【2024年】問い合わせ管理システム比較18選！メール共有を効率化【比較表あり】

おすすめ問い合わせ管理システム比較

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問い合わせ管理システムとは

問い合わせ管理システムとは、メールや電話、チャット、SNSなどの複数のチャネルからの問い合わせを一元管理するツールのことを指します。システム導入によって業務効率化や顧客満足度の向上が期待できるため、多くの企業が注目しているシステムです。

問い合わせ管理システムの必要性

問い合わせ管理システムの導入は、問い合わせ管理を一元化し、適切に管理を行うために必要です。

Excelで作成した問い合わせ管理表は、問い合わせ件数やオペレーター数の増加により管理が困難になる場合があります。たとえば、データが増加するとファイルの容量が大きくなり起動や動作が遅くなったり、ファイルが破損したりするリスクが出てきます。

さらに、Excelでは対応状況の把握や担当者の割り当てが難しいことも問題です。従来、問い合わせ対応は電話やメールのみでした。しかし、近年ではSMSやSNSなど、チャネルが多様化してきています。もし、複数チャネルから同一の問い合わせがきた場合、Excelではすべてを統合して管理を行うことが難しいため、対応漏れや重複対応につながるリスクが高まります。

問い合わせ管理システムの選び方

問い合わせ管理システムを選ぶ際は、次の流れで確認しましょう。

• 問い合わせ管理システムの導入目的を確認する
• 問い合わせ管理システムの機能を確認する
• 問い合わせ管理システムを導入する際の注意点を確認する
• 問い合わせ管理システムの料金・価格相場を確認する

問い合わせ管理システムの導入目的を確認する

問い合わせ管理システムの導入を検討する際は、まず導入目的を明確にしましょう。主な導入目的は次のとおりです。

導入目的	詳細
問い合わせ管理を効率化したい	複数のチャネルからの問い合わせを一元管理できるシステムや、情報共有・ステータス管理といった効率よく問い合わせ管理ができるシステムがおすすめ
顧客管理にも力を入れたい	顧客情報を収集できるチャット・フォーム型や、顧客情報のデータベース化といった顧客管理まで行える問い合わせ管理システムがおすすめ

問い合わせ管理システムの機能を確認する

問い合わせ管理システムでできること、利用できる機能は次のとおりです。上記の導入目的・課題をどのように解決できるか記載しているため、必要な機能を洗い出しましょう。

【基本的な機能】

機能	詳細
一元管理機能	メールや電話、LINE、チャット、SNSなど、複数チャネルの問い合わせを管理できる機能
ステータス管理機能	「対応済み」「対応中」「未対応」といった個々の問い合わせの対応状況や、担当者のステータスを把握して管理できる機能。対応漏れや二重対応の防止に
自動振り分け機能	問い合わせ内容を自動で振り分ける機能。対応の質の均一化に
テンプレート機能	よくある問い合わせ内容についてテンプレートですぐに回答できる機能
顧客情報管理機能	問い合わせを受けている顧客の情報や過去の対応履歴・担当者を確認できる機能
ログ管理	操作履歴や対応のコメントログが残せる機能
権限設定	対応者ごとに操作権限を設定できる機能

【特定の課題・用途・業界に特化した機能】

機能	詳細
情報共有掲示機能	これまでのナレッジを溜め、いつでも確認できるようにできる機能
API連携	効率化を図るために他システムとの連携ができる機能
分析・レポート機能	担当者の対応件数や対応時間、問い合わせ内容ごとの件数など、顧客対応状況を分析、レポート化できる機能。業務改善や品質向上に。
誤送信防止	承認してからのみ送信できる機能や取り消し機能、二重返信を防止できる機能

さまざまなチャネルからの問い合わせや多数の問い合わせを効率よく管理したい場合は、一元管理機能や自動振り分け機能があるサービスがおすすめです。

すでに導入しているシステムとの連携を検討している場合や、顧客対応の分析でサービス改善を図りたい場合には、API連携や分析・レポート機能があるサービスがおすすめです。

