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GPS打刻を搭載した勤怠管理システム7選!メリット・おすすめサービス

最終更新日:(記事の情報は現在から89日前のものです)
GPSを活用した打刻は、オフィス以外で活動する社員の勤怠状況を確認するのに便利なシステムとして、さまざまな業界で注目されています。GPS打刻を搭載した勤怠管理システムのメリットや注意点、おすすめのサービスを紹介します。社員の外出が多い企業の担当者は、ぜひ導入を検討してみましょう。

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勤怠管理システムのGPS打刻機能とは

勤怠管理システムにおけるGPS打刻とは、端末のGPS機能を使って勤怠の打刻ができる機能です。主にスマートフォンのGPS機能と連携し、社員の位置情報と出退勤の打刻が正確にできます。

いまや多くの企業が勤怠管理システムを導入していますが、GPS打刻は外回りの営業担当者が多い企業や運送業、建設業、あるいは訪問看護職など、オフィス以外で働く社員が多い企業に注目されています。

位置情報と打刻のタイミングを正確に把握できる

GPS打刻を搭載した勤怠管理システムを導入すれば、社員による打刻のタイミングのみならず、打刻時の社員の位置情報もつかめるようになります。

管理側は毎日、社員が外出時のどこで、何時に出退勤をしたか正確にわかるようになるので、正確な給与計算が可能です。

また、社員側も主にスマートフォンで出退勤の打刻が手軽にできるので、わざわざ打刻のためにオフィスを訪れる必要がなくなります。建設業や運送業など、現場に直行直帰できるようになるため、社員の負担も大幅に軽減されるでしょう。

不正打刻の防止機能として注目されている

GPS機能が利用できるシステムが登場したことで、社員の不正打刻を防止するとともに、正確な勤怠管理が可能になります。

これまでの勤怠管理システムでは社員の位置情報の把握が難しかったため、不正な打刻があっても管理者が把握するのは困難でした。たとえば、代理者による打刻はあらゆる業界で横行しているのが実態で、特定の社員が別の社員の代わりに打刻をするため、正確な勤務時間が把握できないといった問題が起こっています。

しかし、システムの導入で勤務時間の集計も効率化できるので、勤怠管理にかかる手間や工数を大きく削減できます。

GPS打刻を利用するべき企業・業種

GPS打刻は、次のような企業や業種におすすめです。

  • 営業職が多い企業
  • テレワーク・リモートワークを導入している企業
  • 人材派遣会社
  • 建設業
  • 介護業
  • 運送業

いずれの業種も次の共通点を持っています。それぞれ説明します。

社員がオフィス以外で活動する機会の多い企業

営業担当者の多い企業や、建設業のような現場仕事の多い企業など、社員がオフィス以外で活動する機会の多い業種の場合、正確な打刻が難しいためGPS機能がとても重宝します。

特に建設業のような現場作業がメインの職場では、タイムカードによる打刻を特定の社員がまとめて行うところも多いため、勤怠管理が大雑把になりがちです。

そこで、GPS機能とともに、スマートフォンから簡単に打刻できるようになれば、各人がしっかりと所定の時刻に打刻をするようになり、正確な労働時間の把握と給与計算が可能になります。

現場への直行直帰が基本の企業

運送業や介護業など、別の施設や現場に直行・直帰する人員がほとんどの企業も、GPS機能が利用できる勤怠管理システムが便利です。

打刻のためにだけに社員がオフィスに寄る必要がなくなり、仕事先でスマートフォンを使って簡単に打刻ができるようになります。

また、派遣先の企業で働く社員がいる場合も、派遣元のオフィスに戻らずに打刻ができるので便利です。イベント会場や店舗での作業がメインの社員がいる企業にもおすすめです。

リモートワークやモバイルワークを実施している企業

在宅勤務をはじめとしたテレワークやリモートワーク、あるいは各所を転々としながら仕事をするモバイルワークなどを導入している企業もGPS打刻が役立ちます。

テレワークをはじめ、社員がオフィス以外の場所で働く場合、どうしても正確な勤怠管理が難しくなってしまいます。

社員がきちんと仕事をしているか、逆にオーバーワークの状態ではないかも確認ができないので、できる限り細かく勤務状況を把握するため、勤怠管理システムの導入は必須です。

また、GPS打刻が搭載されているシステムならば、社員がきちんと所定の場所で仕事をしていたかもチェックできます。これからテレワークやリモートワークの導入を予定している企業は、GPS機能付きの勤怠管理システムの導入を積極的に検討するとよいでしょう。

