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2018-12-12

リモートワークや在宅勤務の課題・問題点を解決してくれるツール22選

時代の変化に応じて働き方も少しづつ変わってきている昨今ですが、今特に注目となっているリモートワークや在宅勤務という働き方について紹介します。 ※初回公開日 2016/09/30
社内コミュニケーショングループウェア
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リモートワーク・在宅勤務とは

時代の変化に応じて働き方も少しづつ変わってきている昨今ですが、今特に注目されているのがリモートワーク在宅勤務という働き方でしょう。

リモートワーク・在宅勤務とは、毎朝会社に出社して仕事をするのではなく、基本的に自宅などで業務をこなすスタイルのことを指します。これらの概念自体は以前からあったものの、ITの進化を筆頭に社会が変化したことで本格的に浸透し始めようとしています。

とはいっても、リモートワークや在宅勤務にはメリットがある一方でまだまだ課題点(デメリット)もたくさんあるのが現状。

そこで課題をいくつかピックアップしたうえで、それを解決・軽減してくれるクラウドサービスを紹介していきます。

リモートワーク・在宅勤務のメリット

通勤時間がない(有効に使える時間が多い)

在宅勤務の大きなメリットとして、家とオフィス間の通勤時間がないことが挙げられます。家からオフィスまでが片道1時間の場合、毎日往復2時間を通勤に費やすことになりますが、自宅ならその時間を家事や勉強、読書など自分の自由に使うことができます。

交通機関の影響をうけない

出勤する必要がない場合は電車やバスに乗る必要がないので交通機関の遅延や渋滞、満員電車などの影響も受けません。それらが理由で時間を無駄にすることもないですし、会議などに遅れる心配もありません。

天候の影響をうけない

同様によほど大きな台風などを除いて天候の影響もうけません。例えば雨がひどい場合は駅まであるくだけでも体力を使いますが、在宅であれば問題ありません。

リモートワーク・在宅勤務のデメリット(課題)

会話にタイムラグが発生する

同じ場所でリアルタイムに仕事をしていないので、オフィスで働いている時のようなちょっとした会話が困難です。

軽い相談事があって話しかけようにも、相手から返事がくるのに時間がかかる場合もしばしば。オフィスにいれば30秒ほどの会話で終わるようなことも、リモート環境だと思いのほか時間がかかってしまうことがあります。

コミュニケーションの量が減る

軽い雑談や、一緒にご飯を食べたりする機会が減るのでコミュニケーションの量も日頃から意識していないと減ってしまいがちです。

雑談から新しいアイデアが生まれたり、ランチを一緒にすることで関係性が深まっていくこともあるので、この点はオフィスで一緒に働くことのメリットと言えそうです。

ナレッジが共有されにくい

細かい共有事項を全てオンライン上に残している場合はいいですが、大まかな内容以外は口頭で共有してしまっている場合には、リモートワークをしているメンバーにナレッジが共有されない可能性があります。

何をやっているかがわかりづらい(状況把握が難しい)

リモートで仕事をしているとお互いに「今どんな仕事をしているのか」がわかりづらいです。普段以上にプロジェクトの進行管理・共有に気を配っておかないと、作業が大幅に遅れる原因となってしまいます。

スキルアップの機会が減る

社内で勉強会が開催される場合、リモート環境のメンバーでも参加できるような仕組みを考える必要があるでしょう。

また、分野にもよりますが基本的にスキルアップに繋がる勉強会やセミナーは地方より東京の方が充実しているので、地方でリモートワークをしているメンバーがいる場合、オンラインでスキルアップの機会を提供することも検討してみてください。

さて、ここまではリモートワーク・在宅勤務のメリットと課題点に触れてきましたが、ここからは課題点を解消・改善できるクラウドサービスを紹介していきます。

サービスは事前に比較・検討することが重要

グループウェアは、一度導入すると、他のグループウェアを導入し直すことが難しいサービスです。そのため、導入を決める前に、さらに他のグループウェアを検討・比較することが重要です。

以下からは、各課題を解決するツールを分類して紹介していきます。

ちょっとしたコミュニケーションの課題を解決するサービス

オンライン上でもなるべく気軽にやりとりができる環境があると便利です。プライベートではLINEを使っている方も多いと思いますが、いわゆる「ビジネス版のLINE」とも言える、ビジネスシーンに特化したチャットサービスを紹介します。

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Chatwork(チャットワーク)

日本発のビジネスチャットサービスの代表格であるチャットワーク。こちらも細かいグループごとに専用のチャットが作成でき、テーマに合わせてスムーズなやりとりができます。

加えてタスクの設定や、音声・ビデオ通話機能もあるためあまりたくさんのツールを導入したくない方にとっても嬉しいサービスです。導入企業も110,000社を超えています。

