リモートワークに必須のツール15選 - 実施企業が選ぶカテゴリー別おすすめ

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リモートワークやテレワークを導入するには、コミュニケーションや情報共有をスムーズにするツールが欠かせません。ミーティング、データ管理、労務管理、電話・内線などリモートワークで生じる課題から、実施企業が選ぶおすすめクラウドサービスをカテゴリーごとに整理しました。
社内コミュニケーショングループウェア

リモートワーク・在宅勤務とは

リモートワークとは、いわゆる在宅勤務のこと。「テレワーク」と呼ばれることもあり、自宅やカフェ、コワーキングスペースなど、オフィス以外の自由な場所で働くことを指します。

以前から概念自体はあったものの、WebデザイナーやエンジニアといったIT系の専門職が中心でした。しかし、インターネット環境が整いICT技術が飛躍的に進歩したことから、ここ数年で一気に拡大。在宅勤務可能な職務領域も増えています。

リモートワークのメリット

リモートワークのメリットとして、次のような点が挙げられます。

働き手のメリット

  • 通勤時間がかからず時間を有効活用できる
  • 天候の影響を受けずに仕事ができる
  • 育児や介護と両立しやすい

移動時間や、通勤のための準備時間、時間を効率的に使えます。通勤ラッシュの混雑を回避できるためストレスを軽減できるメリットも。

企業のメリット

  • 優秀な人材の確保につながる
  • 地方在住者を雇用できる
  • オフィスにかかる費用を削減できる

リモートワークを活用すると、育児や介護のため家を離れづらい人や企業所在地から離れた場所に住む優秀な人材など、「出社」前提では難しかった人も雇用対象に。在宅勤務を前提に仕事を探している人もいるため、応募者の増加につながる可能性があります。

オフィス維持費も無視できません。オフィスを利用する人数が少なくなると必要な収容面積が小さくなり、家賃や光熱費を削減できます。さらに通勤交通費も支給せずに済み、支出抑制につながります。

リモートワークの課題

一方で、リモートワークならではの課題もあります。もっとも大きいのが「コミュニケーション」と「セキュリティ」の問題。企業としては、人事評価や労務管理も看過できません。具体的には次のようなデメリットが挙げられます。

  • コミュニケーションロスが発生する
  • セキュリティリスクが高まる
  • 何をしているか、が見えづらい
  • ナレッジが共有されづらい
  • スキルアップの機会が減る
  • 勤怠管理など労務の問題が生じる
  • マネジメントが行き届かない

これらのデメリットをカバーするカギがツール活用。SaaS(Software as a Service/サービスとしてのソフトウェア)サービスを中心とするクラウド型ツールを利用すれば、多くの機能をオンラインで完結できます。

ツールの選び方と注意点

リモートワーク前提のツール選定では、できれば、オフィスでの通常業務で実際に使用してから在宅勤務者に展開することをおすすめします。管理者向け機能の整備や運用ルールの設定、使い勝手の検証を済ませてからでないと、使いこなせず現場に根付かないためです。多くのサービスが無料トライアルの期間を設けているので、うまく活用しましょう。

ちなみに、弊メディア「ボクシルマガジン」を運営するスマートキャンプ本社では、週に1日フルリモートデーを設けています。2019年6月には3週間におよぶフルリモートを実施しました。普段から各種ツールを使っていたこと、日常的なリモートワークの経験があったからこそ、長期間のフルリモートも大きなトラブルなく実行できた一面があります。

次章より、リモートワーク導入に欠かせないおすすめツールをカテゴリー別に紹介します。

1 ビジネスチャット:コミュニケーション課題を解決

日常的なコミュニケーションがメールからLINEへ移行したように、企業でもチャット利用が拡大しています。

リモートワークは耳から入る情報が減る分、情報共有に課題が出がち。チャットなら、メールでは必須のかしこまった挨拶を省略でき、電話のようなクローズドなやり取りもオープン化し、みなが見やすいかたちでやり取りを行えます。

企業で利用するならビジネスユース向けのチャットが安心。「ビジネス版のLINE」ともいえるビジネスシーンに特化したチャットサービスを紹介します。

注目のチャットツール、サービス資料まとめ

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Slack(スラック)

Slackは、DAU(日間アクティブユーザー数)が世界で1,000万人を超えるビジネスチャットツール。1対1のコミュニケーションはもちろん、細かいプロジェクトやチームごとに専用のグループチャットを作ることができるのでコミュニケーションが円滑に進みます。他サービスとの連携機能が豊富で、特にエンジニアメンバーの多いIT企業で人気のサービスです。