GPS打刻を利用するメリット

GPS打刻を搭載した勤怠管理システムを導入するメリットは次のとおりです。

  • 社員の不正な打刻や打刻のし忘れを防止できる
  • 社員の活動実態に応じた管理ができる
  • 勤怠管理の効率化を図れる
  • 導入がスムーズで使いやすい

社員の不正な打刻や打刻のし忘れを防止できる

GPS機能によって社員の不正打刻を抑止できるのに加えて、単純な打刻のし忘れも防止できます。

リアルタイムで社員の状況を確認できるので、所定の時刻に打刻していない社員に対して、すぐにアラートを飛ばしたり、直接連絡して打刻させたりできるようになります。

また、社員同士が共謀して虚偽の打刻をするのも防げるでしょう。なりすましの打刻は意外に多くの業界で横行しているため、GPSによって打刻場所がすぐにわかることを周知すれば、それだけで不正の抑止につながります。

社員の活動実態に応じた管理ができる

GPSによって社員の労働状況を把握しやすくなるので、実態に応じた適切な指示が出せるようになります。

たとえば、営業や配送業務などは、主に社員の日報によって管理者が状況を把握しますが、文章だけでは正確な情報を得られないケースは珍しくありません。そこで、補足としてGPSによる情報を加味すれば、どの社員がいつ、どこで活動していたのか明らかにできます。

社員の仕事ぶりを実態に即して把握できるので、業務の改善に必要なアドバイスをしたり、オーバーワークを防いだりできるようになるでしょう。

勤怠管理の効率化を図れる

管理システムの導入によって、社員の勤怠情報の集計が容易になるのに加えて、打刻忘れなども減るため、全体として勤怠管理業務が効率化できます。

特に社員数の多い企業の場合、労働時間の集計だけでかなりの手間を取られてしまいます。システムをうまく活用すれば、管理者の手間を軽減しつつ、より正確な勤怠管理ができます。さらに残業時間の集計も正確にできるので、労働基準法に則った適正な労務管理が可能です。

導入がスムーズで使いやすい

勤怠管理システムのGPS機能は、社員のスマートフォンにアプリをインストールして利用するのが一般的です。

他の機能に比べて操作が簡単で運用しやすく、GPSによる打刻機能が搭載された勤怠管理システム自体もクラウド型のため、オンプレミス型に比べて手軽に導入できるのがメリットです。

さらに、チャットツールをはじめとした外部ツールとの連携ができるシステムの多いので、うまく組み合わせれば、テレワークやリモートワークの効率を大幅に高められるでしょう。

GPS打刻のデメリットや注意点

GPS打刻は多くのメリットがありますが、次のような運用上のデメリットや注意点もあります。

GPS機能を利用できる端末が必要

GPS打刻機能は、社員のスマートフォンにアプリをインストールして利用しますが、端末によってはGPS機能に対応していないものもあるので注意しましょう。

近年はほとんどの社員がスマートフォンを所持していますが、端末の種類が豊富なので、すべての端末でGPS機能を利用できるとは限りません。インストールが可能でも十分に動作しない可能性もあるので、本格導入前に試験運用をして、すべての端末で問題なく動作するか確認する必要があります。

勤怠管理システムの中には無料トライアル版や試用版が使えるものも多いので、積極的に利用して動作確認をしておきましょう。

位置情報が取得できない場合もある

GPS機能は基本的に、インターネットがつながる場所であれば問題なく利用可能です。ただし、それでも場所によってはうまく位置情報を取得できない場合もあり、結果として不正な打刻が発生する可能性もあります。

社員に不正打刻の禁止を周知するのはもちろん、位置情報が取得できない場所での勤務を避けるように促す必要もあります。特に、テレワークやリモートワークでは、各社員が別々の場所で業務に従事するので、GPSがうまく機能しない場合もあるでしょう。その場合は、GPS機能が利用できる場所で業務を進めるように指示しなければいけません。

また、機能に不具合が生じないように、常にシステムを最新バージョンにアップデートすることも重要です。

監視されていると感じる社員もいる

GPS機能は社員のスマートフォンにインストールする必要があるため、人によっては何となく監視されていると不快に感じる可能性があります。

しかし、GPSはあくまでも常時社員の状況を監視するものではなく、打刻の際の位置情報を取得するだけの機能です。社員のプライバシーが侵害されることはないため、その点をしっかりと理解してもらう必要があります。

社員へのITサポートが必要なケースも

GPS機能は日常的にスマートフォンアプリを使っている人ならば、特に問題なく利用できるはずです。ただし、ITリテラシーの低い社員の場合、うまく使えない可能性も出てきます。特にITにあまり接しない職種の場合、アプリ自体まったく使ったことのない人もいるでしょう。

そこで、社員のITリテラシーに合わせて、適宜企業側がサポートをする体制が必要です。簡単な研修や講習会を開くなどして、社員がアプリを使いこなせるように支援しましょう。

