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経費精算システムでワークフローを効率化【厳選20サービス】

最終更新日:(記事の情報は現在から5日前のものです)
他の業務に追われて後回しにしがちなのが経費精算。申請した経費が承認されたのかもわからず、モヤモヤすることもあるでしょう。それらを解決できる経費精算ワークフローシステムを紹介します。経費精算ワークフローシステムの種類や選び方、導入方法、メリット・デメリットをわかりやすく解説しています。

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経費精算ワークフローとは

経費精算ワークフローとは、従業員が業務上の経費を申請し、承認されて支払われるまでの一連のプロセスのことです。経費精算ワークフローシステムは、経費申請の承認・差し戻し・支払いといった一連の業務をシステムで管理できます。

経費精算ワークフローシステムの種類

経費精算ワークフローシステムは大きく分けて次の2種類に分類できます。

  • 経費精算システムと連携できるワークフローシステム
  • ワークフロー機能を搭載した経費精算システム

どちらのタイプにも次に述べるような特徴やメリットがあるので、必要な機能を洗い出して目的に合ったシステムを選ぶとよいでしょう。

経費精算システムと連携できるワークフローシステム

この種類のワークフローシステムは、既存の経費精算システムと連携して使用されます。具体的には、すでに導入されている経費精算システムに、別途ワークフローシステムを組み合わせることで、経費の申請から承認プロセスを効率化します。経費精算、購買や稟議などの業務手続き、申請データ入力の効率化、スムーズな決裁業務などをサポート可能です。

経費精算システムと連携できるワークフローシステムの主なメリットは、企業がすでに使用しているシステムを最大限に活用しながら、経費精算プロセスの自動化と効率化を図れることです。

しかし、異なるシステム間の連携が必要になるため、導入時にはシステム間の互換性や設定に注意が必要になります。そのため、同じベンダーが提供している経費精算システムとワークフローシステムを連携させるのが、コスト面や運用面でメリットが大きいでしょう。

ワークフロー機能を搭載した経費精算システム

このタイプのシステムは、経費精算の機能と汎用ワークフロー機能が一体となったシステムで、経費精算に特化しているのが特徴です。交通費の精算、経費精算申請の効率化をメインとしています。

経費の申請から承認、支払いまでのプロセスを一つのシステム内で完結でき、システムの導入と管理が比較的容易です。また、一元管理が可能になるため、経費精算のプロセス全体の可視化や、データの一貫性と正確性の保持がしやすくなるメリットがあります。

汎用ワークフロー機能が標準機能として搭載されている経費精算システムと、別料金を追加してオプション利用する経費精算システムがあり、自社のニーズに合った機能を持つシステムを選択する必要があります。

経費精算ワークフローシステムの選び方

経費精算ワークフローシステムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

  • 経費精算ワークフローシステムの導入目的を確認する
  • 経費精算ワークフローシステムの機能を確認する
  • 経費精算ワークフローシステムを導入する際の注意点を確認する
  • 経費精算ワークフローシステムの料金・価格相場を確認する

経費精算ワークフローシステムの導入目的を確認する

経費精算ワークフローシステムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的 詳細
添付書類の抜けや漏れなどによる差し戻しを減らしたい 不備のある申請にアラートを表示できる経費精算ワークフローシステムがおすすめ
承認の滞留を防ぎたい 通知メールの送信や代理承認・代理申請機能のある経費精算ワークフローシステムがおすすめ
外出先からでも承認できるようにして業務効率を向上させたい スマートフォンアプリに対応したクラウド型経費精算ワークフローシステムがおすすめ
既存の経費精算システムにワークフロー機能を追加したい 経費精算システムと連携できる同じベンダーのワークフローシステムがおすすめ
経費精算と稟議申請を効率化させるシステムを導入したい ワークフロー機能を搭載した経費精算システムがおすすめ

経費精算ワークフローシステムの機能を確認する

経費精算ワークフローシステムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能 詳細
申請書フォーマットの作成 申請書のフォーマットを作成できる機能
承認フロー設定 承認フローの経路を設定できる機能
承認・差し戻し機能 申請の承認や差し戻しが可能な機能
申請状況の管理 管理画面から申請状況を一覧で確認できる機能
他システムとの連携 既存のシステムと連携できる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能 詳細
仕訳の自動作成 自動的に経費を勘定科目へ変換して仕訳データを作成する機能
代理承認 本来の承認者が不在の際に代理で承認が可能な機能
通知機能 承認が行われていないときに承認者へ自動で通知メールを送信する機能
承認経路の分岐機能 申請時の内容により承認経路を分岐させ条件に応じて詳細な設定が可能な機能
規定違反の自動チェック機能 規定外の申請に対してアラートを表示できる機能