分析・レポート機能があれば、問い合わせが多い時期を把握することで運営を効率化して、対応件数の増加も可能になるでしょう。また、アンケート結果から顧客の意見を集計する機能が搭載されている場合には、サービス改善のヒントを発見するといったことも可能です。

問い合わせ管理システムを導入する際の注意点を確認する

問い合わせ管理システムを導入する際、失敗しないために次の項目も確認しておきましょう。

確認事項	詳細
スマートフォン・アプリ対応	パソコンだけではなくスマートフォンやアプリにも対応しているサービスであれば、デバイスに関係なくスムーズな管理が可能です。
サポート	運用が心配な場合はサポート体制が充実しているサービスを選ぶと安心です。
セキュリティ	多くの顧客情報や問い合わせ内容を管理するため、多要素認証機能や監査ログ機能などセキュリティ対策が万全なものを選びましょう。
対応言語	海外からの問い合わせが想定される場合には、多言語翻訳機能がついているものがおすすめです。

問い合わせ管理システムの料金・価格相場を確認する

問い合わせ管理システムの料金は、初期費用のほか、月額費用はユーザー数やストレージ容量などで異なります。必要な機能と要件が搭載されているサービスやプランの料金を確認しましょう。

初期費用は、30,000円（※無料の場合もあり）程度が相場です。また、月額費用は、1,000円/1ユーザーもしくは、8,000円/1ライセンス が相場です。

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複数チャネルの管理に強い問い合わせ管理システム比較

顧客からの問い合わせの対応漏れや対応の遅れを改善したいと考えている場合には、問い合わせ窓口を一元管理し、効率よく対応できるタイプの問い合わせ管理システムがおすすめです。

複数のチャネルからの問い合わせを管理できるものや、メールでの問い合わせの管理に強みを持つものなど、システムによって対応可能なチャネルが異なるため、要件に合わせたシステムを選びましょう。

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メールワイズの料金プラン・費用

料金プラン	初期費用	月額費用
スタンダードコース	無料	600円（税抜）／1ユーザー （5ユーザーから）
プレミアムコース	無料	1,800円（税抜）／1ユーザー（5ユーザーから）

メールワイズの評判・口コミ

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Re:lation（リレーション）の料金プラン・費用

• 月額12,800円（税抜）〜

※試しに使えるフリープランもあり。詳しくは要問い合わせ

Re:lation（リレーション）の評判・口コミ

• ステータス管理で対応を可視化し対応漏れを防止
• クラウド型でメール対応を効率化
• 複数のツールやシステムと連携可能

Re:lation for Bizの料金プラン・費用

要問い合わせ

Re:lation for Bizの評判・口コミ

• サイト訪問者の行動をリアルタイム分析しレポート化
• つまずきや問いかけから顧客の課題を解析
• Webサイトの改修、拡張もシステムから対応可能

KARTE（カルテ）の料金プラン・費用

要問い合わせ

KARTE（カルテ）の評判・口コミ

• さまざまなチャネルからの問い合わせに対応
• 問い合わせをリスト管理して対応漏れを防ぐ
• 初期費用無料、月額19ドル/人～利用できる

Zendeskの料金プラン・費用

【Basicプラン】

料金プラン	初期費用	月額費用
Support Team	無料	19ドル / エージェント（年払い）
Support Professional	無料	55ドル / エージェント（年払い）
Suite Enterprise	無料	115ドル / エージェント（年払い）

【Zendesk Suiteプラン】

料金プラン	初期費用	月額費用
Suite Team	無料	55ドル / エージェント（年払い）
Suite Growth	無料	89ドル / エージェント（年払い）
Suite Professional	無料	115ドル / エージェント（年払い）
Suite Enterprise	-	要問い合わせ