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Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社

Chatwork(チャットワーク)- Chatwork株式会社 画像出典:Chatwork公式サイト

Chatworkは日本発のビジネスチャット。日本企業らしいきめ細やかなサポートと使いやすさで支持されています。グループチャット機能はもちろん、音声通話・ビデオ通話機能があり、内容にあわせてコミュニケーション手段を変えられます。

タスク管理、非常時の安否確認も一つのツールでまかなえるため、複数ツールを導入したくない企業におすすめ。無料で使えるフリープラン、個人利用向けのパーソナルプランもあり、個人あるいは小規模事業所でも導入できます。

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2 グループウェア:業務で必要な機能を1つのツールで

グループウェアとは、メール、スケジュール、掲示板、ファイル共有、ワークフローなど、日々の業務で使用する機能をまとめたツールです。

ビジネスチャットだけでもコミュニケーションは促進できますが、「チャット」という特性上どんどん情報が流れてしまうデメリットも。グループウェアは情報ポータルの側面が強いため、全社的な共有を行う場として機能します。ナレッジ蓄積、共有にも一役買います。

スレッドを立てたり、他メンバーの共有事項にコメントをしたりなど、より深いコミュニケーションをとりたい場合は社内SNSサービスも有効です。

注目のグループウェア、サービス資料まとめ

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こちらからはボクシルに掲載しているグループウェア製品を、おすすめ順・人気順のランキング形式で比較できます。

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

desknet's NEO(デスクネッツ ネオ)

  • 徹底した現場主義で直感的に使える
  • 高性能かつ高信頼性
  • デスクネッツは安心のセキュリティ環境
掲示板 ファイル共有 チャット スケジュール メール ワークフロー 会議室予約(設備予約)
-
価格:月額400円~/1ユーザー
無料お試し期間:クラウド版30日間、パッケージ版60日間

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J-MOTTOグループウェア

J-MOTTOグループウェアスクリーンショット

  • 低価格・簡単!1ユーザーあたり月額150円から25機能を提供
  • 4,000社導入のノウハウ!充実のサポート体制!
  • 高度な運用環境と万全のセキュリティ対策
掲示板 ファイル共有 チャット スケジュール メール ワークフロー 会議室予約(設備予約)
-
価格:月額3,000円~(20ユーザーまで)
無料お試し期間:3か月間

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kintone(キントーン)

  • 業務に必要なシステムを直感的に作成でき、チーム内で共有して使える
  • 通知やスレッドを使ってスピーディーに情報共有ができる
  • マルチデバイス対応で、いつでもどこでも仕事ができる
掲示板 ファイル共有 チャット スケジュール メール ワークフロー 会議室予約(設備予約)
- - - -
価格:月額780円~/1ユーザー
無料お試し期間:30日間

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3 Web会議システム:商談や面接も効率化

ビデオ通話サービスを使えば、顔を見られるだけでなく、資料や画面を共有しながら効率よく対話型のコミュニケーションをとれます。「Web会議システム」と呼ばれる、ビジネス利用前提のサービスも多々登場。同時接続可能数が多い、接続品質が安定している、といった特徴があります。

商談や面接に利用すれば、リモートワーク同様、時間の有効活用につながります。個人利用にも導入しやすい無料から使えるWeb会議システムを紹介します。

注目のWeb会議システム、サービス資料まとめ

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zoom

zoom

zoomは、クラウド上でのWeb会議やグループ間でのメッセージング機能などをより使いやすい形で統合したコミュニケーションプラットフォームです。

簡単に購入・使用の開始・細かな調整ができ、あらゆる環境で確実に機能するように最適化されたシステムです。1対1でのミーティングや多人数での会議、そしてウェビナーなど、あらゆる用途に一貫した方法で活用できるため、さまざまな国の企業で導入されています。

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Whereby(旧:appear in)

Wherebyは、ブラウザ上Web会議を行えるツールで、主催者から送られたリンクをクリックするだけで、ユーザー登録をしていない参加者とも会議を行えるのが特徴です。

無料アカウントでは同時に4人まで、プランによっては同時に12名の会議参加も可能で、スクリーンの共有や会議室(チャットルーム)のロック、カスタマイズなどの便利な機能を多く備えています。こちらもパソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットで利用可能です。