承認者の不在が多い場合には代理承認機能、差し戻しを減らしたい場合には規定違反チェック機能のあるサービスがおすすめです。

経費精算ワークフローシステムを導入する際の注意点を確認する

経費精算ワークフローシステムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項 詳細
多言語対応 社内に外国人従業員がいる場合やグローバル企業の場合は、外国語表示に対応したシステムを選びましょう。
承認ルートの自由度 運用している稟議・申請・承認のワークフローを確認し、対応できるシステムか確認しましょう。複数承認や分岐承認など、柔軟に対応できるシステムを比較検討するとよいでしょう。
アプリ対応 スマートフォンアプリに対応していれば、出張や外出先からでもムリなく承認を行えます。申請・承認者の外出が多い場合にはスマートフォンアプリ対応のシステムを選びましょう。
連携サービス システム連携は業務効率化に直結します。人事システムや会計システムなど、日常的に利用しているシステムと連携できるか確認しましょう。

経費精算ワークフローシステムの料金・価格相場を確認する

経費精算ワークフローシステムの料金は、利用人数に応じて変動するケースがほとんどです。必要な機能と要件が搭載されているサービスの料金を確認しましょう。

初期費用料金は無料で利用できるサービスも多いですが、有料の場合は契約ごとに6.5万円程度が相場です。一方で、月額費用は1ユーザーあたり数百円から利用できます。ただし、初期設定のサポートを受ける場合や請求書の郵送代行を利用する場合は追加料金になることがあります。

経費精算ワークフローシステムのおすすめ比較

ボクシルおすすめの経費精算ワークフローシステムを比較紹介します。経費精算にワークフローを導入する際の参考にしてみてください。

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楽楽精算 - 株式会社ラクス

楽楽精算
楽楽精算
BOXIL SaaSセクション | BOXIL SaaS AWARD 2024
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  • 汎用ワークフローを搭載したクラウド型経費精算システム
  • 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応
  • 請求書受領まで一元管理

楽楽精算は、汎用ワークフローを搭載したクラウド型経費精算システムです。汎用ワークフローで作成した稟議申請と経費精算の紐づけも可能。稟議や押印申請などの社内で必要な申請手続きすべてを電子化・一元管理できるので、承認までの時間の短縮やペーパーレス化の実現、内部統制強化にもつながります。

交通系ICカードによる交通費精算や、領収書を撮影して読み取る機能もあり、暗号化通信、IPアドレスによるアクセス制限などセキュリティ機能も充実。従業員が10人から1,000人を超えるような企業まで、幅広く利用されています。

ジョブカン経費精算 - 株式会社DONUTS

ジョブカン経費精算
ジョブカン経費精算
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  • 高機能なのに低コストを実現
  • 電子帳簿保存法やインボイス制度に対応
  • ジョブカンワークフローとの連携であらゆる申請をクラウド管理

ジョブカン経費精算は、経費精算業務にかかる時間を大幅に削減するクラウド型経費精算システムです。社内のさまざまな経費申請をクラウド上で管理し、資源コスト・管理コストも大幅に削減できます。

乗換案内システムとの連携や交通系ICカードの読み取りで交通費の精算を自動化。申請内容から仕訳データやFBを自動化するなど豊富な通信機能も備えています。マニュアルがなくても簡単に操作でき、ユーザーあたり月額400円、経費精算・ワークフローセットプランは月額600円と低コストです。

J'sNAVI NEO - 株式会社JTBビジネストラベルソリューションズ

J'sNAVI NEO
J'sNAVI NEO
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  • 電子帳簿保存法とインボイス制度に対応
  • 各種データ連携でガバナンスを強化
  • 柔軟な承認フローにより業務効率化を促進

J'sNAVI NEOは、JTBグループが提供する、出張の申請から承認やチケットの手配、支払いまでワンストップで行うクラウド型経費精算システムです。近隣交通費や接待交際費などを含む一般経費の精算も可能、企業全体の精算システムとして利用できます。

