案件管理システム13選、営業の顧客管理をクラウド化 - ツールでExcel脱却

注目のSFA（営業支援システム）、サービス資料まとめ

案件管理のポイント

営業活動における案件管理とは、顧客の引き合いを実際の売上につなげるため、案件情報を適切に管理するプロセスのことをいいます。実際に売上が確定してからの顧客管理も、案件管理のプロセスとして扱う企業もあります。

たとえば「商談の進捗」や、顧客行動を分析した「受注確率」「実際の受注予定日」「売上見込金額」などの案件情報を整理し、部署内で共有できるようにします。これによって途中で営業担当が代わっても、それぞれの顧客に対して最適なアプローチをとれるようになります。

案件管理の目的は営業活動を強化し、確実に売上につなげることです。自社の営業チームが確実に成果を出せるような管理方法を模索していく必要があります。

4つの管理項目

案件管理の具体的な管理項目には次の4項目があげられます。

• 担当者
• 案件の進捗
• 売上見込額
• 受注予定日

担当者

担当者の決定は、案件の今後を左右する最重要項目ともいえる項目です。システムに適切な情報を蓄積しておけば、営業担当者決定にいかせます。

実際の商談で、どの営業担当者がどういう案件で成果を出しているかを把握し、特定案件に最適な担当者を振り分けることが案件管理では重要なのです。また、顧客によって「この担当者から買いたい」というニーズも存在するため、それに応じて担当者を決めることも重要です。

案件の進捗

案件が発生した背景から、今現在営業プロセスのどの段階かを管理します。進捗度の管理が徹底されていないと、それぞれの案件が営業担当者独自の感覚で進み、属人化を招きます。組織としての売上予測が立てづらく、担当者が交代した場合などには、顧客に対して精度の高いアプローチやケアを継続することが難しくなってしまいます。

こうした状況を避け、案件ごとに営業プロセスを明確にすることが重要であり、現在どの段階にいるのかを可視化することによって、だれが担当者になっても一定の成果を出せるようになります。

売上見込額

売上見込額を細かく管理し、全体像を把握できれば、特に注力すべき案件が明確化されます。

それによって、営業リソースをどのように割り振るべきかが把握できるようになり、効率的に売上につなげられるでしょう。多くの企業では顧客ごとの見込額に照らしながら、予算の進捗度を確認します。

受注予定日（成約予定日）

受注予定日は売上予想に必須。企業の生命線ともいえる「キャッシュがいつ入ってくるのか」が予測できます。

現場の営業担当者は、どうしても「自分がいくら売上を上げたか」という視点で考えがちですが、実際に売上が立つ時期を把握することで、組織全体としての売上管理ができるようになるのです。

案件管理にはクラウドCRM・SFAが最適

営業案件の管理に利用できるシステムが、CRM（Customer Relationship Management）やSFA（Sales Force Automation）です。クラウドサーバー上に情報を保管するSaaS型サービスが普及しており、オンプレミスやインストール型ソフト、Excelにかわるツールとして利用されています。

CRMは顧客情報の管理に特化、SFAは営業活動の管理に特化、という違いがあります。そのため、顧客ベースでの案件管理にはCRMが、営業担当者ベースでの案件管理にはSFAがおすすめといえます。加えて、CRMは他部署を巻きこみマーケティング活動にいかせる、SFAは日報や商談時のメモを残せるため営業部門内の共有に特化している、といった違いも。

＞＞SFAとCRMの違いを図解

とはいえ、SFAとCRMの特徴を併せ持つサービスがあり、「SFAとCRMどちらが最適か？」を一概には結論づけられません。ツール選定時にもっとも重要なのは、「必要な管理項目が揃っているか」です。管理項目や機能から選ぶことをおすすめします。

ExcelにはないCRM・SFAの特徴としては、次のアクションをリストとして提示する機能、入力したデータを自動でグラフ化するダッシュボード機能が挙げられます。情報を集約しつつ集計作業を省力化できるのは、効率化にとって大きなメリットです。

