社内情報共有ツールおすすめ比較！無料サービスやアプリ・目的別の選び方
社内SNSの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、タスク管理や資料管理なども可能にするなど、さまざまな機能が各サービス展開されています。サービス比較・検討にぜひご活用ください。機能比較はこちら
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情報共有ツールとは
情報共有ツールは、社内外の情報管理やコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。具体的には、次のような種類があります。
- 情報伝達に適したツール（社内SNS／ビジネスチャット）
- 資料共有に適したツール（オンラインストレージ・社内Wiki）
- 一元管理に適したツール（グループウェア）
- プロジェクトやタスクの共有に適したツール（プロジェクト管理ツール）
うまく活用すれば業務や情報共有の円滑な推進、コミュニケーション活性化につながります。
一方、誤ったツールを選んでしまうと、作業効率が低下してしまう可能性もあります。そのため、情報共有ツールを選ぶ際は、ツールをしっかりと比較しなければなりません。
情報共通ツールを導入する必要性
組織やチームの業務を円滑に進めるには、情報の共有が欠かせません。情報共有が適切に行われていないと、ミスにつながったり、チームの信頼関係構築がうまくいかなくなったりする恐れがあります。
従来は、Eメールや口頭での伝達を通じた情報共有が中心でしたが、メールによる情報共有は送信ミスが発生する、情報の伝達漏れによりチーム間での認識に誤差が出るなどの問題がありました。
情報共有ツールは、上記のような問題点を解決できるツールとして、必要性が高まっています。
情報共有ツールの選び方
情報共有ツールの導入における失敗を避けるためには、次の選定ポイントを押さえておく必要があります。各項目を具体的に解説します。
- 導入目的に合っているか
- シンプルで使いやすいUIか
- 検索機能は豊富か
- サポート体制が充実しているか
- 無料トライアルの有無
導入目的に合っているか
社内情報共有ツールには、「情報伝達に適したツール」と「情報管理に適したツール」があります。
| 導入目的 | おすすめのツール |
|---|---|
| コミュニケーションを活性化させ、チームワークで可能性を広げたい（情報伝達がメイン） | 社内SNS・ビジネスチャット |
| 資料の管理や共有を効率化したい（情報管理がメイン） | オンラインストレージ・社内Wiki |
| 情報伝達と情報管理のどちらも効率化したい | グループウェア |
| プロジェクトやタスクの管理、情報共有をしたい | プロジェクト管理ツール |
社内情報管理ツールによって、解決できる課題やメリット・デメリットが異なるため、導入する際は、目的の定義が大切です。
シンプルで使いやすいUIか
情報共有ツールは便利でメリットも多い一方でデメリットもあります。
たとえば、情報過多で埋もれてしまったり、従業員のリテラシーによっては使いこなせなかったり、トラブルが生じる可能性も否定できません。
そのため使いやすさは非常に重要です。操作画面をチェックして、従業員が使えそうなツールなのか、操作性はいいかを検討する必要があります。
複雑な多機能型のツールよりも浸透しやすい、シンプルなツールを選びましょう。
検索機能は豊富か
入力した時点で候補ワードを表示してくれたり、カテゴリやタグによって情報をグループ分けできたり、社内でよく読まれている投稿を抽出したりと、ツールによって検索機能はさまざまです。
情報共有ツールでは有益な情報が蓄積されるとはいえ、埋もれてしまっては意味がありません。検索の精度が高く、蓄積された情報の中からすぐに目的の情報に辿り着けるよう、検索機能は豊富な方がいいでしょう。
サポート体制が充実しているか
サポート体制が充実しているかどうかにも注目しましょう。ツールの導入後、スムーズに浸透させるために、サポート体制が整っているサービスを選ぶ必要があります。
特に、ツールの利用人数が多くなる大企業は、不明点や問題点をすばやく解決できないと、業務へ支障が出る範囲も大きくなります。設定や導入後のサポート体制を確認し、必要なときにすぐに対応してもらえるのかどうかを確認しておきましょう。
無料トライアルの有無
ツールに無料トライアルや無料のお試し期間があるかどうかを確認しましょう。