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Slack(スラック)

日本に限らず、今グローバルで急速にユーザーを増やしているビジネスチャットサービスがSlackです。1対1のコミュニケーションはもちろん、細かいプロジェクトやチームごとに専用のグループチャットを作ることができるのでコミュニケーションが円滑に進みます。他サービスとの連携面でも優れており、特にエンジニアメンバーの多いIT企業では人気のサービスです。

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社内のコミュニケーションを活性化できるサービス

上記のビジネスチャットサービスだけでもコミュニケーションは促進できますが、「チャット」という特性上どんどん情報が流れてしまうという特徴も。

スレッドを立てたり、他メンバーの共有事項にコメントをしたりなど、より深いコミュニケーションをとりたい場合は以下のような社内SNSサービスも有効です。

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社内報アプリ

社内報アプリは、「届いて→伝わる社内広報」を実現する社内報コンテンツ運用システムです。社内報専門会社として20余年の実績を誇るウィズワークスが100社から最新のニーズをすくい取り、ノウハウを注ぎ込んで開発しました。

日々の更新記事や配信動画はもちろんのこと、従業員に必要なあらゆる情報を「社内報アプリ」に集約できます。Webの知識がなくてもブログ・SNS感覚で簡単に運用でき、1回の更新でWebもアプリ(iOS・Android)も同時に更新。高機能なのに自社で開発した場合より低コストで導入可能です。

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airy(エアリー)


従業員満足度の最大化を目的とした社内SNSツールです。Chatworkなどのビジネスチャットと違い、業務の効率化ではなく、オフ(飲み会、週末イベントなど)のコミュニケーションやeラーニングなどの機能を充実させていることが特徴です。

加えてアンケート機能や提出物機能といった社内メンバーで使うには便利な機能も充実。600社に導入されていて、導入・運用サポートがしっかりしている点もなれない方にはありがたいポイントです。

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kintone(キントーン)

kintone(キントーン)は開発の知識がなくても、自社の業務に合わせたシステムを直感的に作成できるサービスです。

kitnone上に普段の業務で使用するシステムを作成していれば、自宅や外出先からでも、普段の仕事と同じ環境で仕事ができます。また、kintoneにアクセスできる端末を制限するオプションも複数備えているため、セキュリティ面でも万全です。

個々のアプリやデータに紐付いたコメント欄やメッセージ機能など、社内SNSとしての機能があります。そのためリモートワーク中でも、気軽なコミュニケーションが可能です。

gamba!(ガンバ)

gamba!は、日報に特化した社内SNS。PC、タブレット、スマホ問わず簡単に日報の作成と共有、閲覧ができるサービスです。

日報は自分自身の進捗管理だけでなく、社内のコミュニケーションを活性化するうえでも非常に有効なツール。他のメンバーの仕事内容や意外と知らない一面が見えてきたりするのが日報を共有するメリットです。

コメント機能やテンプレート機能も充実していますし、過去の日報を読み返すのも簡単。リモートワークや在宅勤務時にもおすすめです。

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リモートで会社電話の受発信ができるサービス

自宅や外出先でスマートフォンを使って代表電話の受発信を可能にする「クラウドPBX」もリモートワークに役立つツールの1つ。おすすめのシステムを紹介します。

INNOVERA PBX

INNOVERA PBXは、スマートフォンで会社の代表電話や内線の受発信ができる、テレワークや在宅ワークに最適なクラウドPBXです。

自宅や外出先からでも会社の代表番号で受発信ができ、個人の携帯番号を知られる心配がありません。内線もスマートフォンで架けられるので、在宅ワーカー同士のコミュニケーションも気軽に取れます。独自回線により番号ポータビリティが利用できるので、電話番号を変える必要もありません。音声データの容量を問わず、すべての通話を6か月間自動録音するため、目の前にいないスタッフの対応状況も通話履歴と合わせて確認可能です。

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ひかりクラウドPBX

ひかりクラウドPBXは、内線通話機能とPBX機能をクラウド上で実現するサービスです。オフィスにPBXなどの通信設備を設置する必要がないので、固定資産や保守コストの削減を実現します。クラウド化による簡易な導入と廃止が可能なため、短期利用もできるところがポイントです。

また、複数拠点に導入できるので、拠点間や本社との通話料などのコストを削減できます。社員個人のスマートフォンを内線端末として利用することで業務効率化も実現可能です。

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リモートでの会議がスムーズになるサービス

リモートワークをしているメンバーと会議をする場合、その環境次第で進み具合も大きく変わってきます。環境が悪いと会話が途切れてしまうなど余計な時間がかかるので、マイクやカメラなどの設備、使用するサービスはしっかりと吟味することをおすすめします。