Zendeskの評判・口コミ

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メールディーラーの料金プラン・費用

要問い合わせ

メールディーラーの評判・口コミ

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Freshdeskの料金プラン・費用

料金プラン	初期費用	月額費用
Free	無料	無料（最大２エージェント）
Growth	無料	2,700円／担当者
Pro	無料	8,600円／担当者
Enterprise	無料	13,800円／担当者

Freshdeskの評判・口コミ

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yaritori（ヤリトリ）の料金プラン・費用

初期費用	月額費用
無料	1,980円〜／1ユーザー（2ユーザーから利用可能）

yaritori（ヤリトリ）の評判・口コミ

• 問い合わせメールを複数人で一元管理
• オペレーター数は無制限で利用可能
• データベース連携や、柔軟にカスタマイズができる

WEBCAS mailcenterの料金プラン・費用

【クラウド版】

料金プラン／導入形態	初期費用	月額費用
ASP型	30,000円〜（税抜）	5,000円〜（税抜）
SaaS型	200,000円〜（税抜）	100,000円〜（税抜）

【パッケージ導入版】

料金プラン／導入形態	ライセンス費用	保守費用
導入型	3,500,000円〜（税抜）	別途

WEBCAS mailcenterの評判・口コミ

• ミスを防止する簡単操作のメール管理
• インストール不要のWebブラウザ利用
• 先進認証OAuth2.0をサポート

エムアイ・メールの料金プラン・価格

【クラウド／SaaSプラン】

料金プラン	初期費用	月額費用
スタンダードプラン	24,800円	9,800円〜
仮想サーバープラン	50,000円	66,800円〜

【パッケージプラン】

要問い合わせ

• 2,510社^※の導入実績
• 月額2,840円（10人）〜の低価格
• 楽天あんしんメルアドサービス対応

※出典：クロスセル「メール共有の決定版！ビジネス向けメール管理ソフト【問いマネ】」（2023年11月9日閲覧）

問いマネの料金プラン・価格

料金プラン	初期費用	月額費用
スタンダードサーバープラン	11,000円	3,124円
アドバンスサーバープラン	11,000円	5,500円

顧客情報の管理に強い問い合わせ管理システム比較

問い合わせ管理だけでなく、問い合わせ内容やその後のアクションへつなげるための顧客情報の収集や活用まで行えるタイプのシステムです。

チャットやフォームからの問い合わせ管理と、顧客管理の両方を行えるシステムが多く、サービスの解約防止やLTVの向上など、カスタマーサクセスの強化をしたい場合におすすめです。

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Tayoriの料金プラン・費用

料金プラン	初期費用	月額費用
フリープラン	無料	無料
スタータープラン	無料	3,800円（税抜）
プロフェッショナルプラン	無料	9,400円（税抜）
エンタープライズプラン	50,000円（税抜）	25,400円（税抜）

Tayoriの評判・口コミ

• メールアドレスをチームで共有し問い合わせに対応
• メールごとの問い合わせ状況を確認できる
• 内容に応じて返信メールのテンプレートをレコメンド

※出典：NIコンサルティング「多機能・低価格の経営改善型グループウェア「NI Collabo 360」」（2023年11月9日閲覧）

NI Collabo 360の料金プラン・費用

【クラウド版】

料金プラン	初期費用	月額費用
クラウド版	50,000円（税抜）	328円（税抜）〜／1ユーザー

【パッケージ版】

料金プラン	ライセンス費用
パッケージ版	58,000円（税抜、10ユーザー）〜

NI Collabo 360の評判・口コミ

• 3,500社以上^※の導入実績
• 独自仕様にカスタマイズ可能
• Webフォーム連携で問い合わせ管理

※出典：ラクス「公式【楽楽販売】クラウド型販売管理システム｜導入実績3,500社」（2023年9月時点）

楽楽販売の料金プラン・費用

初期費用	月額費用
150,000円（税抜）	70,000円〜（税抜）

楽楽販売の評判・口コミ

• 契約や商談情報、サービス利用データなどを一元管理
• 顧客ごとに個別最適化した連絡チャネルを一括化
• SFAやプロダクト、BIの情報などを集約

SuccessHubの料金プラン・費用

要問い合わせ

• 自社に合わせた業務アプリを簡単に作成
• API連携が充実
• 業務や情報を集約できる

kintoneの料金プラン・費用

料金プラン	初期費用	月額費用
ライトコース	無料	1,000円（税抜）／1ユーザー
スタンダードコース	無料	1,800円（税抜）／1ユーザー
ワイドコース	無料	3,000円（税抜）／1ユーザー