ツールは自社に合った機能があり使い勝手のよいものを選ばないと、最終的に社内に定着せず効果が得られなくなります。自社に適しているツールかを見極めるためにも、まずは無料トライアルを活用して、実際の操作感などを確認するとよいでしょう。
中には無料プランが提供されているツールもあります。ただし、データ容量に制限があるなど限られた範囲でしか利用できないものが多いです。十分な効果を期待するなら、有料プランを選択する必要がありますが、いきなり有料で導入するよりも、まずは無料で使い勝手を確認してから導入すると安心です。
おすすめ社内情報共有ツール
社内の情報共有におすすめのツールを、次の種類に分けて紹介します。自社の目的に合ったツールから、サービスを選定するとよいです。
社内SNS・ビジネスチャット
オンラインストレージ・社内Wiki
グループウェア
プロジェクト管理ツール
チャットツールの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。効率的な情報共有、タスク管理、リモートワークなどさまざまな目的で導入されるチャットツールの比較にお役立てください。サービス比較はこちら
メール代わりに使えるサービスを探している方は、社内SNS（ビジネスチャット）からツールを選ぶとよいでしょう。無料で使えるサービスには、ChatworkとSlackがあります。
Lark（ラーク） - Bytedance株式会社
Larkは、チャットやビデオ会議、ファイル共有などの機能を搭載したグループウェアです。チャットに対しスレッドで返信したり、ピン留めや検索機能などを活用したりしてやり取りの管理が可能です。
メッセージの既読、未読状況を確認でき、急ぎの用件のときは緊急連絡機能で相手に迅速な対応を促せます。グループチャットにボットを追加でき、リマインダー送信やメッセージ掲載、自動ワークフローなどのサポートをしてくれます。
Oneder Talk - 株式会社レコモット
- 利用方法は端末にアプリをインストールするだけ
- チャットやクラウド電話帳で情報を共有
- 業務データを端末へ残さずアプリ内にのみ保存
Oneder Talkは、チャットによる情報共有や、クラウド電話帳による顧客情報の共有ができるツールです。ビデオ通話や音声通話などの社内通話を無料化でき、チャット上でドキュメントや動画、位置情報などを送受信可能です。
撮影した名刺データを電話帳の顧客情報へ登録できるので、名刺裏の情報もまとめられます。端末にアプリ内のログややり取りなどのデータを残さない仕組みで、私用端末での利用も可能です。
| 推奨社員数 | 無料トライアル | 無料プラン | アプリ対応 | 日本語対応 |
|---|---|---|---|---|
| 要問い合わせ | - | - | iPhone／Android | ○ |
料金プラン
| プラン | ユーザー数 | データ容量 | 月額料金 |
|---|---|---|---|
| - | 1人～100人※ | 要問い合わせ | 10,000円（税抜） |
※101ID～300IDまでは100円／1IDで追加可能。通話料は別途発生。
Chatwork - Chatwork株式会社
Chatwork（チャットワーク）は、30万社以上の導入実績※を誇る知名度の高い情報共有ツールです。ファイル共有・グループチャット・Web会議の機能もついているため、業務の各シーンで活用可能。もちろん、スマートフォンアプリにも対応しています。
Slackと違い日本の企業が開発しているため日本語対応しており、テクノロジーに精通していない人でも使えるようにと配慮されています。タスク管理や経費精算システムなどの他サービスとの連携、日報の管理などで社内情報共有の効率化が可能です。
| 推奨社員数 | 無料トライアル | 無料プラン | アプリ対応 | 日本語対応 |
|---|---|---|---|---|
| 5人～5,000人 | ○ | ○ | iPhone／Android／ブラウザ | ○ |
※エンタープライズプランの最低契約アカウント数：5ユーザー
料金プラン
| プラン | ユーザー数 | データ容量 | 1ユーザー/月（年間契約） |
|---|---|---|---|
| Free | 100人まで | 5GBストレージ/契約 | 0円 |
| Business | 無制限 | 10GBストレージ/1ユーザー | 500円 |