法人一括契約となるため、出張者は立替の必要がなく、経理担当者は煩わしい領収書の確認がなくなり大幅に業務効率化を実現可能です。一連の情報を一元管理して可視化するため、より高度なマネジメントも実現できます。

WAVE225旅費・経費精算/稟議 - 株式会社エヌ・ティ・ティ・データ・ウェーブ

WAVE225旅費・経費精算/稟議
WAVE225旅費・経費精算/稟議
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  • 申請データ入力時に自動で仕訳データも作成
  • ライセンス契約とクラウド型で提供
  • 運用方法の検討から導入、各種技術サポートまで対応

WAVE225旅費・経費精算/稟議は、旅費や経費精算の標準機能を備えるとともに、運用ルールに合わせて自由にカスタマイズできるサービスです。

経費申請の入力は、登録画面から選択できるので、入力作業の手間や負担を削減します。承認フローを業務に合わせて柔軟に設定可能です。一覧画面から複数の承認依頼に対応でき、また履歴はすべて残るため、内部統制を強化できます。クラウドサービスプランの場合、「WAVE225 稟議」を月額20,000円(税抜)で利用可能です。

freee支出管理 経費精算Plus - フリー株式会社

freee支出管理 経費精算Plus
freee支出管理 経費精算Plus
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  • スマートフォンで撮影して数項目入力するだけで申請作業が完了
  • 人事管理マスタ情報をワークフローに自動反映
  • 銀行口座やクレジットカードなどの明細を自動取得

freee経費精算は経費精算から、稟議、承認、管理のワークフローまで対応している経理精算システムです。電子帳簿保存法に完全対応しており、領収書画像をアップロードすれば、検索要件3項目をOCRが推察後、自動入力してくれます。

多数のサービスと連携可能で、連携されたネットバンクやクレジットカードなどの明細を自動取得後、設定した仕訳ルールとAIの推測にもとづき自動で記帳可能です。申請から承認までをスマートフォンで完了できます。

※ベーシック、プロフェッショナルプランに対応

バクラク経費精算 - 株式会社LayerX

バクラク経費精算
バクラク経費精算
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  • 金額や入力項目に応じた承認経路分岐を設定可能
  • スキャナ保存要件の適合や領収書の使いまわしを自動判定
  • 搭載するAI-OCRにより複数枚の領収書を一括で自動読み取り

バクラク経費精算は、二重申請の自動検知といったミス防止機能搭載の経費精算システムです。アプリやチャットツールから承認を行えるほか、複数枚の領収書をアップロードすれば、日付や金額、支払先などを自動で読み取ってくれます。インボイス制度・電子帳簿保存法にも対応しています。

マネーフォワード クラウド経費 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワード クラウド経費
マネーフォワード クラウド経費
BOXIL SaaS AWARD Summer 2024 Good Service
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  • 取り込みの自動化によって経費精算を時間短縮
  • 会計システムとの連携で経理業務の効率化
  • 電子帳簿保存法に対応してペーパーレス化

マネーフォワード クラウド経費は、経理業務を楽にするサービスです。スマートフォンで撮ったレシートを自動で読み込めるので、手書きや打ち込みが必要ありません。入力ミスを削減し、業務を効率化。手書きのレシートでも、オペレーターに入力を委託できます。申請から承認までスマートデバイス対応でき、他の会計ソフトとも連動して、経理業務を効率化します。

Concur Expense - 株式会社コンカー

Concur Expense
Concur Expense
BOXIL SaaS AWARD Summer 2024 Good Service
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  • 経費規定や承認条件などのワークフローを最適化
  • グローバルに活用しやすい多言語・多通貨対応
  • 出張管理システムとも連携可能

Concur Expense(コンカーエクスペンス)は、出張・経費精算に関わる業務負荷や管理コストを大幅に削減するクラウドサービスです。経費の見える化、不正経費の防止を実現します。多言語、多通貨に対応した世界標準の経費精算クラウドサービスです。