• プログラムの知識なしに簡単にデータベースを作成
• 問い合わせ情報を共有・蓄積
• CSV出力可能

WaWaD-Be（ワワディービー）の料金プラン・費用

初期費用	月額費用
無料	2,500円（税抜）＋300円（税抜）／1ID

WaWaD-Be（ワワディービー）の評判・口コミ

• 顧客対応を一元管理
• 顧客対応を効率化するテンプレート
• 安全かつ確実な情報管理

desknet's CAMS（デスクネッツ キャムス）の料金プラン・費用

ユーザー数	ライセンス費用
5ユーザー	150,000円（税抜）
10ユーザー	200,000円（税抜）
20ユーザー	300,000円（税抜）

※ SQL Server 2008/2008 R2、SQL Server 2008 R2 Expressをデータベースとして使用する場合のライセンス価格

その他のおすすめサービス

メール共有や問い合わせ管理の効率化におすすめのサービスを紹介します。

• 自社の業務を簡単にシステム化
• 業務を見える化・見せる化
• 複雑なアプリをノーコードで構築可能

AppSuite（アップスイート）の料金プラン・費用

【クラウド版】

料金プラン	初期費用	月額費用
ライト	無料	600円（税抜）／1ユーザー
スタンダード	無料	800円（税抜）／1ユーザー
プレミアム	無料	1,000円（税抜）／1ユーザー

【パッケージ版】

料金プラン	費用
基本ライセンス	500,000円／100ユーザー（税抜）〜（年間サポートサービス含む）

AppSuite（アップスイート）の評判・口コミ

• ノーコードの業務システム開発ツール
• 1,500社以上^※の導入実績
• 外部データベースと直接連携

※出典：ジャストシステム「顧客管理や案件管理は専門知識不要のDB・UnitBase/ユニットベース」（2023年11月9日閲覧）

UnitBase（ユニットベース）の料金プラン・費用

要問い合わせ

UnitBase（ユニットベース）の評判・口コミ

• 漏れを防ぐ問い合わせと同時のメール配信
• サポートの緊急度、依頼内容別のレポート
• データを活かした製品やサービスの改善

Customa!（カスタマ）の料金プラン・費用

料金プラン	初期費用	月額費用
ライトプラン	19,960円（税抜）	9,980円（税抜）
プレミアムプラン	35,600円（税抜）	17,800円（税抜）

• Officeソフトとのシームレスな連携
• 会話型AIによる問い合わせ対応
• AIが最適な担当者を割り当て

Microsoft Dynamics 365の料金プラン・費用

要問い合わせ

Microsoft Dynamics 365の評判・口コミ

「BOXIL SaaS AWARD Winter 2024」の受賞サービス

「BOXIL SaaS AWARD（ボクシル サース アワード）」は、SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」が毎年3月4日を「SaaSの日（サースの日）」と定め、優れたSaaSを審査、選考、表彰するイベントです。

今回の「BOXIL SaaS AWARD Winter 2024」は、2023年10月1日から2024年9月30日までの1年間で新たに投稿された口コミ約13,000件を審査対象としており、計294サービスに、ユーザーから支持されるサービスの証としてバッジを付与しました。

Good Service 受賞サービス一覧
メールディーラー	サイボウズ メールワイズ
Tayori

【Good Service】：「BOXIL SaaS」上に投稿された口コミを対象に、各カテゴリで総得点の高いサービスに対してスマートキャンプから与えられる称号です。