| Enterprise | 無制限 | 10GBストレージ/1ユーザー | 800円 |
※出典：Chatwork「Chatwork - 中小企業向けビジネスチャット 国内利用者数No.1 」（2022年11月13日閲覧）
SlackとChatworkの2サービスを比較した記事はこちらから
次の記事では、Chatworkの使い方や導入事例について詳しく解説しています。
ぜひご覧ください。
＞＞チャットワーク（Chatwork）使い方と機能はこちら
＞＞チャットワーク 導入事例インタビューはこちら
WowTalk - ワウテック株式会社
WowTalkは、名刺管理クラウドサービスCAMCARDで知られるキングソフトが、NTTドコモを通じて提供する社内情報共有ツールです。1ユーザー3,300円/年（税込）というコストパフォーマンスの良さと、しっかりとしたセキュリティが特長です。
個々でのチャット機能、複数メンバーが参加するタイムラインなど基本的な社内SNS機能を備えているほか、音声通話による情報共有を手助けします。
direct - 株式会社 L is B（エルイズビー）
directは「ビジネスを10倍加速させる」というコンセプトで制作された、企業向けメッセンジャーです。ユーザーは複数の組織に所属でき、連絡先も複数登録できます。
グループトークでは、既読者・未読者が一目でわかるので、未読者へのフォローを迅速に行えます。写真や動画、位置情報の共有を簡単に行えるうえに、添付ファイルはPCやiOS、Androidなど各端末から確認が可能です。
日報ボットと呼ばれるロボットプログラムを搭載しており、質問に答えるだけで自動で日報を作成してくれます。申請・承認・CSVファイル出力もすべて自動化できるので、業務効率の向上を実現します。
LINE WORKS - ワークスモバイルジャパン株式会社
LINE WORKSは、ワークスモバイルジャパン株式会社が手掛けるコミュニケーションツールです。定番のコミュニケーションツールであるLINE（ライン）との親和性が高く、既読機能やスタンプ送受信などが使えます。
チャット機能のほかにも、掲示板やアンケートなど業務に役立つさまざまな機能が搭載。使い慣れているインターフェースで操作したい方や、気軽なコミュニケーションが取れる場を増やしたい場合におすすめです。
Microsoft Teams - 日本マイクロソフト株式会社
Microsoft Teamsは、Microsoft 365に含まれているサービスで、チャット・Web会議・通話・ファイル共有機能を統合したコラボレーションツールです。Microsoft Teamsは、Microsoft 365を導入していれば、追加費用なしで利用できます。
グループチャットからビデオ会議へ即座に切り替えられます。ファイルを共有して、Word・PowerPoint・ExcelなどのOfficeアプリで、共同編集をリアルタイムで行えます。
Slack - 株式会社セールスフォース・ジャパン
Slackは、DAU（日間アクティブユーザー数）が世界で1,000万人※1を超えるビジネスチャットツールです。細かいプロジェクトやチームごとに専用のチャンネルを作成し、情報を集約できます。
メッセージに絵文字で反応できるリアクション機能や、会話をまとめられるスレッド機能など、会話を整理する機能が充実。また、Google DriveやZoomをはじめ2,500以上※2の他社アプリと連携しており、通知をSlackに一元化できます。
料金プラン
| プラン | データ容量 | ユーザー1人あたり/月額 (年払い) |
|---|---|---|
| フリー | 過去90日間のファイル | 0円 |
| プロ | 10GBストレージ/1ユーザー | 925円 |
| ビジネスプラス | 20GBストレージ/1ユーザー | 1,600円 |
| Enterprise Grid | 1TBストレージ/1ユーザー | 要問い合わせ |
※1 出典：Slack「Slack ユーザー数全世界で1,000万人到達！」（2022年11月13日閲覧）
※2 出典：Slack「時間を自分で管理するためのシンプルな Slack 活用法」（2022年11月13日閲覧）
Slackを個別に取り上げた記事もあるので合わせてこちらも御覧ください。
Talknote - Talknote株式会社
Talknote（トークノート）は、コミュニケーションを活性化させて、仕事に対するモチベーションを向上させる社内情報共有ツールです。