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LiveCrowd(ライブクラウド)

LiveCrowdはインストールが不要な、簡単に使える高品質なWeb会議システムです。インターネット環境があればPCはもちろんスマホやタブレットからでも気軽に会議に参加できます。

音声通話・ビデオ通話双方に対応しており、資料の共有やデスクトップ画面の共有もスムーズ。1IDが月額2,000円〜と大規模なシステムを導入することに比べてコストも安価です。

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Skype for Business(スカイプ)

無料通話サービスの先駆けとして有名なSkype。仕事に限らずプライベートで使用したことがある方もいるかもしれませんが、ビジネスシーンに合わせた有料プランがあります。

最大で250人と会話ができ(無料プランだと25人)、アカウントの管理やセキュリティ対策の面でも無料版に比べてパワーアップしています。料金は1ユーザー220円から。

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資料管理・共有の課題を解決するサービス

プレゼン用のPowerPoint資料や、重要なデータをまとめたExcelファイルなどをいちいちメールでやりとりするのは大変。アドレスの漏れがあって共有されていないメンバーがいたなんてことも起こりえます。
そんな時、オンラインストレージ機能を使えばスムーズに資料の共有がスムーズです。

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Dropbox Business

オンラインストレージサービスとして、世界中で5億人以上から支持されているDropbox。そのDropboxをビジネスシーンでの利用に合わせて作られたのがDropbox Businessです。

1ユーザー月額1,250円〜と有料にはなりますが、その分セキュリティ面が強化されていたり、共同作業ツールがあったりと企業で使う際に便利な機能が充実しています。

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GigaCC ASP/OFFICE

日本ワムネットが開発・提供する、日本発のオンラインストレージサービス。シンプルなファイル共有サービスから、ファイルを相手に渡さずに中身だけ共有できるものまで用途ごとに複数のプランが用意されています。

特徴は強固なセキュリティとサポート体制。特に日本発のため何か困った際でも安心して日本語でやりとりができるのは、海外サービスにはないメリットといえるでしょう。

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ナレッジ共有の課題を解決するサービス

プレゼン資料などに限らず、業務を円滑に進めるためのナレッジや会議の議事録、勉強会などのログなどを共有することで、社内のコミュニケーションの促進やスキルの向上にもつながります。

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文書管理の資料を無料DL

NotePM(ノートピーエム)

NotePMはファイルサーバに代わる新しい文書管理システムシステムです。WEB上に文書を上げられるのはもちろんのこと、見出しや太字を用いての文書作成、ファイルの中まで探せる全文検索など便利な機能を多く搭載しています。

さらにNotePM内のコメント機能でチャットができたり、上記でコミュニケーションツールとして紹介した、ChatworkSlackと連携して通知がつけることも可能です。ナレッジ共有の際に発生するコミュニケーションの部分までもしっかりとカバーしてくれます。

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Qiita:Team(キータチーム)

業務マニュアルから各業務のTips、議事録や日々の日報までチームに関することがらを簡単に共有・保存できるクラウドサービス。

エンジニア向けの情報共有ツール「Qiita」を運営しているIncrements株式会社が運営しているサービスのため、特にエンジニアが多いIT企業で活用されています。

フォーマット機能や検索機能が充実しているため、長く残しておきたい情報や頻繁に使うナレッジを共有するのにはもってこいのサービスです。

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プロジェクト管理の課題を解決するサービス

リモートワークや在宅勤務を導入する場合には「誰が何をやっているか」をオンライン上で共有・確認できるような環境を準備することが、プロジェクトの円滑な進行には必須です。

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Trello(トレロ)

チームで1枚のボードを共有し、各タスクを書き出したカードをプロジェクトの進捗に合わせて移動させていくプロジェクト管理ツール。視覚的に各タスクの進捗具合を把握できるので、どのタスクが終わっていて、どのタスクが滞っているのかをメンバー全員が簡単に確認できます。

シンプルなようで、チェックリストの作成やコメント機能などチームで仕事を進める上で必要な機能が揃っている強力なサービスです。

TimeCrowd(タイムクラウド)

プロジェクト全体の進捗確認というよりは、「各メンバーがどんな作業をどれくらいやったのか」を把握するために効果的なサービス。

タスク名を入れて開始時にスタートボタン、終了時にストップボタンを押すだけで、タスクにかかった時間が見える化されます。各メンバーの進捗管理・勤怠管理ツールとしてはもちろん、比較することで各々の得意不得意を客観的に判断するためにも使えます。