GPS打刻を搭載した勤怠管理システムの選び方

GPS打刻を搭載した勤怠管理システムを選ぶ際は、次のポイントを確認しましょう。

  • 社内のセキュリティ要件を満たしているか
  • 従業員にとって扱いやすい操作性か
  • 既存のシステムと連携できるか

社内のセキュリティ要件を満たしているか

社員の基本情報はもちろん、GPSで得る位置情報はプライバシーに関わる重要な情報です。万が一にも流出することがないように、セキュリティ対策が万全のシステムを選びましょう。

具体的には二段階認証やファイアウォール対策を施してあるシステムを選ぶとよいです。

従業員にとって扱いやすい操作性か

従業員にとって扱いやすいツールを選びましょう。ITリテラシーが低くても、直感的に扱える操作性のツールがおすすめです。

打刻の画面が見やすいツールであれば、社員の負担を減らせます。無料トライアルを実施しているサービスがほとんどなので、導入前に従業員に触れてみてもらうとよいです。

既存のシステムと連携できるか

他の勤怠管理システムとの連携を想定し、自社に合った製品やサービスを導入することも大事です。勤怠管理システムは給与計算ソフトチャットツールなどと連携できるものが多いため、うまく活用すれば組織全体の業務生産性を大きく向上できます。

すでに経理関連のソフトを導入している企業は多いため、導入済みのシステムと連携できる製品を優先的に導入するのもよいでしょう。

勤怠管理システムに加えて、給与計算ソフトや労務管理システムなど、同一のベンダーからリリースされている製品もあるので、まとめて導入する方法もあります。

GPS機能のある勤怠管理システムをスムーズに導入する方法

GPS機能付きの勤怠管理システムをスムーズに運用するためには、次のポイントを意識する必要があります。

使い方の周知と社内規則の整備をする

GPS機能を含め、勤怠管理システムをうまく使いこなせない社員もいると考えられるので、導入時に使い方を周知するとともに、社内規則を整備してルールを順守させることが大事です。

GPSの導入で過度に監視されると考える社員もいるため、適切な利用方法を決め、不安を払拭する必要があるでしょう。

たとえば、GPS機能を利用できないようにするといったシステム上の縛りを設けることも有効です。プライバシーの保護を含めてルールを設定し、社員からの理解を得られるように努めましょう。

社用端末の導入も検討する

GPSの導入に関して社員からの抵抗が強いならば、社用端末を導入し、そこにアプリをインストールして運用することも検討してみましょう。

近年はビジネス用の端末を導入する企業が増えており、さまざまなサービスが低コストで提供されています。

社用端末ならば、個人用のスマートフォンを利用する必要がなくなるので、社員からの理解も得やすくなるでしょう。端末をまとめて管理できるので、セキュリティ上のリスクも軽減できます。

GPS打刻を搭載したおすすめ勤怠管理システム

GPS打刻機能が搭載されている、おすすめの勤怠管理システムを紹介します。

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ジョブカン勤怠管理 - 株式会社DONUTS

ジョブカン勤怠管理
ジョブカン勤怠管理
BOXIL SaaS AWARD 2022 人事・給与部門受賞
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  • 変形労働から裁量労働まで、あらゆる勤務形態に対応
  • 環境に合わせて機能の単独利用ができる
  • 電話やメール、チャットでの万全なサポート体制

ジョブカン勤怠管理はさまざまな勤務形態に柔軟に対応できる、クラウド型の勤怠管理システムの代表格として知られています。

自社の環境に応じて、必要な機能を選択利用できるのが特徴で、GPSを使った打刻にも対応しているので、テレワークやリモートワークにもおすすめです。

さらに、無料で電話やメール、チャットでのサポートを受けられるほか、有料にて初期設定の代行サービスも利用できます。無料お試し版もあるので、まずは操作性をチェックしてみるとよいでしょう。

KING OF TIME - 株式会社ヒューマンテクノロジーズ

KING OF TIME
KING OF TIME
BOXIL SaaS AWARD 2022 人事・給与部門受賞
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  • 業界最多レベルの打刻方法
  • 就業規則に沿った勤怠管理を実現
  • 誰にでも使いやすい操作感と管理画面

KING OF TIMEは初期費用0円、ワンプライス(一律300円)から、すべての機能が利用できる勤怠管理システムです。

パソコンでの打刻はもちろん、生体認証やICカード、アプリを使ったGPS打刻など、さまざまな方法で打刻ができるのが魅力です。

基本となる勤怠情報の管理に加えて、社員の休暇管理や各種申請の承認、給与連携など、数多くの機能が利用可能で、最新の法改正にも対応しています。シンプルでわかりやすい画面構成で、誰にでも使いやすいのも人気の理由です。