口コミ項目別No.1 受賞サービス一覧
サービスの安定性No.1	メールディーラー
機能満足度No.1	Tayori
カスタマイズ性No.1	Tayori
お役立ち度No.1	メールディーラー
使いやすさNo.1	Tayori

【口コミ項目別No.1】：「BOXIL SaaS」上に投稿された「口コミによるサービス評価」9項目を対象に、各カテゴリ、各項目において一定の基準を満たした上で、最も高い平均点を獲得したサービスに対して、スマートキャンプから与えられる称号です。

＞＞BOXIL SaaS AWARD Winter 2024の詳細はこちら

問い合わせ管理システムを導入するメリット

問い合わせ管理システムを導入するメリットは次のとおりです。

• 問い合わせ情報を一元管理できる
• 担当者の負担が減る
• 問い合わせ内容を分析できる
• 技術向上・サービス改善にも有効活用できる

問い合わせ情報を一元管理できる

問い合わせ管理システムの大きなメリットの一つは、情報を一元管理できることです。

顧客との連絡手段は、メール・問い合わせフォーム・チャットなど多岐にわたっており、Excelやスプレッドシートの問い合わせ管理表で管理しようとしても難しい場合がしばしばです。何とか対応しても、返信遅れや対応漏れなどのヒューマンエラーが発生することもあります。

一方、問い合わせ管理システムを使えば、複数のチャネルを通じた問い合わせであっても、1つの画面で表示できるので混乱を防止可能です。同一案件なら対応状況も表示できるので、返信遅れや対応漏れにも対応しやすくなります。

また、作成したマニュアルは担当者の対応のクオリティの均一化にも有効です。新人教育用の資料としても十分に活用できるため、教育コストの削減にも役立ちます。さらに、問い合わせ対応のレベルの個人差が少なくなるため、人によって対応が違うといったトラブルの減少にもつながります。

担当者の負担が減る

問い合わせ管理システムの導入によって、担当者の負担を軽減できます。

問い合わせ管理システムにより情報が一元管理されていれば、問い合わせ対応担当者やオペレーターがすぐに情報を呼び出し、迅速な対応が可能です。早々に対応できるので、品質管理が向上する点も大きなメリットといえます。

また、問い合わせ管理システムで蓄積したデータベースから、FAQや対応マニュアルなどを作成すれば、ナレッジの共有が簡単です。オペレーターが困ったときにどこを参照すればいいかすぐにわかるため、従業員の負担の軽減にもつながります。

問い合わせ内容を分析できる

問い合わせ管理システムを使えば、問い合わせ内容の分析が可能になります。

• 対応内容
• 件数
• 返信までの所要時間

これらのデータを視覚的なグラフで分析することで、改善点を見つけやすくなります。常にフィードバックを活かしていけば、顧客満足度の向上も期待できます。

問い合わせ管理システムのデータベースは、問い合わせ業務の時間配分も分析可能です。対応業務の課題がわかれば改善施策も策定でき、全体的な業務効率化も向上できます。

技術向上・サービス改善にも有効活用できる

問い合わせ管理システムは、顧客からの問い合わせ内容をデータベース化して蓄積できます。そのため、寄せられた質問への要望や、サービスに対する不満などをまとめて関連部署にフィードバックを行い、オペレーターレベル向上やサービスの改善に活用できます。また、問い合わせ管理表として活躍できるため、顧客・従業員双方を管理する方法としても利用可能です。

問い合わせ管理システムを導入するデメリット

問い合わせ管理システムを導入するデメリットには、次の2つがあります。

• システム定着までに時間がかかる
• コストがかかる
• データのセキュリティリスク

システム定着までに時間がかかる

問い合わせ管理システムを導入し、担当者がシステムの使い方を把握できるようになるには、どうしても時間がかかります。まずは、導入までにどの程度時間がかかるかを見積もりましょう。その後、マニュアルや研修などでスムーズに定着が進むように準備することが大切です。