BIZUTTO経費 - アルプスシステムインテグレーション株式会社

BIZUTTO経費
BIZUTTO経費
BOXIL SaaS AWARD Spring 2023 BOXIL SaaS AWARD Spring 2023 カスタマイズ性No.1
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  • スマートフォン対応で社外からでも経費を精算
  • 交通費や日当を自動算出
  • 汎用ワークフロー機能をオプション提供

BIZUTTO経費は、10人単位の料金体系でどのような規模にも柔軟に対応できるクラウド型経費精算システムです。柔軟なワークフロー設定ができ、多段階承認や承認ルートの分岐などにも柔軟に対応できるワークフロー機能も搭載しています。承認フローの分岐や代理申請・承認なども可能なため、複雑になりがちな企業にもおすすめです。オプションで各種申請の稟議ルートに合わせた汎用ワークフロー機能も利用できます。

Spendia - TIS株式会社

Spendia
Spendia
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  • 汎用ワークフロー機能を標準搭載
  • さまざまなシステムとの連携で作業負荷を軽減
  • 企業独自の業務プロセスやルールを反映できる高い柔軟性

Spendia(スペンディア)は、汎用ワークフロー機能を標準搭載したクラウド型経費精算システムです。経費精算以外の稟議や押印申請など、申請用途に合わせて明細のレイアウト設定、承認ルート設定、メール通知の設定が可能です。

スマートフォンアプリで、時間や場所を問わず経費精算業務が完結でき、業務を効率化。会計システムや予約・手配システムとの連携もできるので、経費計算がワンストップで完了し、経理や情報システム部の作業負担を軽減します。

経費の獅子 - エス・エー・エス株式会社

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  • 勤労の獅子との連携でスムーズに情報取得
  • 法改正時も無料でアップデート可能
  • 専任のコンサルタントが丁寧に導入をサポート

経費の獅子は、1人あたり月額300円(勤労の獅子を使用している場合や、同時利用を予定する場合は200円)から利用できる経費精算システムです。

オンラインバンキングに必要なFBデータ作成や仕訳作業を自動化し、業務の効率化につなげます。経費科目に各種アラートを設定できるので、交通費申請時の不正を未然に防げます。

STAFee - 新日本コンピュータマネジメント株式会社

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  • 経費精算と申請から承認まで一元管理
  • ワークフローシステムとしても利用できる
  • タイムスタンプ付きの領収書を添付可能

STAFee(スタフィー)は、経費精算や申請・承認などの処理を、手軽に電子化・一元管理できるクラウド型経費精算システムです。精算・申請メニューを自由に作成できるため、ワークフローシステムとしても利用できます。

導入に伴う社内教育やトラブルを最小限に抑え、スムーズな電子化と一元管理を実現可能です。また、領収書にタイムスタンプを付与し、アップロード可能なため、改ざんのような不正防止に役立ちます。業務効率化を図りながら、内部統制も強化できるシステムです。

kintone - サイボウズ株式会社

kintone
kintone
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  • ノーコードで業務システムアプリがつくれる
  • 多くの業務をカバーするプラグインが充実
  • 稟議・押印申請などワークフローに対応可能

kintoneは、プログラミングの知識がなくても、ノーコードで業務システムアプリがつくれるクラウドサービスです。現場で使う小さなシステムから、事業のコアになるシステムまで多様な業務に対応します。経費申請や出張申請のほか、社内稟議申請、押印申請、勤怠申請といったワークフローに対応可能です。

Shachihata Cloud - シヤチハタ株式会社

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  • 稟議申請や経費精算などのワークフローを一元管理
  • 入力した経費項目をもとに申請書を自動生成
  • 自動仕訳やFBデータ作成など経理業務機能も搭載

Shachihata Cloud(シヤチハタクラウド)は、稟議申請や経費精算などのワークフローを一元管理できるサービスです。交通費や出張費、交際費、経費申請などに対応し、電子印鑑や承認フローの設定も可能です。スマートフォンアプリでも、申請から回覧、承認、差し戻しまで管理できます。取引先が無料で捺印できるゲストユーザーの機能もあります。

また、社内掲示板やスケジューラー、タイムカードなどの機能を搭載しており、グループウェアとしての利用にもおすすめです。

Ci*X Expense - 株式会社電通総研

Ci*X Expense
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  • 細かな条件をマスタ管理でき複雑な旅費規程や就業規則に対応
  • 証憑画像のアップロードと同時にタイムスタンプを自動付与
  • 申請時の確認事項やチェック項目を自由にカスタマイズ