社外の人ともコミュニケーションが簡単に取れて、情報共有を効率化。グループチャットでは関連するメンバーに情報共有でき、蓄積された情報は、組織の知的資産になるでしょう。
タイムライン機能では関連するグループの投稿を時系列で追えるので、会社の動きを可視化できます。その他、既読・未読機能やメンション、スタンプなどもあり、社内コミュニケーションを円滑に行える機能が整っています。
社内資料の管理や資料の共有には、情報管理機能が充実しているサービスを選ぶとよいです。
Bizストレージ ファイルシェア - エヌ・ティ・ティ・コミュニケーションズ株式会社
Biz ストレージ ファイルシェアは、NTTコミュニケーションズが提供する、法人向けファイル転送・オンラインストレージサービスです。Webブラウザーだけで、2GBの大容量ファイルや機密情報を安心してやり取りできます。
豊富なセキュリティ機能と100%の可用性で、セキュリティと安定性に高い顧客満足度を達成しています。月額16,500円（税込）〜、最大1万人で利用可能です。
DirectCloud - 株式会社ダイレクトクラウド
- 初期費用無料、ユーザー数無制限のクラウドストレージ
- 共有フォルダ内でファイルやチャットでやり取り
- 詳細なアクセスレベル設定が可能
DirectCloudは、社内、拠点間でのファイル共有を支援する法人向けクラウドストレージです。共有リンクでのファイル送受信や、ワークスペースでのファイル共有などに対応し、目的に合わせた情報共有と共同作業に利用できます。
アクセスレベルやアクセス権などを、業務、部署別、ユーザーなどで細かく設定可能です。社内外のほか、サプライチェーンといった複数企業間、グループ企業間での情報共有におすすめです。
NotePM - 株式会社プロジェクト・モード
- 社内ナレッジの一元管理が可能
- タイムラインやお知らせ通知で情報の見逃しを防止
- リモートからでもほしい情報がすぐに見つかる
NotePM（ノートピーエム）は、情報の蓄積や共有に優れたナレッジ共有ツールです。社内マニュアルや業務ノウハウ、議事録など、さまざまな社内ナレッジの一元管理が可能です。高機能エディタやテンプレート機能で、Web上にドキュメントを簡単に作成できます。
ページ作成・更新に伴う「タイムライン」がホーム画面に表示されるほか、お知らせ通知や閲覧履歴の管理などで、必要な情報の見逃しを防止。また、ファイルの中まで検索できる全文検索を備えており、スマートフォンやタブレットからでも操作できるので、リモートからでもほしい情報をすぐに見つけられます。
情報共有に課題を抱えているのなら、ファイル共有ソフト、オンラインストレージなどの導入も検討しましょう。
Dropbox Business - Dropbox Japan 株式会社
- パワフルな拡張機能
- 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
- 7億人以上※のユーザー実績
DropBox Business（ドロップボックスビジネス）は、全世界で7億人以上が利用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。
Microsoft 365をはじめ数多くのアプリと連携可能で、管理権限も柔軟に設定できます。そのため、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。
※出典：Dropbox Japan「 dropbox.com 」（2022年11月13日閲覧）
セキュアSAMBA - スターティアレイズ株式会社
セキュアSAMBAは、4,000社以上※の導入実績がある中小企業向けのオンラインストレージです。誰でも簡単にファイル共有ができる操作性とサポート体制が特徴です。
有料プランはユーザー数無制限で利用可能で、3ユーザーまでのフリープランも用意されています。
※出典：Chatworkストレージテクノロジーズ「セキュアSAMBA - 法人向けオンラインストレージサービス」（2022年11月13日閲覧）
※セキュアSAMBA公式サイトより 2022年1月14日 参照
Fleekdrive - 株式会社Fleekdrive
Fleekdrive（フリークドライブ）は、情報資産を社内外問わず有効活用できる、強固なセキュリティを備えた企業向けオンラインストレージサービスです。配信したファイルを誰がいつ受け取ったのかを確認可能です。