ジンジャー勤怠 - jinjer株式会社

ジンジャー勤怠
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BOXIL SaaS AWARD 2022 人事・給与部門受賞
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  • 法改正に自動で対応
  • 社員データの一括管理による業務効率化を実現
  • システムの導入から運用まで、サポート担当が併走

jinjer勤怠は社員の労働時間の集計管理はもちろん、有給休暇の管理までリアルタイムで実行できる勤怠管理システムです。

管理者の手間や確認作業、差し戻しの工数などを削減し、シンプルな管理業務を実現できます。法改正があった場合も、素早くシステムに反映されるので、ユーザー側に特別な作業は必要ありません。

また、システムの運用定着まで、ベンダーのサポート担当が併走してくれるので、初めて勤怠管理システムを導入する企業も安心です。パソコンやスマートフォンでの打刻に加えて、専用アプリでGPSを利用した位置情報の取得も可能です。

マネーフォワードクラウド勤怠 - 株式会社マネーフォワード

マネーフォワードクラウド勤怠
マネーフォワードクラウド勤怠
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  • 社員の勤怠状況をリアルタイムに確認
  • シフト管理や有給休暇管理にも対応
  • 企業の働き方改革を強力にサポート

マネーフォワードクラウド勤怠は基本勤務制やシフト制、裁量労働制など、さまざまな就業ルールに対応している勤怠管理システムで、社員の勤務情報をリアルタイムに確認できます。

通常の勤怠管理に加えてシフト管理や有給休暇の管理、異動履歴の管理などにも対応しており、集計データを給与管理ソフトに連携可能です。

スマートフォンによる出退勤の打刻にも対応しており、GPSと連携することで社員の打刻場所を把握でき、一定の条件のもとでアラート通知もできます。1か月間の無料トライアル版が利用できるので、まずは機能性や操作性を確かめてみましょう。

CLOUZA - アマノビジネスソリューションズ株式会社

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  • 初期費用0円、200円(1人あたり)から利用できる
  • サーバー不要でスマートフォンやタブレットでの打刻が可能
  • 在宅勤務の管理機能を実装

CLOUZAは初期費用無料、月次費用200円から手軽に利用できる勤怠管理システムで、パソコンやタブレット端末、スマートフォンから簡単に打刻ができます。

シンプルならば勤怠管理に必要な機能が網羅されており、社員の勤務データのリアルタイム管理に加えて、アラート機能や申請承認ワークフローなどの機能を備えています。

さらに、GPSによる位置情報の確認と、在宅勤務の確認機能も有しているので、テレワークやリモートワークにもおすすめです。30日間の無料体験版が利用できるので、気になる方は利用してみるとよいでしょう。

followスマートタッチ - NTTコムウェア

  • ICカード・スマートフォン・パソコンで打刻
  • 「駅すぱあと」と連携可能
  • 打刻データはもちろん各種データをリアルタイムで把握

followスマートタッチは、スマートフォン・パソコンなど身近な機器で打刻できるシステムです。「駅すぱあと」と連携できるので最適な出張経路も計算要らず。各種データはリアルタイムで確認できます。

RecoRu - 中央システム

  • タブレット・パソコン・スマートフォンと豊富な打刻機能
  • 打刻データから稼働時間や残業時間がリアルタイムで自動計算
  • 有給・休暇管理も

RecoRuは、ひとりあたり月額100円から利用できる打刻システムです。タブレットやスマートフォンがあれば外出先からも打刻可能。データから稼働時間や残業時間を自動計算してくれるので、労務管理にかかる手間を削減できます。

AKASHI - ソニービズネットワークス株式会社

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  • 雇用形態や社員数に柔軟に対応できる
  • スケジュールに合わせて打刻するデバイスを選べる
  • テレワーク機能も充実

AKASHIは中小企業や大企業、スタートアップまで幅広い規模と業種に対応できる、クラウド型の勤怠管理システムです。初期費用無料ですぐに利用でき、外部機器の準備も必要ありません。

パソコンやスマートフォン、iPad、FeliCaカードなど、さまざまな打刻方法に対応しており、社員がその日のスケジュールに合わせて、打刻するデバイスを自由に選べるのが特徴で、GPS打刻も可能です。

他社の給与管理ソフトやチャットツールなどとも連携ができるので、まとめで導入することでテレワークにも十分対応できます。


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GPS打刻を搭載したシステムで正確な勤怠管理を

GPS打刻機能を搭載した勤怠管理システムを紹介しました。勤怠管理システムを導入すれば、社員の勤怠状況を正確に把握できデータの集計も楽になります。

さらに、GPS機能によって不正な打刻を防ぐとともに、社員の勤務実態に応じた指示やルール設定ができるようになるので、この機会に導入を検討してみましょう。

近年はさまざまなベンダーから、GPS打刻機能を有する製品やサービスが提供されています。機能性や操作性、サポート体制などに注目しながら、自社に合ったシステムを慎重に選択しましょう。

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