Ci*X Expense(サイクロス エクスペンス)は、グループ利用を前提とした大規模向け経費精算システムです。複数の会社を横断する申請フローやマスタ管理、グループ内の企業ごとに異なる旅費規程に対応し、申請時のアカウント切り替え不要で一括処理できます。

申請入力のポイントをアラート表示したり、個別の確認事項をカスタマイズしたり可能で、入力のサポートと申請ミスの防止に役立ちます。

経費BANK - SBIビジネス・ソリューションズ株式会社

経費BANK
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  • 中小企業向け経費精算システム
  • ワークフローシステム「承認TIME」と連携し申請金額を自動チェック
  • ICカードやクレジットカードの連携でデータを読み込み

経費BANKは、簡単に経費精算の申請や処理ができる中小企業向け経費精算システムです。電子帳簿保存法・インボイス制度に標準対応。ワークフローシステム「承認TIME」と連携し、申請金額を自動でチェックできます。交通費精算では、ICカードから利用履歴を読み込み、経費として使ったものだけを選択して申請可能です。

駅名から利用金額を調べることも可能です。クレジットカードで支払った経費は、カードをシステムに連携させ、使った日付・金額・店舗を明細伝票に反映できます。事前に手当マスターに登録すれば、条件を選択するだけで各種手当も自動で計算可能です。管理画面も使いやすくルールに合わせて入力項目を設定できます。

SmartGo Staple - エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社

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  • 経費申請・承認はスマートフォンで完結
  • ルール設定で私的な利用や通勤費、交通費を自動判別
  • Stapleはプリペイドカードのため審査不要

SmartGo Stapleは、モバイルSuicaと法人プリペイドカード「Stapleカード」が一体型した経費精算システムです。交通費は、モバイルSuicaで改札を通るだけで申請が行えます。Stapleカードはチャージ式のプリペイドカードのため、立替払いや従業員への振り込みがなくなります。システムとモバイルSuica、Stapleを連携させることで、紙での申請が不要になり、経費にかかる手間も時間も削減可能です。

らくらく旅費経費 - 株式会社無限

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  • 仮払い一括請求
  • ICカード連携でより簡単に経費申請
  • 定期券区間を自動控除

らくらく旅費経費は、簡単に経費の申請や承認できるサービスです。ユーザビリティを重視した画面は、余計な機能による利用者の「どこに何を入力したらいいのか?」に悩む状況を防ぎ、申請内容による承認ルートの自動変換にも対応しています。

定期券の重複区間控除を自動的に行い、経費削減とともに内部統制にも効果を発揮します。交通系ICカードや外貨にも対応可能です。バーコード管理機能によりデータ改ざんや紛失の心配もなく、旅費経費の次世代スタンダードシステムです。

ナカオさん - 株式会社イマココ

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  • 書類を簡単に作成・送付・受取り
  • 取引書類の一元管理
  • 確認・承認・履歴などのワークフローも

nakao-san(ナカオさん)は、見積書や請求書といった取引書類を簡単に作成・受取り・一元管理できるサービスです。さまざまな取引書類を簡単に作成でき、オンラインで送信・共有まで可能です。書類の検索やタグ付けも容易に行えます。確認・承認・履歴などのワークフロー機能も備えています。

MOT経費精算 - 株式会社バルテック

MOT経費精算
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  • 電子稟議・汎用ワークフローを標準搭載
  • 経費精算の時間と工数を減らし、コストも削減
  • 交通系ICカードから自動でデータを取り込める

MOT経費精算(旧:ハイ!経費)は、出張費や交通費など一連の経費の流れを一元化して管理できるクラウド型経費精算システムです。稟議や押印申請などの申請・承認・決裁ができる電子稟議・汎用ワークフローを標準搭載しています。

「駅すぱあと」との連携により、ICカードをかざすだけで交通費精算が可能です。自動経路検索や定期区間自動控除も追加料金なしで利用できます。


より多くの経費精算システムからサービスを比較したい方は、次の記事を参照ください。

【比較表あり】経費精算システムおすすめ比較!価格・機能・クラウド対応一覧
【2024年最新比較表】経費精算システムの代表的なサービスを徹底比較!対応している機能や料金プラン、口コミ評価など...
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経費精算とワークフローを組み合わせるメリット

