな技術力
  • 金融業、製造業の大規模ユーザへの環境構築実績50社以上

IBM Notes/Dominoの特徴は、金融業、製造業など大規模企業へのグループウェアの導入実績が豊富な点です。ハイレベルな技術力、インフラ、セキュリティ、基盤構築のノウハウをベースに、企業の運営支援、サポートを行います。

Office 365 with KDDI

  • マルチデバイスに対応
  • IT 管理の手間を大幅に削減
  • 災害や事故に強い、安全で安心な環境

Office 365 with KDDIは、Microsoft Officeをはじめ、グループウェアやメールボックスなどが一体になったオールインワンサービスです。マイクロソフトの基本ソフトがベースなので、操作性が高く、セキュリティやサポートも手厚く、導入しやすいグループウェアの一つです。

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GRIDY(グリッディ)

  • 組織・権限による「見せる・見せない」を自由自在
  • 支社・グループ会社・協力会社との連携・共有が可能
  • ログの共有による情報漏えいリスクの低減

GRIDYの特徴は、GRIDY グループウェアは情報の可視化を動的に制御する動的可視化機能で、スケジュール、ファイルなど、すべての情報について見せる・見せないを自動で制御できます。また社外にも同じGRIDYユーザーであれば情報共有可能なのも強みです。

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自動車業界はグループウェアを導入すべき

以上が自動車業界の抱える現状と課題、グループウェアについて、自動車業界がグループウェアを導入するメリット、導入事例、おすすめのグループウェアについてでした。

技術の複雑化が進む自動車業界では、部署や企業間の情報共有が必然となります。

効率的に、精度高く情報共有や意思決定を行うためには、共通のプラットフォームが必要であり「グループウェア」の導入を欠かすことができません。

また現場(営業)が持っている情報を開発側で活かすことで新規商品開発やイノベーションにもつなげることができます。

したがってコミュニケーション(情報共有)は今後の企業の成長を支える基盤となるわけです。製品の導入をぜひ検討してみてください。

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