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4 オンラインストレージ:ファイル管理・共有に必須

リモートワークは社外からのアクセスが前提なので、クラウド環境下でデータを管理、共有できる、オンラインストレージサービスが欠かせません。

個人向けではGoogle ドライブやDropboxが知られているものの、個人のアカウントに紐づくため、権限管理やセキュリティに不安が残ります。そこで、これらの法人向けプランか専用サービスを利用するのがおすすめです。

注目のオンラインストレージ、サービス資料まとめ

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Dropbox Business

Dropbox Business公式サイトスクリーンショット

  • パワフルな拡張機能
  • 遠隔削除や無制限のファイル復元などのビジネスユースに対応
  • 5億人以上のユーザー実績

DropBox Businessは、全世界で5億人以上が愛用するDropBoxの法人向けクラウドストレージサービスです。Microsoft Office との統合や3万件以上のアプリなどの拡張機能が豊富なため業務の作業効率の向上が期待できるほか、操作性の高い管理者権限管理が可能なことから、ビジネスユースに最適な使い勝手が期待できます。

プラン 容量 料金/月
Dropbox Basic 2GB 無料
Dropbox Business(Standard) 2TB 1,250円
Dropbox Business(Advanced) 必要に応じて 2,000円
Dropbox Business(Enterprise) 必要に応じて 都度見積もり

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Box over VPN


  • ストレージ容量無制限、大容量ファイルの共有も
  • 7種類のアクセス権限設定が可能
  • 24時間365日受付のヘルプデスク

Box over VPNは、セキュアなVPN接続環境で「Box」を利用できるオンラインストレージサービスです。ストレージ容量が無制限で、120種類以上の拡張子に対応するプレビュー機能を搭載。あらゆるファイルを一元管理できます。VPN接続に対応、ファイル単位での共有設定もできるため、厳密な情報管理が求められる外部とのファイル共有にも利用できます。日本国内のデータセンターにファイルを保管できる「Box Zones Japan over VPN」も。

プラン 容量 料金/月
Business 無制限 1,800円〜 ※最低20ID以上
Business Plus 無制限 3,000円〜 ※最低20ID以上
Enterprise 無制限 4,200円〜 ※最低20ID以上

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オンラインストレージサービス比較

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5 クラウドPBX:スマホ内線化でコスト削減

電話は番号や電話機(電話回線)に依存するため、オフィスでなければ行えない業務の一つでした。しかし近年は、スマートフォンを使って代表番号の受発信を可能にする「クラウドPBX」が広まっており、大企業での導入も進んでいます。

リモートワークでは、自宅でも会社の電話番号を利用できるほか、社用・私用を問わずスマートフォンを内製化できるため、電話代の削減につながる可能性があります。クラウドPBXは常駐従業員が少ない企業にもおすすめです。

モバビジ

  • 会社の電話をいつでもどこからでも使える
  • 月額サービスだからコストを気にせずかけ放題
  • 業界最高レベルの高品質な音声

モバビジは、NTT東日本・西日本の「ひかり電話」、フリービットの「クラウドPBX」と「スマホアプリ」、Panasonicの「IP電話」の組み合わせで実現した新しいビジネスフォンサービスです。

会社の電話をスマートフォンで受発信できるので、外出中でも顧客からの連絡の取り逃しを防げます。移転やレイアウト変更・電話機増設があった際でもそれに伴う工事費や初期不要が不要で、月額サービスなので従業員の増減に合わせてコストの調整が可能です。一般的なIP電話と仕組みが異なり、総務省判定基準「クラスA」の業界最高峰の音声品質で安心して利用できます。

Arcstar Smart PBX

  • Web上で簡単に設定可能
  • スマートフォンを通話無料の内線端末に
  • 無料トライアルは10日間、20IDまで

Arcstar Smart PBXは、NTTコミュニケーションズが提供するクラウドPBXサービスです。PBXやビジネスホンのクラウド化により、設備・保守コストを削減。スマートフォンやPCなど多様なデバイスで、ロケーションを問わず無料で内線電話を利用できます。キャリアを問わずスマートフォンを内線端末として利用できるため、BYOD(私物端末の業務利用)導入にも。また外線サービスと組み合わせることで、ビジネス専用の050番号も取得できます。

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オフィスリンク


  • どこにいても担当者と直接内線でつながる
  • 業務効率化とコスト削減を実現
  • 場所にとらわれないワークスタイルの実現

オフィスリンクは、電話交換設備(PBX)とドコモのネットワークをつなぐことで、携帯電話を全国のFOMA/LTEエリアで内線電話として利用できるサービスです。

社内・社外のどこにいても担当者と内線でつながるため、電話取次ぎや折り返しといった業務が不要になり、業務効率を向上できます。また、社員間の連絡がすべて内線電話になるので、通信コストの削減にもなります。リモートワークやフリーアドレスなど、場所にとらわれない働き方の実現を目指している方にもおすすめです。