経費精算とワークフローを組み合わせると申請と承認にかかる工数の削減が見込めます。ただし、各システムによって対応状況はまちまちなため、システムを比較する際に確認しましょう。

  • 領収書やレシートから読み取って入力の工数を削減できる
  • 交通系ICカードから交通費データを自動作成できる
  • 電子帳簿保存法対応なら、経費書類の保存も効率化できる
  • 経費精算業務の漏れを予防できる
  • 人的ミスやトラブル防止に役立つ

領収書やレシートから読み取って入力の工数を削減

領収書およびレシートに記載されている情報でも、OCRなら工数をかけずに抽出できます。システムによっては担当のオペレーターが目視でも入力してくれるため、リソースが不足していれば検討してみましょう。

交通系ICカードから交通費データを自動作成

交通費精算において、ICカードや乗換案内アプリを活用すればワークフローの申請および承認を効率化できます。適切なルートを通っているか、定期区分を考慮しているかなど、正しく申請されているかを調べるだけで一苦労です。しかし、システムを導入すれば、正しいデータをもとに申請、承認が可能です。

電子帳簿保存法対応なら、経費書類の保存も効率化

電子帳簿保存法に対応している経費精算システムを導入し、ペーパーレスやリモートワークを実現しましょう。内部統制を考慮したシステムならミスや不正の入る余地を減らせるため、コンプライアンスを遵守した運用がしやすくなります。

経費精算業務の漏れを予防できる

経費精算システムとワークフローを組み合わせると、経費精算業務ステップの抜け防止にも効果的です。また、うっかり忘れてしまったといった業務忘れも、システムのリマインド機能で予防可能です。リマインド機能は経費精算システムが自動的に配信するので、わざわざ担当者がチェックする手間も省けます。

人的ミスやトラブル防止に役立つ

経費精算ワークフローシステムは、人的ミスを防げるのも大きなメリットです。経費精算申請を例にすると、申請者・承認者・経理担当者のどのセクションでもミスが発生する可能性があります。どこかのプロセスがミスによって停止してしまうと、そこで業務が滞ってしまい、さまざまな影響を及ぼすトラブルに発展します。

また、差し戻しをされた場合は、申請からやり直しとなり、さらに時間がかかるケースもあるでしょう。経費精算ワークフローシステムなら、間違ったプロセスがあれば、アラートを発生して事前に知らせる機能があります。

この時点で気がつけば、ミスを事前に防止できスムーズなワークフローを遂行できます。

経費精算とワークフローを組み合わせるデメリット

経費精算ワークフローシステムを導入すると、工数の削減といったメリットが期待できる一方で、次のようなデメリットもあります。

  • コスト増
  • 承認者の負担が増える
  • システムの利用が浸透しない可能性もある

コスト増

経費精算システムと連携できるワークフローシステムの導入や、経費精算システムにワークフロー機能を追加する場合は、月額費用が増えるケースが多いです。従業員に対して新しい経費精算ワークフローシステムの使用方法をトレーニングする必要もあり、人的リソースも必要になります。

承認者の負担が増える

ワークフローシステムを導入すると、承認作業をスムーズに行える一方で、承認者へ大きな負担となる点がデメリットの一つです。

とくに高い役職の承認者ほど多くの承認ルートに追加されるため、多数の申請を承認しなければならなくなります。

そのため、ワークフローを可視化し、特定の承認者に負担をかけない設計が必要です。他にも、一括で承認や差し戻しが可能な、作業を効率化できる機能があるとスムーズに処理をしてもらえるでしょう。他にも、承認者に外出や不在が多い場合は、スマートフォンから申請を確認して承認まで行える機能があるシステムを利用することで、承認者の負担軽減につながるでしょう。

システムの利用が浸透しない可能性もある

経費精算にワークフローシステムを導入しても、現場に浸透せずに終わってしまう可能性がある点もデメリットです。

システムを導入することで、従来と経費精算の方法が変わります。さらに、システムの操作も覚える必要が出てくるため、新しいやり方に慣れるまでは現場に大きな負担となるでしょう。とくに、多機能で操作が複雑なシステムの場合は、使い勝手の悪さから、かえって業務効率が悪化することもあり得ます。すると、せっかくシステムを導入しても、浸透せずに終わってしまうことになりかねません。