コストがかかる

問い合わせ管理システムを導入するには、ソフトウェアの購入、導入に伴うトレーニング、データの移行などが必要で、これにはコストがかかります。クラウド型の問い合わせ管理システムの場合、初期費用・月額費用ともに比較的安価ですむことがほとんどです。一方、オンプレミス型を導入する場合は、サーバーから用意する必要があるため、クラウド型より高額な費用が必要となります。

問い合わせ管理システムの導入前に、必要な機能をしっかりピックアップして、費用対効果を考えながらシステム要件を割り出すことも大切です。ただし、事業規模や追加オプションによっては、月額費用がかさむ場合もあるので、シミュレーションしておきましょう。

データのセキュリティリスク

問い合わせ管理システムには大量の顧客データが蓄積されるため、セキュリティが非常に重要です。データ漏えいや不正アクセスなどのリスクがあるため、適切なセキュリティ対策が必要になります。

問い合わせ管理システム活用のコツ

問い合わせ管理システムを導入し、課題解決のために有効活用するには、次のポイントに注意しましょう。

• 問い合わせフォームの最適化
• テンプレートを活用した業務効率化
• 運用フロー改善によるミスの防止

問い合わせフォームの最適化

「コンバージョン率を高めたい」といった、問い合わせフォームの改善に問い合わせ管理システムを活用できます。

問い合わせ管理システムを導入すれば、プログラミングの知識なしに、ドラッグ＆ドロップ操作で問い合わせフォームの作成やカスタマイズを簡単に行えます。テンプレートも充実しており、問い合わせ窓口や資料請求など、目的に合ったフォームを作成して簡単にサイトに設置が可能です。

項目に入力例や説明文を表示する、エラーの内容をわかりやすく表示するといったことも容易に行えるため、離脱率減少のようなフォームの改善につながります。

テンプレートを活用した業務効率化

スタッフ間で知識やスキルに差があり対応を標準化したい場合や、回答作成の効率化したい場合には、テンプレート機能を活用するとよいでしょう。

問い合わせ管理システムを導入すれば、よくある質問の回答をあらかじめ登録できるため、テンプレートを活用して簡単に回答を作成でき、対応の効率化や返信までのスピードアップを図れます。

また、テンプレートの活用により、回答を標準化できるメリットもあります。担当者により回答内容がバラバラになることを防ぎ、対応品質を高められるでしょう。

運用フロー改善によるミスの防止

問い合わせ管理システムを活用すれば、ステータスの管理やタスクの割り振りなどを効率的に行えます。

問い合わせ数が多くなると、担当者の割り振りやステータスの把握・管理が難しくなります。しかし、問い合わせ管理システムで返信の担当者をチーム全体で可視化できるようにすることで、ミスの防止が可能です。また、コメントや承認機能で、ダブルチェックを簡単に行える体制を構築することでも、ミスや誤送信の防止になります。

問い合わせ管理システムで顧客満足度を向上させよう

問い合わせ管理システムは、メールや電話・チャット・SNSなどの複数チャネルからの問い合わせを一元管理することで、業務効率化や顧客満足度の向上といったメリットをもたらします。近年問い合わせ管理システムは、BtoC以外にBtoBビジネスにも活発に導入されています。システム選定の際には、次のポイントに注意して選ぶのがおすすめです。

• 必要十分な機能があるか
• 自社のチャネルに対応しているか
• システム連携
• スマートフォン対応
• セキュリティ

問い合わせ管理システムをより深く検討したい方は、サービス資料を請求し比較するとよいでしょう。

BOXILとは

BOXIL（ボクシル）は企業のDXを支援する法人向けプラットフォームです。SaaS比較サイト「BOXIL SaaS」、ビジネスメディア「BOXIL Magazine」、YouTubeチャンネル「BOXIL CHANNEL」を通じて、ビジネスに役立つ情報を発信しています。

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