主なOfficeファイル（Word・Excel・PowerPoint）やAdobeファイル（PSD・AI・EPS）は、アプリを立ち上げなくてもブラウザから手軽に閲覧できます。動画・音声を含む多様なファイルも再生可能。PDF透かし、PDFセキュリティ、監査といったオプション機能もあります。30日間無料体験を利用できます。
Stock
- オフラインで使用可能
- ファイル誤削除防止
- 社外メンバーとの連携
Stockは、チームの情報ストックとタスク管理が簡単にできるツールです。インターネットに接続されていなくても、ノートやタスク機能をオフラインで使用可能です。社外メンバーやクライアントを、完全無料・人数無制限で何人でも招待できます。
ファイルや画像はダウンロード前に、ブラウザ上でプレビューできます。削除したデータは30日間保存され、誤削除のリスクがありません。
box - マクニカネットワークス株式会社
boxは、セキュアなコンテンツ管理・ワークフロー・コラボレーションのためのプラットフォームです。boxを利用することで、社内外のコラボレーションと業務プロセスに関するコンテンツを、一箇所に集約して管理・保護・共有・制御できます。
Business、Enterpriseプランではストレージ容量の制限がありません。高度なセキュリティ制御・インテリジェントな脅威検出・情報ガバナンス・厳密なデータ保護・業界規制など、あらゆるコンプライアンスニーズに対応しています。
料金プラン
| プラン | 容量 | 料金/月 |
|---|---|---|
| Individual | 10GB | 無料 |
| Personal Pro | 100GB | 1,320円（税込） |
| Bussiness Starter | 100GB | 574.75円（税込）/ユーザー |
| Business | 無制限 | 1,881円（税込）/ユーザー |
| Business Plus | 無制限 | 3,135円（税込）/ユーザー |
| Enterprise | 無制限 | 4,200円（税込）/ユーザー |
Evernoteは、アイデアを管理するオンラインメモアプリです。ノート・タスク・スケジュールをまとめて管理でき、テキストのほか、画像・音声・スキャン・PDF・文書ファイルを追加できます。
ノートは利用しているすべての端末で自動的に同期されるので、重要な情報にすぐにアクセス可能。強力な検索機能で、必要な情報を素早く見つけられます。
料金プラン
| プラン | 同期可能端末数 | 月間アップロード容量 | ノート上限サイズ | ユーザー1人あたり料金（年払い） |
|---|---|---|---|---|
| FREE | 2台まで | 60MB | 25MB | 0円 |
| PERSONAL | 無制限 | 10GB | 200MB | 900円 |
| PROFESSIONAL | 無制限 | 20GB | 200MB | 1,100円 |
| EVERNOTE TEAMS | 無制限 | 20GB+1ユーザあたり2GB | 200MB | 1,100円 |
Kibela
Kibela（キベラ）は、中小企業から大企業まで、誰でも簡単に使用できる持続可能な情報共有サービスです。テレワーク、在宅勤務など場所や時間を問わず、情報を蓄積して活用することでチームの自律化を実現します。
無駄をそぎ落としたシンプル設計で、記事のプレビュー・Markdown・他のツールからのインポート・コピー＆ペーストによる表作成などに対応。有料プランのほか、5名までずっと無料のコミュニティープランが用意されています。
料金プラン
| プラン | ユーザー数 | データ容量 | 料金/1ユーザー |
|---|---|---|---|
| コミュニティープラン | 5名まで | 1GB/1人あたり | 0円 |
| スタンダードプラン | 6名〜 | 5GB/1人あたり | 550円 |
| エンタープライズプラン | 6名〜 | 20GB/1人あたり | 1,650円（年間契約） |
グループウェアの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。コミュニケーションの活発化、情報の共有、ペーパーレス化などさまざまな目的で導入されるグループウェアの比較にお役立てください。サービス比較はこちら
グループウェアは、「情報伝達」と「資料管理」を1つのツールで完結させられるソフトウェアです。その他、ツールによっては社内向け掲示板やワークフローなど多種多様な機能を備えています。