＞＞SFA（営業支援システム）の価格・機能を徹底比較
＞＞一番よくわかるCRM解説 - システム比較

案件管理におすすめのクラウドシステム

案件管理用クラウドシステムとして、おすすめのCRM、SFAを紹介します。まとめて比較したい方は、無料の一括資料ダウンロードをご利用ください。

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• 営業フローを一元管理可能
• 非常に優れた分析・レポート機能
• 高いセキュリティ

Salesforce（セールスフォース）は、CRM／SFAの定番ともいえる米国発の有名サービス。リードへの接触からクロージングまで一元的に案件管理ができる高機能なSFAシステムです。売上の分析・予測から、各営業担当者の進捗状況のレポートまで細やかな自社の営業部門を可視化します。

より自社にあったレポートを作るためには細かい設定が必要ですが、使いこなせれば、営業部門の可視化をより進められます。さらに、非常に厳しい情報管理体制を揃えているので、安心して顧客情報を預けられます。30日間無料トライアルあり。

スタートアップ、中小企業向けなら、Salesforce Essentialsがおすすめ。低価格で導入でき、企業の成長に応じて上位プランへとスムーズに移行できます。

• ユーザー数無制限
• マルチデバイス対応

Knowledge Suiteは、グループウェア、名刺管理の機能を持ち合わせたクラウドSFA。日報など業務上必要な機能を網羅しており、営業部門のテレワークで生じる課題を1サービスで解決します。スマートフォンに完全対応しており、現場の使いやすさも評価されています。

SFA機能が使えるスタンダードプランは月額5万円。ID数に制限がないため、利用人数の増減へ柔軟に対応できる点がメリットです。

• 名刺管理との連動で顧客情報の入力作業を簡単に
• 社内SNSを標準で搭載
• MAツールやWebフォームをオプションにて利用可能

ホットプロファイルは、名刺管理を中心に顧客管理を進めていくツールです。名刺およびExcelをもとに顧客リストを作成し、メールマガジンの送付やオンライン商談の打診など多くの営業活動へつなげます。社内SNSを標準で搭載しているほか、MAツールやWebフォーム作成も有償にて利用できるため、顧客の創出から育成までをまとめて効率化できるシステムです。

• 使いやすく定着するSFA
• 専門知識不要でカスタマイズ可能
• 幅広い用途で活用可能

JUST.SFAは、優れたユーザーインターフェースと高いカスタマイズ性を備えた営業支援クラウドサービスです。

ソフトウェア開発35年間の実績があり、さまざまな年代のユーザー向けにソフト開発をしてきたジャストシステムならではの独自ノウハウによって、誰もが使えて定着するシステムとして提供されています。インターフェースは総覧性に優れ、システムのカスタマイズは専門知識不要・ノンプログラミングで可能です。自由にデータテーブルやパネルを増やせるので、ノウハウの共有、契約書や見積書のワークフローなど、従来のSFAの範疇にとどまらない用途でも活用できます。

• SFA上でオリジナルの帳票が作成可能
• 既存のExcel帳票を簡単に取り込める
• 名刺情報をもとに顧客を一元管理

intra-mart DPS for Salesは、導入実績7,500社超えのシステム基盤である「intra-mart」に基づいたSFAツールです。名刺情報と営業活動が紐付けされるため、いつ誰にどんな営業活動を行ったのか一覧で確認できます。名刺情報の取り込みは、スマートフォンのカメラで名刺を撮影するだけで即時にデータへ変換・登録されます。また、今まで活用していた既存のExcel帳票を、SFA上でそのまま取り込めるので手間を掛けずオリジナル帳票を作成できます豊富な機能で営業活動の効率化をサポートします。