そのため、まずは部分的に導入してスモールスタートで運用をはじめる、導入時にはマニュアルの整備が必要になるでしょう。

システムダウンのリスク

クラウド型経費精算システムとクラウド型ワークフローシステムを組み合わせることで、システムダウンのリスクが高くなる可能性があります。

システムの不具合やダウンタイムは、経費精算や稟議のプロセスが滞り、企業経営に悪影響を及ぼしてしまいます。可用性が保証されたクラウドシステムや、オンプレミスで運用するパッケージ型システムの選択も検討しましょう。

経費精算へワークフローを取り入れる方法

経費精算にてワークフローを取り入れる際には、経費精算システムに搭載されている機能を使う方法と、専用のワークフローシステムを連携させる方法の2つがあります。それぞれメリット・デメリットがあるため、運用や予算にあわせて検討しましょう。

経費精算システムのワークフローを使う

経費精算システムに搭載されているワークフローを使う際は、経費精算に特化している機能を使えるのが強みです。領収書やレシートを読み取ったりICカードからデータを抽出したりと、経費精算に用いられる機能を活用して申請および承認まで効率化が見込めます。

経費精算システムについては次の記事で比較して紹介しています。

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ワークフローに特化したシステムを連携させる

ワークフローに特化したシステムを活用する場合、並列での承認、代理での承認、条件でのフロー変更など細かな運用へ対応しやすいのがメリットです。ただし、経費精算システムとは別で導入するためコストがかかるほか、スムーズに連携・運用できるのかの確認が必要です。

ワークフローシステムについては次の記事で比較して紹介しています。

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経費精算ワークフローシステム導入の注意点

経費精算ワークフローシステムを導入する際に、注意したい点として次のようなポイントが挙げられます。

  • 承認ルートや権限を明確にする
  • 差し戻しの基準を明確にする
  • 導入後の見直しと改善

承認ルートや権限を明確にする

ワークフローシステムを導入する際には、承認権限やルートを明確にしましょう。

ワークフローシステムを導入すれば、申請内容に応じてあらかじめ設定したルートで自動回覧できますが、そのためには、ユーザーの権限を明確にして適切な承認ルートを設定する必要があります。

申請内容によって人数や承認ルートは変わってくるため、適切なルート設定が必要になります。また、人事異動で承認者やルートが変更になることもあるため、承認ルートは定期的な見直しも必要です。

差し戻しの基準を明確にする

ワークフローシステム導入時には、申請の差し戻しをする際のルールを明確にしておきましょう。

経費精算ワークフローシステムの中には、あらかじめルールを登録することで、ルールに則っていない申請を自動でブロックする機能を搭載している場合があります。この機能を活用すれば、承認者や経理担当者のもとには、ルールに則った申請のみが届くため、差し戻しにかかる手間や負担を削減できます。

不備による差し戻しが発生すると、修正や再申請など、申請者や経理担当者にとって手間が増え、他の業務にも支障が出かねません。そのため、あらかじめ差し戻しの基準を明確にして、ルールを登録しておきましょう。

導入後の見直しと改善

経費精算ワークフローシステムを導入したら、定期的に運用状況を見直し、必要に応じて改善していくのが重要です。システムの利用状況やユーザーからの意見などを参考に、ワークフローの見直し、システム機能の改善、マニュアルの改訂、情報漏えいを防止するための従業員へのセキュリティ教育などを実施しましょう。

経費精算ワークフローシステムを導入して業務効率化を

経費精算ワークフローシステムを導入すれば経費精算の手間を大きく省けます。申請をする側と受ける側双方の業務負担が軽減され、人的ミスが減らせるのもメリットです。

経費精算ワークフローシステムを選ぶときには、次のポイントに注意するのをおすすめします。

  • だれでも簡単に使えるか
  • 承認ルートの自由度
  • スマートフォンアプリ対応
  • 電子帳簿保存法・インボイス制度対応
  • 連携サービス

バックオフィスの業務効率化を目指し、より本業に集中できる体制を構築してください。経費精算ワークフローシステムのサービスをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較してみましょう。無料でダウンロードできるので、ぜひ試してみてください。

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また、次の記事では稟議・ワークフローについて解説しています。あわせてぜひチェックしてください。

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