必要としている機能が他にある場合、まとめて課題を解決するチャンスとなるでしょう。
中堅・大規模組織向けのグループウェアを探している方は、サイボウズ株式会社が提供している「Garoon」を利用するとよいでしょう。
Google関連のサービスを普段から使用している場合、「Google Workspace」を選ぶと便利です。Microsoft関連のツールを頻繁に使用している方には、「Microsoft 365」が向いています。
また中小企業の方は「サイボウズ Office」、カスタマイズ性が高いツールを探している方には、kintoneがおすすめです。
その他、それぞれの特徴を紹介します。
Garoon - サイボウズ株式会社
Garoon（ガルーン）は、サイボウズの中堅・大規模組織向けグループウェアです。スケジュールや掲示板、ワークフローなど情報共有に必要な機能がそろっていて、個人・部署・プロジェクト間を縦断しても不自由なく利用できるのが強みです。
部署間のやりとりに便利なスペース（電子会議室）機能や、社内用のメッセージ機能により、社内のコミュニケーションを円滑にします。また、社内ポータルを簡単に作成でき、個人あての通知と企業全体の情報を同時に確認可能。今まで、別々の画面で確認していたことが一画面ですっきり収まり、社内の情報をすばやく見つけて活用できます。
Confluence - アトラシアン株式会社
Confluence（コンフルエンス）は、オーストラリアに本社を置くAtlassian（アトラシアン）が提供するワークスペースです。ドキュメント、決定事項、プロジェクトのコラボレーションなど、チームが知識を集めて共同作業できるためリモートワークでも使いやすいツールになります。既存のツールとの統合や、3,000以上のMarketplaceアプリで柔軟なカスタマイズが可能です。
Microsoft 365 (旧称 Office 365) - 日本マイクロソフト株式会社
Microsoft 365は、Officeアプリを使うためのソフトウェアです。WordやExcel、PowerPointはもちろん、Microsoft Teamsといったコラボレーションツールも利用できます。
Microsoft Teamsを活用すれば、Web会議やチャット、資料共有が簡単に行えます。他にも、OneDriveを活用して、電子資料のアップロードや閲覧・共同編集などが可能。時間や場所を問わず効率的に作業ができ、チームの生産性向上につながるでしょう。
| 推奨社員数 | 無料トライアル | 無料プラン | アプリ対応 | 日本語対応 |
|---|---|---|---|---|
| - | ○ | - | iPhone／Android／ブラウザ | ○ |
サイボウズ Office - サイボウズ株式会社
サイボウズ Officeは、グループウェアの国内シェア率が高いサイボウズが提供する中小企業向けグループウェアです。スケジュール共有、タイムカード、ワークフローなど社内の情報共有を支援する、日本のワークスタイルにマッチした便利な機能を搭載しています。
1ユーザー月額500円、最低5ユーザーから利用可能です。また、30日間無料ですべての機能を試せます。
kintone - サイボウズ株式会社
kintoneは、グループウェア国内シェアNo.1のサイボウズが手がけるクラウドサービスです。kintoneの最大の特徴は、「コミュニケーションツール」「業務システム」の両機能を兼ね備えていることです。
kintoneは、業務に合わせて、タスク管理や案件管理のためのシステムを「アプリ」として簡単に作成できます。タスクや案件ごとにコミュニケーションを取れるため、後からやり取りの情報を探し出す時間の削減も可能です。
また、社外や取引先のメンバーを「ゲストユーザー」として招待することで、kintoneでやり取りできる「ゲストスペース機能」もあります。そのため、メールや別のコミュニケーションツールを併用する必要がなくなり、情報を一元化できます。
Google Workspace
Google Workspace（旧 G Suite）は、Googleが提供する法人向けグループウェアです。Gmail・カレンダー・Google Meet・Chat・Google ドライブ・ドキュメント・スプレッドシート・スライド・フォーム・サイトなどのコラボレーションツールが含まれています。