• 1つの画面で顧客の全情報を確認
• 自動でリードスコアを算出し顧客をランク付け
• パフォーマンス向上に役立つ機能が充実

FreshworksCRMは、案件管理に必要な機能を網羅したCRMです。顧客のプロフィールはもちろん、メールや通話の履歴や関連取引、担当者ごとのあらゆる情報を一画面で俯瞰できるので、顧客ごとに最適なアプローチ方法をしっかり検討できます。

顧客ごとのプロフィールやエンゲージメントにもとづいた見込み度合い「リードスコア」を自動で付け、見込み度合いに応じた顧客のランク付けも可能です。見やすいデザインの管理画面で取引の進捗管理や、レポート作成機能で営業上の課題を可視化も容易にでき、その他にもパフォーマンス向上に役立つ機能が充実しています。

• 案件ごとのタスクを一覧できる
• 次の予定を簡単に登録、確認
• GoogleやMicrosoftカレンダーと同期

pipedriveは、タスク別に案件管理できるシンプルな案件管理システムです。見込みやアポなど、案件は現状のタスク別に管理可能です。次の予定を簡単に登録や確認ができ、タスクが済んだらドラッグ＆ドロップで次のタスクへ移動。GoogleやMicrosoftカレンダーとの同期によって、スケジュール登録時に共有も完了。カレンダーの設定を活用すれば、登録した予定をオフラインでも確認できます。

• 可能な限り直接入力を省いたサイト設計
• 安心のサポート体制
• 導入後も柔軟に設定変更

eセールスマネージャーRemixは、外出先の営業マンが1分以内で入力できるように直接入力をできるだけ減らし、 選択入力方式を採用しているSFAです。よって案件管理が簡単にできます。

また、コンサルタントが導入からサービス定着までサポートします。 他にもコンサルティングメニューも用意されています。さらに、管理画面から入力項目の追加や選択肢の追加、分析メニューの追加などさまざまな機能を変更可能です。

• 外勤社員の出退勤情報を正確に把握
• 現場の業務をさまざまな面からサポート
• 地図上で顧客情報を管理

DP Report@は、スマートフォンを活用し、従業員の行動履歴や顧客情報を位置情報とともに管理できる業務効率化支援サービスです。

予定を入力すると地図上に巡回先と最適な道のりを表示し、営業活動をサポート。管理者は予定をタイムラインで確認できます。また顧客とのやり取りは報告情報として蓄積でき、顧客データとともに閲覧可能。マップ上の情報は管理端末から行え、登録、編集にも対応しています。

＞＞DP Report@の料金・口コミ・評判はこちら

• 機能豊富なオールインワン型
• リアルタイムで情報共有が可能
• 案件ごとに収支管理ができる

ジョブマネは、中小ベンチャー企業に必要な業務機能がオールインワンで備わっているクラウド型営業支援システムです。

請求確定〜見積作成・原価管理・販売管理・売上管理などの、労働生産性を向上させるさまざまな機能を備えています。部署をまたいでリアルタイムで案件の進捗を共有することで、ミスや不要な工数を大幅に削減できます。また、案件ごとに、売上・仕入・外注費・勤怠（工数）・経費などの数値を紐づけて管理できるため、案件の収支状況を確実に把握できます。

• セキュリティが万全
• カスタマイズ性が高い
• 外部連携機能が豊富

SPIRAL®︎は、高セキュリティなクラウド型のデータプラットフォームです。

カスタマイズ性が高く、案件管理での登録データの特徴に応じて最適化できます。組み合わせ自由な600以上の機能があり、外部連携も可能なクラウドシステムで業務課題を解決します。

• 圧倒的な機能と驚きの低価格
• 活動の可視化 × 分析レポート
• 常識を覆す業務の効率化

Zoho CRMは、導入に手間をかけられないがコストは最低限に抑えてCRMを導入したいという個人事業主や中小企業にも最適な顧客管理クラウドシステムです。初期費用もかからず、運用開始まですぐ、かんたんに進められます。