プロジェクト管理ツール比較38選 | クラウドや無料プランのあるツールを紹 | ボクシルマガジン
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リモートで社内ネットワークにアクセスできるサービス

リモートワークを実行したくても社内のパソコンを使用しないと業務ができない、そんな縛りから解放されるのがこのサービスです。場所を選ばずに社内の業務サービスにアクセスできます。

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SWANStor

SWANStore(スワンストア)は強固なセキュリティに守られた上で、社内業務サービスへのリモートアクセスを可能にするサービスです。

ネットワーク設定を変更する必要がなく、導入するだけでSWANStoreを介して自社ネットワークにアクセスできます。用途に合わせて認証方法を選べるため、徹底したセキュリティを実現できます。さらにデバイスやアプリケーションを選ばないため、どこにいても社内業務を行うことが可能です。15年の歴史と国内導入社数700社という実績を持ち、安全なリモートアクセス環境が実現します。

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SonicWall(ソニックウォール) セキュアモバイルアクセス

  • 高度な認証システム
  • 強力なアクセス制御
  • 高度なビジネスの継続性と強力な拡張性の提供

SonicWall(ソニックウォール) セキュアモバイルアクセスは、いつでも、どこでも、どんなデバイスからでも、組織のすべてのアプリケーションにアクセスすることが可能になる統合セキュアアクセスゲートウェイです。
高度な認証システムによって、組織はクラウド移行が簡単に実現可能なだけではなく、コンプライアンスとデータ保護に対して最高のセキュリティ戦略を確実に維持することも可能にしています。

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DokoS(ドコス)

  • 快適なリモートアクセス
  • 1台から申し込み可能
  • IDやPCもコントロールパネルで一括管理

DokoSは、リモートアクセスでオフィス環境にアクセスし、一人ひとりのユーザへ仮想PC(VDI)を用意することで、重要なデータも仮想オフィスから持ち出すことなく、「安全・安心・便利に」利用可能VDIプラットフォームサービスです。面倒なID管理やPC管理もコントロールパネルで一括管理できます。

Splashtop Business

  • 暗号化によるセキュリティの担保
  • 本人なりすましに対する対応
  • 圧倒的なパフォーマンス

Splashtop Businessは、1,700万人以上の利用実績があるマルチデバイス対応の世界No.1リモート用キラーアプリです。外出先でも会社にある自分のPCが利用できます。今までのアプリでは経験できなかったような圧倒的なパフォーマンスと操作性で、iPadをWindowsPCと錯覚させるほどです。

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リモートアクセスサービスを紹介|クラウド|機能・特長など【2018年版】 | ボクシルマガジン
近年新たな働き方につながるツールとして注目されているリモートアクセス。そんなリモートアクセスのサービスを一挙に紹介...

スキルアップの課題を解決するサービス

現在はオンライン上で気軽に学べる学習サービスが増えてきています。これらを導入することで、在宅勤務のメンバーでも自宅からスキルを磨けるでしょう。

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eラーニングの資料を無料DL

Schoo(スクー)

2,700本以上の動画コンテンツが並ぶ、国内最大級のオンライン学習サービスです。さまざまな分野で活躍するプロフェッショナルの授業をオンラインで受講できる点が特徴。

リーダーシップやプロジェクトマネジメントのコツ、PowerPointやExcelの活用術といったどんな職種でも有用な講義に加え、プログラミングやデザインなどIT関連を中心とした専門分野の講義も受講できます。

法人プランは大企業から学校法人、地方自治体まで多様な団体で導入されています。

レアジョブ

Skype英会話学習サービスの代表格として知られるレアジョブ。インターネット環境さえあれば、気軽に低価格から英会話レッスンを始めることのできるサービスです。

法人向けプランの導入企業数は900社以上。グローバルで通用する社員を育てたい企業の方は要チェックです。

eラーニングシステムとは | 徹底比較41選 | 機能・費用比較表 | ボクシルマガジン
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リモートワークや在宅勤務の課題・問題点を解決してくれるツール22選のまとめ

どんなものにもメリット・デメリットはあるもので、それはリモートワークや在宅勤務でも同様です。

今回紹介したようなツールを使うことでデメリットを0にすることはできないかもしれませんが、大きく軽減することはできるはず。クラウドサービスをうまく活用することで、リモートワークや在宅勤務でも十分な成果が出せるという事例が増えることを願っています。

また、下記の記事では「働き方改革・ワークスタイル変革」というテーマに基づきクラウドのサービスを紹介しています。リモートワーク・在宅勤務とも親和性の高いテーマであると思うので、ぜひこちらもご一読ください。

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安倍総理が提言したことで話題の働き方改革。ワークスタイル変革とも言われるこの一連の動きに、あなたの会社はついていけ...

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