プロジェクト管理ツール・工数管理ツールの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。進捗の可視化、スケジュール管理、収支のモニタリングなど、さまざまな目的で導入されるサービスの比較にお役立てください。
Backlog - 株式会社ヌーラボ
Backlogは、タスク管理、ファイル共有もできるプロジェクト管理ツールです。ガントチャート・Wiki・カンバンボード・バージョン管理システムなど、エンジニアやデザイナーはもちろん、営業やバックオフィスのユーザーまで幅広く使われています。
素材ファイルや議事録などの文章の管理も簡単です。社外メンバー・取引先・代理店担当者と作業やプロジェクトの進捗状況についてコメントを送りあえます。
Trello
Trelloは、オーストラリアに本社を置くAtlassian（アトラシアン）が運営するチームワークツールです。Trelloボードでリストとカードのブロックを使い、タスクの割り当て・タイムライン・生産性メトリクス・カレンダーなどの機能を利用できます。
Trelloカードでは、タスクのあらゆる作業を管理・追跡してチームメイトと共有可能。カードを開けば、チェックリスト・期限・添付ファイル・会話などをすばやく確認できます。
料金プラン
| プラン | ユーザーあたり月額、年払い |
|---|---|
| FREE | $0 |
| STANDARD | $5USD |
| PREMIUM | $10USD |
| ENTERPRISE | $17.50USD |
ツールの種類ごとに詳しく見たい方は、次の記事を参考にしてください。
無料で使える社内情報共有ツール・アプリ
無料で使える情報共有ツールを探している方は、ここで紹介するツールを試してみてください。これらのサービスは、制限付きで無料プランが提供されています。個人で使用するためのツールを探している方は、これらから選ぶとよいでしょう。
| ツール名 | 主な用途 |
|---|---|
| Chatwork | 社内SNS |
| Slack | 社内SNS |
| box | 資料管理 |
| Kibela | 資料管理 |
| Evernote | 資料管理 |
| trello | タスク管理 |
企業規模の小さな法人であれば、無料プランでも十分な場合があります。ただしサービスによって、ビジネス向けの有料プランには、個人向けプランより充実したセキュリティ対策が施されていることがあります。そのため社用ツールを探している方は、有料契約を前提にするとよいでしょう。
コミュニケーションを円滑にしたい方は、「Chatwork」または「Slack」。資料の管理と共有を効率化したい方は「box」や「Evernote」を選ぶとよいでしょう。
またプロジェクトやタスクを管理したい方は、trelloもおすすめです。
情報共有ツールを導入するメリット
社内情報共有ツールを導入するメリットは次のとおりです。
- 業務効率化
- 情報整理による検索性の向上
- ノウハウ蓄積による属人化防止
社内の情報共有がきちんと行われていないと、認識の相違が発生したり、情報が流れてしまったりして大きなミスにつながりかねません。
また、ある業務を特定の人のみで担当し、情報共有がされていない状態が続くと、属人化が起きてしまいます。情報共有は単純な業務連絡だけでなく、知識やノウハウを組織全体に公開し属人化を防ぐことで業務効率の向上を期待できるため、重要とされています。
さらに社員同士の円滑なコミュニケーションを促進できるのも、情報共有の必要性を感じさせる点といえるでしょう。
そのような課題を解決できる情報共有ツールのメリットを詳しく紹介します。
業務効率化
情報共有ツールでは、絵文字・スタンプ機能があるうえに、会話と同じ感覚で気軽に情報伝達ができることから、1回のやりとりに多くの時間を必要としません。
宛先や「お疲れ様です。」「お世話になっております。」といったメールにあった定型文記入の手間はもう不要です。
情報共有ツールを用いることでコミュニケーションコストを削減でき、業務効率化が期待できます。
情報整理による検索性の向上
口頭や会議での情報共有は、発言の内容を記録として残せず、当然ながら検索して探し出せません。一方情報共有ツールでは、個々の発言をログとして残せて、情報やナレッジが蓄積されていくことにより、検索性が向上するメリットがあります。
埋もれてしまいがちな有益な情報を蓄積し、整理された状態にすることですぐに情報に辿りつけます。情報はクラウド上で管理され、外出先でも必要な情報にアクセスが可能です。