カスタマイズ性も非常に高く、使いやすく、効果を出しやすいCRMとなっています。手間とコストを掛けずに情報の共有や、重要な報告、レポートの作成などの案件管理をカバーしてくれます。GoogleAppsを始めとしたさまざまな外部アプリケーションと連携可能なのも嬉しいポイントです。

• 中小企業を中心とした300社以上の導入実績
• MAツールやSlack、チャットワークとの連携

ちきゅうは中小企業向けの国産SFAです。低価格で導入可能かつ必要な機能が揃っているため、専任担当者がいなくても導入が容易に行えます。また、MAツールやビジネスチャットツール（Slack、チャットワークなど）との連携も可能です。収集した情報を無駄なく活用することで、営業機会の損失を減らし日々業務改善を行うことが期待できルため案件管理に最適です。

注目のSFA（営業支援システム）、サービス資料まとめ

名刺管理ツールで顧客管理もおすすめ

顧客の連絡先をまとめて共有することが目的なら、クラウド名刺管理ツールも便利。営業部門で使用するなら、スマートフォンアプリ「Eight」のデータを従業員同士で共有できるEight 企業向けプレミアム、簡易SFA機能を持つCAMCARD BUSINESSがおすすめです。

＞＞名刺管理ツール徹底比較 - 法人？個人？目的別おすすめ

• 社員が持つ名刺情報を会社の資産として有効活用
• 名刺情報リスト化の工数とコストを削減

Eight 企業向けプレミアムは、社員全員の名刺交換による「出会い」を一括管理・共有し、有効活用できるクラウドサービスです。

名刺情報を共有しておけば、退職や異動などがあっても築いた人脈を継承でき、同僚がすでにアプローチしている企業であれば、キーマンへのパスも見つかりやすく、効率的な営業活動を実現します。リストとして名刺情報をダウンロードすれば、展示会やセミナーの案内メール、DMの送付、年賀状の送付リスト作成にも利用でき、工数だけでなくコストの削減も可能です。

• 名刺管理アプリCAMCARDのビジネス版
• 名刺に商談情報やタスクを紐付け
• 17か国語に対応

CAMCARD BUSINESSは、全世界で1億人以上のユーザーがいるスマートフォンアプリの法人向けソリューション。日本ではキングソフト子会社のワウテックが運営しています。

商談情報を名刺情報に紐づけて作成、共有できる機能があり、簡単な営業情報管理ならカバーしています。Salesforce、DynamicsCRM、Oracle Sales Cloudなど、外部サービスと連携。またOCR（画像認識）の精度の高さ、速さが評価されています。

注目の名刺管理アプリ、サービス資料まとめ

テレワークにCRM・SFA導入検討を

Excelでの案件管理には限界があります。

• 案件情報の全社共有が難しい
• 顧客単位での集計が難しい
• リアルタイムで更新できない
• 案件の一元管理が難しい

こういった課題を解決できるのが、クラウド型のSFAやCRM。データはサーバー上へ格納されるので、個人PCに個人情報が残りません。外勤が多い業種、テレワーク時でも、セキュリティリスクを軽減できるメリットがあります。

＞＞テレワークのセキュリティで気をつけたい5つのポイント

システム導入は 「案件」の定義づけにも役立ちます。営業活動が属人化する原因の一つに「案件」の定義のあいまいさがあげられます。

案件とは主に企業の営業部門が、顧客や取引先との商談のなかで受けた商品・サービスの購入に関する打診のことをいいます。たとえば「案件化した」と言っても、商談日時を打ち合わせる段階なのか、むしろ検討度が高く口頭受注を得た状態なのか、営業担当ごとに粒度が異なります。

そこで「案件」を定義づけし、認識のずれが生まれづらいよう調整することが重要。システムでは条件を設定し、どの案件がどのフェーズにあるかを一覧できるため、おのずと定義をはっきりさせる必要が生じます。

CRM、SFAを導入することで、営業活動のパフォーマンスを大幅に改善できる可能性があるのです。

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