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6 プロジェクト管理ツール:業務内容と進捗を“見える化”

「誰が何をやっているか見えづらい」「きちんと稼働しているかわからない」といった課題を解決する手段の一つが、プロジェクト管理ツールの導入です。エクセル管理でもよいのですが、クラウド型サービスを利用すれば、リモートワーカーともオンラインでリアルタイムに共有できます。

注目のプロジェクト管理ツール、サービス資料まとめ

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プロジェクト管理ツール・工数管理ツールの各サービス資料を厳選。無料でダウンロード可能です。進捗の可視化、スケジュール管理、収支のモニタリングなど、さまざまな目的で導入されるサービスの比較にお役立てください。

Trello(トレロ)

チームで1枚のボードを共有し、各タスクを書き出したカードをプロジェクトの進捗に合わせて移動させていくプロジェクト管理ツール。視覚的に各タスクの進捗具合を把握できるので、どのタスクが終わっていて、どのタスクが滞っているのかをメンバー全員が簡単に確認できます。チェックリストの作成やコメント機能などチームで仕事を進める上で必要な機能が揃っている強力なサービスです。

asana(アサナ)

asana(アサナ)

asanaは、Facebookの共同創業者のダスティン・モスコヴィッツと元Googleエンジニアのジャスティン・ローゼンシュタインが立ち上げたプロジェクト管理ツールです。シンプルで使いやすく、プロジェクト・タスク管理機能が充実しており、大企業も導入しています。グローバルで人気のタスク管理ツールです。

イノピーエム


イノピーエムは、プロジェクト単位の工数可視化におすすめのサービス。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携でき、ドラッグ&ドロップで直観的に操作可能。スマートフォンからも入力できるため、現場スタッフや外勤営業が多い企業での利用もおすすめです。メンバー設定や項目設定を細かく変更できる、管理機能も充実しています。

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工数管理ツール比較 | 無料から使えるプロジェクト管理ツール
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7 勤怠管理システム:労務管理を効率化

リモートワークでは、Webブラウザやスマートフォンアプリを通じて打刻できる、クラウド型勤怠管理システムの利用がおすすめ。ワーカーもストレスなく打刻でき、集計も自動化されるため労務管理業務の効率化にも役立ちます。

次の記事で40以上の勤怠管理システムを比較しているので、参考にしてください。

8 人事管理システム:マネジメントを最適化

リモートワーク制度を正社員にも適用する場合、人事評価やマネジメントの仕組み変更を検討する必要がでてきます。

まずは勤務態度を目視で確認できないため、人事と連携して就業管理を見直しましょう。上司と部下間のコミュニケーションの課題には、ツールを活用するほか、1on1(ワンオンワンミーティング)で接触頻度を増やす手もあります。

マネージャー間の情報共有には各種人事管理システムが役立ちます。従業員情報の一元管理で業務負荷を軽減できるうえ、属人化しがちな判断基準などを共有、可視化できるので、公平性の担保につながります。また一人ひとりの人間性を見極めて配置を最適化する「タレントマネジメントシステム」も注目されています。

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ツール活用でリモートワークをスムーズに

インターネット環境とスマートフォンの普及、クラウドサービスの充実化で、リモートでも出社時と変わらない仕事ができるようになりました。

「リモートワークが根付かなかったという事例も散見される」ものの、働き方の多様化や社会変容を背景に、ニーズは高まっていくでしょう。政府も、東京オリンピック・パラリンピック時の混雑回避策として「テレワーク・デイズ」というキャンペーンを実施し、出社しない働き方を推奨しています。

リモートワークの導入はツールの有効活用がカギを握ります。ただし、どのツールを使うにせよリスク対策が欠かせません。攻撃を防ぐためにセキュアなVPN環境を用意する、会話やのぞき見で情報をもらさないよう従業員教育を徹底するといった対応を行ったうえで、クラウドサービスをしっかりと活用しリモートワークを成功させましょう。

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ボクシルとは

ボクシルとは、「コスト削減」「売上向上」につながる法人向けクラウドサービスを中心に、さまざまなサービスを掲載する日本最大級の法人向けサービス口コミ・比較サイトです。

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