ノウハウ蓄積による属人化防止
「特定の人物が不在になると、業務が進まない」といった状況は、業務が属人化している可能性があります。業務の進行が中断されたり、ミスの気付きが遅れたりと、大きなリスクにつながることから、属人化は問題として取り上げられるようになりました。
情報共有は単純な報告や資料が蓄積されていくだけではなく、知識やノウハウ蓄積され、組織全体で属人化を防げます。
リモートワークの導入
情報共有ツールを導入すると、リモートワークに対応できることもメリットの一つです。テレワークやリモートワークを導入する企業は増えていますが、リモートワークは社員同士が直接顔を合わせずに仕事をするため、情報共有が難しくなるといった課題があります。
しかし、情報共有ツールがあれば、チャットやビデオ会議などを使って、遠隔でもメンバー間でリアルタイムでの情報共有が可能です。必要なメッセージやファイルには、場所や時間を選ばずアクセスできます。自宅など社外の場所で業務を行うときにも、スムーズに業務を進められるでしょう。
次の記事では、情報共有のメリットについてさらに解説しています。
情報共有ツールのデメリット
社内情報共有ツールの導入で起こりうるデメリットは次のとおりです。
- 対面コミュニケーションの減少
- 情報過多で必要な情報が埋もれる可能性
- 従業員のリテラシーや業務環境に合わない
情報共有ツールを導入することでメリットはありますが、一方でデメリットもあります。まず前提として導入がスムーズに行われなければその後の運用はうまくいかない可能性があります。
デメリットを理解し、導入と運用方法を事前に検討するようにしましょう。
対面コミュニケーションの減少
コミュニケーションが情報共有ツール上で完結できてしまうことから、直接会ってコミュニケーションを取る機会が減ってしまうといったデメリットも発生します。
ツールに頼りすぎて対面でのコミュニケーションがなくならないよう、定期的に会話をするための機会を設けることが重要です。
情報過多で必要な情報が埋もれてしまう
情報共有ツール内では気軽に会話感覚でやり取りができることから、複数人がさまざまな情報を書き込み、スピードは速いです。
情報は自然と膨大になるため、自身に必要な情報が埋もれてしまったり、非効率になったりする可能性があります。
そのため、流れてほしくない重要な情報は、内容を差別化して残しておけるようなツールを用意しましょう。また、部署によってツールを複数用いると情報共有に混乱をきたす可能性があるため、注意が必要です。
従業員のリテラシーや業務環境に合わない
従業員のリテラシーによっては、情報共有ツールを上手に使いこなせず、コミュニケーションが活性化しなかったり、業務の環境と合わず導入が失敗したりしてしまう可能性があります。
また、情報共有を使ううえで欠かせない機能である通知が、業務の集中力の妨げになることもあります。
情報共有ツールを導入する目的に合わせて必要な機能や使いやすさを検討し、ツールの選択を行うことが大切です。ツールの設定方法はさまざまあるので、各自が使いやすいよう、環境を整えましょう。
社内情報共有ツールは目的で比較する
情報共有ツールには、「連絡を効率化できるツール」と「資料の管理や共有を効率化できるツール」があります。
解決したい課題によって選ぶべきツールが異なるため、ツールを選ぶ際は、目的をしっかりと検討することが必要です。
また情報共有ツールには、無料で使えるツールもあります。しかし会社で使う場合、セキュリティを考えると有料でもしっかりとしたサービスを利用する方がよいでしょう。使いやすさや不明点が合った場合のサポート体制がしっかりしているかなども重要です。
そのため、情報共有ツールの選定には、次のポイントに注目して検討しましょう。
- 導入目的に合った機能があるか
- シンプルで使いやすいUIか
- 検索機能は豊富か
- サポート体制が充実しているか
- 無料トライアルの有無
社内SNSの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。従業員同士のコミュニケーションを円滑にし、タスク管理や資料管理なども可能にするなど、さまざまな機能が各サービス展開されています。サービス比較・検討にぜひご活用ください。機能比較はこちら
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